Osastot · Hankinta Hankintojen digitalisointi tekoälyllä: tarjousvertailu, vahvistukset ja määräajat

Ostotehtävät: katsaus kuudesta prosessista

Nämä ovat tyypillisiä prosesseja, eivät asiakasprojekteja. Kussakin tapauksessa tekoäly valmistelee ja merkitsee, ja ostaja tarkistaa ja päättää. Artikkelissa käsitellään tarkemmin yksittäisiä toimintoja ja niiden rajoituksia Vertaa tarjouksia ja tarkista vahvistukset tekoälyn avulla.

1. Muuta kysyntäraportit tilauksiksi

Vaatimukset tulevat puheluina, muistiinpanoina, sähköpostina tai ääniviestinä konepajalta, varastolta ja osastoilta.

• Sisäänkäynti: vaatimusraportti missä tahansa muodossa, tuotenumerolla tai ilman.
• AI valmistaa: tunnistaa nimikkeen, määrän ja halutun päivämäärän, määrittää tuotteen nimikepäälliköllesi ja halutulle toimittajalle ja kysyy, mitä puuttuu.
• Ostoshekit: toimeksiannon ja vapauttaa tilauksen, mikäli määrärajasi sitä edellyttää.
• Lähtö: tilausluonnos ERP:ssä.

2. Hanki ja vertaa toimittajien tarjouksia

Tarjouksia voi harvoin verrata suoraan: muut yksiköt, porrastetut hinnat, toimitusehdot, maksuehdot ja voimassaolo.

• Sisäänkäynti: tarjoukset PDF‑muodossa tai sähköpostitse ja pyyntösi halutuilla paikoilla.
• AI valmistaa: lukee positiot, muuntaa yksiköt ja asteikot yhteisiksi perusteiksi ja asettaa vierekkäin hinnan, määrän, toimitusehdot, toimitusajan ja maksuehdon. Se, mitä toimittaja ei tarjonnut, on merkitty.
• Ostoshekit: sovittelun ja päättää kenen kanssa neuvotellaan. Tekoäly ei ehdota lisämaksua, jota et ymmärrä.
• Lähtö: vertailutaulukko, jossa on viittaukset kuhunkin numeroon.

3. Tarkista tilausvahvistukset tilauksesta

Toimittajat vahvistavat mielellään jotain hieman erilaista kuin tilattiin: myöhempi päivämäärä, eri hinta, osittainen toimitus.

• Sisäänkäynti: tilausvahvistus ja tilaus ERP:ltä.
• AI valmistaa: vertaa tuotteita, määrää, hintaa, yksikköä ja päivämäärää, korostaa mahdolliset erot ja viittaa viittauksiin kolmannen osapuolen ehtoihin, jotka voivat olla ristiriidassa ostoehtojesi kanssa.
• Ostoshekit: mahdollisista poikkeamista ja selvitä se toimittajan kanssa tai hyväksy se.
• Lähtö: "vahvistettu" ERP:ssä tai kysely luonnoksena toimittajalle.

4. Seuraa toimituspäiviä

Tavaraa odottavat kysyvät, mutta yleensä vain silloin, kun niistä on pulaa.

• Sisäänkäynti: vahvistetut päivämäärät, lähetysraportit ja lähetyksen tila.
• AI valmistaa: tunnistaa tilaukset, joiden määräaika lähestyy tai siirtyy, ja suunnittelee toimittajan kysynnän.
• Ostoshekit: suunnittelu ja päättää, onko tuotantoon kysyntää, vaihtoehtoa tai tietoa.
• Lähtö: luettelo tapaamisista liikennevaloilla ja tiedustelut valmiina lähetettäväksi.

5. Toimittajan arviointi olemassa olevien tietojen perusteella

Toimittajan luotettavuus näkyy jo tiedoissasi: toimituspäivät, reklamaatiot, hintamuutokset.

• Sisäänkäynti: Tilaukset, tavarakuitit ja reklamaatiot ERP:ltä.
• AI valmistaa: Code laskee tiedoista tunnusluvut, kuten toimitusvarmuuden, reklamaatioprosentin ja hintakehityksen. Tekoäly käyttää tätä kirjoittaakseen lyhyen kuvauksen jokaisesta toimittajasta ja antaa numerot, joihin se luottaa.
• Ostoshekit: arvioinnin ennen kuin se siirtyy keskusteluihin tai päätöksiin.
• Lähtö: toimittajakatsauksen vuosittaisia keskusteluja varten.

6. Pidä silmällä sopimuksia, todistuksia ja määräaikoja

Puitesopimukset raukeavat, irtisanomisajat umpeutuvat, todistukset ja vakuutustodistus raukeavat.

• Sisäänkäynti: Sopimukset, todistukset ja todisteet toimittajiltasi.
• AI valmistaa: lukee ehdon, irtisanomisajan, kiinteän hinnan ja viimeisen voimassaolopäivän, kirjaa ne määräaikaluetteloon ja muistuttaa hyvissä ajoin.
• Ostoshekit: Lue itse sopimusteksti ennen jokaista päätöstä. AI näyttää sijainnin.
• Lähtö: määräaikaluettelo muistutuksineen ja paikoilla.

Ostosta maksuun: missä tekoäly auttaa prosessissa

Tarvetta maksuun ostaminen on vasta puolivälissä. Taulukosta näkyy, kuka työskentelee missä vaiheessa ja missä tekoäly valmistautuu.

Ohjelmat ja tietopolut: yhteys käyttämääsi

Ostossa tiedot ovat useassa paikassa. Taulukossa luetellaan tavalliset tapaukset. Selvitämme, minkä vaihtoehdon järjestelmäsi tarjoaa ennen tarjouksen tekemistä.

