Săriți la conținut
L&L Synergy
Contactați-ne

Pagina principalăAutomatizare AI

Automatizare AI și automatizarea proceselor pentru IMM-uri și întreprinderi mijlocii AI pregătește munca. Specialiștii dumneavoastră decid.

Automatizare AI pentru oferte, facturi, solicitări, rapoarte și analize: construim sisteme AI care citesc documentele dumneavoastră, lucrează conform cerințelor stabilite și livrează rezultatele în șabloanele și programele pe care le folosiți. Optimizăm astfel procesele din fiecare departament, folosind instrumentele existente.

Contactați-ne Vedeți exemplele

Gratuit și fără obligații. La cerere, cu o evaluare scrisă a proiectului dumneavoastră.

ProcesEtapele unei automatizări cu AI4 pași
  1. 01Documentele și datele dumneavoastrăE‑mailuri, PDF‑uri, planuri, tabele, programele dumneavoastră
  2. 02AI citește, verifică și pregăteșteconform regulilor dumneavoastră, fiecare afirmație cu sursă
  3. 03Rezultatul în șablonul sau sistemul dumneavoastrăWord, Excel, CRM sau sistem de gestiune
  4. Specialiștii dumneavoastră aprobăabia apoi este transmis în afara companiei
Etapele unei automatizări cu AI

Vă sunt cunoscute aceste situații?

Aici AI economisește cel mai mult timp: în activitățile repetitive care urmează un tipar. Începem cu procesul care are cel mai mare impact în compania dumneavoastră.

Ce este posibil Opt procese pe care AI le schimbă.

Fiecare proces poate fi implementat separat, în orice departament. Sistemul pregătește rezultatul, iar specialiștii dumneavoastră îl verifică și îl aprobă.

Serviciu cliențiChat 14:0201 / 07Din documentele dvs.
  • Client · 14:02Când va sosi comanda mea 48213? Am nevoie de ea până vineri.
  • Asistent AI · Sursă: sistem de expediereComanda dumneavoastră 48213 a fost expediată ieri și va sosi probabil joi.
  • Client · 14:03Mai pot schimba adresa de livrare?
  • Asistent AIO colegă va verifica acest lucru pentru dumneavoastră și vă va contacta astăzi. Are deja datele comenzii și noua adresă.Predat echipei dvs.
Răspuns în 40 de secunde, identificat ca AIVedeți istoricul
VânzăriCererea 229102 / 07Din lista dvs. de preț
  • Cerere pe e-mail citită3 poziții, livrare în săptămâna 46identificat
  • Poz. 1: 1180-2 din lista dvs. de prețurica oferta 2024 pentru același client1.240,00 €
  • Poz. 2: produs la comandăPreț lipsă, întrebare pregătită pentru echipa tehnicăîn așteptare
  • Ofertă creată în șablonul dvs. WordReducere conform CRM: 6 %pregătit
  • Termen KW 46 verificatConfirmat de depozit și producțieconfirmat
  • Ofertă depusă spre aprobarecătre șeful de vânzări dvs.14:20
Proiect după 4 minuteVerificați oferta
ContabilitateRE-2026-091703 / 07Corelare triplă
  • Comanda 4471Furnizorul Weber GmbHcorespunde
  • Aviz de livrare 88120Recepția mărfii 12.10.corespunde
  • Poziția 3: 48 în loc de 50Diferență față de comandă2 buc.
  • Notă contabilăCont 5400, centru de cost 210pregătit
  • Scont 2 % până 26.10.Termenul de plată din comandăînregistrat
  • Factură arhivatăcu pistă de audit, nemodificabilfinalizat
Doar 1 abatere de clarificatLa contabilitate
VânzăriLeaduri azi04 / 077 leaduri calificate
  • Müller Bau GmbH, solicitare prin siteBuget indicat, decident, întâlnire dorităA
  • Persoană fizică, cerere prețîn afara zonei dvs. de livrare, refuz cu recomandareC
  • Hofer Logistik, întrebare privind oferta 2251către agentul de est, apel convenitA
  • Toate cele 7 în CRMSursă, status și sarcină următoare stabilite7 / 7
  • Meier Haustechnik, solicitare prin e-mailClient existent, comandă nouăB
  • Două cereri fără număr de apelClarificare cerută prin e-mailîn așteptare
3 întâlniri propuseVedeți în CRM
AchizițiiContract-cadru05 / 07212 pagini citite
  • Penalitate 0,5 % pe săptămână, maximum 5 %Abatere de la condițiile dvs.p. 41
  • Garanție de 5 ani în loc de 3Abatere de la condițiile dvs.p. 58
  • Răspundere fără plafonAbatere de la condițiile dvs.p. 63
  • Plată în 30 de zileconform standardului dvs.p. 12
  • Reziliere: preaviz 6 luniMemento setat cu 90 de zile înaintep. 70
  • Rezumat pe 2 paginicu recomandare per abateregata
3 abateri identificateCitiți rezumatul
ServiceLucrare 14.10.06 / 079 fotografii, 2 note vocale
  • Sistem verificat, filtru schimbatSerie identificată din fotografie09:10
  • Garnitură neetanșă, piesă comandatăArticolul 7731 din catalogul dvs.10:25
  • Client anunțat de vizita următoarePropus: săpt. 4411:00
  • Proces-verbal în modelul dvs.Semnătura clientului adăugatăgata
  • Timp de lucru înregistrat: 2,5 oredin sosire și plecare11:40
  • Proiect de factură către contabilitateMaterialele și timpul preluategata
Raport în 2 minute, nu searaTrimiteți ca PDF
ConducereRaport lunar07 / 07din 4 sisteme
  • Cifră de afacerifață de anul trecut2,41 mil. € · +6 %
  • Profit brutMateriale +4 % explică 0,8 puncte38,2 % · −1,1 pct.
  • Sume restante3 clienți: peste 60 zile412 mii €
  • Comenzi în cursajunge în februarie4,8 mil. €
  • Lichiditateajunge pentru 4,2 lunistabilă
  • Comentariu6 paragrafe de aprobatpregătit
Gata pe data de 1 a luniiCitiți comentariul
Date exemplificative: câte o fereastră pentru fiecare departament, se schimbă la derulare

