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KI‑Automatisierung und Prozessautomatisierung für KMU und Mittelstand Die KI macht die Vorarbeit. Ihre Fachleute entscheiden.

KI‑Automatisierung für Angebote, Rechnungen, Anfragen, Berichte und Auswertungen: Wir bauen KI‑Systeme, die Ihre Unterlagen lesen, nach Ihren Vorgaben arbeiten und das Ergebnis in Ihren Vorlagen und Programmen liefern. Als Prozessoptimierung in jeder Abteilung, angebunden an das, was Sie schon nutzen.

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Kostenlos und unverbindlich. Auf Wunsch mit einer schriftlichen Einschätzung zu Ihrem Vorhaben.

AblaufAblauf einer KI‑Automatisierung4 Schritte
  1. 01Ihre Unterlagen und DatenE‑Mails, PDFs, Pläne, Tabellen, Ihre Programme
  2. 02KI liest, prüft und bereitet vornach Ihren Regeln, jede Aussage mit Quelle
  3. 03Ergebnis in Ihrer Vorlage oder Ihrem SystemWord, Excel, CRM oder Warenwirtschaft
  4. Ihre Fachleute geben freierst dann verlässt es das Haus
Ablauf einer KI‑Automatisierung

Kommt Ihnen das bekannt vor?

An diesen Stellen spart KI am meisten Zeit: bei wiederkehrender Arbeit, die einem Muster folgt. Wir beginnen mit dem Ablauf, der bei Ihnen am meisten bewegt.

Was möglich ist Acht Abläufe, die KI verändert.

Jeder Ablauf lässt sich einzeln einrichten, in jeder Abteilung. Das System bereitet vor, Ihre Fachleute prüfen und geben frei.

