Osastot · Kirjanpito Tekoäly kirjanpidossa: automatisoi kuitit, laskut ja laskutusprosessit

Automatisoi kirjanpito: seitsemän tehtävää yhdellä silmäyksellä

Nämä ovat tyypillisiä prosesseja, eivät asiakasprojekteja. Kussakin tapauksessa tekoäly valmistelee ja ehdottaa, ja kirjanpitäjä tarkistaa ja päättää. Lisätietoja löytyy alta Automatisoi saapuvat laskut ja Asiakirjojen tunnistus ja tilin luominen tekoälyllä, tehtävään E‑lasku.

1. Kirjaa ja tarkista saapuvat laskut

Laskut tulevat sähköpostilla, PDF‑muodossa, e-laskuna, postitse tai toimittajaportaaleista, kukin omalla rakenteella.

• Sisäänkäynti: kirjanpitopostilaatikko, skannaukset ja e-laskut jäsennellyssä muodossa.
• AI valmistaa: lukee toimittajan, laskun numeron, päivämäärän, positiot, summat, veroprosentit ja maksuehdot, tunnistaa kaksoislaskut ja muuttuneen IBAN-numeron verrattuna toimittajapäällikköön ja luo varausehdotuksen. E‑laskuissa se lukee tiedot suoraan tiedostosta, ei kuvasta.
• Kirjanpitotarkastukset: jokainen merkittävä poikkeama ja jokainen epävarma arvo.
• Lähtö: laskuluonnos kirjanpitoohjelmistossasi tai laskutustyönkulussa, alkuperäinen tosite arkistossa muuttumattomana.

2. Vertaa kuitteja tilaukseen ja lähetysluetteloon

Tilausten, lähetysluetteloiden ja laskujen vertailu vie aikaa, jos määrät, hinnat tai osatoimitukset poikkeavat toisistaan.

• Sisäänkäynti: lasku, tilaus ERP:ltä ja lähetystodistus tai tavaran vastaanoton varaus.
• AI valmistaa: vertaa tuotteita, määrää ja hintaa, havaitsee osittaiset toimitukset ja luettelee jokaisen poikkeavuuden rivien kanssa, jolta ne tulevat.
• Kirjanpitotarkastukset: poikkeamat. Hän selventää hinnoittelukysymyksiä Ostaminen toimittajan kanssa kirjanpito julkaisee sen vasta jälkikäteen.
• Lähtö: suositus on "oikea" tai poikkeamaluettelo, joka menee ostoon tai varastoon.

3. Ehdota tilitehtävää

Tili, kustannuspaikka ja verotunnus noudattavat usein kaavaa, joka on vain kokeneen kollegan päässä.

• Sisäänkäynti: lukemasi lasku, tilikarttasi ja toimittajan aiemmat varaukset.
• AI valmistaa: ehdottaa tiliä, kustannuspaikkaa ja verotunnusta, ilmoittaa syyn ("kuten tämän toimittajan aiemmissa laskuissa") ja korostaa uutta.
• Kirjanpitotarkastukset: vahvistaa tai muuttaa. Jokainen muutos huomioidaan.
• Lähtö: kirjattu varaustietue vapauttamista varten.

4. Määritä maksut avoimille nimikkeille

Tiliotteessa käyttötarkoitukset ovat harvoin selvät: laskun numeron katkelma, kollektiivinen maksu, vähennetty alennus.

• Sisäänkäynti: tiliote tiedostona tai vientinä ja avoimien kohteiden luettelo.
• AI valmistaa: kohdistaa maksut laskuihin, tunnistaa yhteis- ja osamaksut sekä alennukset ja merkitsee sen, mitä ei voi varmuudella osoittaa.
• Kirjanpitotarkastukset: epävarmoja tehtäviä.
• Lähtö: tehtäväehdotus ja nykyinen luettelo avoimista kohteista.

5. Valmistele muistutuksia

Usein muistutuksia lykätään, koska jokainen tapaus on tarkasteltava ensin.

