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Agencia de automatización con IA para pymes y medianas empresas La IA hace el trabajo previo. Sus especialistas deciden.
Presupuestos, facturas, solicitudes, informes, análisis: como agencia de automatización construimos sistemas de IA que leen sus documentos, trabajan según sus criterios y entregan el resultado en sus plantillas y programas. En cada departamento, conectados a lo que ya utiliza.
Sin coste y sin compromiso. Si lo desea, con una valoración por escrito de su proyecto.
- 01Sus documentos y datoscorreos, PDF, planos, tablas, sus programas
- 02La IA lee, revisa y preparasegún sus reglas, cada dato con su fuente
- 03Resultado en su plantilla o su sistemaWord, Excel, CRM o ERP
- Sus especialistas apruebansolo entonces sale de la empresa
¿Le suena familiar?
- Las solicitudes se acumulan porque nadie tiene tiempo para hacer presupuestos.
- Facturas, albaranes y pedidos se comparan a mano.
- Su atención al cliente responde a diario las mismas preguntas y no queda tiempo para los casos difíciles.
- Los informes y partes se redactan por la noche, a partir de las fotos y notas del día.
- Sus cifras llegan semanas después del cierre del mes.
- ChatGPT recomienda a sus competidores y usted no aparece.
- Su equipo usa IA, pero cada uno a su manera y sin reglas comunes.
Aquí es donde la IA más tiempo ahorra: en el trabajo repetitivo que sigue un patrón. Empezamos por el proceso que más cambia las cosas en su empresa.
Lo que es posible Ocho procesos que la IA cambia.
Cada proceso se puede configurar por separado, en cualquier departamento. El sistema prepara, sus especialistas revisan y aprueban.
- Cliente · 14:02¿Cuándo llega mi pedido 48213? Lo necesito para el viernes.
- Asistente de IA · Fuente: sistema de envíosSu pedido 48213 salió ayer y llegará previsiblemente el jueves.
- Cliente · 14:03¿Puedo cambiar todavía la dirección de entrega?
- Asistente de IAUna compañera lo está comprobando y le responderá hoy mismo. Ya tiene su pedido y la nueva dirección.Pasado a su equipo
- Solicitud por correo leída3 partidas, entrega en la semana 46detectado
- Partida 1: artículo 1180-2 de su lista de precioscomo el presupuesto de 2024 al mismo cliente1.240,00 €
- Partida 2: fabricación especialfalta el precio, consulta a ingeniería preparadapendiente
- Presupuesto creado en su plantilla de Wordnivel de descuento según el CRM: 6 %listo
- Plazo de entrega semana 46 comprobadoalmacén y producción confirmadosencaja
- Presupuesto presentado para aprobacióna su dirección comercial14:20
- Pedido 4471proveedor Weber GmbHcoincide
- Albarán 88120entrada de mercancía 12/10coincide
- Línea 3: cantidad 48 en vez de 50difiere del pedido2 ud.
