Tekoälyautomaatio · Asiakirjat OCR AI ja asiakirjojen käsittely: saapuneista hyväksyttyyn dataan, lopussa ihminen

Ongelma

Useimmissa yrityksissä sama tapahtuu satoja kertoja viikossa. Dokumentti saapuu, joku avaa sen, löytää toimittajan, päivämäärän, summan tai irtisanomislausekkeen, kirjoittaa sen toiseen järjestelmään ja arkistoi alkuperäisen. Tyypillisiä virhelähteitä ovat kirjoittaminen, epätavallisen rakenteen omaavat asiakirjat, sivulta 14 huomiotta jätetyt lausekkeet ja asiakirjat, jotka on liitetty väärään prosessiin. Työ on yksitoikkoista, mutta vaatii huomiota, joten se on hidasta ja väsyttävää.

Prosessi seitsemässä vaiheessa

1. Sisäänkäynti: Sähköpostit, portaalilataukset, skannerin tulosteet ja asemat virtaavat sisääntulopisteeseen lähettäjän ja ajan kanssa.
2. Tunnistus: järjestelmä tunnistaa asiakirjan tyypin, kuten laskun, sopimuksen, todistuksen tai kirjeen, sen kielen ja laadun. Skannaukset käyvät ensin tekstitunnistuksen läpi.
3. Lue: Tekoäly lukee tarvitsemasi kentät ja kohdat ja toimittaa ne strukturoituina tietoina, joista jokaiseen on merkitty viitteen sivu ja sijainti.
4. Tentti: Säännöissä tulos verrataan perustietoihisi: toimittaja on olemassa, määrät ovat oikein, tiedot uskottavia, pakolliset lausekkeet ovat olemassa. Arvot, joille tekoäly on epävarma, on merkitty.
5. Ohjaus: ihminen näkee asiakirjan luettujen arvojen rinnalla ja vain poikkeukset. Korjaukset tallennetaan ja ne parantavat myöhempiä ajoja.
6. Julkaisu: Vapautetut tiedot menevät ERP:hen, dokumenttijärjestelmään tai CRM:ään, alkuperäinen arkistoidaan ja dokumentista löydetyistä määräajoista tulee tehtäviä.
7. Protokolla: kuka julkaisi mitä, mitä tekoäly muutti ja mitä versiota säännöistä sovellettiin, auditointien perustana.

Kolme automaatiotasoa

Säännöt ja mallit

Muutamille vakaille rakenteille, kuten omille lomakkeille, kiinteät säännöt riittävät. Ne ovat ennakoitavissa ja halpoja käyttää, ja ne rikkoutuvat rakenteen muuttuessa.

AI‑tuettu lukeminen

Monissa rakenteissa, kuten toimittajalaskuissa tai eri sopimuskumppaneiden sopimuksissa, kielimalli lukee asiakirjan ja täyttää kentät. Ihminen tarkistaa poikkeukset. Tämä vaihe kattaa suurimman osan niin sanotusta älykkäästä asiakirjojen käsittelystä, ja sopimusten osalta se sisältää tarkistusluettelon lausekkeiden ja poikkeamien perusteella.

agentit

Kun dokumentti käynnistää prosessin, järjestelmä tekee myös seuraavat vaiheet asettamasi rajoissa: pyydä puuttuva sivu lähettäjältä, luo tehtävä, syötä määräaika, seuraa muistutus. Jokainen vaihe, jolla on seurauksia, kulkee vapautuksen kautta. Tästä lisää alla Tekoälyagentit yrityksille.

Järjestelmät ja rajapinnat

Prosessi muodostaa yhteyden siihen, mitä jo käytät: postilaatikot standardiprotokollien tai Microsoftin ja Googlen rajapintojen kautta, asemat ja SharePointi, dokumenttijärjestelmät kuten DocuWare tai M-Files ja ERP-järjestelmät, kuten SAP, Microsoft Dynamics 365 tai Odoo. Strukturoiduissa laskuissa tiedot kulkevat itse muodossa ja todentaminen on helpompaa, katso Automatisoi saapuvat laskut. Nimet ovat suuntaa antavia eivätkä tarkoita kumppanuutta.

Laki ja riski

• Tietosuoja: Asiakirjat sisältävät henkilötietoja. Tarvitset tietojenkäsittelysopimuksen kunkin palveluntarjoajan kanssa (GDPR artikla 28), käsittelyn EU:ssa tai Isossa-Britanniassa sekä selkeän säännön siitä, kuinka kauan alkuperäisiä ja luettuja tietoja säilytetään. The ICO:n muistiinpanot tekoälystä ja tietosuojasta ja Euroopan tietosuojaneuvoston lausunto 28/2024 selittää, mitä sääntelyviranomaiset odottavat.
• Automaattiset päätökset: Art. 22 GDPR rajoittaa henkilöä koskevia päätöksiä, jotka perustuvat yksinomaan automatisoituun käsittelyyn. Prosessi lukee ja tarkistaa, ihmiset päättävät.
• Ei osa tarjousta: Hakemusten lukeminen ehdokkaiden luokitteluun ja luottokelpoisuuden arvioiminen ovat tekoälyasetuksen liitteen III mukaan suuri riski. Emme rakenna niitä, katso Riskiluokat.
• Säilytys ja todiste: Lakisääteiset säilytysajat koskevat kirjanpito-, vero- ja sopimusasiakirjoja. Arkisto säilyttää alkuperäisen, ja luetut tiedot tukevat sitä, mutta eivät koskaan korvaa sitä.
• Sopimukset: Tarkistusluettelon lukeminen ja vertailu tukee tarkistusta. Oikeudellinen arviointi jää asianajajalle, ks AI lakimiehille.
• Työntekijät: Tekoälyasetuksen 4 artikla edellyttää riittävää AI osaaminen. Tämä yleiskatsaus on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Kuinka mitata menestystä

Mittaa ennen ja jälkeen omien asiakirjojen näytteen. Hyödyllisiä lukuja ovat muun muassa ilman korjauksia läpi menneiden asiakirjojen osuus, korjauskerroin kenttiä kohden, aika vastaanottamisesta varaukseen tai toimeksiantoon, poikkeusluettelossa olevien asiakirjojen osuudet ja myöhästyneiden määräaikojen määrä. Tulokset riippuvat asiakirjojen laadusta ja säännöistä, minkä vuoksi määritämme mittarit kanssasi alussa emmekä lupaa numeroita etukäteen.

Mihin se sopii

• Ostovelat: Laskut, tilausvahvistukset ja lähetysluettelot vertaillaan, ks Laskutusautomaatio.
• Lakitoimistot ja lakiosastot: Sopimukset ja paketit tarkistetaan lausekkeiden luettelon perusteella, ks AI lakimiehille.
• Vakuutus: Tilauskäytännöt ja vahinkoasiakirjat lajiteltu, ks AI vakuutuksissa.
• Logistiikka: Tilauksiin liitetyt CMR-rahtikirjat ja toimitusasiakirjat, ks AI logistiikassa.
• Tuotanto: Sertifikaatit ja testiprotokollat on tarkistettu spesifikaatioiden mukaan, katso AI tuotannossa.