Početna stranicaAI automatizacija
AI automatizacija i automatizacija procesa za mala i srednja poduzeća AI obavlja pripremni posao. Vaši stručnjaci donose odluke.
AI automatizacija za ponude, račune, upite, izvješća i analize: izrađujemo AI sustave koji čitaju Vaše dokumente, rade prema Vašim uputama i isporučuju rezultate u Vašim predlošcima i programima. Time optimiziramo procese u svakom odjelu i povezujemo sustave s alatima koje već koristite.
Besplatno i bez obveze. Na Vaš zahtjev, uz pisanu procjenu Vašeg projekta.
- 01Vaši dokumenti i podaciE‑pošta, PDF‑ovi, planovi, tablice, Vaši programi
- 02AI čita, provjerava i pripremaprema Vašim pravilima, svaka tvrdnja s izvorom
- 03Rezultat u Vašem predlošku ili sustavuWord, Excel, CRM ili sustav za upravljanje robom
- Vaši stručnjaci odobravajutek tada rezultat napušta Vašu tvrtku
Zvuči li Vam ovo poznato?
- Upiti čekaju jer nitko nema vremena pripremiti ponude.
- Računi, otpremnice i narudžbenice uspoređuju se ručno.
- Vaša korisnička podrška svakodnevno odgovara na ista pitanja, a za složene slučajeve nedostaje vremena.
- Izvješća i zapisnici sastavljaju se navečer, na temelju fotografija i bilješki prikupljenih tijekom dana.
- Podatke o poslovanju dobivate tek tjednima nakon završetka mjeseca.
- ChatGPT preporučuje Vaše konkurente, a Vas ne spominje.
- Vaš tim koristi AI, ali svatko na svoj način i bez zajedničkih pravila.
Na tim mjestima AI štedi najviše vremena: u ponavljajućim poslovima koji slijede određeni obrazac. Počinjemo s procesom koji kod Vas ima najveći učinak.
Što je moguće Osam procesa koje AI mijenja.
Svaki se proces može uvesti zasebno, u svakom odjelu. Sustav priprema, a Vaši stručnjaci provjeravaju i odobravaju.
- Kupac · 14:02Kada će stići moja narudžba 48213? Treba mi do petka.
- AI asistent · izvor: sustav otpremeVaša narudžba 48213 poslana je jučer i očekuje se da će stići u četvrtak.
- Kupac · 14:03Mogu li još promijeniti adresu dostave?
- AI asistentKolegica će to provjeriti za Vas i javiti Vam se još danas. Već ima podatke o Vašoj narudžbi i novu adresu.Predano Vašem timu
- Pročitan upit e-poštom3 stavke, rok isporuke u 46. tjednuprepoznato
- Stavka 1: artikl 1180-2 iz Vašeg cjenikakao u ponudi iz 2024. za istog kupca1.240,00 €
- Stavka 2: izrada po narudžbiCijena nedostaje, pripremljen upit tehničkom odjeluotvoreno
- Ponuda izrađena u Vašem Wordovu predloškuPopust prema CRM-u: 6 %spremno
- Isporuka u 46. tj. provjerenaSkladište i proizvodnja potvrdiliodgovara
- Ponuda predana na odobrenjeVašem voditelju prodaje14:20
- Narudžba 4471Dobavljač Weber GmbHpodudara se
- Otpremnica 88120Zaprimanje robe 12.10.podudara se
- Stavka 3: količina 48 umjesto 50Odstupanje od narudžbe2 kom.