- Asiento contablecuenta 5400, centro de coste 210listo
- Descuento del 2 % hasta el 26/10condiciones de pago del pedidoregistrado
- Factura archivadacon pista de auditoríahecho
- Müller Bau GmbH, solicitud por la webpresupuesto indicado, decisor, pide una citaA
- Particular, consulta de preciofuera de su zona de reparto, rechazo con recomendaciónC
- Hofer Logística, consulta sobre el presupuesto 2251al comercial de la zona este, llamada acordadaA
- Los 7 creados en el CRMorigen, estado y siguiente tarea asignados7 / 7
- Meier Instalaciones, solicitud por correocliente existente, pedido de continuaciónB
- Dos solicitudes sin número de contactoconsulta enviada por correopendiente
- Penalización del 0,5 % semanal, máximo 5 %difiere de sus condicionesp. 41
- Garantía de 5 años en vez de 3difiere de sus condicionesp. 58
- Responsabilidad sin límitedifiere de sus condicionesp. 63
- Pago a 30 díascoincide con su estándarp. 12
- Preaviso de cancelación 6 mesesrecordatorio creado 90 días antesp. 70
- Resumen en 2 páginascon una recomendación por desviaciónlisto
- Equipo revisado, filtro sustituidonúmero de serie leído en la foto09:10
- Junta con fuga, repuesto pedidoartículo 7731 de su catálogo10:25
- Cliente informado de la siguiente visitapropuesta para la semana 4411:00
- Parte en su plantillafirma del cliente insertadalisto
- Tiempo de trabajo 2,5 horas registradoa partir de llegada y salida11:40
- Borrador de factura a contabilidadmaterial y tiempo trasladadoslisto
- Facturaciónfrente al año anterior2,41 M€ · +6 %
- Margen brutolos materiales a +4 % explican 0,8 puntos38,2 % · −1,1 pt
- Cuentas por cobrar3 clientes a más de 60 días412 k€
- Cartera de pedidoscubre hasta febrero4,8 M€
- Liquidezcubre 4,2 mesesestable
- Comentario6 párrafos, por aprobarlisto
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Consultas de clientes respondidas a cualquier hora
El asistente responde por chat y correo a partir de sus documentos, consulta los pedidos en tiempo real y pasa el caso a su equipo en cuanto hace falta. Se identifica como IA.
Típico en comercio, servicios y fabricantes con muchas consultas
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Calcular ofertas
Se lee la solicitud, la licitación o el presupuesto por partidas y cada partida se asocia a sus artículos, precios y presupuestos anteriores. Su equipo comercial solo revisa lo nuevo y las desviaciones. Los días se convierten en horas.
Típico en oficios, comercio, industria, construcción e instalaciones
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Conciliar documentos y registrar pedidos
Las facturas recibidas se cotejan con el pedido y el albarán, y los pedidos de correos y PDF se crean como pedido en su ERP. Su equipo solo ve las desviaciones. Cómo funciona esto con facturas electrónicas lo muestra nuestra guía Automatizar las facturas recibidas.
Típico en contabilidad, compras y gestión de pedidos en comercio, producción y logística
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Leads cualificados y registrados en el CRM
Las solicitudes de la web, el correo y las notas de llamadas se valoran según sus criterios, se crean en el CRM y reciben un siguiente paso. Su equipo comercial llama primero a las adecuadas.
Típico en ventas B2B, agencias y empresas de servicios
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Leer y evaluar documentos
Contratos, documentación de licitación, certificados de ensayo y certificados de proveedores se resumen, se revisan en busca de riesgos y desviaciones y se dotan de plazos. Cada afirmación con su fuente.
Típico en compras, gestión de proyectos, despachos y gestión de calidad
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Elaborar informes, partes y dictámenes
Fotos, notas de voz, mediciones, planos y listados se convierten en el documento final con su diseño: parte de intervención, parte de obra, informe de inspección o dictamen. Lo que antes se escribía por la noche o durante semanas está listo para revisar en minutos.
Típico en servicio técnico y mantenimiento, construcción, ingenierías y estudios, peritos
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Calcular a partir de planos
Mediciones, cantidades, estimaciones de coste y presupuestos por partidas directamente a partir de los planos, introducidos en las plantillas de Word y Excel con las que ya trabaja su estudio.
Típico en proyectos, arquitectura, construcción e ingeniería de plantas
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Analizar e informar
Las reclamaciones y los datos de calidad se ordenan por causas, y las cifras de varios sistemas se reúnen en un informe mensual o de dirección comentado.
Típico para dirección, calidad y ventas en medianas empresas
Cuando el proceso no es igual en todos los casos, usamos agentes de IA que eligen el siguiente paso por sí mismos. La atención al cliente tiene su propia página: atención al cliente con IA. Encontrará una visión general por departamentos, de ventas a legal, más abajo.