KundenserviceChat 14:0201 / 07Aus Ihren Unterlagen
  • Kunde · 14:02Wann kommt meine Bestellung 48213 an? Ich brauche sie bis Freitag.
  • KI‑Assistent · Quelle: VersandsystemIhre Bestellung 48213 ist gestern versandt worden und kommt voraussichtlich am Donnerstag an.
  • Kunde · 14:03Kann ich die Lieferadresse noch ändern?
  • KI‑AssistentDas prüft eine Kollegin für Sie und meldet sich heute noch. Sie hat Ihre Bestellung und die neue Adresse schon vorliegen.An Ihr Team übergeben
Beantwortet in 40 Sekunden, als KI erkennbarVerlauf öffnen
VertriebAnfrage 229102 / 07Aus Ihrer Preisliste
  • Anfrage per E‑Mail gelesen3 Positionen, Liefertermin KW 46erkannt
  • Pos. 1: Artikel 1180-2 aus Ihrer Preislistewie Angebot 2024 an denselben Kunden1.240,00 €
  • Pos. 2: SonderanfertigungPreis fehlt, Rückfrage an die Technik vorbereitetoffen
  • Angebot in Ihrer Word-Vorlage erstelltRabattstufe laut CRM: 6 %bereit
  • Liefertermin KW 46 geprüftLager und Produktion bestätigtpasst
  • Angebot zur Freigabe vorgelegtan Ihre Vertriebsleitung14:20
Entwurf nach 4 MinutenAngebot prüfen
BuchhaltungRE-2026-091703 / 07Dreifachabgleich
  • Bestellung 4471Lieferant Weber GmbHstimmt
  • Lieferschein 88120Wareneingang 12.10.stimmt
  • Position 3: Menge 48 statt 50Abweichung zur Bestellung2 Stk.
  • BuchungssatzKonto 5400, Kostenstelle 210bereit
  • Skonto 2 % bis 26.10.Zahlungsziel aus der Bestellunghinterlegt
  • Rechnung archiviertmit Prüfpfad, revisionssicherfertig
Nur 1 Abweichung zu klärenZur Buchhaltung
VertriebLeads heute04 / 077 Leads qualifiziert
  • Müller Bau GmbH, Anfrage über die WebsiteBudget genannt, Entscheider, Termin gewünschtA
  • Privatperson, Preisanfrageaußerhalb Ihres Liefergebiets, Absage mit EmpfehlungC
  • Hofer Logistik, Rückfrage zu Angebot 2251an Außendienst Ost, Rückruf vereinbartA
  • Alle 7 im CRM angelegtQuelle, Status und nächste Aufgabe gesetzt7 / 7
  • Meier Haustechnik, Anfrage per E‑MailBestandskunde, FolgeauftragB
  • Zwei Anfragen ohne RückrufnummerNachfrage per E‑Mail gesendetoffen
3 Termine vorgeschlagenIm CRM öffnen
EinkaufRahmenvertrag05 / 07212 Seiten gelesen
  • Vertragsstrafe 0,5 % je Woche, höchstens 5 %Abweichung von Ihren BedingungenS. 41
  • Gewährleistung 5 Jahre statt 3Abweichung von Ihren BedingungenS. 58
  • Haftung ohne ObergrenzeAbweichung von Ihren BedingungenS. 63
  • Zahlungsziel 30 Tageentspricht Ihrem StandardS. 12
  • Kündigungsfrist 6 MonateErinnerung 90 Tage vorher angelegtS. 70
  • Zusammenfassung auf 2 Seitenmit Empfehlung je Abweichungbereit
3 Abweichungen gefundenZusammenfassung lesen
ServiceEinsatz 14.10.06 / 079 Fotos, 2 Sprachnotizen
  • Anlage geprüft, Filter getauschtSeriennummer aus dem Foto erkannt09:10
  • Dichtung undicht, Ersatzteil bestelltArtikel 7731 aus Ihrem Katalog10:25
  • Kunde über Folgetermin informiertVorschlag KW 4411:00
  • Protokoll in Ihrer VorlageUnterschrift des Kunden eingefügtbereit
  • Arbeitszeit 2,5 Stunden erfasstaus Ankunft und Abfahrt11:40
  • Rechnungsentwurf an die BuchhaltungMaterial und Zeit übernommenbereit
Bericht in 2 Minuten statt am AbendAls PDF senden
GeschäftsführungMonatsbericht07 / 07aus 4 Systemen
  • Umsatzgegenüber Vorjahr2,41 Mio. € · +6 %
  • RohertragMaterialpreise +4 % erklären 0,8 Punkte38,2 % · −1,1 Pkt.
  • Offene Posten3 Kunden über 60 Tage412 T€
  • Auftragsbestandreicht bis Februar4,8 Mio. €
  • Liquiditätreicht für 4,2 Monatestabil
  • Kommentar6 Absätze, zur Freigabebereit
Fertig am 1. des MonatsKommentar lesen
Beispieldaten: ein Fenster je Abteilung, wechselt beim Scrollen

  1. Kundenanfragen rund um die Uhr beantwortet

    Der Assistent antwortet per Chat und E‑Mail aus Ihren Unterlagen, sieht Bestellungen live nach und übergibt an Ihr Team, sobald es darauf ankommt. Er gibt sich als KI zu erkennen.

    Typisch für Handel, Dienstleister und Hersteller mit vielen Anfragen

  2. Angebote kalkulieren

    Anfrage, Ausschreibung oder Leistungsverzeichnis werden gelesen, jede Position wird Ihren Artikeln, Preisen und früheren Angeboten zugeordnet. Ihr Vertrieb prüft nur noch Neues und Abweichungen. Aus Tagen werden Stunden.

    Typisch für Handwerk, Handel, Industrie, Bau und Gebäudetechnik

  3. Belege abgleichen und Aufträge erfassen

    Eingangsrechnungen werden mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen, Bestellungen aus E‑Mails und PDFs als Auftrag in Ihrer Warenwirtschaft angelegt. Ihr Team sieht nur noch die Abweichungen. Wie das mit E‑Rechnungen funktioniert, zeigt unser Ratgeber Eingangsrechnungen automatisieren.