  1. Răspunsuri la solicitările clienților, la orice oră

    Asistentul răspunde prin chat și e-mail pe baza documentelor dumneavoastră, verifică comenzile în timp real și predă conversația echipei când este necesar. Se prezintă ca AI.

    Util pentru companii din comerț, servicii și producție care primesc multe solicitări

  2. Calcularea ofertelor

    Sistemul citește solicitarea, documentația de licitație sau lista de lucrări și asociază fiecare poziție cu articolele, prețurile și ofertele dumneavoastră anterioare. Echipa de vânzări verifică doar elementele noi și abaterile. Munca de câteva zile se reduce la câteva ore.

    Util pentru firme din meserii specializate, comerț, industrie, construcții și instalații pentru clădiri

  3. Verificarea documentelor și înregistrarea comenzilor

    Facturile primite sunt comparate cu comenzile și avizele de livrare. Comenzile primite prin e-mail și PDF sunt înregistrate în sistemul dumneavoastră de gestiune. Echipa verifică doar abaterile. Ghidul nostru Automatizarea facturilor primite arată cum funcționează acest lucru pentru facturile electronice.

    Util în contabilitate, achiziții și procesarea comenzilor din comerț, producție și logistică

  4. Calificarea potențialilor clienți și înregistrarea lor în CRM

    Solicitările de pe site, din e-mailuri și din notițele telefonice sunt evaluate după criteriile dumneavoastră, înregistrate în CRM și însoțite de pasul următor. Echipa de vânzări îi contactează mai întâi pe cei potriviți.

    Util pentru echipele de vânzări B2B, agenții și furnizori de servicii

  5. Citirea și evaluarea documentelor

    Contractele, documentația de licitație, certificatele de verificare și certificatele furnizorilor sunt rezumate și verificate pentru riscuri și abateri. Termenele sunt evidențiate. Fiecare afirmație include trimiterea la sursă.

