HomeE‑facturatie
Verplicht efactureren van 2025 tot 2028 Efactureren: wat nu geldt en hoe facturen automatisch worden verwerkt.
Sinds 2025 moeten bedrijven in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen en vanaf 2027 stapsgewijs ook verzenden. Hier vindt u de termijnen, formaten en wat dit betekent voor Oostenrijk en de rest van de EU.
Stand van zaken: oktober 2026, getoetst aan de wettekst. Algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.
De termijnen in Duitsland
De verplichting geldt voor facturen tussen bedrijven die in Duitsland gevestigd zijn.
-
Sinds 1 januari 2025: ontvangen
Alle bedrijven moeten e-facturen van andere binnenlandse bedrijven kunnen ontvangen en verwerken. Voor ontvangst volstaat een e-mailbox. Het bestand moet wel leesbaar worden gemaakt en in het oorspronkelijke formaat worden bewaard.
-
Tot en met 31 december 2026: overgangsperiode voor iedereen
Uitgaande facturen mogen nog op papier worden verstuurd of, als de ontvanger ermee instemt, als pdf.
-
Vanaf 1 januari 2027: verzenden bij meer dan € 800.000 omzet
Wie in het voorgaande jaar meer dan € 800.000 totale omzet had, moet e-facturen uitreiken. Bedrijven onder die grens mogen tot eind 2027 nog papier gebruiken en, met instemming van de ontvanger, pdf. Bestaande EDI-procedures mogen eveneens tot eind 2027 blijven lopen.
-
Vanaf 1 januari 2028: verplicht voor iedereen
Dan reiken alle binnenlandse bedrijven onderling e-facturen uit, tenzij er een uitzondering geldt.
Uitgezonderd zijn onder meer facturen voor kleine bedragen tot € 250, vervoersbewijzen en facturen aan particulieren. Kleine ondernemers hoeven geen e-facturen uit te reiken, maar moeten ze wel kunnen ontvangen.
XRechnung of ZUGFeRD?
Een e-factuur is een gestructureerde gegevensset volgens de Europese norm EN 16931. Een pdf per e-mail is geen e-factuur.
- XRechnung is een zuiver XML-bestand zonder visuele weergave. Het is de standaard voor facturen aan overheidsopdrachtgevers in Duitsland.
- ZUGFeRD is een pdf met een ingesloten XML-bestand: mensen lezen de pdf, programma's de gegevens. Geschikt vanaf versie 2.0.1; de profielen MINIMUM en BASIC-WL volstaan niet.
- Andere formaten zoals EDI zijn mogelijk als beide partijen dit overeenkomen en de gegevens aan de norm voldoen.
Welk formaat u verstuurt, hangt vooral af van uw klanten. U moet beide kunnen ontvangen. Sinds de tweede uitvoeringsbrief van het Duitse federale ministerie van Financiën van oktober 2025 geldt bovendien: een bestand met formaatfouten is geen e-factuur in de zin van de wet. Inkomende bestanden zouden daarom technisch gecontroleerd moeten worden voordat ze worden geboekt.
En buiten Duitsland?
-
Oostenrijk
Tot nu toe is de gestructureerde e-factuur alleen verplicht bij facturen aan de federale overheid, sinds 2014. Tussen bedrijven geldt geen verplichting. E‑facturatie in Oostenrijk in detail
-
Bedrijven die niet in Duitsland gevestigd zijn
De Duitse verplichting geldt in principe niet voor hen. Duitse klanten passen hun factuurontvangst echter aan en vragen steeds vaker om XRechnung of ZUGFeRD.
-
De hele EU vanaf juli 2030
Met het EU-pakket ViDA worden gestructureerde e-facturen volgens EN 16931 met digitale rapportage vanaf 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven in de EU. Lidstaten mogen daarnaast eigen verplichtingen voor binnenlandse transacties invoeren.
Waar wij helpen De verplichting benutten voor een snellere verwerking van inkomende facturen.
-
Ontvangst van facturen automatiseren
E‑facturen, pdf's en scans komen in één proces terecht. Ze worden gelezen, gecontroleerd en vergeleken met de bestelling en de pakbon.
-
Koppeling met uw programma's
De gegevens gaan naar de boekhouding, het voorraadbeheer of het ERP-systeem, via de mogelijkheden die deze programma's daarvoor bieden.
-
Uitgaande facturen in het juiste formaat
Wanneer uw programma geen e-facturen maakt, bouwen wij de omzetting of koppeling die XRechnung of ZUGFeRD oplevert.
-
Een mens keurt goed
Afwijkingen en onzekere punten komen bij uw team terecht. Elke stap wordt traceerbaar vastgelegd.
De fiscale beoordeling blijft bij uw belastingadviseur. Wij zorgen voor de technische uitvoering van de processen.
Veelgestelde vragen over e-facturatie
Vanaf wanneer geldt de verplichting tot e-facturatie?
In Duitsland moeten bedrijven sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen. Zij moeten deze vanaf 1 januari 2027 uitreiken als de omzet in het voorgaande jaar hoger was dan € 800.000, en vanaf 1 januari 2028 geldt dit voor iedereen.
Volstaat een pdf-factuur per e-mail?
Alleen nog tijdens de overgangsperiode: tot eind 2026 voor iedereen, tot eind 2027 voor bedrijven met hoogstens € 800.000 omzet in het voorgaande jaar. Daarna is een gewone pdf tussen binnenlandse bedrijven geen toegestane factuur meer, tenzij er een uitzondering geldt.
Wat is beter, XRechnung of ZUGFeRD?
Beide voldoen aan de norm. XRechnung is een zuiver gegevensbestand. ZUGFeRD combineert pdf en gegevens en is prettiger voor ontvangers zonder geschikte software. Doorslaggevend is wat uw klanten kunnen verwerken. U moet beide kunnen ontvangen.
Moeten kleine ondernemers e-facturen ontvangen?
Ja. Kleine ondernemers hoeven geen e-facturen uit te reiken, maar moeten e-facturen van andere bedrijven wel kunnen ontvangen en bewaren.
Geldt de verplichting ook voor bedrijven uit Oostenrijk?
De Duitse verplichting geldt in principe voor bedrijven die in Duitsland gevestigd zijn. In Oostenrijk is de e-factuur alleen verplicht bij facturatie aan de federale overheid. Vanaf juli 2030 komen er EU-brede regels voor grensoverschrijdende transacties.
Wat kost het automatiseren van de verwerking van inkomende facturen?
Dat hangt af van het aantal facturen, de programma's en de controleregels. Voordat we beginnen, ontvangt u een schriftelijke offerte met een duidelijk omschreven omvang.
Wilt u uw inkomende facturen voortaan automatisch verwerken?
Schrijf ons hoe facturen nu bij u binnenkomen en waar ze naartoe gaan. We nemen persoonlijk contact met u op, gratis en vrijblijvend.
Stand van zaken: oktober 2026, getoetst aan de wettekst. Algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies.