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Rechnungseingang automatisieren: Eingangsrechnungen erfassen und abgleichen Jede Rechnung geprüft. Ihr Team sieht nur, was abweicht.
E‑Rechnungen kommen als XML, daneben weiter PDFs und Papier. Wir automatisieren Ihren Rechnungseingang: Ein Ablauf nimmt alle Formate auf, prüft die Daten, gleicht mit Bestellung und Lieferschein ab und übergibt vorbereitet an Ihre Buchhaltung.
Kostenlos und unverbindlich. Auf Wunsch mit einer schriftlichen Einschätzung zu Ihrem Vorhaben.
Rechnungseingang automatisieren in fünf Schritten
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Schritt 1: Empfangen
Ein Eingang für alles: Postfach, Portal oder Scan. E‑Rechnungen werden technisch geprüft, fehlerhafte Dateien markiert.
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Schritt 2: Lesen
XRechnung und ZUGFeRD werden direkt ausgelesen. PDFs und Scans liest die KI: Lieferant, Positionen, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung.
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Schritt 3: Prüfen
Pflichtangaben, Rechenfehler, doppelte Rechnungen und geänderte Bankverbindungen fallen sofort auf.
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Schritt 4: Abgleichen
Mengen, Preise und Konditionen werden mit Bestellung und Lieferschein verglichen. Passt alles, ist die Rechnung bereit zur Freigabe.
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Schritt 5: Übergeben
Buchungsvorschlag und Beleg gehen in Buchhaltung oder ERP, das Original in Ihre Ablage. Freigegeben wird nach Ihren Regeln, zum Beispiel ab einem Betrag durch die Geschäftsführung.
Worauf es ankommt
Was einen guten Rechnungseingang ausmacht, unabhängig vom Werkzeug.
- Das Original aufbewahren. Bei einer E‑Rechnung ist die XML-Datei das Original, nicht die Bildansicht.
- Bankdaten schützen. Eine geänderte Bankverbindung ist ein häufiger Betrugsweg und wird immer einem Menschen vorgelegt.
- Klare Freigaberegeln. Wer bei welchem Betrag, welcher Kostenstelle und welcher Abweichung freigibt, ist festgelegt.
- Nachvollziehbar. Jeder Schritt wird protokolliert, jede Zahl verweist auf ihre Stelle im Beleg.
Ehrlich gesagt Wann sich das lohnt und wann nicht.
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Es lohnt sich
bei regelmäßig vielen Rechnungen, bei Rechnungen mit vielen Positionen und überall, wo gegen Bestellung und Lieferschein geprüft werden muss.
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Es lohnt sich eher nicht
bei wenigen Rechnungen im Monat. Dann reichen oft die Funktionen Ihrer Buchhaltungssoftware, und das sagen wir Ihnen auch.
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Ihre Programme bleiben
Wir binden Buchhaltung, Warenwirtschaft und Ablage über die Wege an, die diese Programme vorsehen. Neue Software nur, wenn sie wirklich nötig ist.
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Testbetrieb zuerst
Der Ablauf läuft zunächst neben der bisherigen Arbeit. Erst wenn die Ergebnisse stimmen, übernimmt er.
Alle Angaben beschreiben typische Abläufe, keine Kundenprojekte.
Häufige Fragen zum Rechnungseingang
Wie empfange ich E‑Rechnungen?
Für den Empfang reicht ein E‑Mail-Postfach. Damit die Rechnung aber lesbar ist, geprüft und gebucht werden kann, braucht es eine Software oder einen Ablauf, der die XML-Datei verarbeitet und im Original aufbewahrt.
Funktioniert das mit unserer Buchhaltungssoftware?
In den meisten Fällen ja, wenn das Programm Daten importieren oder über eine Schnittstelle annehmen kann. Das prüfen wir, bevor Sie sich entscheiden.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch liest?
Unsichere Stellen werden markiert und einem Menschen vorgelegt. Bei E‑Rechnungen kommen die Daten direkt aus der Datei, dort ist das Risiko geringer als bei Scans.
Wo liegen unsere Rechnungsdaten?
Wo immer möglich auf Servern in der EU. Sie bekommen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und die Automatisierung erhält nur die Rechte, die sie braucht.
Was kostet das?
Das hängt von der Zahl der Rechnungen, den angebundenen Programmen und den Prüfregeln ab. Vor dem Start bekommen Sie ein schriftliches Angebot. Ohne Ihr Ja entstehen keine Kosten.
Wie viele Rechnungen gehen bei Ihnen im Monat durch?
Schreiben Sie uns, wie der Rechnungseingang heute läuft. Wir melden uns persönlich, kostenlos und unverbindlich.
Stand Oktober 2026, geprüft am Gesetzestext. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.