• Sisäänkäynti: lista erääntyneistä eristä ja asiakashistoria aiemmista maksukäyttäytymisestä, jäljellä olevista reklamaatioista ja sopimuksista.
• AI valmistaa: suunnittelee maksumuistutuksia tai muistutuksia määrittämäsi tasolla ja sävyllä ja käsittelee tapauksen, jos on olemassa valitus tai osamaksusopimus.
• Kirjanpitotarkastukset: jokainen luonnos. Mikään muistutus ei mene ulos ilman lupaa.
• Lähtö: Muistutusluonnos lähetettäväksi ja huomautus asiakastilille.

6. Matkakulut ja -kulut

Kuitit saapuvat valokuvina, sähköposteissa ja kansioissa, usein viikkoja myöhemmin.

• Sisäänkäynti: Kuittikuvat, kilometritiedot ja luottokortin tiliote.
• AI valmistaa: Lukee kuitit, määrittää luokat, tarkistaa kulupolitiikkasi ja raportoi puuttuvista kuiteista.
• Kirjanpitotarkastukset: Poikkeukset ja poikkeukset käytännöstä. Ihminen päättää, sovelletaanko poikkeusta.
• Lähtö: vahvistettu lausunto varausta varten.

7. Laadi kuukausittaiset tilinpäätökset

Yleensä ennen sulkemista puuttuu jotain: kuitti, maksu, suorite.

• Sisäänkäynti: kuukauden varaukset, avoimet erät ja edellisen kuukauden jaksotukset.
• AI valmistaa: luo luettelon puuttuvista kuiteista, tilittämättömistä maksuista ja havaittavista poikkeamista edellisestä kuukaudesta ja ehdottaa kertymiä syillä.
• Kirjanpitotarkastukset: jokainen varaus. Tekoäly ei varaa itseään.
• Lähtö: lopullinen luettelo ja kommenttiluonnos johdolle.

Ohjelmat ja käyttöliittymät: yhteys käyttämääsi

Käyttämäsi ohjelmat määräävät tietojen polun. Taulukossa luetellaan tavalliset tapaukset. Ennen tarjouksen tekemistä selvitämme valmistajan dokumentaation perusteella, minkä käyttöliittymän ohjelmasi todella tarjoaa.

Nimet ovat suuntaa antavia eivätkä tarkoita kumppanuutta. Jos ohjelma ei tarjoa käyttöliittymää, työskentelemme viennin ja tuonnin, valvotun kansion tai sähköpostin kanssa.

Liitäntä vaihdon sijaan

Et tarvitse uutta kirjanpito-ohjelmaa, emmekä tarjoa sellaista. Tekoäly istuu ohjelmistosi edessä: Se valmistelee kuitit ja tekee ehdotuksia, ohjelmisto jatkaa varausta entiseen tapaan.

• Ohjelmasi on edelleen eturintamassa. Voit varata vain sieltä. Tekoäly ei koskaan jätä huomiotta varausvarastoa.
• Veroneuvojasi toimii kuten ennenkin. Luovuttaminen, asiakirjanumerot ja prosessit muuttuvat vain, jos haluat.
• Prosessi toisensa jälkeen. Aloitamme vaiheesta, esimerkiksi saapuvista laskuista, ja annamme sen kulkea edellisen työn rinnalla ennen kuin korvaamme mitään.
• Paluutie on edelleen auki. Alkuperäiset kuitit ja varaukset ovat järjestelmissäsi. Ilman tekoälyä kirjanpitosi toimii entiseen tapaan.

Hyväksynnät ja säännöllisyys

Kirjanpidon on oltava ymmärrettävää, myös verotarkastusten osalta. Siksi päätämme ennen alkua, kuka päättää mitä.

• Kuka tilittää: Tekoäly ehdottaa, ihminen vahvistaa. Turvallisissa vakiotapauksissa tiimisi voi päättää testivaiheen jälkeen, että ehdotukset tarkistetaan satunnaisesti. Siihen asti tekoäly toimii suunnittelutilassa.
• Kuka hyväksyy maksun: määrärajojen mukaan ja neljän silmän periaatteen mukaisesti. Tekoäly ei koskaan vapauta maksua itse eikä aloita siirtoa.
• Muutokset IBAN-tunnukseen ja toimittajan pääkirjaan: aina toisen henkilön kanssa ja tiedustelut tunnetun yhteyskanavan kautta. Väärennetyt laskut, joissa on muuttuneet pankkitiedot, ovat yleinen huijaus.
• Päällekkäiset laskut: tunnistetaan ja merkitään toimittajan, numeron, määrän ja päivämäärän mukaan, eikä niitä poisteta.
• Protokolla: Jokainen ehdotus kirjataan ja sen lähde, ajoitus ja päätös, mukaan lukien henkilö, joka hyväksyi tai muutti ehdotusta.
• Alkuperäinen kuitti ja menettelyasiakirjat: Kuitti pysyy ennallaan. Prosessidokumentaatiossa kuvailemme, mihin vaiheisiin tekoäly on mukana.