    Util în achiziții, managementul proiectelor, cabinete de specialitate și managementul calității

  6. Redactarea rapoartelor, proceselor-verbale și expertizelor

    Fotografiile, notițele vocale, datele măsurătorilor, planurile și listele sunt transformate într-un document final, în formatul dumneavoastră: proces-verbal de intervenție, raport zilnic de șantier, raport de verificare sau expertiză. Ceea ce până acum era redactat seara sau pe parcursul mai multor săptămâni este pregătit pentru verificare în câteva minute.

    Util pentru servicii și mentenanță, construcții, birouri de proiectare și inginerie, experți

  7. Calcule pe baza planurilor și desenelor

    Volumele, cantitățile, estimările de cost și listele de lucrări sunt calculate direct din planuri și introduse în șabloanele Word și Excel pe care biroul dumneavoastră le folosește deja.

    Util în proiectare, arhitectură, construcții și construcția de instalații

  8. Analize și rapoarte

    Reclamațiile și datele privind calitatea sunt grupate după cauze, iar cifrele din mai multe sisteme sunt reunite într-un raport lunar sau pentru conducere, însoțit de comentarii.

    Uzual pentru conducere, departamentul de calitate și vânzări în companiile mijlocii

Când procesul nu este identic în fiecare caz, folosim agenți AI care aleg singuri pasul următor. Pentru serviciul clienți există o pagină dedicată: AI în serviciul clienți. Găsiți mai jos o prezentare pe departamente, de la vânzări la juridic.

Toate exemplele prezintă procese tipice cu date demonstrative, nu proiecte pentru clienți. Timpul economisit depinde de documentele și cerințele dumneavoastră.

Exemplu: cum este realizat un raport tehnic.

Proces tipic cu date demonstrative, nu un proiect pentru un client. Același model se aplică proceselor-verbale de intervenție, ofertelor, facturilor și analizelor.

Imobilul SeestadtRaport 3.2Proiect de verificat

3.2 Instalație electrică, corpul B

  • Tabloul secundar UV-B2 alimentează etajul 2 prin două coloane electrice.E-201
  • Protecția diferențială de 30 mA e confirmată în toate spațiile umede.Raport din 14.10.
  • NeclarEtanșarea antifoc a ghenei S3: poză neclară, verificați la fața locului.Foto 0412
  • Secțiunea de 5 × 10 mm² corespunde calculului sarcinii.Sarcină p. 4
Întocmit în 17 minuteSpre aprobare
Date demonstrative: extras dintr-un raport tehnic al unui birou de proiectare

  • Datele de intrare

    Planuri, fotografii ale situației existente, liste de locații și cerințele biroului, adică structura, textele standard și criteriile de verificare.

  • Ce face sistemul

    Citește planurile și fotografiile, asociază fiecare observație cu locația corectă, redactează secțiunile în stilul biroului și verifică dacă raportul este complet.

  • Rezultatul

    Raportul final, în formatul biroului și ca document editabil, este gata pentru verificare în mai puțin de 20 de minute.

  • Ce fac specialiștii

    Verifică, adaugă propria evaluare și aprobă documentul. Calitatea atinge nivelul pe care biroul îl așteaptă de la propriii specialiști.

După același model, din planuri pot fi derivate cantitățile, estimările de cost și listele de lucrări, iar șabloanele Word și Excel ale biroului pot fi completate automat.

Automatizare cu AI în fiecare departament: ce se poate automatiza

Douăsprezece domenii, fiecare cu patru sarcini tipice. Fiecare poate fi configurată separat, ca automatizare fixă sau ca agent AI.