Todos los ejemplos muestran procesos típicos con datos de ejemplo, no proyectos de clientes. Cuánto tiempo ahorra un proceso depende de sus documentos y criterios.
Ejemplo: así nace un informe técnico.
Un proceso típico con datos de ejemplo, no un proyecto de cliente. El mismo patrón vale para partes de intervención, presupuestos, facturas y análisis.
3.2 Instalación eléctrica, edificio B
- El cuadro secundario CS-B2 alimenta la 2.ª planta mediante dos montantes.E-201
- La protección diferencial de 30 mA está verificada en todos los locales húmedos.Acta 14/10
- DudosoSellado cortafuegos del patinillo S3: foto borrosa, revisar en obra.Foto 0412
- La sección de 5 × 10 mm² coincide con el cálculo de cargas.Cargas p. 4
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Qué entra
Planos, fotos del estado existente, listados de emplazamientos y los requisitos del estudio: estructura, bloques de texto y criterios de revisión.
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Qué hace el sistema
Lee planos y fotos, asigna cada observación al emplazamiento correcto, redacta los apartados con el estilo del estudio y comprueba que el informe esté completo.
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Qué sale
El informe terminado con el diseño del estudio, como documento editable, listo para revisar en menos de 20 minutos.
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Qué hacen los especialistas
Revisan, aportan su criterio y aprueban. La calidad alcanza el nivel que el estudio espera de sus propios especialistas.
Con el mismo patrón se pueden derivar de los planos las mediciones, la estimación de costes y el pliego de condiciones y rellenar automáticamente las plantillas de Word y Excel del estudio.
Qué automatiza la IA en cada departamento
Doce áreas, cuatro tareas típicas cada una. Todas se pueden configurar por separado, como automatización fija o como agente de IA.
Ventas
- Preparar presupuestos a partir de solicitudes
- Cualificar leads y registrarlos en el CRM
- Hacer seguimiento de los presupuestos
- Informes de visita a partir de notas de voz
Marketing
- Medir la visibilidad en ChatGPT y Google
- Redactar textos a partir de sus documentos
- Mantener los datos de producto para tienda y catálogo
- Asignar las solicitudes a campañas
Atención al cliente
- Responder preguntas frecuentes por chat y correo
- Información sobre pedidos y entregas
- Clasificar tickets y derivarlos
- Registrar y preparar reclamaciones
Finanzas y contabilidad
- Registrar y revisar facturas recibidas
- Asociar documentos a pedido y albarán
- Preparar recordatorios de pago
- Cierre mensual con datos de varios sistemas
Compras
- Crear pedidos a partir de solicitudes internas
- Comparar ofertas de proveedores
- Revisar confirmaciones de pedido
- Controlar plazos en contratos y certificados
Personal
- Confirmar la recepción de candidaturas, redactar respuestas
- Preparar la documentación de incorporación
- Preguntas sobre vacaciones, gastos y normas
- Certificados y justificantes a partir de plantillas
Operaciones y producción
- Crear órdenes de producción a partir de pedidos
- Elaborar partes de turno y protocolos de control
- Analizar reclamaciones y datos de calidad
- Planificar los avisos de mantenimiento
Logística y almacén
- Leer avisos de envío y documentos de transporte
- Cotejar la entrada de mercancía con el pedido
- Responder consultas sobre entregas
- Documentar daños de transporte
Gestión de proyectos y técnica
- Informes y dictámenes a partir de planos, fotos y mediciones
- Mediciones y costes a partir de planos
- Partes de obra y protocolos de intervención
- Revisar licitaciones y contratos
IT
- Clasificar tickets y resolver solicitudes estándar
- Crear usuarios y documentar permisos
- Asistente de conocimiento para manuales y sistemas
- Resumir las alertas de monitorización
Dirección
- Informes mensuales y de gestión con comentarios
- Consolidar indicadores de varios sistemas
- Controlar plazos y obligaciones contractuales
- Actas y acuerdos de las reuniones
Legal y cumplimiento
- Revisar contratos en busca de desviaciones de sus estándares
- Vigilar plazos y fechas de cancelación
- Documentación para el Reglamento de IA y el RGPD
- Recopilar documentos y certificados de proveedores
Cada tarea empieza en pequeño: un proceso, sus documentos reales, un resultado medible. Cuéntenos cuál le cuesta tiempo.
