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E‑Rechnungspflicht 2025 bis 2028 Was jetzt gilt und wie Rechnungen von selbst laufen.
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E‑Rechnungen empfangen können, ab 2027 schrittweise auch versenden. Hier finden Sie Fristen, Formate und was das für Österreich und die übrige EU bedeutet.
Stand Oktober 2026, geprüft am Gesetzestext. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Die Fristen in Deutschland
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind.
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Seit 1. Januar 2025: Empfang
Alle Unternehmen müssen E‑Rechnungen anderer inländischer Unternehmen annehmen und verarbeiten können. Für den Empfang reicht ein E‑Mail-Postfach. Die Datei muss aber lesbar gemacht und im Originalformat aufbewahrt werden.
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Bis 31. Dezember 2026: Übergang für alle
Ausgangsrechnungen dürfen noch auf Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, als PDF verschickt werden.
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Ab 1. Januar 2027: Versand bei mehr als 800.000 Euro Umsatz
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss E‑Rechnungen ausstellen. Unternehmen darunter dürfen bis Ende 2027 noch Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF nutzen. Bestehende EDI-Verfahren dürfen ebenfalls bis Ende 2027 weiterlaufen.
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Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle
Dann stellen alle inländischen Unternehmen untereinander E‑Rechnungen aus, soweit keine Ausnahme greift.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen. Kleinunternehmer müssen keine E‑Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Eine E‑Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF per E‑Mail ist keine E‑Rechnung.
- XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildansicht. Sie ist der Standard bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
- ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei: Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Geeignet ab Version 2.0.1, die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
- Andere Formate wie EDI sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und die Daten der Norm entsprechen.
Welches Format Sie verschicken, hängt vor allem von Ihren Kunden ab. Empfangen müssen Sie beide. Seit dem zweiten Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums vom Oktober 2025 gilt außerdem: Eine Datei mit Formatfehlern ist keine E‑Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eingehende Dateien sollten deshalb technisch geprüft werden, bevor sie gebucht werden.
Und außerhalb Deutschlands?
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Österreich
Pflicht ist die strukturierte E‑Rechnung bisher nur bei Rechnungen an den Bund, seit 2014. Zwischen Unternehmen gibt es keine Pflicht. E‑Rechnung in Österreich im Detail
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Unternehmen ohne Sitz in Deutschland
Die deutsche Pflicht gilt für sie grundsätzlich nicht. Deutsche Kunden stellen ihren Rechnungseingang aber um und fragen zunehmend nach XRechnung oder ZUGFeRD.
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Die ganze EU ab Juli 2030
Mit dem EU-Paket ViDA werden strukturierte E‑Rechnungen nach EN 16931 mit digitaler Meldung für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen in der EU ab 1. Juli 2030 vorgeschrieben. Die Mitgliedstaaten dürfen zudem eigene Pflichten für das Inland einführen.
Wo wir helfen Aus der Pflicht einen schnelleren Rechnungseingang machen.
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Rechnungseingang automatisieren
E‑Rechnungen, PDFs und Scans landen in einem Ablauf. Sie werden gelesen, geprüft und mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen.
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Anbindung an Ihre Programme
Die Daten gehen in Buchhaltung, Warenwirtschaft oder ERP, über die Wege, die diese Programme dafür vorsehen.
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Ausgangsrechnungen im richtigen Format
Wo Ihr Programm keine E‑Rechnung erzeugt, bauen wir die Umwandlung oder Anbindung, damit XRechnung oder ZUGFeRD entstehen.
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Ein Mensch gibt frei
Abweichungen und unsichere Stellen landen bei Ihrem Team. Jeder Schritt ist nachvollziehbar protokolliert.
Die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihrer Steuerberatung. Wir setzen die Abläufe technisch um.
Häufige Fragen zur E‑Rechnung
Ab wann gilt die E‑Rechnungspflicht?
In Deutschland müssen Unternehmen E‑Rechnungen seit 1. Januar 2025 empfangen können. Ausstellen müssen sie diese ab 1. Januar 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, und ab 1. Januar 2028 alle.
Reicht eine PDF‑Rechnung per E‑Mail?
Nur noch in der Übergangszeit: bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Danach ist ein einfaches PDF zwischen inländischen Unternehmen keine zulässige Rechnung mehr, wenn keine Ausnahme greift.
Was ist besser, XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide erfüllen die Norm. XRechnung ist eine reine Datendatei, ZUGFeRD verbindet PDF und Daten und ist für Empfänger ohne passende Software angenehmer. Entscheidend ist, was Ihre Kunden verarbeiten können. Empfangen müssen Sie beide.
Müssen Kleinunternehmer E‑Rechnungen empfangen?
Ja. Kleinunternehmer müssen keine E‑Rechnungen ausstellen, aber E‑Rechnungen anderer Unternehmen annehmen und aufbewahren können.
Gilt die Pflicht auch für Unternehmen aus Österreich?
Die deutsche Pflicht gilt grundsätzlich für Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. In Österreich ist die E‑Rechnung nur gegenüber dem Bund Pflicht. Ab Juli 2030 kommen EU-weite Regeln für grenzüberschreitende Umsätze.
Was kostet die Automatisierung des Rechnungseingangs?
Das hängt von der Zahl der Rechnungen, den Programmen und den Prüfregeln ab. Bevor wir beginnen, bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit klar beschriebenem Umfang.
Soll Ihr Rechnungseingang künftig von selbst laufen?
Schreiben Sie uns, wie Rechnungen heute bei Ihnen ankommen und wohin sie gehen. Wir melden uns persönlich, kostenlos und unverbindlich.
Stand Oktober 2026, geprüft am Gesetzestext. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.