- Knjižni nalogKonto 5400, troškovno mj. 210spremno
- Kasaskonto 2 % do 26.10.Rok plaćanja iz narudžbeuneseno
- Račun arhiviranuz trag provjere, bez izmjenagotovo
- Müller Bau GmbH, upit putem web-straniceNaveden budžet, donositelj odluke, tražen terminA
- Privatna osoba, upit o cijeniizvan Vašeg područja isporuke, odbijenica s preporukomC
- Hofer Logistik, dodatni upit o ponudi 2251Predano službi Istok, dogovoren pozivA
- Svih 7 uneseno u CRMUneseni izvor, status i sljedeći zadatak7 / 7
- Meier Haustechnik, upit e-poštomPostojeći kupac, nova narudžbaB
- 2 upita bez broja za povratni pozivPoslan upit e-poštomotvoreno
- Ugovorna kazna 0,5 % tjedno, najviše 5 %Odstupanje od Vaših uvjetaStr. 41
- Jamstvo 5 godina umjesto 3Odstupanje od Vaših uvjetaStr. 58
- Neograničena odgovornostOdstupanje od Vaših uvjetaStr. 63
- Rok plaćanja 30 danaU skladu s Vašim standardomStr. 12
- Otkazni rok 6 mjeseciUnesen podsjetnik 90 dana ranijeStr. 70
- Sažetak na 2 stranices preporukom po odstupanjuspremno
- Uređaj pregledan, filtar zamijenjenSerijski broj očitan s fotografije09:10
- Brtva propušta, rezervni dio naručenArtikl 7731 iz Vašeg kataloga10:25
- Kupac obaviješten o idućem terminuPrijedlog: 44. tj.11:00
- Zapisnik na Vašem predloškuDodan potpis klijentaspremno
- Evidentirano 2,5 sata radaiz dolaska i odlaska11:40
- Nacrt računa za računovodstvoPreuzeti materijal i radni satispremno
- Prihodprema prošloj godini2,41 mil. € · +6 %
- Bruto dobitCijene materijala +4 %: 0,8 bodova38,2 % · −1,1 bod
- Otvorene stavke3 kupca preko 60 dana412 tisuća €
- Ugovoreni poslovidostatni do veljače4,8 Mio. €
- Likvidnostdostatna za 4,2 mjesecastabilna
- Komentar6 odlomaka, za odobrenjespremno
-
Odgovori na upite korisnika u svako doba
Asistent odgovara putem chata i e-pošte na temelju Vaših dokumenata, provjerava narudžbe u stvarnom vremenu i prosljeđuje upit Vašem timu kada je to potrebno. Jasno daje do znanja da je AI.
Tipično za trgovinu, pružatelje usluga i proizvođače s mnogo upita
-
Izračun ponuda
Sustav čita upit, natječajnu dokumentaciju ili troškovnik te svaku stavku povezuje s Vašim artiklima, cijenama i ranijim ponudama. Vaš prodajni tim provjerava samo nove stavke i odstupanja. Posao koji je trajao danima obavlja se u nekoliko sati.
Tipično za obrtništvo, trgovinu, industriju, građevinarstvo i tehničke sustave zgrada
-
Usporedba dokumenata i unos narudžbi
Ulazni računi uspoređuju se s narudžbenicama i otpremnicama, a narudžbe iz e-pošte i PDF‑ova unose se u Vaš sustav za upravljanje robom. Vaš tim vidi samo odstupanja. Kako to funkcionira s e-računima, objašnjava naš vodič Automatizacija ulaznih računa.
Tipično za računovodstvo, nabavu i obradu narudžbi u trgovini, proizvodnji i logistici
-
Kvalifikacija potencijalnih kupaca i unos u CRM
Upiti s web-stranice, iz e-pošte i telefonskih bilješki ocjenjuju se prema Vašim kriterijima, unose u CRM i označavaju sljedećim korakom. Vaš prodajni tim najprije zove one kojima treba dati prednost.
Tipično za B2B prodaju, agencije i pružatelje usluga
-
Čitanje i procjena dokumenata
Ugovori, natječajna dokumentacija, potvrde o ispitivanju i certifikati dobavljača sažimaju se, provjeravaju radi rizika i odstupanja te im se pridružuju rokovi. Svaka tvrdnja ima naveden izvor u dokumentu.
