KI‑Automatisierung · Logistik KI in der Logistik: Transportaufträge, CMR-Dokumente und Schadenfälle automatisieren, und was bei den Disponenten bleibt

Typische Abläufe in der Logistik

Das sind typische Abläufe, keine Kundenprojekte. In jedem bereitet die KI vor und ordnet zu, und ein Disponent oder Sachbearbeiter entscheidet. Für Lager und Versand im eigenen Betrieb gibt es die Seite KI in Logistik und Lager.

1. Transportaufträge ins TMS

Aufträge kommen per E‑Mail, PDF, Kundenportal oder EDI, jeder Kunde mit eigenem Aufbau und eigenen Abkürzungen.

• Eingang: der Auftrag per E‑Mail, PDF oder Portalexport.
• KI bereitet vor: liest Abhol- und Lieferadressen, Zeitfenster, Ware, Gewichte, Palettenzahlen und Besonderheiten, ordnet Kunde und vereinbarten Preis zu und markiert, was unklar oder ungewöhnlich ist, etwa einen Gefahrgut-Hinweis. Sie entwirft den Auftrag im Transportmanagementsystem.
• Disponent prüft: jeden markierten Punkt und entscheidet über Fremdvergabe oder Beladung. Gefahrgut bearbeitet immer eine Person mit der erforderlichen Qualifikation.
• Ausgang: ein Auftragsentwurf im TMS und ein Bestätigungsentwurf für den Kunden.

2. Frachtbriefe und Ablieferbelege

Unterschriebene CMR-Frachtbriefe, Ablieferquittungen und Fotos kommen von Fahrern und Empfängern in jedem Zustand zurück.

• Eingang: Scans und Fotos von CMR-Frachtbriefen, Lieferscheinen und Quittungen.
• KI bereitet vor: liest Sendungsnummer, Datum, Unterschriften und Vermerke, ordnet jedes Dokument seinem Auftrag zu und hebt Vorbehalte hervor, etwa einen vom Empfänger vermerkten Schaden oder eine Fehlmenge. Sie markiert fehlende Unterschriften und fehlende Seiten.
• Sachbearbeiter prüft: jeden hervorgehobenen Vorbehalt und jedes unvollständige Dokument.
• Ausgang: der Auftrag als abgeschlossen markiert und bereit zur Fakturierung, dazu eine kurze Liste der Dokumente, die nachverfolgt werden müssen.

3. Prüfung von Frachtrechnungen

Rechnungen von Frachtführern und Subunternehmern werden mit dem vereinbarten Preis, dem Auftrag und dem Ablieferbeleg verglichen.

• Eingang: die Rechnung, die Preisvereinbarung, der Auftrag und der Ablieferbeleg.
• KI bereitet vor: vergleicht Preis, Strecke, Gewicht, Zuschläge und Wartezeit und listet jeden Unterschied mit den Zeilen auf, aus denen er stammt.
• Sachbearbeiter prüft: jeden Unterschied und entscheidet, ob er zahlt, nachfragt oder beanstandet.
• Ausgang: eine kurze Zusammenfassung je Rechnung und die freigegebenen Rechnungen an die Buchhaltung.

4. Sendungsanfragen und Schadenfälle

Kunden fragen, wo ihre Ware ist. Wenn etwas schiefgeht, muss die Akte für den Schadenfall schnell zusammengestellt werden.

• Eingang: die Anfrage, die Statusdaten im TMS oder Tracking-System und bei einem Schaden der CMR-Frachtbrief, Fotos, Schriftverkehr und Ablieferdaten.
• KI bereitet vor: eine Antwort mit dem aktuellen Status aus dem System und bei Schäden eine Akte mit allen Dokumenten nach Datum sortiert, den bei der Ablieferung gemachten Vorbehalten und den geltenden Fristen.
• Schadenbearbeiter prüft: die Antwort, wenn etwas schiefgelaufen ist, und entscheidet über Haftung, Vergleich und jede Anmeldung.
• Ausgang: ein Antwortentwurf oder eine Statusauskunft und eine vollständige Schadenakte.