  • Vânzări

    • Pregătirea ofertelor pe baza solicitărilor
    • Calificarea potențialilor clienți și înregistrarea lor în CRM
    • Urmărirea ofertelor trimise
    • Rapoarte de vizită din note vocale

  • Marketing

    • Măsurarea vizibilității în ChatGPT și Google
    • Redactarea de texte pe baza documentelor dumneavoastră
    • Actualizarea datelor despre produse pentru magazinul online și catalog
    • Atribuirea solicitărilor provenite din campanii

  • Serviciul clienți

    • Răspunsuri la întrebări frecvente prin chat și e-mail
    • Informații despre comenzi și livrări
    • Clasificarea și redirecționarea tichetelor
    • Înregistrarea și pregătirea reclamațiilor

  • Finanțe și contabilitate

    • Înregistrarea și verificarea facturilor primite
    • Asocierea documentelor justificative cu comenzile și avizele de livrare
    • Pregătirea notificărilor de plată
    • Închiderea lunară pe baza datelor din mai multe sisteme

  • Achiziții

    • Crearea comenzilor pe baza solicitărilor de achiziție
    • Compararea ofertelor furnizorilor
    • Verificarea confirmărilor de comandă
    • Verificarea termenelor pentru contracte și certificate

  • Resurse umane

    • Confirmarea primirii candidaturilor și redactarea răspunsurilor
    • Pregătirea documentelor pentru integrarea noilor angajați
    • Întrebări despre concedii, cheltuieli de serviciu și politici interne
    • Adeverințe și certificate pe baza unor șabloane

  • Operațiuni și producție

    • Crearea comenzilor de producție din comenzile clienților
    • Întocmirea rapoartelor de tură și a proceselor-verbale de verificare
    • Analiza reclamațiilor și a datelor privind calitatea
    • Planificarea intervențiilor de întreținere

  • Logistică și depozitare

    • Citirea avizelor de livrare și a documentelor de transport
    • Compararea mărfurilor recepționate cu comanda
    • Răspunsuri la solicitările privind livrările
    • Documentarea daunelor produse în timpul transportului

  • Management de proiect și activități tehnice

    • Rapoarte și expertize pe baza planurilor, fotografiilor și datelor de măsurare
    • Calcularea cantităților și a costurilor pe baza planurilor
    • Rapoarte zilnice de șantier și rapoarte de intervenție
    • Verificarea documentațiilor de licitație și a contractelor

  • IT

    • Clasificarea tichetelor și rezolvarea solicitărilor uzuale
    • Crearea conturilor de utilizator și documentarea drepturilor de acces
    • Asistent pentru consultarea manualelor și a sistemelor
    • Rezumarea alertelor de monitorizare

  • Conducerea companiei

    • Rapoarte lunare și de management, însoțite de comentarii
    • Centralizarea indicatorilor din mai multe sisteme
    • Monitorizarea termenelor și obligațiilor contractuale
    • Procese-verbale și decizii rezultate din ședințe

  • Juridic și conformitate

    • Verificarea contractelor pentru a identifica abateri de la standardele dumneavoastră
    • Monitorizarea termenelor și a datelor de încetare a contractelor
    • Documentație pentru Regulamentul privind AI și GDPR
    • Colectarea documentelor și certificatelor furnizorilor

Fiecare proiect începe la scară mică: un proces, documentele dumneavoastră reale și un rezultat măsurabil. Scrieți-ne ce activitate vă consumă timp.

Pentru ce sectoare?

Aceleași procese, documente diferite. Un exemplu de punct de plecare pentru fiecare sector.

  • Meserii și servicii tehniceOferte pe baza solicitărilor, de la măsurători până la factură, confirmări ale programărilor către clienți.Ghid: SEO pentru meseriași
  • Construcții și proiectareRapoarte și expertize pe baza planurilor și fotografiilor, calculul cantităților și liste de lucrări, verificarea contractelor.
  • IndustrieComenzi de producție din comenzile clienților, procese-verbale de verificare, reclamații clasificate după cauză.Ghid: SEO B2B pentru industrie
  • Comerț și comerț electronicAsistență pentru clienți disponibilă permanent, date despre produse, verificarea facturilor în raport cu comenzile.Ghid: SEO pentru magazine online
  • Furnizori de servicii și cabinete profesionaleSortarea corespondenței primite, verificarea documentelor, redactarea actelor și rapoartelor pe baza unor șabloane.Ghid: AI pentru consultanți fiscali
  • SănătateSolicitări de programare, documentație pe baza unor șabloane, răspunsuri la întrebările pacienților, cu transfer către personal.Ghid: SEO pentru cabinete medicale
  • ImobiliareSolicitări ale chiriașilor, documente privind cheltuielile de întreținere, prezentări și documente ale proprietăților.Ghid: SEO pentru agenți imobiliari
  • LogisticăDocumente de transport, solicitări privind livrările, documentarea daunelor.
  • Turism și ospitalitateSolicitări și rezervări în mai multe limbi, răspunsuri la recenzii, vizibilitate în ChatGPT.Ghid: SEO pentru hoteluri și restaurante