Tipično za nabavu, vođenje projekata, odvjetničke urede i upravljanje kvalitetom
-
Izrada izvješća, zapisnika i stručnih mišljenja
Na temelju fotografija, glasovnih bilješki, mjernih podataka, planova i popisa nastaje gotov dokument u Vašem predlošku: zapisnik o intervenciji, dnevno izvješće s gradilišta, izvješće o ispitivanju ili stručno mišljenje. Ono što se dosad pisalo navečer ili tjednima spremno je za provjeru u nekoliko minuta.
Tipično za servis i održavanje, građevinarstvo, projektantske i inženjerske urede te sudske vještake
-
Izračun na temelju planova i nacrta
Obujmi, količine, procjene troškova i troškovnici izravno iz planova, uneseni u predloške za Word i Excel koje Vaš ured već koristi.
Tipično za projektiranje, arhitekturu, građevinarstvo i izgradnju postrojenja
-
Analiza podataka i izvještavanje
Reklamacije i podaci o kvaliteti razvrstavaju se prema uzrocima, a podaci iz više sustava objedinjuju se u mjesečno ili upravljačko izvješće s komentarima.
Tipično za upravu, odjele kvalitete i prodaje u srednjim poduzećima
Kada postupak nije isti u svakom slučaju, koristimo AI agente koji sami biraju sljedeći korak. Korisničkoj podršci posvećena je zasebna stranica: AI u korisničkoj podršci. Pregled po odjelima, od prodaje do pravnih poslova, pronaći ćete niže na stranici.
Svi primjeri prikazuju tipične postupke s oglednim podacima, a ne projekte za klijente. Koliko će vremena postupak uštedjeti, ovisi o Vašoj dokumentaciji i zahtjevima.
Primjer: kako nastaje tehničko izvješće.
Tipičan postupak s oglednim podacima, a ne projekt za klijenta. Isti se pristup primjenjuje na zapisnike s terena, ponude, račune i analize.
3.2 Elektroinstalacije, dio zgrade B
- Podrazvodni ormar UV-B2 napaja 2. kat putem dva vertikalna voda.E-201
- Zaštita od struje kvara od 30 mA potvrđena je u svim vlažnim sobama.Zapisnik 14.10.
- NesigurnoProtupožarna brtva okna S3: fotografija je mutna, provjerite na lokaciji.Fotografija 0412
- Presjek 5 × 10 mm² odgovara proračunu opterećenja.Opterećenje str. 4
-
Ulazni podaci
Nacrti, fotografije postojećeg stanja, popisi lokacija i smjernice ureda, odnosno struktura, predlošci teksta i kriteriji provjere.
-
Što sustav radi
Čita nacrte i fotografije, povezuje svako opažanje s odgovarajućom lokacijom, sastavlja odjeljke u stilu ureda i provjerava potpunost izvješća.
-
Rezultat
Dovršeno izvješće u predlošku ureda, kao dokument koji se može uređivati, spremno za provjeru za manje od 20 minuta.
-
Što rade stručnjaci
Provjeravaju, dodaju svoju stručnu prosudbu i odobravaju. Kvaliteta doseže razinu koju ured očekuje od svojih stručnjaka.
Na isti se način iz nacrta mogu izvesti izračun količina, procjena troškova i troškovnik te automatski popuniti vlastiti predlošci ureda u Wordu i Excelu.
AI automatizacija u svakom odjelu: što se može automatizirati
Dvanaest područja, svako s četiri tipična zadatka. Svaki se može zasebno postaviti kao automatizacija s utvrđenim pravilima ili kao AI agenta.
