KI‑Automatisierung · Dokumente Intelligent Document Processing mit KI: vom Posteingang zu freigegebenen Daten, mit einem Menschen am Ende

Das Problem

In den meisten Unternehmen passiert dasselbe hundertmal pro Woche. Ein Dokument kommt an, jemand öffnet es, findet Lieferant, Datum, Betrag oder Kündigungsklausel, tippt sie in ein anderes System und legt das Original ab. Typische Fehlerquellen sind das Abtippen, Dokumente mit ungewohntem Aufbau, auf Seite 14 übersehene Klauseln und Dokumente, die dem falschen Vorgang zugeordnet werden. Die Arbeit ist eintönig, verlangt aber Aufmerksamkeit, deshalb ist sie langsam und ermüdend.

Der Ablauf in sieben Schritten

1. Eingang: E‑Mails, Portal-Downloads, Scanner-Ausgaben und Laufwerke münden in einer Eingangsstelle, mit Absender und Zeitpunkt.
2. Erkennung: das System erkennt die Art des Dokuments, etwa Rechnung, Vertrag, Zeugnis oder Brief, seine Sprache und seine Qualität. Scans durchlaufen zuerst eine Texterkennung.
3. Auslesen: die KI liest die Felder und Passagen, die Sie brauchen, und liefert sie als strukturierte Daten, jeweils mit Seite und Position der Fundstelle.
4. Prüfung: Regeln prüfen das Ergebnis gegen Ihre Stammdaten: der Lieferant existiert, die Summen stimmen, Daten sind plausibel, Pflichtklauseln sind vorhanden. Werte, bei denen die KI unsicher ist, werden markiert.
5. Kontrolle: ein Mensch sieht das Dokument neben den gelesenen Werten, und nur die Ausnahmen. Korrekturen werden gespeichert und verbessern spätere Läufe.
6. Freigabe: freigegebene Daten gehen ins ERP, ins Dokumentensystem oder ins CRM, das Original wird archiviert, und im Dokument gefundene Fristen werden zu Aufgaben.
7. Protokoll: wer was freigegeben hat, was die KI geändert hat und welche Fassung der Regeln galt, als Grundlage für Prüfungen.

Drei Stufen der Automatisierung

Regeln und Vorlagen

Für wenige stabile Aufbauten, etwa Ihre eigenen Formulare, reichen feste Regeln. Sie sind berechenbar und günstig im Betrieb, und sie brechen, wenn sich der Aufbau ändert.

KI‑gestütztes Auslesen

Für viele Aufbauten, etwa Lieferantenrechnungen oder Verträge verschiedener Vertragspartner, liest ein Sprachmodell das Dokument und füllt die Felder. Ein Mensch prüft die Ausnahmen. Diese Stufe deckt das meiste ab, was man Intelligent Document Processing nennt, und bei Verträgen umfasst sie die Prüfung gegen eine Checkliste von Klauseln und Abweichungen.

Agenten

Wenn ein Dokument einen Vorgang startet, übernimmt das System auch die nächsten Schritte innerhalb der Grenzen, die Sie setzen: dem Absender die fehlende Seite abverlangen, die Aufgabe anlegen, die Frist eintragen, eine Erinnerung nachfassen. Jeder Schritt mit Folgen geht über eine Freigabe. Mehr dazu unter KI‑Agenten für Unternehmen.

Systeme und Schnittstellen

Der Ablauf bindet an das an, was Sie schon nutzen: Postfächer über Standardprotokolle oder die Schnittstellen von Microsoft und Google, Laufwerke und SharePoint, Dokumentensysteme wie DocuWare oder M-Files und ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics 365 oder Odoo. Bei Rechnungen in strukturierten Formaten trägt das Format selbst die Daten, und die Prüfung ist einfacher, siehe Eingangsrechnungen automatisieren. Die Namen dienen der Orientierung und bedeuten keine Partnerschaft.

Recht und Risiko

• Datenschutz: Dokumente enthalten personenbezogene Daten. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Anbieter (Art. 28 DSGVO), Verarbeitung in der EU oder im Vereinigten Königreich und eine klare Regel, wie lange Originale und gelesene Daten aufbewahrt werden. Die ICO-Hinweise zu KI und Datenschutz und die Stellungnahme 28/2024 des EDSA erklären, was Aufsichtsbehörden erwarten.
• Automatisierte Entscheidungen: Art. 22 DSGVO beschränkt Entscheidungen über eine Person, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Der Ablauf liest und prüft, Menschen entscheiden.
• Nicht Teil des Angebots: Bewerbungen lesen, um Kandidaten zu reihen, und Kreditwürdigkeit bewerten sind nach Anhang III der KI‑Verordnung Hochrisiko. Wir bauen sie nicht, siehe Risikoklassen.
• Aufbewahrung und Nachweis: für Buchhaltungs-, Steuer- und Vertragsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Das Archiv behält das Original, und die gelesenen Daten stützen es, ersetzen es aber nie.
• Verträge: Auslesen und Vergleich mit einer Checkliste unterstützen die Prüfung. Die rechtliche Beurteilung bleibt bei einem Anwalt, siehe KI für Anwälte.
• Mitarbeitende: Art. 4 der KI‑Verordnung verlangt ausreichende KI‑Kompetenz. Diese Übersicht ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

So messen Sie den Erfolg

Messen Sie vorher und nachher an einer Stichprobe Ihrer eigenen Dokumente. Nützliche Zahlen sind der Anteil der Dokumente, die ohne jede Korrektur durchlaufen, die Korrekturrate je Feld, die Zeit vom Eingang bis zur Buchung oder Zuordnung, der Anteil der Dokumente in der Ausnahmeliste und die Zahl verpasster Fristen. Die Ergebnisse hängen von der Qualität der Dokumente und der Regeln ab, deshalb legen wir die Messgrößen am Anfang mit Ihnen fest und versprechen vorab keine Zahlen.

Wo das passt

• Kreditorenbuchhaltung: Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine abgeglichen, siehe Rechnungsautomatisierung.
• Kanzleien und Rechtsabteilungen: Verträge und Konvolute gegen eine Klauselliste geprüft, siehe KI für Anwälte.
• Versicherung: Policen gegen den Auftrag und Schadenunterlagen sortiert, siehe KI in der Versicherung.
• Logistik: CMR-Frachtbriefe und Ablieferbelege den Aufträgen zugeordnet, siehe KI in der Logistik.
• Produktion: Zeugnisse und Prüfprotokolle gegen Spezifikationen geprüft, siehe KI in der Produktion.