Nu regăsiți sectorul dumneavoastră? Important nu este sectorul, ci dacă personalul calificat dedică în mod regulat timp unor activități repetitive.

Principii Ce urmărim în fiecare automatizare.

  1. Decizia finală aparține unei persoane.

    Când este vorba despre bani, clienți, contracte sau responsabilitate profesională, sistemul pregătește informațiile, iar o persoană decide. Aspectele incerte sunt marcate.

  2. Păstrați programele și șabloanele existente.

    Conectăm programele de gestiune, contabilitate, arhivare și Office prin metodele prevăzute de acestea. Rezultatele sunt livrate în șabloanele dumneavoastră obișnuite. Folosim software nou doar dacă este cu adevărat necesar.

  3. AI doar acolo unde este necesară.

    Când este suficientă o regulă fixă, folosim acea regulă. Folosim AI acolo unde trebuie interpretate planuri, fotografii și documente.

  4. Fiecare pas poate fi urmărit.

    Fiecare pas este înregistrat și, acolo unde este posibil, fiecare rezultat indică sursa sa. Puteți vedea oricând ce a făcut sistemul și de ce.

În funcție de sarcină, folosim instrumente consacrate precum n8n sau Make, programe care conectează alte programe, ori dezvoltăm noi înșine integrarea.

Cum punem în funcțiune primul proces

  1. Pasul 1: Mesajul dumneavoastră

    Ne scrieți care proces le consumă cel mai mult timp specialiștilor dumneavoastră. Vă contactăm personal.

    Ce aveți de făcut: să ne scrieți. Nu trebuie să pregătiți nimic.

  2. Pasul 2: Analizăm împreună procesul

    Ne arătați, pe exemple reale, cum se desfășoară procesul în prezent și după ce criterii evaluați calitatea rezultatelor. Vă spunem dacă și cum poate fi automatizat.

    Ce aveți de făcut: să ne arătați cum decurg lucrurile în prezent.

  3. Pasul 3: Ofertă și testare

    Primiți o ofertă scrisă. Apoi, sistemul funcționează inițial în paralel cu activitatea curentă, iar dumneavoastră îi comparați rezultatele cu cele ale specialiștilor dumneavoastră.

    Ce faceți dumneavoastră: verificați și comparați.

  4. Pasul 4: Punere în funcțiune și extindere

    Sistemul preia procesul numai după ce rezultatele sunt corespunzătoare. Rămânem alături de dumneavoastră, facem ajustări și, la cerere, adăugăm următorul proces.

    Ce faceți dumneavoastră: ne transmiteți observațiile.

Datele dumneavoastră rămân ale dumneavoastră.

  • Date stocate în UE. Ori de câte ori este posibil, automatizările rulează, iar datele sunt stocate pe servere din UE. Serverele noastre sunt găzduite de AWS în Frankfurt. Dacă acest lucru nu este posibil, vă informăm în prealabil.
  • Doar drepturile de acces necesare. O automatizare primește acces numai la ceea ce îi trebuie pentru procesul respectiv.
  • Pe baza unui contract. Primiți un contract de prelucrare a datelor cu caracter personal, conform prevederilor GDPR.

Întrebări frecvente despre automatizare

Ce face o agenție de automatizare cu AI?

Identifică procesele în care AI economisește cel mai mult timp și dezvoltă soluția potrivită: agenți AI și automatizări care citesc documente, preiau date din sistemele dumneavoastră, redactează ciorne și pregătesc sarcini. Specialiștii dumneavoastră verifică și aprobă rezultatele. Rămânem alături de dumneavoastră după lansare și dezvoltăm soluția împreună.

Ce procese se pretează la automatizare?

Procesele care se repetă, urmează un tipar clar și consumă mult timp al specialiștilor: citirea documentelor, transferul datelor, calculele, verificările și redactarea rapoartelor. Cazurile speciale rare nu justifică, de regulă, automatizarea.

Poate sistemul atinge nivelul de calitate al specialiștilor noștri?

Acesta este obiectivul fiecărei implementări. Sistemul este configurat pe baza cerințelor, șabloanelor și lucrărilor dumneavoastră anterioare. În etapa de testare, rezultatele sale sunt comparate cu cele ale specialiștilor dumneavoastră. Este pus în funcțiune doar după ce atinge acest nivel.

Funcționează cu programele noastre?

În majoritatea cazurilor, da, dacă programul poate importa date sau poate face schimb de date cu alte sisteme. Șabloanele Word și Excel pot fi completate direct. Verificăm acest lucru înainte să luați o decizie.

Ce se întâmplă dacă AI interpretează greșit ceva?

Aspectele incerte sunt marcate și trimise spre verificare unei persoane. În etapa de testare, sistemul funcționează în paralel cu activitatea curentă, astfel încât erorile să fie observate înainte de a produce consecințe.

Ce înseamnă acest lucru pentru angajații noștri?

Sistemul preia activitățile pregătitoare: citește, numără, transferă date și formulează texte. Specialiștii dumneavoastră iau în continuare deciziile și câștigă timp pentru munca pentru care i-ați angajat.

Optimizarea proceselor sau automatizarea proceselor: care este diferența?

Optimizarea proceselor verifică dacă modul de lucru este eficient: ce pași pot fi eliminați și unde aceleași informații sunt introduse de mai multe ori. Automatizarea permite unui sistem să execute pașii rămași. Le facem pe amândouă, în această ordine, deoarece automatizarea nu simplifică un proces greoi, ci doar îl face mai rapid.

Cât durează până când primul proces este pus în funcțiune?

Depinde de proces și de numărul programelor care trebuie conectate. Calendarul este inclus în oferta scrisă. În etapa de testare, activitatea dumneavoastră curentă continuă fără schimbări, așadar nimic nu se oprește.

De ce aveți nevoie din partea noastră?

La început, avem nevoie de câteva ore cu persoanele care se ocupă în prezent de proces și de exemple bune din activitatea dumneavoastră, precum rapoarte sau calcule finalizate. Pentru integrare, colaborăm cu departamentul dumneavoastră IT sau cu furnizorul dumneavoastră de servicii IT. De restul ne ocupăm noi.

Cât costă o automatizare?

Depinde de proces, de programele care trebuie conectate și de numărul documentelor prelucrate. Înainte de a începe, primiți o ofertă scrisă, cu un domeniu de aplicare clar descris. Nu apar costuri fără acordul dumneavoastră.

Ce sunt n8n și Make?

Instrumente care permit conectarea programelor și gestionarea fluxurilor de lucru. n8n poate rula și pe serverele proprii, ceea ce ajută la protecția datelor. Instrumentul potrivit depinde de procesul dumneavoastră.

Automatizați și gestionarea solicitărilor clienților?

Da. Un agent AI pentru serviciul clienți răspunde la întrebările frecvente prin chat și e-mail, pe baza documentelor dumneavoastră. Consultă în timp real datele comenzilor și transmite echipei dumneavoastră cazurile neclare, împreună cu toate informațiile. Se prezintă drept AI.

Care proces le ocupă cel mai mult timp specialiștilor dumneavoastră?

Scrieți-ne câteva fraze despre acesta. Vă răspundem personal, gratuit și fără obligații.

Contactați-ne

Citiți mai departe

Consultanță AI pentru IMM-uri Aplicații și software personalizat Obligația facturării electronice: ce reguli se aplică acum Dezvoltarea agenților AI la comandă AI în serviciul clienți GEO și vizibilitatea în AI

Citiți mai multe pe blog

AI în companii: 12 cazuri de utilizare Crearea ofertelor cu AI AI în contabilitate