Prodaja
- Priprema ponuda na temelju upita
- Procjena potencijalnih klijenata i unos u CRM
- Praćenje poslanih ponuda
- Izvješća o posjetima na temelju glasovnih bilješki
Marketing
- Mjerenje vidljivosti u ChatGPT-u i na Googleu
- Izrada nacrta tekstova na temelju Vaše dokumentacije
- Održavanje podataka o proizvodima za internetsku trgovinu i katalog
- Razvrstavanje upita iz kampanja
Korisnička podrška
- Odgovaranje na česta pitanja putem chata i e-pošte
- Informacije o narudžbama i isporukama
- Razvrstavanje i prosljeđivanje zahtjeva
- Evidentiranje i priprema obrade reklamacija
Financije i računovodstvo
- Evidentiranje i provjera ulaznih računa
- Povezivanje računovodstvenih isprava s narudžbama i otpremnicama
- Priprema opomena
- Mjesečni obračun na temelju podataka iz više sustava
Nabava
- Izrada narudžbi na temelju zahtjeva za nabavu
- Usporedba ponuda dobavljača
- Provjera potvrda narudžbi
- Provjera rokova u ugovorima i certifikatima
Ljudski resursi
- Potvrđivanje primitka prijava za posao i priprema nacrta odgovora
- Priprema dokumentacije za uvođenje novih zaposlenika
- Pitanja o godišnjem odmoru, putnim troškovima i pravilnicima
- Potvrde i uvjerenja na temelju predložaka
Operativni poslovi i proizvodnja
- Izrada proizvodnih naloga na temelju narudžbi
- Izrada izvještaja o smjenama i zapisnika o kontroli
- Analiza reklamacija i podataka o kvaliteti
- Planiranje radova održavanja
Logistika i skladište
- Obrada najava isporuke i prijevoznih dokumenata
- Usporedba zaprimljene robe s narudžbom
- Odgovaranje na upite o isporuci
- Dokumentiranje štete nastale u prijevozu
Vođenje projekata i tehnički poslovi
- Izvještaji i stručna mišljenja na temelju nacrta, fotografija i mjernih podataka
- Izračun količina i troškova na temelju nacrta
- Dnevni izvještaji s gradilišta i zapisnici o radu
- Provjera natječajne dokumentacije i ugovora
IT
- Razvrstavanje zahtjeva i rješavanje standardnih upita
- Otvaranje korisničkih računa i dokumentiranje prava pristupa
- Asistent za pronalaženje informacija u priručnicima i sustavima
- Sažimanje obavijesti sustava za nadzor
Uprava
- Mjesečni i upravljački izvještaji s komentarom
- Objedinjavanje ključnih pokazatelja iz više sustava
- Praćenje ugovornih rokova i obveza
- Zapisnici i odluke sa sastanaka
Pravni poslovi i usklađenost
- Provjera odstupanja ugovora od Vaših standarda
- Praćenje rokova i datuma za otkaz ugovora
- Dokumentacija za Uredbu o umjetnoj inteligenciji i GDPR
- Prikupljanje dokumentacije dobavljača i certifikata
Svaki zadatak počinje malim korakom: jedan proces, Vaša stvarna dokumentacija, mjerljiv rezultat. Napišite nam koji Vam zadatak oduzima vrijeme.
Za koje djelatnosti?
Isti procesi, druga dokumentacija. Tipičan početni zadatak za svaku djelatnost.
- ObrtništvoIzrada ponuda na temelju upita, od izmjere do računa, potvrde termina za klijente.Vodič: SEO za obrtnike
- Građevinarstvo i projektiranjeIzvještaji i stručna mišljenja na temelju nacrta i fotografija, izračun količina i troškovnici, provjera ugovora.
