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Factura electrónica obligatoria de 2025 a 2028 Factura electrónica: qué se exige ahora y cómo automatizar su gestión.
Desde 2025, las empresas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas y, a partir de 2027, también enviarlas de forma progresiva. Aquí encontrará los plazos, los formatos y lo que esto supone para Austria y el resto de la UE.
Situación a octubre de 2026, revisado con el texto legal. Información general, no es asesoramiento jurídico ni fiscal.
Los plazos en Alemania
La obligación se aplica a las facturas entre empresas establecidas en Alemania.
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Desde el 1 de enero de 2025: recepción
Todas las empresas deben poder aceptar y procesar facturas electrónicas de otras empresas establecidas en el país. Para recibirlas basta con un buzón de correo electrónico. Sin embargo, el archivo debe poder visualizarse de forma legible y conservarse en su formato original.
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Hasta el 31 de diciembre de 2026: periodo transitorio para todas las empresas
Las facturas emitidas todavía pueden enviarse en papel o, si el destinatario lo acepta, en PDF.
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Desde el 1 de enero de 2027: envío para empresas con una facturación superior a 800.000 €
Quienes hayan tenido una facturación total superior a 800.000 € el año anterior deberán emitir facturas electrónicas. Las empresas por debajo de ese umbral podrán seguir utilizando papel y, con el consentimiento del destinatario, PDF hasta finales de 2027. Los procedimientos EDI existentes también podrán seguir utilizándose hasta finales de 2027.
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Desde el 1 de enero de 2028: obligación para todas las empresas
A partir de entonces, todas las empresas establecidas en el país emitirán facturas electrónicas entre sí, salvo que se aplique alguna excepción.
Quedan exentas, entre otras, las facturas de importe reducido de hasta 250 €, los títulos de transporte y las facturas a particulares. Las empresas acogidas al régimen de pequeños empresarios no tienen que emitir facturas electrónicas, pero sí deben poder recibirlas.
¿XRechnung o ZUGFeRD?
Una factura electrónica es un conjunto de datos estructurados conforme a la norma europea EN 16931. Un PDF enviado por correo electrónico no es una factura electrónica.
- XRechnung es un archivo exclusivamente XML sin representación visual. Es el formato estándar para las facturas a entidades del sector público en Alemania.
- ZUGFeRD es un PDF con un archivo XML integrado: las personas leen el PDF y los programas, los datos. Es válido a partir de la versión 2.0.1; los perfiles MINIMUM y BASIC-WL no son suficientes.
- Otros formatos, como EDI, son posibles si ambas partes los acuerdan y los datos cumplen la norma.
El formato que envíe depende sobre todo de sus clientes. Debe poder recibir ambos. Desde la segunda circular de aplicación del Ministerio Federal de Hacienda, de octubre de 2025, también se establece que un archivo con errores de formato no es una factura electrónica a efectos legales. Por eso, conviene realizar una validación técnica de los archivos recibidos antes de contabilizarlos.
¿Y fuera de Alemania?
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Austria
Por ahora, la factura electrónica estructurada solo es obligatoria para las facturas a la Administración federal, desde 2014. No es obligatoria entre empresas. La factura electrónica en Austria en detalle
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Empresas sin sede en Alemania
En principio, la obligación alemana no se les aplica. Sin embargo, los clientes alemanes están adaptando la recepción de facturas y solicitan cada vez más XRechnung o ZUGFeRD.
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Toda la UE a partir de julio de 2030
Con el paquete ViDA de la UE, a partir del 1 de julio de 2030 serán obligatorias las facturas electrónicas estructuradas conforme a EN 16931, con comunicación digital de datos, para las operaciones transfronterizas entre empresas de la UE. Los Estados miembros también podrán introducir obligaciones propias para las operaciones nacionales.
Cómo ayudamos Aprovechar la obligación para agilizar la recepción de facturas.
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Automatizar las facturas recibidas
Las facturas electrónicas, los PDF y los documentos escaneados se integran en un mismo proceso. Se leen, se comprueban y se cotejan con el pedido y el albarán.
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Conexión con sus sistemas
Los datos se transfieren a contabilidad, al sistema de gestión comercial o al ERP por las vías que estos programas prevén para ello.
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Facturas emitidas en el formato correcto
Si su programa no genera facturas electrónicas, desarrollamos la conversión o la integración necesarias para generar XRechnung o ZUGFeRD.
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Una persona aprueba
Las discrepancias y los puntos dudosos se remiten a su equipo. Cada paso queda registrado de forma trazable.
La valoración fiscal sigue en manos de su asesor fiscal. Nosotros implementamos los procesos a nivel técnico.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica?
En Alemania, las empresas deben poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025. Deben emitirlas a partir del 1 de enero de 2027 si su facturación del año anterior superó los 800.000 €, y a partir del 1 de enero de 2028, todas las empresas.
¿Basta con una factura en PDF por correo electrónico?
Solo durante el periodo transitorio: hasta finales de 2026 para todas las empresas y hasta finales de 2027 para las que hayan facturado como máximo 800.000 € el año anterior. Después, un simple PDF dejará de ser una factura válida entre empresas establecidas en el país, salvo que se aplique alguna excepción.
¿Qué es mejor, XRechnung o ZUGFeRD?
Ambos cumplen la norma. XRechnung es un archivo exclusivamente de datos; ZUGFeRD combina PDF y datos y resulta más cómodo para los destinatarios sin un programa adecuado. Lo decisivo es lo que sus clientes puedan procesar. Debe poder recibir ambos.
¿Deben recibir facturas electrónicas las empresas acogidas al régimen de pequeños empresarios?
Sí. Las empresas acogidas al régimen de pequeños empresarios no tienen que emitir facturas electrónicas, pero sí deben poder aceptar y conservar las de otras empresas.
¿La obligación también se aplica a las empresas de Austria?
En principio, la obligación alemana se aplica a las empresas establecidas en Alemania. En Austria, la factura electrónica solo es obligatoria para facturar a la Administración federal. A partir de julio de 2030 se incorporarán normas para toda la UE sobre operaciones transfronterizas.
¿Cuánto cuesta automatizar la recepción de facturas?
Depende del número de facturas, de los programas y de las reglas de comprobación. Antes de empezar, recibirá un presupuesto por escrito con el alcance claramente definido.
¿Quiere automatizar la recepción de sus facturas?
Cuéntenos cómo recibe hoy las facturas y adónde se envían después. Le responderemos personalmente, sin coste ni compromiso.
Situación a octubre de 2026, revisado con el texto legal. Información general, no es asesoramiento jurídico ni fiscal.