    Typisch für Buchhaltung, Einkauf und Auftragsabwicklung in Handel, Produktion und Logistik

  4. Leads qualifiziert und ins CRM geschrieben

    Anfragen aus Website, E‑Mail und Telefonnotizen werden nach Ihren Kriterien bewertet, im CRM angelegt und mit dem nächsten Schritt versehen. Ihr Vertrieb ruft die richtigen zuerst an.

    Typisch für Vertrieb im B2B, Agenturen und Dienstleister

  5. Unterlagen lesen und bewerten

    Verträge, Ausschreibungsunterlagen, Prüfzeugnisse und Lieferantenzertifikate werden zusammengefasst, auf Risiken und Abweichungen geprüft und mit Fristen versehen. Jede Aussage mit Fundstelle.

    Typisch für Einkauf, Projektleitung, Kanzleien und Qualitätsmanagement

  6. Berichte, Protokolle und Gutachten erstellen

    Aus Fotos, Sprachnotizen, Messdaten, Plänen und Listen entsteht das fertige Dokument in Ihrem Layout: Einsatzprotokoll, Bautagesbericht, Prüfbericht oder Gutachten. Was bisher am Abend oder über Wochen geschrieben wurde, liegt in Minuten zur Prüfung bereit.

    Typisch für Service und Instandhaltung, Bau, Planungs- und Ingenieurbüros, Sachverständige

  7. Aus Plänen und Zeichnungen rechnen

    Massen, Mengen, Kostenschätzung und Leistungsverzeichnis direkt aus den Plänen, eingetragen in die Word- und Excel-Vorlagen, mit denen Ihr Büro ohnehin arbeitet.

    Typisch für Planung, Architektur, Bau und Anlagenbau

  8. Auswerten und berichten

    Reklamationen und Qualitätsdaten werden nach Ursachen geordnet, Zahlen aus mehreren Systemen zu einem kommentierten Monats- oder Managementbericht zusammengeführt.

    Typisch für Geschäftsführung, Qualität und Vertrieb im Mittelstand

Wo der Ablauf nicht für jeden Fall gleich ist, setzen wir KI‑Agenten ein, die den nächsten Schritt selbst wählen. Für den Kundenservice gibt es eine eigene Seite: KI im Kundenservice. Eine Übersicht nach Abteilungen, von Vertrieb bis Recht, finden Sie weiter unten.

Alle Beispiele zeigen typische Abläufe mit Beispieldaten, keine Kundenprojekte. Wie viel Zeit ein Ablauf spart, hängt von Ihren Unterlagen und Vorgaben ab.

Beispiel: So entsteht ein technischer Bericht.

Typischer Ablauf mit Beispieldaten, kein Kundenprojekt. Dasselbe Muster gilt für Einsatzprotokolle, Angebote, Rechnungen und Auswertungen.

Wohnhaus SeestadtBericht 3.2Entwurf zur Prüfung

3.2 Elektroinstallation, Bauteil B

  • Die Unterverteilung UV-B2 versorgt das 2. OG über zwei Steigleitungen.E-201
  • Fehlerstromschutz 30 mA ist in allen Feuchträumen nachgewiesen.Protokoll 14.10.
  • UnsicherBrandabschottung Schacht S3: Foto unscharf, bitte vor Ort prüfen.Foto 0412
  • Der Querschnitt 5 × 10 mm² passt zur Lastberechnung.Last S. 4
Erstellt in 17 MinutenZur Freigabe
Beispieldaten: Ausschnitt eines technischen Berichts aus einem Planungsbüro

  • Was hineingeht

    Pläne, Fotos vom Bestand, Standortlisten und die Vorgaben des Büros, also Gliederung, Textbausteine und Prüfkriterien.

  • Was das System tut

    Es liest Pläne und Fotos, ordnet jede Beobachtung dem richtigen Standort zu, formuliert die Abschnitte im Stil des Büros und prüft den Bericht auf Vollständigkeit.