- IndustrijaRadni nalozi na temelju narudžbi, zapisnici o kontroli, reklamacije razvrstane prema uzrocima.Vodič: B2B SEO za industriju
- Trgovina i e-trgovinaKorisnička podrška dostupna 24 sata dnevno, podaci o proizvodima, usklađivanje računa.Vodič: SEO za internetske trgovine
- Pružatelji usluga i odvjetnički urediRazvrstavanje pristigle pošte, provjera dokumentacije, izrada dopisa i izvještaja prema predlošcima.Vodič: AI za porezne savjetnike
- ZdravstvoZahtjevi za termine, izrada dokumentacije prema predlošcima, odgovori na pitanja pacijenata uz prosljeđivanje osoblju.Vodič: SEO za liječničke ordinacije
- NekretnineUpiti najmoprimaca, računi za režijske troškove, prodajni opisi i dokumentacija o nekretninama.Vodič: SEO za agente za nekretnine
- LogistikaPrijevozni dokumenti, upiti o isporuci, dokumentiranje štete.
- Turizam i ugostiteljstvoUpiti i rezervacije na više jezika, odgovaranje na recenzije, vidljivost u ChatGPT-u.Vodič: SEO za hotele i restorane
Vaša djelatnost nije navedena? Nije presudna djelatnost, nego troši li Vaš tim redovito vrijeme na zadatke koji slijede određeni obrazac.
Načela Na što pazimo pri svakoj automatizaciji.
-
Odobrenje daje čovjek.
Kada je riječ o novcu, klijentima, ugovorima ili stručnoj odgovornosti, sustav priprema, a čovjek odlučuje. Nesigurna mjesta su označena.
-
Vaši programi i predlošci ostaju.
Povezujemo sustav za upravljanje robnim poslovanjem, računovodstvo, pohranu dokumenata i uredske programe na načine koje ti programi podržavaju. Rezultati dolaze u Vašim uobičajenim predlošcima. Novi softver uvodimo samo ako je doista potreban.
-
AI samo gdje je potreban.
Gdje je dovoljno stalno pravilo, koristimo pravilo. AI koristimo ondje gdje treba razumjeti planove, fotografije i dokumente.
-
Sve je provjerljivo.
Svaki se korak bilježi, a gdje je moguće, svaki rezultat upućuje na svoj izvor. U svakom trenutku možete vidjeti što je sustav učinio i zašto.
Ovisno o zadatku, koristimo provjerene alate poput n8n ili Make, odnosno programe koji povezuju druge programe, ili sami razvijamo povezivanje.
Kako Vaš prvi proces počinje raditi
-
Korak 1: Vaša poruka
Pišite nam koji proces Vašim stručnjacima oduzima najviše vremena. Osobno ćemo Vam se javiti.
Što Vi trebate učiniti: pisati nam. Ne trebate ništa pripremati.
-
Korak 2: Zajednički pregled procesa
Na stvarnim primjerima pokazujete nam kako proces danas teče i po čemu prepoznajete dobro obavljen posao. Reći ćemo Vam može li se i kako automatizirati.
Što Vi trebate učiniti: pokazati kako rad danas izgleda.
-
Korak 3: Ponuda i probni rad
Dobivate pisanu ponudu. Nakon toga sustav najprije radi usporedno s dosadašnjim načinom rada, a Vi uspoređujete njegove rezultate s rezultatima svojih stručnjaka.
Što Vi radite: provjeravate i uspoređujete.
-
Korak 4: Rad i proširenje
Tek kada rezultati budu odgovarajući, sustav preuzima posao. Ostajemo Vam na raspolaganju, uvodimo prilagodbe i na Vaš zahtjev uključujemo sljedeći proces.
Što Vi radite: dajete povratne informacije.
Vaši podaci ostaju Vaši.
- Pohrana u EU-u. Gdje god je moguće, automatizacije i podaci nalaze se na poslužiteljima u EU-u. Naši poslužitelji nalaze se kod AWS-a u Frankfurtu. Ako to nije moguće, unaprijed ćemo Vas obavijestiti.
- Samo potrebna prava pristupa. Automatizacija dobiva pristup samo onome što joj je potrebno za njezin proces.
- Uz ugovor. Dobivate ugovor o obradi podataka, kako je predviđeno GDPR-om.
Česta pitanja o automatizaciji
Što radi agencija za AI automatizaciju?
