Automatizare cu AI · Logistică AI în logistică: automatizarea comenzilor de transport, a documentelor CMR și a dosarelor de daună, precum și sarcinile care rămân la dispeceri

Fluxuri de lucru obișnuite în logistică

Acestea sunt fluxuri de lucru obișnuite, nu proiecte realizate pentru clienți. În fiecare caz, AI pregătește și asociază, iar un dispecer sau un responsabil administrativ ia decizia. Pentru depozitul și expedierea din propria întreprindere, consultați pagina AI în logistică și depozit.

1. Introducerea comenzilor de transport în TMS

Comenzile sosesc prin e-mail, PDF, portalul clientului sau EDI, fiecare client folosind propria structură și propriile abrevieri.

• Date de intrare: comanda primită prin e-mail, PDF sau export din portal.
• AI pregătește: citește adresele de preluare și livrare, intervalele orare, marfa, greutățile, numărul de paleți și particularitățile, identifică clientul și prețul convenit și semnalează ceea ce este neclar sau neobișnuit, de exemplu o mențiune despre mărfuri periculoase. Creează o ciornă a comenzii în sistemul de management al transporturilor.
• Dispecerul verifică: fiecare punct semnalat și decide asupra subcontractării sau încărcării. De mărfurile periculoase se ocupă întotdeauna o persoană cu calificarea necesară.
• Rezultat: o ciornă a comenzii în TMS și un proiect de confirmare pentru client.

2. Scrisori de trăsură și dovezi de livrare

Scrisorile de trăsură CMR semnate, confirmările de livrare și fotografiile revin de la șoferi și destinatari în cele mai diverse stări.

• Date de intrare: scanări și fotografii ale scrisorilor de trăsură CMR, avizelor de însoțire a mărfii și confirmărilor de primire.
• AI pregătește: citește numărul transportului, data, semnăturile și mențiunile, asociază fiecare document cu comanda sa și evidențiază rezervele, de exemplu o daună sau un deficit cantitativ consemnat de destinatar. Semnalează semnăturile și paginile lipsă.
• Responsabilul administrativ verifică: fiecare rezervă evidențiată și fiecare document incomplet.
• Rezultat: comanda marcată ca finalizată și pregătită pentru facturare, împreună cu o listă scurtă a documentelor care necesită urmărire.

3. Verificarea facturilor de transport

Facturile transportatorilor și subcontractanților sunt comparate cu prețul convenit, comanda și dovada de livrare.

• Date de intrare: factura, acordul de preț, comanda și dovada de livrare.
• AI pregătește: compară prețul, ruta, greutatea, suprataxele și timpul de așteptare și enumeră fiecare diferență împreună cu rândurile din care provine.
• Responsabilul administrativ verifică: fiecare diferență și decide dacă plătește, solicită clarificări sau contestă.
• Rezultat: un scurt rezumat pentru fiecare factură și transmiterea facturilor aprobate către contabilitate.

4. Solicitări privind transporturile și cazuri de daună

Clienții întreabă unde se află marfa lor. Când apare o problemă, dosarul de daună trebuie pregătit rapid.

• Date de intrare: solicitarea, datele despre stadiul transportului din TMS sau din sistemul de urmărire și, în cazul unei daune, scrisoarea de trăsură CMR, fotografiile, corespondența și datele de livrare.
• AI pregătește: un răspuns cu stadiul actual din sistem și, în cazul daunelor, un dosar cu toate documentele ordonate cronologic, rezervele formulate la livrare și termenele aplicabile.
• Responsabilul de daune verifică: răspunsul, dacă a apărut o problemă, și decide asupra răspunderii, soluționării amiabile și fiecărei notificări.
• Rezultat: un proiect de răspuns sau o informare privind stadiul transportului și un dosar de daună complet.