  • Was herauskommt

    Der fertige Bericht im Layout des Büros, als bearbeitbares Dokument, in unter 20 Minuten zur Prüfung bereit.

  • Was die Fachleute tun

    Sie prüfen, ergänzen ihr Urteil und geben frei. Die Qualität erreicht das Niveau, das das Büro von seinen eigenen Fachleuten erwartet.

Nach demselben Muster lassen sich Massenermittlung, Kostenschätzung und Leistungsverzeichnis aus den Plänen ableiten und die eigenen Word- und Excel-Vorlagen des Büros automatisch befüllen.

KI‑Automatisierung in jeder Abteilung: was sich automatisieren lässt

Zwölf Bereiche, je vier typische Aufgaben. Jede davon lässt sich einzeln einrichten, als feste Automatisierung oder als KI‑Agent.

  • Vertrieb

    • Angebote aus Anfragen vorbereiten
    • Leads qualifizieren und ins CRM schreiben
    • Nach Angeboten nachfassen
    • Besuchsberichte aus Sprachnotizen
    KI im Vertrieb

  • Marketing

    • Sichtbarkeit in ChatGPT und Google messen
    • Texte aus Ihren Unterlagen entwerfen
    • Produktdaten für Shop und Katalog pflegen
    • Anfragen aus Kampagnen zuordnen

  • Kundenservice

    • Häufige Fragen per Chat und E‑Mail beantworten
    • Auskunft zu Bestellung und Lieferung
    • Tickets einordnen und weiterleiten
    • Reklamationen erfassen und vorbereiten
    KI im Kundenservice

  • Finanzen und Buchhaltung

    • Eingangsrechnungen erfassen und prüfen
    • Belege Bestellung und Lieferschein zuordnen
    • Mahnungen vorbereiten
    • Monatsabschluss aus mehreren Systemen
    KI in der Buchhaltung

  • Einkauf

    • Bestellungen aus Bedarfsmeldungen anlegen
    • Lieferantenangebote vergleichen
    • Auftragsbestätigungen prüfen
    • Verträge und Zertifikate auf Fristen prüfen
    KI im Einkauf

  • Personal

    • Bewerbungseingang bestätigen, Antworten entwerfen
    • Onboarding-Unterlagen zusammenstellen
    • Fragen zu Urlaub, Spesen und Richtlinien
    • Zeugnisse und Bescheinigungen aus Vorlagen

  • Operations und Produktion

    • Produktionsaufträge aus Bestellungen anlegen
    • Schichtberichte und Prüfprotokolle erstellen
    • Reklamationen und Qualitätsdaten auswerten
    • Wartungsmeldungen einplanen

  • Logistik und Lager

    • Lieferavise und Frachtpapiere lesen
    • Wareneingang mit Bestellung abgleichen
    • Lieferanfragen beantworten
    • Transportschäden dokumentieren
    KI im Lager

  • Projektleitung und Technik

    • Berichte und Gutachten aus Plänen, Fotos und Messdaten
    • Massen und Kosten aus Plänen ermitteln
    • Bautagesberichte und Einsatzprotokolle
    • Ausschreibungen und Verträge prüfen
    KI im Projektmanagement

  • IT

    • Tickets einordnen, Standardanfragen lösen
    • Benutzer anlegen und Rechte dokumentieren
    • Wissensassistent für Handbücher und Systeme
    • Monitoring-Meldungen zusammenfassen
    KI in der IT

  • Geschäftsführung

    • Monats- und Managementberichte mit Kommentar
    • Kennzahlen aus mehreren Systemen zusammenführen
    • Vertragsfristen und Verpflichtungen im Blick
    • Protokolle und Beschlüsse aus Besprechungen
    KI für Geschäftsführung und Controlling

  • Recht und Compliance

    • Verträge auf Abweichungen von Ihren Standards prüfen
    • Fristen und Kündigungstermine überwachen
    • Dokumentation für KI‑Verordnung und DSGVO
    • Lieferantenunterlagen und Zertifikate sammeln

Jede Aufgabe beginnt klein: ein Ablauf, Ihre echten Unterlagen, ein messbares Ergebnis. Schreiben Sie uns, welche bei Ihnen Zeit kostet.