Was bei Menschen bleibt und was wir nicht tun

• Disposition und Fremdvergabe: Planung, Zuteilung von Ladungen und die Entscheidung, wer was fährt, bleiben bei den Disponenten.
• Zoll und Gefahrgut: Anmeldungen liegen in der Verantwortung des Anmelders, und Gefahrgut bearbeiten Personen mit der richtigen Qualifikation. Die KI liest und bereitet vor, sie reicht nie ein.
• Fahrer und Personal: wir bauen keine Systeme, die einzelnen Personen aufgrund ihres Verhaltens Aufgaben zuteilen, sie überwachen oder ihre Leistung bewerten. Sie sind nach Anhang III der KI‑Verordnung Hochrisiko, siehe Risikoklassen.
• Schadenentscheidungen: Haftung, Vergleich und Anmeldung entscheidet der Schadenbearbeiter.
• Kunden-Chat: gibt Statusauskünfte aus Live-Daten, sagt klar, dass er eine KI ist, und übergibt Ausnahmen und Schäden an einen Menschen.

Regeln, auf die es ankommt

Die Tabelle nennt die wichtigsten Quellen zur Orientierung. Welche Regeln gelten, hängt vom Verkehrsträger, der Strecke und dem Vertrag ab.

Für Menschen gilt: Wo KI zur Steuerung von Beschäftigten eingesetzt wird, nennt Anhang III der KI‑Verordnung die Aufgabenzuteilung sowie die Überwachung und Bewertung der Leistung als Hochrisiko, und in Deutschland hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können (§ 87 BetrVG). Dazu gilt die DSGVO für Fahrer- und Kundendaten: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Anbieter (Art. 28) und Verarbeitung in der EU oder im Vereinigten Königreich. Art. 4 der KI‑Verordnung verlangt ausreichende KI‑Kompetenz der Mitarbeitenden, Art. 50 verlangt, dass KI‑Chatbots sich zu erkennen geben. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Ihr Rechtsberater und Ihr Verband können bestätigen, was gilt.

Systeme, die Sie vermutlich nutzen

Spediteure und Frachtführer arbeiten meist mit einem Transportmanagementsystem wie SAP TM, CargoWise oder einem TMS eines Spezialanbieters, oft mit einer Frachtenbörse, einer Plattform für Sendungsverfolgung wie project44 oder Transporeon und Buchhaltungssoftware daneben. Wir binden über die Schnittstellen an, die diese Systeme bieten (API, EDI, Export, E‑Mail oder ein überwachter Ordner), und arbeiten daneben, wo es keine gibt. Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft.

Wie KI‑Assistenten Logistikdienstleister finden

Verlader fragen ChatGPT, Gemini oder Googles KI‑Übersichten nach „einem Frachtführer für Palettenfracht von Linz nach Rotterdam“ oder „einem Spediteur für temperaturgeführte Ware“. Die Antwort stützt sich auf die Seiten des Unternehmens, Verbands- und Zertifizierungslisten, das Google-Unternehmensprofil und Bewertungen.

• Eine Seite je Relation, Leistung oder Warenart: Strecken, Laufzeiten, Fahrzeugtypen, Handling und Zertifizierungen in einfachen Worten.
• Überprüfbare Nachweise: Genehmigungen, Mitgliedschaften wie FIATA, ISO-Zertifikate und Zollstatus überall gleich angegeben.
• Einheitliche Firmendaten: Name, Anschrift, Standorte und Kontaktdaten gleich auf Website, in Verzeichnissen und im Google-Unternehmensprofil.
• Strukturierte Daten: Schema.org Organization mit den Leistungen und dem Einsatzgebiet.

Lohnt sich Automatisierung? Acht Fragen

1. Tippt jemand Transportaufträge aus E‑Mails und PDFs ins TMS ab?
2. Liegen unterschriebene CMR-Frachtbriefe und Quittungen im Stapel, bevor sie den Aufträgen zugeordnet werden?
3. Werden Frachtrechnungen nur teilweise gegen die Preise geprüft?
4. Rufen Kunden an, um zu fragen, wo ihre Ware ist?
5. Dauert das Zusammenstellen einer Schadenakte Tage des Suchens in Postfächern?
6. Werden Fristen für Vorbehalte und Ansprüche aus dem Gedächtnis verfolgt?
7. Gibt es eine schriftliche Regel, was in KI‑Werkzeuge darf und wer das Ergebnis prüft?
8. Können Sie eine Aufgabe nennen, bei der schon ein Entwurf zur Prüfung Zeit sparen würde?

Drei oder mehr Ja-Antworten sprechen meist für einen Ablauf, den es zu testen lohnt. Frage 7 ist die Voraussetzung.