Ce rămâne la oameni și ce nu facem

• Planificarea transporturilor și subcontractarea: planificarea, repartizarea încărcăturilor și decizia privind cine transportă ce rămân la dispeceri.
• Vamă și mărfuri periculoase: declarațiile sunt în responsabilitatea declarantului, iar de mărfurile periculoase se ocupă persoane cu calificarea corespunzătoare. AI citește și pregătește, dar nu depune niciodată declarații.
• Șoferi și personal: nu construim sisteme care atribuie sarcini unor persoane pe baza comportamentului lor, le monitorizează sau le evaluează performanța. Aceste sisteme sunt cu risc ridicat conform anexei III la Regulamentul privind AI, consultați categoriile de risc.
• Decizii privind daunele: responsabilul de daune decide asupra răspunderii, soluționării amiabile și notificării.
• Chat pentru clienți: oferă informații despre stadiul transportului pe baza datelor în timp real, precizează clar că este un sistem AI și transmite cazurile excepționale și daunele unei persoane.

Regulile care contează

Tabelul prezintă principalele surse cu titlu orientativ. Regulile aplicabile depind de modul de transport, de rută și de contract.

În privința personalului: acolo unde AI este utilizată pentru gestionarea angajaților, anexa III la Regulamentul privind AI include atribuirea sarcinilor, precum și monitorizarea și evaluarea performanței în categoria de risc ridicat. În Germania, comitetul de întreprindere are drept de codecizie în cazul dispozitivelor tehnice care pot monitoriza comportamentul sau performanța (§ 87 BetrVG). În plus, GDPR se aplică datelor șoferilor și clienților: un contract privind prelucrarea datelor în numele operatorului cu fiecare furnizor (Art. 28) și prelucrare în UE sau în Regatul Unit. Art. 4 din Regulamentul privind AI impune un nivel suficient de competențe în domeniul AI pentru angajați, iar Art. 50 impune ca chatboturile AI să se identifice ca atare. Această prezentare oferă informații generale și nu constituie consultanță juridică. Consilierul dumneavoastră juridic și asociația profesională din care faceți parte pot confirma regulile aplicabile.

Sisteme pe care probabil le folosiți

Casele de expediții și transportatorii lucrează de obicei cu un sistem de management al transporturilor precum SAP TM, CargoWise sau un TMS al unui furnizor specializat, adesea alături de o bursă de transport, o platformă de urmărire a transporturilor precum project44 sau Transporeon și un program de contabilitate. Realizăm conectarea prin interfețele oferite de aceste sisteme (API, EDI, export, e-mail sau un folder monitorizat), iar acolo unde acestea lipsesc, lucrăm în paralel cu sistemele. Denumirile sunt menționate cu titlu orientativ și nu indică un parteneriat.

Cum găsesc asistenții AI furnizori de servicii logistice

Expeditorii de mărfuri întreabă ChatGPT, Gemini sau funcția Google de prezentări generale generate de AI despre „un transportator de mărfuri paletizate de la Linz la Rotterdam” sau „o casă de expediții pentru mărfuri cu temperatură controlată”. Răspunsul se bazează pe paginile companiei, listele asociațiilor și organismelor de certificare, profilul companiei pe Google și recenzii.

• O pagină pentru fiecare rută, serviciu sau tip de marfă: rute, durate de transport, tipuri de vehicule, manipulare și certificări, descrise simplu.
• Dovezi verificabile: autorizații, apartenența la organizații precum FIATA, certificate ISO și statut vamal prezentate consecvent peste tot.
• Date consecvente despre firmă: aceeași denumire, adresă, aceleași sedii și date de contact pe site, în directoare și în profilul companiei pe Google.
• Date structurate: Schema.org Organization cu serviciile și aria de acoperire.

Merită automatizarea? Opt întrebări

1. Introduce cineva manual în TMS comenzile de transport din e-mailuri și PDF‑uri?
2. Se adună scrisorile de trăsură CMR semnate și confirmările de primire în teancuri înainte de a fi asociate cu comenzile?
3. Facturile de transport sunt verificate doar parțial în raport cu prețurile?
4. Sună clienții ca să întrebe unde se află marfa lor?
5. Pregătirea unui dosar de daună necesită zile întregi de căutări prin căsuțele de e-mail?
6. Termenele pentru formularea rezervelor și a cererilor de despăgubire sunt urmărite din memorie?
7. Există o regulă scrisă despre ce are voie să intre în instrumentele AI și cine verifică rezultatul?
8. Puteți numi o sarcină la care chiar și o schiță spre verificare ar economisi timp?

Trei sau mai multe răspunsuri de da indică de obicei un proces care merită testat. Întrebarea 7 este condiția de bază.