Für welche Branchen?

Dieselben Abläufe, andere Unterlagen. Ein typischer Einstieg je Branche.

Ihre Branche fehlt? Entscheidend ist nicht die Branche, sondern ob bei Ihnen regelmäßig qualifizierte Zeit in Arbeit fließt, die einem Muster folgt.

Grundsätze Worauf wir bei jeder Automatisierung achten.

  1. Ein Mensch gibt frei.

    Wo es um Geld, Kunden, Verträge oder fachliche Verantwortung geht, bereitet das System vor und ein Mensch entscheidet. Unsichere Stellen sind markiert.

  2. Ihre Programme und Vorlagen bleiben.

    Wir binden Warenwirtschaft, Buchhaltung, Ablage und Office über die Wege an, die diese Programme dafür vorsehen. Ergebnisse kommen in Ihren gewohnten Vorlagen. Neue Software nur, wenn sie wirklich nötig ist.

  3. KI nur, wo sie nötig ist.

    Wo eine feste Regel reicht, nehmen wir eine Regel. KI setzen wir dort ein, wo Pläne, Fotos und Dokumente verstanden werden müssen.

  4. Nachvollziehbar.

    Jeder Schritt wird protokolliert, und wo möglich verweist jedes Ergebnis auf seine Quelle. Sie sehen jederzeit, was das System getan hat und warum.

Je nach Aufgabe arbeiten wir mit bewährten Werkzeugen wie n8n oder Make, also Programmen, die andere Programme miteinander verbinden, oder wir entwickeln die Anbindung selbst.

So kommt Ihr erster Prozess in Betrieb

  1. Schritt 1: Ihre Nachricht

    Sie schreiben uns, welcher Prozess Ihre Fachleute am meisten Zeit kostet. Wir melden uns persönlich bei Ihnen.

    Was Sie tun: schreiben. Vorbereiten müssen Sie nichts.

  2. Schritt 2: Den Prozess gemeinsam ansehen

    Sie zeigen uns an echten Beispielen, wie der Prozess heute läuft und woran Sie gute Arbeit erkennen. Wir sagen Ihnen, ob und wie er sich automatisieren lässt.

    Was Sie tun: zeigen, wie es heute läuft.

  3. Schritt 3: Angebot und Testbetrieb

    Sie bekommen ein schriftliches Angebot. Danach läuft das System zunächst neben der bisherigen Arbeit, und Sie vergleichen seine Ergebnisse mit denen Ihrer Fachleute.

    Was Sie tun: prüfen und vergleichen.

  4. Schritt 4: Betrieb und Ausbau

    Erst wenn die Ergebnisse stimmen, übernimmt das System. Wir bleiben an Ihrer Seite, passen an und nehmen auf Wunsch den nächsten Prozess dazu.

    Was Sie tun: Rückmeldung geben.

Ihre Daten bleiben Ihre Daten.

  • Gespeichert in der EU. Wo immer möglich, laufen Automatisierungen und Daten auf Servern in der EU. Unsere Server laufen bei AWS in Frankfurt. Wo das nicht geht, sagen wir es Ihnen vorher.
  • Nur die nötigen Rechte. Eine Automatisierung bekommt nur Zugriff auf das, was sie für ihren Prozess braucht.
  • Mit Vertrag. Sie bekommen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wie ihn die DSGVO vorsieht.

Häufige Fragen zur Automatisierung

Was macht eine KI‑Automatisierungsagentur?