Taulukossa on lueteltu tärkeimmät ohjelähteet. Yritystäsi koskevat säännöt riippuvat oikeudellisesta muodosta, maasta ja toimialasta.

GDPR koskee toimittajien, asiakkaiden ja työntekijöiden tietoja: sopimus tilausten käsittelystä kunkin palveluntarjoajan kanssa (Artikla 28) ja käsittely EU:ssa. Ota yhteyttä veroneuvojaasi saadaksesi selville, tarvitseeko tekoälyvaihetta kuvata menettelydokumentaatiossasi ja miten. Tämä yleiskatsaus on yleistietoa, ei laki- tai veroneuvontaa.

Tiedot: perustiedot, tilikartta ja korjaukset

Ehdotusten laatu riippuu tiedoista, joiden kanssa tekoäly toimii.

• Perustietosi ovat perustietosi: Toimittajapäällikkö, tilikartta, kustannuspaikat ja veroavaimet. Jos ne ovat epätäydellisiä tai päällekkäisiä, myös ehdotukset ovat huonoja. Siksi tarkastelemme niitä ensin.
• Korjaukset oppimislähteenä: Jokainen tiimisi tekemä korjaus merkitään muistiin ja sitä käytetään esimerkkinä tai sääntönä seuraavissa ehdotuksissa, joita voit tarkastella.
• Testitoiminta työn ohessa: Prosessi etenee aluksi rinnakkain, ja vertaamme ehdotuksia siihen, mitä tiimisi on todella varannut.
• Tietosuoja: Yksityisyritysten laskut ja työntekijätiedot ovat henkilötietoja. Käsittelemme ne palvelimilla EU:ssa, näytämme tekoälylle vain sen, mitä se tarvitsee vaiheeseen ja määritämme tallennusajan ja poiston kanssasi. Lisää alla Tekoäly ja tietosuoja.

Omat sovellukset ja ohjelmat kirjanpitoon

Jotkut asiat eivät puuttuu kirjanpitoohjelmistosta, vaan sitä edeltäneestä. Rakennamme nämä omina ohjelminamme, jos vakiotuotteet eivät sovi:

• Kuittisovellus kenttäpalveluun ja rakennustyömaalle: Ota kuva, määrä ja toimittaja luetaan, kuitti päätyy oikeaan kansioon hansikaslokeron sijaan.
• Julkaise sovellus hallintaan: Maksulaskut poikkeavine ja tilausviitteineen yhdellä silmäyksellä, vahvistettu tai palautettu matkapuhelimeesi.
• Kulu- ja kassakirjasovellus: Kirjaa kulut, valokuvaa kuitit, pidä kassakirjoja ja tarkista ohjeidesi mukainen.

Nämä ohjelmat täydentävät kirjanpito-ohjelmistoasi, eivät korvaa sitä. Tästä lisää alla Sovellusten kehitys ja Ohjelmistojen kehittäminen.

Mistä aloitat

Nämä kolme kysymystä auttavat arvioinnissa:

1. Kuinka monta saapuvaa laskua tilitoimistosi käsittelee kuukaudessa ja miten ne saapuvat (sähköposti, posti, portaali, e-lasku)?
2. Millä ohjelmalla varaat ja ottaako veroneuvonta tietosi haltuunsa?
3. Mikä vaihe maksaa tiimillesi eniten aikaa: tallentaminen, kirjanpito, toimeksiantojen tekeminen vai peruuttaminen?

Jos kirjoitat meille vastaukset, kerromme sinulle, mikä prosessi on sen arvoinen ensin ja mikä on jäätävä tiimillesi. Aloitamme testioperaatiolla edellisen työn rinnalla.