Automatizace s AI · Logistika AI v logistice: jak automatizovat přepravní objednávky, dokumenty CMR a řešení škod a co zůstává na dispečerech

Typické postupy v logistice

Jde o typické postupy, nikoli o zákaznické projekty. V každém z nich AI připravuje a přiřazuje podklady a rozhoduje dispečer nebo referent. Skladu a expedici ve vlastní firmě se věnuje stránka AI v logistice a skladu.

1. Přepravní objednávky do TMS

Objednávky přicházejí e-mailem, v PDF, přes zákaznický portál nebo EDI. Každý zákazník má vlastní strukturu a zkratky.

• Vstup: objednávka e-mailem, v PDF nebo jako export z portálu.
• AI připraví podklady: vyčte adresy vyzvednutí a doručení, časová okna, zboží, hmotnosti, počty palet a zvláštní požadavky, přiřadí zákazníka a dohodnutou cenu a označí nejasnosti nebo neobvyklé údaje, například upozornění na nebezpečné zboží. Vytvoří návrh objednávky v systému pro řízení přepravy.
• Dispečer zkontroluje: každý označený bod a rozhodne o zadání externímu dopravci nebo naložení. Nebezpečné zboží vždy řeší osoba s požadovanou kvalifikací.
• Výstup: návrh objednávky v TMS a návrh potvrzení pro zákazníka.

2. Nákladní listy a doklady o doručení

Podepsané nákladní listy CMR, potvrzení o doručení a fotografie se od řidičů a příjemců vracejí v nejrůznějším stavu.

• Vstup: skeny a fotografie nákladních listů CMR, dodacích listů a potvrzení.
• AI připraví podklady: vyčte číslo zásilky, datum, podpisy a poznámky, přiřadí každý dokument k jeho objednávce a zvýrazní výhrady, například poškození nebo chybějící množství zaznamenané příjemcem. Označí chybějící podpisy a stránky.
• Referent zkontroluje: každou zvýrazněnou výhradu a každý neúplný dokument.
• Výstup: objednávka označená jako dokončená a připravená k fakturaci spolu se stručným seznamem dokumentů, které je třeba dále řešit.

3. Kontrola přepravních faktur

Faktury od dopravců a subdodavatelů se porovnávají s dohodnutou cenou, objednávkou a dokladem o doručení.

• Vstup: faktura, cenová dohoda, objednávka a doklad o doručení.
• AI připraví podklady: porovná cenu, trasu, hmotnost, příplatky a čekací dobu a vypíše každý rozdíl spolu s řádky, z nichž vyplývá.
• Referent zkontroluje: každý rozdíl a rozhodne, zda zaplatí, požádá o vysvětlení nebo podá reklamaci.
• Výstup: stručné shrnutí ke každé faktuře a předání schválených faktur účetnímu oddělení.

4. Dotazy k zásilkám a škodní případy

Zákazníci se ptají, kde je jejich zboží. Pokud se něco pokazí, je nutné rychle sestavit škodní spis.

• Vstup: dotaz, údaje o stavu v TMS nebo sledovacím systému a při škodě nákladní list CMR, fotografie, korespondence a údaje o doručení.
• AI připraví podklady: odpověď s aktuálním stavem ze systému a při škodách spis se všemi dokumenty seřazenými podle data, výhradami uplatněnými při doručení a příslušnými lhůtami.
• Pracovník pro řešení škod zkontroluje: odpověď, pokud se něco pokazilo, a rozhodne o odpovědnosti, narovnání a každém uplatnění nároku.
• Výstup: návrh odpovědi nebo informace o stavu a úplný škodní spis.

