HomeE‑factuurInkomende facturen
Factuurverwerking automatiseren: inkoopfacturen vastleggen en vergelijken Inkoopfacturen digitaal verwerken: elke factuur gecontroleerd. Uw team ziet alleen afwijkingen.
E‑facturen komen binnen als XML, daarnaast blijven er pdf's en papieren facturen binnenkomen. We automatiseren uw factuurverwerking: één proces ontvangt alle formaten, controleert de gegevens, vergelijkt ze met de bestelling en de pakbon en levert alles voorbereid aan uw boekhouding aan.
Gratis en vrijblijvend. Desgewenst met een schriftelijke inschatting van uw project.
Factuurverwerking automatiseren in vijf stappen
-
Stap 1: Ontvangen
Eén ingang voor alles: mailbox, portaal of scan. E‑facturen worden technisch gecontroleerd, bestanden met fouten worden gemarkeerd.
-
Stap 2: Lezen
XRechnung en ZUGFeRD worden rechtstreeks uitgelezen. AI leest pdf's en scans: leverancier, factuurregels, bedragen, belastingtarieven en bankgegevens.
-
Stap 3: Controleren
Verplichte gegevens, rekenfouten, dubbele facturen en gewijzigde bankgegevens vallen direct op.
-
Stap 4: Vergelijken
Hoeveelheden, prijzen en voorwaarden worden vergeleken met de bestelling en de pakbon. Klopt alles, dan is de factuur klaar voor goedkeuring.
-
Stap 5: Overdragen
Het boekingsvoorstel en het bewijsstuk gaan naar de boekhouding of het ERP, het origineel naar uw archief. Goedkeuring gebeurt volgens uw regels, bijvoorbeeld vanaf een bepaald bedrag door de directie.
Waar het om gaat
Wat een goede verwerking van inkomende facturen kenmerkt, ongeacht de gebruikte tool.
- Het origineel bewaren. Bij een e-factuur is het XML-bestand het origineel, niet de visuele weergave.
- Bankgegevens beschermen. Gewijzigde bankgegevens zijn een veelgebruikte manier om fraude te plegen en worden altijd aan een mens voorgelegd.
- Duidelijke goedkeuringsregels. Er is vastgelegd wie bij welk bedrag, welke kostenplaats en welke afwijking goedkeuring geeft.
- Traceerbaar. Elke stap wordt gelogd en elk getal verwijst naar de bijbehorende plek in het bewijsstuk.
Eerlijk gezegd Wanneer dit zinvol is en wanneer niet.
-
Het is zinvol
bij regelmatig grote aantallen facturen, bij facturen met veel regels en overal waar vergelijking met de bestelling en de pakbon nodig is.
-
Het is minder zinvol
bij weinig facturen per maand. Dan volstaan vaak de functies van uw boekhoudsoftware. Dat zeggen we u ook.
-
Uw programma's blijven
We koppelen boekhouding, voorraadbeheer en archief via de mogelijkheden die deze programma's bieden. Nieuwe software alleen als die echt nodig is.
-
Eerst proefdraaien
Het proces draait eerst naast de bestaande werkwijze. Pas als de resultaten kloppen, neemt het de verwerking over.
Alle beschrijvingen gaan over typische processen, niet over klantprojecten.
Veelgestelde vragen over factuurverwerking
Hoe ontvang ik e-facturen?
Voor ontvangst volstaat een e-mailpostvak. Om de factuur te kunnen lezen, controleren en boeken, is wel software of een proces nodig dat het XML-bestand verwerkt en het origineel bewaart.
Werkt dit met onze boekhoudsoftware?
In de meeste gevallen wel, als het programma gegevens kan importeren of via een koppeling kan ontvangen. Dat controleren we voordat u beslist.
Wat gebeurt er als de AI iets verkeerd leest?
Onzekere onderdelen worden gemarkeerd en aan een mens voorgelegd. Bij e-facturen komen de gegevens rechtstreeks uit het bestand. Daar is het risico kleiner dan bij scans.
Waar worden onze factuurgegevens opgeslagen?
Waar mogelijk op servers in de EU. U ontvangt een verwerkersovereenkomst en de automatisering krijgt alleen de toegangsrechten die nodig zijn.
Wat kost het?
Dat hangt af van het aantal facturen, de gekoppelde programma's en de controleregels. Vóór de start ontvangt u een schriftelijke offerte. Zonder uw akkoord ontstaan er geen kosten.
Hoeveel facturen verwerkt u per maand?
Schrijf ons hoe u inkomende facturen nu verwerkt. We nemen persoonlijk contact met u op, gratis en vrijblijvend.
Stand van zaken: oktober 2026, getoetst aan de wettekst. Algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.