¿Para qué sectores?
Los mismos procesos, otros documentos. Un punto de partida típico por sector.
- Oficios y pymesPresupuestos a partir de solicitudes, de la medición a la factura, confirmaciones de cita a clientes.Guía: SEO para instaladores y reformas
- Construcción y proyectosInformes y dictámenes a partir de planos y fotos, mediciones y presupuestos por partidas, revisión de contratos.
- IndustriaÓrdenes a partir de pedidos, protocolos de control, reclamaciones ordenadas por causa.Guía: SEO B2B para la industria
- Comercio y e-commerceAtención al cliente a cualquier hora, datos de producto, conciliación de facturas.Guía: SEO para e-commerce
- Servicios profesionales y despachosClasificar el correo entrante, revisar documentos, escritos e informes a partir de plantillas.Guía: IA para asesorías y gestorías
- SaludSolicitudes de cita, documentación a partir de plantillas, preguntas de pacientes con traspaso a personas.Guía: SEO para dentistas y clínicas
- InmobiliarioConsultas de inquilinos, justificantes de gastos comunes, fichas y documentación de inmuebles.Guía: SEO para inmobiliarias
- LogísticaDocumentos de transporte, consultas sobre entregas, documentación de daños.
- Turismo y hosteleríaConsultas y reservas en varios idiomas, respuesta a reseñas, visibilidad en ChatGPT.Guía: SEO para hoteles y restaurantes
¿No está su sector? Lo decisivo no es el sector, sino si en su empresa hay personas cualificadas que dedican tiempo con regularidad a trabajo que sigue un patrón.
Principios En qué nos fijamos en cada automatización.
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Una persona aprueba.
Donde hay dinero, clientes, contratos o responsabilidad profesional, el sistema prepara y una persona decide. Los puntos inciertos quedan marcados.
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Sus programas y plantillas se quedan.
Conectamos ERP, contabilidad, archivo y ofimática por las vías que esos programas prevén. Los resultados llegan en sus plantillas habituales. Software nuevo solo si de verdad hace falta.
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IA solo donde hace falta.
Donde basta una regla fija, usamos una regla. Usamos IA donde hay que entender planos, fotos y documentos.
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Trazable.
Cada paso queda registrado y, siempre que es posible, cada resultado remite a su fuente. Puede ver en todo momento qué hizo el sistema y por qué.
Según la tarea trabajamos con herramientas probadas como n8n o Make, programas que conectan otros programas entre sí, o desarrollamos la conexión nosotros mismos.
Cómo entra en funcionamiento su primer proceso
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Paso 1: Su mensaje
Nos cuenta qué proceso cuesta más tiempo a sus especialistas. Nos ponemos en contacto con usted personalmente.
Qué hace usted: escribirnos. No tiene que preparar nada.
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Paso 2: Ver el proceso juntos
Nos muestra con ejemplos reales cómo funciona hoy el proceso y en qué reconoce un buen trabajo. Le decimos si se puede automatizar y cómo.
Qué hace usted: mostrarnos cómo funciona hoy.
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Paso 3: Propuesta y fase de pruebas
Recibe una propuesta por escrito. Después el sistema funciona al principio en paralelo a su trabajo actual y usted compara sus resultados con los de sus especialistas.
Qué hace usted: revisar y comparar.
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Paso 4: Funcionamiento y ampliación
Solo cuando los resultados son correctos asume el sistema el trabajo. Seguimos a su lado, ajustamos y, si lo desea, añadimos el siguiente proceso.
Qué hace usted: darnos su opinión.