Sie findet die Abläufe, in denen KI am meisten Zeit spart, und baut die Lösung dafür: KI‑Agenten und Automatisierungen, die Dokumente lesen, Daten aus Ihren Systemen holen, Entwürfe erstellen und Aufgaben vorbereiten. Ihre Fachleute prüfen und geben frei. Wir bleiben nach dem Start an Ihrer Seite und entwickeln die Lösung mit Ihnen weiter.

Welche Prozesse eignen sich?

Prozesse, die regelmäßig vorkommen, einem erkennbaren Muster folgen und viel qualifizierte Zeit binden: Dokumente lesen, Daten übertragen, rechnen, abgleichen, Berichte schreiben. Seltene Sonderfälle lohnen sich meist nicht.

Erreicht das System die Qualität unserer Fachleute?

Das ist das Ziel jeder Einrichtung. Das System lernt Ihre Vorgaben, Vorlagen und bisherigen Arbeiten kennen und wird im Testbetrieb an den Ergebnissen Ihrer Fachleute gemessen. In den Betrieb geht es erst, wenn es dieses Niveau erreicht.

Funktioniert das mit unseren Programmen?

In den meisten Fällen ja, wenn das Programm Daten importieren oder austauschen kann. Word- und Excel-Vorlagen lassen sich direkt befüllen. Das prüfen wir, bevor Sie sich entscheiden.

Was passiert, wenn die KI etwas falsch liest?

Unsichere Stellen werden markiert und landen bei einem Menschen. Im Testbetrieb läuft alles neben der bisherigen Arbeit, damit Fehler auffallen, bevor sie Folgen haben.

Was bedeutet das für unsere Mitarbeitenden?

Das System übernimmt die Vorarbeit: lesen, zählen, übertragen, formulieren. Ihre Fachleute behalten die Entscheidungen und gewinnen Zeit für die Arbeit, für die Sie sie eingestellt haben.

Prozessoptimierung oder Prozessautomatisierung: Was ist der Unterschied?

Prozessoptimierung fragt, ob ein Ablauf so sinnvoll ist: welche Schritte entfallen können und wo dieselbe Information mehrfach erfasst wird. Automatisierung lässt die verbleibenden Schritte von einem System erledigen. Wir machen beides in dieser Reihenfolge, denn ein umständlicher Ablauf wird durch Automatisierung nur schneller umständlich.

Wie lange dauert es, bis der erste Prozess läuft?

Das hängt vom Prozess ab und davon, wie viele Programme angebunden werden. Den Zeitplan finden Sie im schriftlichen Angebot. Im Testbetrieb läuft Ihre bisherige Arbeit unverändert weiter, es steht also nichts still.

Was brauchen Sie von uns?

Am Anfang einige Stunden mit den Menschen, die den Prozess heute machen, und gute Beispiele aus Ihrer bisherigen Arbeit, etwa fertige Berichte oder Kalkulationen. Für die Anbindung stimmen wir uns mit Ihrer IT oder Ihrem IT‑Dienstleister ab. Den Rest erledigen wir.

Was kostet eine Automatisierung?

Das hängt vom Prozess ab, von den Programmen, die angebunden werden, und davon, wie viele Dokumente anfallen. Bevor wir beginnen, bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit klar beschriebenem Umfang. Ohne Ihr Ja entstehen keine Kosten.

Was sind n8n und Make?

Werkzeuge, mit denen sich Programme verbinden und Abläufe steuern lassen. n8n lässt sich auch auf eigenen Servern betreiben, was beim Datenschutz hilft. Welches Werkzeug passt, hängt von Ihrem Prozess ab.

Automatisieren Sie auch Kundenanfragen?

Ja. Ein KI‑Agent im Kundenservice beantwortet häufige Fragen per Chat und E‑Mail aus Ihren Unterlagen, sieht Bestelldaten live nach und übergibt Unklares mit allen Informationen an Ihr Team. Er gibt sich als KI zu erkennen.

Welcher Prozess bindet Ihre Fachleute am meisten?

Schreiben Sie uns ein paar Sätze dazu. Wir melden uns persönlich, kostenlos und unverbindlich.

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