Strona głównaE‑faktura
Obowiązek e-fakturowania od 2025 do 2028 E‑faktura: co obowiązuje teraz i jak zautomatyzować obsługę faktur.
Od 2025 firmy w Niemczech muszą być w stanie odbierać e-faktury, a od 2027 stopniowo także je wysyłać. Tutaj znajdą Państwo terminy, formaty oraz informacje o znaczeniu tych zmian dla Austrii i pozostałych krajów UE.
Stan na październik 2026, zweryfikowano z tekstem ustawy. Informacje ogólne, nie stanowią porady prawnej ani podatkowej.
Terminy w Niemczech
Obowiązek dotyczy faktur między przedsiębiorstwami mającymi siedzibę w Niemczech.
-
Od 1 stycznia 2025: odbiór
Wszystkie firmy muszą być w stanie przyjmować i przetwarzać e-faktury od innych firm krajowych. Do odbioru wystarczy skrzynka e-mail. Trzeba jednak zapewnić możliwość odczytu pliku i przechowywać go w oryginalnym formacie.
-
Do 31 grudnia 2026: okres przejściowy dla wszystkich
Faktury sprzedażowe można jeszcze wysyłać w formie papierowej lub, za zgodą odbiorcy, jako PDF.
-
Od 1 stycznia 2027: wysyłka przy obrocie powyżej 800 000 €
Firmy, których łączny obrót w poprzednim roku przekroczył 800 000 €, muszą wystawiać e-faktury. Firmy poniżej tego progu mogą do końca 2027 nadal korzystać z papieru oraz, za zgodą odbiorcy, z PDF. Istniejące procedury EDI mogą również działać do końca 2027.
-
Od 1 stycznia 2028: obowiązek dla wszystkich
Od tego momentu wszystkie firmy krajowe wystawiają sobie wzajemnie e-faktury, o ile nie ma zastosowania wyjątek.
Wyłączone są między innymi faktury na niewielkie kwoty do 250 €, bilety przewozowe oraz faktury dla osób prywatnych. Drobni przedsiębiorcy (Kleinunternehmer) nie muszą wystawiać e-faktur, ale muszą móc je odbierać.
XRechnung czy ZUGFeRD?
E‑faktura to ustrukturyzowany zbiór danych zgodny z europejską normą EN 16931. Plik PDF wysłany e-mailem nie jest e-fakturą.
- XRechnung to sam plik XML, bez wizualnego podglądu. Jest standardem dla faktur wystawianych zamawiającym publicznym w Niemczech.
- ZUGFeRD to PDF z osadzonym plikiem XML: ludzie czytają PDF, a programy dane. Odpowiedni od wersji 2.0.1, profile MINIMUM i BASIC-WL nie wystarczają.
- Inne formaty, takie jak EDI, są dopuszczalne, jeśli obie strony je uzgodnią, a dane spełniają wymagania normy.
Format wysyłanych faktur zależy przede wszystkim od Państwa klientów. Muszą Państwo jednak odbierać oba formaty. Od drugiego pisma niemieckiego Federalnego Ministerstwa Finansów dotyczącego stosowania przepisów, z października 2025, obowiązuje również zasada: plik z błędami formatu nie jest e-fakturą w rozumieniu ustawy. Dlatego pliki przychodzące należy sprawdzać technicznie przed zaksięgowaniem.
A poza Niemcami?
-
Austria
Ustrukturyzowana e-faktura jest dotychczas obowiązkowa tylko przy fakturach dla administracji federalnej, od 2014. Między firmami nie ma takiego obowiązku. E‑faktura w Austrii szczegółowo
-
Firmy bez siedziby w Niemczech
Niemiecki obowiązek co do zasady ich nie dotyczy. Niemieccy klienci zmieniają jednak sposób obsługi faktur przychodzących i coraz częściej proszą o XRechnung lub ZUGFeRD.
-
Cała UE od lipca 2030
Unijny pakiet ViDA wprowadza od 1 lipca 2030 obowiązek stosowania ustrukturyzowanych e-faktur zgodnych z EN 16931 wraz z cyfrowym raportowaniem transakcji transgranicznych między firmami w UE. Państwa członkowskie mogą ponadto wprowadzać własne obowiązki dla transakcji krajowych.
W czym pomagamy Od obowiązku do sprawniejszej obsługi faktur przychodzących.
-
Automatyzacja obsługi faktur przychodzących
E‑faktury, pliki PDF i skany trafiają do jednego procesu. Są odczytywane, sprawdzane i porównywane z zamówieniem oraz dokumentem dostawy.
-
Połączenie z Państwa programami
Dane trafiają do księgowości, systemu gospodarki towarowej lub ERP za pośrednictwem rozwiązań przewidzianych w tych programach.
-
Faktury sprzedaży we właściwym formacie
Jeśli Państwa program nie tworzy e-faktur, budujemy konwersję lub integrację, aby powstawały pliki XRechnung lub ZUGFeRD.
-
Zatwierdza człowiek
Rozbieżności i niepewne fragmenty trafiają do Państwa zespołu. Każdy krok jest rejestrowany w sposób umożliwiający jego prześledzenie.
Ocena podatkowa pozostaje po stronie Państwa doradcy podatkowego. My wdrażamy procesy od strony technicznej.
Częste pytania o e-faktury
Od kiedy obowiązują e-faktury?
W Niemczech firmy muszą być w stanie odbierać e-faktury od 1 stycznia 2025 r. Od 1 stycznia 2027 r. muszą je wystawiać firmy, których obrót w poprzednim roku przekroczył 800 000 €, a od 1 stycznia 2028 r. wszystkie firmy.
Czy faktura PDF wysłana e-mailem wystarczy?
Tylko w okresie przejściowym: do końca 2026 r. dla wszystkich, do końca 2027 r. dla firm z obrotem w poprzednim roku nieprzekraczającym 800 000 €. Później zwykły PDF nie będzie już dopuszczalną fakturą między firmami krajowymi, o ile nie ma zastosowania wyjątek.
Co jest lepsze: XRechnung czy ZUGFeRD?
Oba formaty spełniają normę. XRechnung jest wyłącznie plikiem danych, a ZUGFeRD łączy PDF z danymi i jest wygodniejszy dla odbiorców bez odpowiedniego oprogramowania. Decyduje to, co mogą przetwarzać Państwa klienci. Muszą Państwo odbierać oba formaty.
Czy drobni przedsiębiorcy muszą odbierać e-faktury?
Tak. Drobni przedsiębiorcy nie muszą wystawiać e-faktur, ale muszą móc przyjmować i przechowywać e-faktury innych firm.
Czy obowiązek dotyczy także firm z Austrii?
Niemiecki obowiązek zasadniczo dotyczy firm mających siedzibę w Niemczech. W Austrii e-faktura jest obowiązkowa tylko w rozliczeniach z administracją federalną. Od lipca 2030 r. dojdą ogólnounijne przepisy dotyczące transakcji transgranicznych.
Ile kosztuje automatyzacja obsługi faktur przychodzących?
To zależy od liczby faktur, programów i reguł kontroli. Przed rozpoczęciem otrzymują Państwo pisemną ofertę z jasno opisanym zakresem.
Czy obsługa faktur przychodzących ma odtąd działać automatycznie?
Prosimy napisać, jak faktury dziś do Państwa docierają i dokąd trafiają dalej. Odpowiemy osobiście, bezpłatnie i bez zobowiązań.
Stan na październik 2026, zweryfikowano z tekstem ustawy. Informacje ogólne, nie stanowią porady prawnej ani podatkowej.