Pronalazi procese u kojima AI štedi najviše vremena i razvija rješenje za njih: AI agente i automatizacije koje čitaju dokumente, preuzimaju podatke iz Vaših sustava, izrađuju nacrte i pripremaju zadatke. Vaši stručnjaci provjeravaju i odobravaju. Ostajemo uz Vas i nakon početka rada te zajedno s Vama dalje razvijamo rješenje.
Koji su procesi prikladni?
Procesi koji se redovito ponavljaju, slijede prepoznatljiv obrazac i oduzimaju mnogo vremena stručnjacima: čitanje dokumenata, prijenos podataka, izračuni, usporedba podataka i pisanje izvješća. Rijetki posebni slučajevi obično se ne isplate.
Može li sustav postići kvalitetu rada naših stručnjaka?
To je cilj svakog uvođenja sustava. Sustav upoznaje Vaše upute, predloške i dosadašnje radove, a u probnom radu njegove rezultate uspoređujemo s rezultatima Vaših stručnjaka. U redovan rad prelazi tek kada dosegne tu razinu.
Radi li to s našim programima?
U većini slučajeva da, ako program može uvoziti ili razmjenjivati podatke. Predlošci u Wordu i Excelu mogu se izravno popunjavati. To provjeravamo prije nego što donesete odluku.
Što ako AI nešto pogrešno pročita?
Nesigurna mjesta označavaju se i upućuju čovjeku na provjeru. Tijekom probnog rada sve teče usporedno s dosadašnjim načinom rada kako bi se pogreške uočile prije nego što izazovu posljedice.
Što to znači za naše zaposlenike?
Sustav preuzima pripremne poslove: čitanje, brojanje, prijenos podataka i sastavljanje teksta. Vaši stručnjaci zadržavaju odlučivanje i dobivaju više vremena za posao zbog kojeg ste ih zaposlili.
Optimizacija procesa ili automatizacija procesa: u čemu je razlika?
Optimizacija procesa ispituje ima li postojeći tijek smisla: koji se koraci mogu izostaviti i gdje se ista informacija unosi više puta. Automatizacijom preostale korake obavlja sustav. Radimo oboje, tim redoslijedom, jer automatizacija složen postupak samo čini brže složenim.
Koliko traje dok prvi proces ne počne raditi?
To ovisi o procesu i o broju programa koje treba povezati. Vremenski plan naveden je u pisanoj ponudi. Tijekom probnog rada Vaš dosadašnji način rada ostaje nepromijenjen, pa nema zastoja.
Što Vam je potrebno od nas?
Na početku nam je potrebno nekoliko sati s ljudima koji danas obavljaju taj proces te dobri primjeri Vašeg dosadašnjeg rada, primjerice dovršena izvješća ili izračuni. Za povezivanje se dogovaramo s Vašim IT odjelom ili pružateljem IT usluga. Ostalo preuzimamo mi.
Koliko košta automatizacija?
To ovisi o procesu, programima koje treba povezati i broju dokumenata. Prije početka dobivate pisanu ponudu s jasno opisanim opsegom. Bez Vaše suglasnosti ne nastaju troškovi.
Što su n8n i Make?
Alati kojima se programi mogu povezati i upravljati radnim procesima. n8n može raditi i na vlastitim poslužiteljima, što pomaže u zaštiti podataka. Odabir alata ovisi o Vašem procesu.
Automatizirate li i upite korisnika?
Da. AI agent u korisničkoj podršci odgovara na česta pitanja putem chata i e-pošte na temelju Vaših dokumenata, u stvarnom vremenu provjerava podatke o narudžbama te nejasne slučajeve sa svim informacijama prosljeđuje Vašem timu. Jasno daje do znanja da je riječ o AI‑ju.
Koji proces oduzima najviše vremena Vašim stručnjacima?
Napišite nam nekoliko rečenica o tome. Osobno ćemo Vam se javiti, besplatno i bez obveze.