Co zůstává na lidech a co neděláme

• Dispečerské řízení a zadávání externím dopravcům: Plánování, přidělování nákladů a rozhodování o tom, kdo co přepraví, zůstává na dispečerech.
• Clo a nebezpečné zboží: Za celní prohlášení odpovídá deklarant a nebezpečné zboží řeší osoby s odpovídající kvalifikací. AI čte a připravuje podklady, nikdy nepodává prohlášení.
• Řidiči a zaměstnanci: nevytváříme systémy, které přidělují jednotlivým osobám úkoly na základě jejich chování, sledují je nebo hodnotí jejich výkon. Podle přílohy III nařízení o AI jsou vysoce rizikové, viz Rizikové kategorie.
• Rozhodování o škodách: O odpovědnosti, narovnání a uplatnění nároku rozhoduje pracovník pro řešení škod.
• Zákaznický chat: poskytuje informace o stavu z dat v reálném čase, jasně uvádí, že jde o AI, a předává výjimky a škodní případy člověku.

Pravidla, na kterých záleží

Tabulka uvádí nejdůležitější zdroje pro orientaci. Platná pravidla závisí na druhu dopravy, trase a smlouvě.

Pro lidi platí: tam, kde se AI používá k řízení zaměstnanců, uvádí příloha III nařízení o AI přidělování úkolů i sledování a hodnocení výkonu jako vysoce rizikové. V Německu má rada zaměstnanců právo spolurozhodovat o technických zařízeních, která mohou sledovat chování nebo výkon (§ 87 BetrVG). Na údaje řidičů a zákazníků se navíc vztahuje GDPR: smlouva o zpracování osobních údajů s každým poskytovatelem (Art. 28) a zpracování v EU nebo ve Spojeném království. Art. 4 nařízení o AI vyžaduje dostatečnou gramotnost v oblasti AI u zaměstnanců, Art. 50 požaduje, aby chatboti s AI uváděli, že jsou AI. Tento přehled poskytuje obecné informace, nikoli právní poradenství. Váš právní poradce a Vaše asociace mohou potvrdit, co platí.

Systémy, které pravděpodobně používáte

Zasílatelé a dopravci většinou pracují se systémem pro řízení přepravy, jako je SAP TM, CargoWise nebo TMS od specializovaného poskytovatele, často také s přepravní burzou, platformou pro sledování zásilek, jako je project44 nebo Transporeon, a účetním softwarem. Propojení zajišťujeme přes rozhraní, která tyto systémy nabízejí (API, EDI, export, e-mail nebo sledovaná složka). Tam, kde rozhraní chybí, pracujeme souběžně s těmito systémy. Názvy slouží k orientaci a neznamenají partnerství.

Jak AI asistenti nacházejí poskytovatele logistických služeb

Odesílatelé se ptají nástrojů ChatGPT, Gemini nebo Google AI Overviews na „dopravce pro paletové zásilky z Lince do Rotterdamu“ nebo „zasílatele pro zboží s řízenou teplotou“. Odpověď vychází ze stránek firmy, seznamů vedených asociacemi a certifikačních seznamů, Firemního profilu Google a recenzí.

• Stránka pro každou trasu, službu nebo druh zboží: Trasy, přepravní doby, typy vozidel, manipulace a certifikace popsané jednoduchými slovy.
• Ověřitelné doklady: Oprávnění, členství například ve FIATA, certifikáty ISO a celní status uvedené všude stejně.
• Jednotné firemní údaje: Stejný název, adresa, provozovny a kontaktní údaje na webu, v katalozích a ve Firemním profilu Google.
• Strukturovaná data: Schema.org Organization se službami a oblastí působnosti.

Vyplatí se automatizace? Osm otázek

1. Přepisuje někdo přepravní objednávky z e-mailů a PDF do TMS?
2. Leží podepsané nákladní listy CMR a potvrzení na hromadě, než se přiřadí k objednávkám?
3. Kontrolují se přepravní faktury podle cen jen částečně?
4. Volají zákazníci, aby se zeptali, kde je jejich zboží?
5. Vyžaduje sestavení škodního spisu několik dní hledání v e-mailových schránkách?
6. Sledují se lhůty pro výhrady a nároky jen zpaměti?
7. Máte písemné pravidlo, které určuje, co lze zadávat do nástrojů AI a kdo kontroluje výsledek?
8. Dokážete uvést úkol, u kterého by i návrh určený ke kontrole ušetřil čas?

Tři nebo více odpovědí ano obvykle znamenají, že daný postup stojí za vyzkoušení. Otázka 7 je předpokladem.