Nimet ovat suuntaa antavia eivätkä tarkoita kumppanuutta. Jos järjestelmässä ei ole käyttöliittymää, työskentelemme viennin ja tuonnin, valvotun kansion tai sähköpostin kanssa.

Liitäntä vaihdon sijaan

Et tarvitse uutta hankintaohjelmistoa tai uutta toimittajaportaalia, emmekä myöskään tarjoa. Tekoäly toimii ERP:si rinnalla ja lukee mitä siellä ja postilaatikoissa on.

• ERP on edelleen johtava. Tilaukset ja perustiedot muuttuvat vain siellä ja vain ihmisten kautta.
• Toimittajasi ei tarvitse muuttaa mitään. Lähetät tarjoukset ja vahvistukset kuten ennenkin sähköpostitse tai portaalin kautta.
• Prosessi toisensa jälkeen. Aloitamme vaiheesta, kuten tilausvahvistuksista, ja annamme sen kulkea edellisen työn rinnalla.
• Toimittajan hallinta ilman uutta ohjelmistoa. Arviot, määräajat ja päivämäärät luodaan tiedoista, jotka sinulla on jo ostoksesi lukemassa yleiskatsauksessa.

Julkaisut ja säännöt

Ostamisessa on kyse rahasta ja sopimuksista. Siksi määritämme, mitä tekoäly saa tehdä ennen kuin aloitamme.

• Tilauksen julkaisu: summan ja kustannuspaikan mukaan, miten hoidat sen tänään. Tekoäly luo luonnoksia, se ei koskaan tilaa itse.
• Toimittaja mestari: Pankkitietojen tai osoitteen muutokset tulee aina tehdä toisen henkilön kanssa ja tiedustelut tulee tehdä tunnetun yhteydenottokanavan kautta.
• Puitesopimukset ja kutsut: Tekoäly tarkistaa puhelut puitesopimuksen määrää, kestoa ja hintaa vastaan ​​ja raportoi, kun raja on saavutettu.
• Toleranssit: Sinä määrität, mitkä määrä-, hinta- ja määräajan poikkeamat vain tekoäly raportoi ja mitkä se esittää selvennyksenä.
• Ehdot: Tekoäly raportoi vahvistuksissa viittaukset kolmannen osapuolen ehtoihin. Ostaminen päättää hyväksytäänkö vai vastustetaanko.
• Protokolla: Jokainen ehdotus tallennetaan lähteen, ajan ja päätöksen kanssa.

Hankintalaki koskee myös julkisia asiakkaita: Saksassa tämä GWB ja VgV, Itävallassa sitä Liittovaltion hankintalaki 2018, Sveitsissä liittovaltion ja kantonien hankintalaki. Sovit hankintaviranomaisen kanssa, mikä rooli tekoälyllä voi olla hankintaprosessissa. Lisäksi GDPR koskee yhteyshenkilöiden henkilötietoja: sopimus tilausten käsittelystä (28 artikla) ​​ja käsittely EU:ssa. Tämä yleiskatsaus on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Tiedot: toimittajat, tuotteet ja hinnat

Vertailujen laatu riippuu tiedoista, joiden kanssa tekoäly toimii.

• Toimittajamestari ja artikkelimestari: Päällekkäiset toimittajat, puuttuvat yksiköt ja vanhentuneet tuotenumerot vääristävät jokaista vertailua. Siksi tarkastelemme ensin perustietoja.
• Hintahistoria: Aiemmat hinnat ja tasot ovat vertailukohtana tarjouksille ja vahvistuksille. Jos ne ovat vain Excelissä, luemme ne sieltä.
• Ostoehdot ja puitesopimukset: tiedon lähteenä viitteellä niin, että jokainen tekoälyn antama lausunto viittaa johonkin paikkaan sopimuksessa.
• Tietosuoja: Toimittajien yhteyshenkilöt ovat henkilötietoja. Käsittelemme sen palvelimilla EU:ssa, näytämme vain tekoälylle, mitä se tarvitsee, ja määritämme tallennusajan ja poiston kanssasi. Lisää alla Tekoäly ja tietosuoja.

Omat ohjelmat ostamiseen

Jotkut asiat eivät puuttu ERP:stä, vaan sen edeltä tai vierestä. Rakennamme nämä omina ohjelminamme, jos vakiotuotteet eivät sovi:

• Kysynnän raportointisovellus korjaamoille ja varastoille: Skannaa tuotteet tai sano mitä puuttuu, viesti lähetetään ostoosastolle jäsennellysti.
• Sovelluksen jakaminen: Hyväksyttävät tilaukset ja laskut poikkeamilla yhdellä silmäyksellä, vahvistettu matkapuhelimeesi.
• Toimittajaportaali pienempiä toimittajia varten: Vahvistukset ja tapaamiset yksinkertaisessa muodossa sähköpostin sijaan ilman suurta järjestelmää.

Nämä ohjelmat täydentävät ERP:täsi, eivät korvaa sitä. Tästä lisää alla Sovellusten kehitys.

Mistä aloitat

Nämä kolme kysymystä auttavat arvioinnissa:

1. Kuinka monta tilausvahvistusta ja tarjousta ostoosastosi tarkastaa viikossa ja kuinka monta niistä manuaalisesti?
2. Mitä ERP- tai kauppatavarahallintaa käytät ja onko hinnastot ja sopimukset siellä vai tiedostoissa?
3. Mikä vaihe vie eniten aikaa: tarjousten vertailu, vahvistusten tarkistaminen vai tapaamisten seuraaminen?

Jos kirjoitat meille vastaukset, kerromme sinulle, mikä prosessi kannattaa ensin ja mitä sinun on jätettävä ostoksesi yhteydessä. Aloitamme testioperaatiolla edellisen työn rinnalla.