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Automatización de facturas: registrar y conciliar las facturas recibidas Cada factura revisada. Su equipo solo ve lo que no cuadra.
Las facturas electrónicas llegan como XML, y junto a ellas siguen llegando PDF y papel. Automatizamos sus facturas recibidas: un flujo acepta todos los formatos, comprueba los datos, los concilia con el pedido y el albarán y los entrega preparados a su contabilidad.
Sin coste y sin compromiso. Si lo desea, con una valoración por escrito de su proyecto.
Automatizar las facturas recibidas en cinco pasos
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Paso 1: Recibir
Una única entrada para todo: buzón, portal o escáner. Las facturas electrónicas se validan técnicamente y los archivos defectuosos se marcan.
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Paso 2: Leer
Las facturas electrónicas estructuradas (UBL, CII, Facturae, XRechnung, ZUGFeRD) se leen directamente. Los PDF y los escaneados los lee la IA: proveedor, líneas, importes, tipos de IVA, datos bancarios.
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Paso 3: Comprobar
Los datos obligatorios, los errores de cálculo, las facturas duplicadas y los cambios de datos bancarios saltan a la vista de inmediato.
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Paso 4: Conciliar
Las cantidades, los precios y las condiciones se comparan con el pedido y el albarán. Si todo cuadra, la factura queda lista para su aprobación.
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Paso 5: Entregar
La propuesta de asiento y el justificante pasan a la contabilidad o al ERP, y el original a su archivo. La aprobación sigue sus reglas, por ejemplo a partir de un importe por parte de la dirección.
Lo que importa
Qué hace bueno un flujo de facturas recibidas, con independencia de la herramienta.
- Conservar el original. En una factura electrónica, el original es el archivo XML, no la vista de imagen.
- Proteger los datos bancarios. Un cambio de datos bancarios es una vía frecuente de fraude y siempre se presenta a una persona.
- Reglas de aprobación claras. Está fijado quién aprueba con qué importe, qué centro de coste y qué desviación.
- Trazable. Cada paso queda registrado y cada cifra remite a su lugar en el justificante.
Con franqueza Cuándo compensa y cuándo no.
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Compensa
con muchas facturas de forma regular, con facturas de muchas líneas y allí donde hay que contrastar con pedido y albarán.
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Compensa menos
con pocas facturas al mes. Entonces suelen bastar las funciones de su software de contabilidad, y se lo decimos.
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Sus programas se mantienen
Conectamos contabilidad, gestión de almacén y archivo por las vías que prevén esos programas. Software nuevo solo si de verdad hace falta.
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Primero, en pruebas
El flujo corre al principio junto al trabajo habitual. Solo cuando los resultados son correctos, lo asume.
Todas las indicaciones describen flujos típicos, no proyectos de clientes.
Preguntas frecuentes sobre las facturas recibidas
¿Cómo recibo facturas electrónicas?
Para recibirlas basta un buzón de correo. Pero para que la factura sea legible, pueda revisarse y contabilizarse, hace falta un software o un flujo que procese el archivo XML y lo conserve en su original.
¿Funciona con nuestro software de contabilidad?
En la mayoría de los casos sí, si el programa puede importar datos o recibirlos mediante una interfaz. Lo comprobamos antes de que usted decida.
¿Qué ocurre si la IA lee algo mal?
Los puntos dudosos se marcan y se presentan a una persona. En las facturas electrónicas, los datos proceden directamente del archivo; ahí el riesgo es menor que con escaneados.
¿Dónde están los datos de nuestras facturas?
Siempre que sea posible, en servidores de la UE. Recibe un contrato de encargo de tratamiento y la automatización obtiene solo los permisos que necesita.
¿Cuánto cuesta?
Depende del número de facturas, de los programas conectados y de las reglas de comprobación. Antes de empezar recibe una propuesta por escrito. Sin su visto bueno no se genera ningún coste.
¿Cuántas facturas pasan por su empresa al mes?
Cuéntenos cómo funciona hoy la recepción de facturas. Le respondemos personalmente, sin coste y sin compromiso.
Situación a octubre de 2026, contrastada con el texto legal. Información general, no asesoramiento jurídico ni fiscal.