Sus datos siguen siendo suyos.
- Almacenado en la UE. Siempre que es posible, las automatizaciones y los datos funcionan en servidores de la UE. Nuestros servidores funcionan en AWS en Fráncfort. Cuando no es posible, se lo decimos antes.
- Solo los permisos necesarios. Una automatización solo accede a lo que necesita para su proceso.
- Con contrato. Recibe un contrato de encargo de tratamiento, como exige el RGPD.
Preguntas frecuentes sobre la automatización
¿Qué hace una agencia de automatización con IA?
Encuentra los procesos en los que la IA más tiempo ahorra y construye la solución: agentes de IA y automatizaciones que leen documentos, obtienen datos de sus sistemas, crean borradores y preparan tareas. Sus especialistas revisan y aprueban. Tras el arranque seguimos a su lado y desarrollamos la solución con usted.
¿Qué procesos son adecuados?
Procesos que se repiten con regularidad, siguen un patrón reconocible y ocupan mucho tiempo cualificado: leer documentos, transferir datos, calcular, conciliar, redactar informes. Los casos especiales raros normalmente no compensan.
¿Alcanza el sistema la calidad de nuestros especialistas?
Ese es el objetivo de cada implantación. El sistema aprende sus requisitos, plantillas y trabajos anteriores y se mide en la fase de pruebas con los resultados de sus especialistas. Solo entra en producción cuando alcanza ese nivel.
¿Funciona con nuestros programas?
En la mayoría de los casos sí, siempre que el programa pueda importar o intercambiar datos. Las plantillas de Word y Excel se pueden rellenar directamente. Lo comprobamos antes de que usted decida.
¿Qué ocurre si la IA lee algo mal?
Los puntos inciertos se marcan y pasan a una persona. En la fase de pruebas todo funciona en paralelo al trabajo existente para que los errores se detecten antes de que tengan consecuencias.
¿Qué significa esto para nuestros empleados?
El sistema asume el trabajo previo: leer, contar, transferir, redactar. Sus especialistas conservan las decisiones y ganan tiempo para el trabajo para el que los contrató.
Optimización de procesos o automatización de procesos: ¿cuál es la diferencia?
La optimización de procesos pregunta si un flujo tiene sentido tal como está: qué pasos pueden suprimirse y dónde se registra varias veces la misma información. La automatización deja que un sistema ejecute los pasos restantes. Hacemos ambas cosas en ese orden, porque automatizar un flujo engorroso solo lo hace engorroso más rápido.
¿Cuánto tarda en funcionar el primer proceso?
Depende del proceso y de cuántos programas se conecten. El calendario figura en la propuesta por escrito. En la fase de pruebas su trabajo anterior sigue igual, de modo que nada se detiene.
¿Qué necesitan de nosotros?
Al principio unas horas con las personas que hoy hacen el proceso y buenos ejemplos de su trabajo anterior, como informes o estimaciones terminados. Para la conexión nos coordinamos con su departamento de TI o su proveedor de TI. De lo demás nos ocupamos nosotros.
¿Cuánto cuesta una automatización?
Depende del proceso, de los programas que se conecten y de cuántos documentos haya. Antes de empezar recibe una propuesta por escrito con un alcance claramente descrito. Sin su visto bueno no se genera ningún coste.
¿Qué son n8n y Make?
Herramientas para conectar programas y controlar flujos de trabajo. n8n también puede funcionar en servidores propios, lo que ayuda con la protección de datos. Qué herramienta encaja depende de su proceso.
¿Automatizan también las consultas de clientes?
Sí. Un agente de IA en atención al cliente responde preguntas habituales por chat y correo electrónico a partir de sus documentos, consulta datos de pedidos en tiempo real y traspasa lo poco claro a su equipo con toda la información. Se identifica como IA.
¿Qué proceso ocupa más a sus especialistas?
Envíenos unas líneas. Le respondemos personalmente, sin coste y sin compromiso.