Отдели · Снабдяване Procurement automation с ИИ: сравняване на оферти, проверка на потвърждения, спазване на срокове

Задачи в снабдяването: преглед на шест процеса

Това са типични процеси, а не клиентски проекти. Във всеки ИИ подготвя и отбелязва, а служител по снабдяването проверява и решава. Отделните приложения и ограниченията им са разгледани по-подробно в статията Сравняване на оферти и проверка на потвърждения с ИИ.

1. Превръщане на заявки за снабдяване в поръчки

Потребностите се заявяват устно, с бележка, имейл или гласово съобщение от работилницата, склада и отделите.

• Вход: заявката за снабдяване в произволна форма, с или без артикулен номер.
• ИИ подготвя: разпознава артикула, количеството и желания срок, свързва артикула с основните Ви данни за артикули и предпочитания доставчик и пита за липсващото.
• Снабдяването проверява: съпоставянето и одобрява поръчката, доколкото прагът за стойността на поръчките, който сте определили, изисква това.
• Изход: чернова на поръчка в ERP.

2. Получаване и сравняване на оферти от доставчици

Офертите рядко могат да се сравнят директно: различни единици, цени според количеството, условия за доставка, срокове за плащане и валидност.

• Вход: офертите като PDF или имейл и Вашето запитване с желаните позиции.
• ИИ подготвя: извлича позициите, преизчислява единиците и ценовите нива според количеството на обща база и съпоставя цена, количество, условия за доставка, срок за доставка и срок за плащане. Отбелязва какво даден доставчик не е предложил.
• Снабдяването проверява: сравнението и решава с кого да преговаря. ИИ не предлага възлагане, чиито основания не можете да проследите.
• Изход: сравнителна таблица с място в източника за всяко число.

3. Сверяване на потвържденията с поръчката

Доставчиците често потвърждават нещо малко по-различно от поръчаното: по-късен срок, друга цена, частична доставка.

• Вход: потвърждението на поръчката и самата поръчка от ERP.
• ИИ подготвя: сравнява артикул, количество, цена, единица и срок, откроява всяко отклонение и посочва препратки към чужди общи условия, които може да противоречат на Вашите условия за покупки.
• Снабдяването проверява: всяко отклонение и го изяснява с доставчика или го приема.
• Изход: статус „потвърдено“ в ERP или чернова на уточняващо запитване към доставчика.

4. Проследяване на срокове за доставка

Който чака стока, пита за нея, но обикновено чак когато срокът започне да притиска.

• Вход: потвърдените срокове, известията за изпращане и статусът на пратките.
• ИИ подготвя: разпознава поръчки, чийто срок наближава или се измества, и изготвя чернова на запитване към доставчика.
• Снабдяването проверява: черновата и решава дали е нужно запитване, алтернатива или информация до производството.
• Изход: списък със срокове и цветни индикатори и готови за изпращане запитвания.

5. Оценка на доставчици от налични данни

Данните Ви вече показват колко надежден е даден доставчик: срокове за доставка, рекламации, промени в цените.

• Вход: поръчки, данни за приемане на стоки и рекламации от ERP.
• ИИ подготвя: програмен код изчислява от данните показатели като спазване на сроковете за доставка, дял на рекламациите и развитие на цените. ИИ съставя от тях кратко описание за всеки доставчик и посочва числата, на които се основава.
• Снабдяването проверява: оценката, преди тя да се използва в разговори или решения.
• Изход: преглед на доставчиците за годишните разговори.

6. Следене на договори, сертификати и срокове

Рамковите договори изтичат, сроковете за предизвестие отминават, сертификатите и удостоверенията за застраховка губят валидност.

• Вход: договори, сертификати и удостоверения на Вашите доставчици.
• ИИ подготвя: извлича срока на договора, срока за предизвестие, периода на фиксирана цена и датата на изтичане, вписва ги в списък със срокове и напомня навреме.
• Снабдяването проверява: самия текст на договора преди всяко решение. ИИ показва мястото в източника.
• Изход: списък със срокове, напомняния и места в източниците.

Purchase to Pay: къде ИИ помага в процеса

По пътя от потребността до плащането снабдяването участва само в средата. Таблицата показва кой работи във всяка стъпка и къде ИИ подготвя.

Програми и пътища на данните: свързване с това, което използвате

В снабдяването данните се намират на няколко места. Таблицата посочва обичайните случаи. Преди офертата изясняваме какъв начин за свързване предлага Вашата система.

Имената са дадени за ориентир и не означават партньорство. Когато дадена система не предлага интерфейс, работим с експорт и импорт, наблюдавана папка или имейл.

Свързване вместо замяна

Не Ви е нужен нов софтуер за снабдяване или нов портал за доставчици, а ние не предлагаме нито едното, нито другото. ИИ работи паралелно с Вашата ERP система и чете това, което е в нея и в пощенските кутии.

• Вашата ERP система остава водеща. Поръчките и основните данни се променят само там и само от Вашите служители.
• Не е необходимо Вашите доставчици да променят нищо. Те изпращат оферти и потвърждения по имейл или през портал както досега.
• Един процес след друг. Започваме с една стъпка, например потвържденията на поръчки, и първо я пускаме паралелно с досегашната работа.
• Управление на доставчици без нов софтуер. Оценките, крайните срокове и датите се извличат от данните, които вече имате, в преглед, който Вашият отдел по снабдяване прочита.

Одобрения и правила

В снабдяването става дума за пари и договори. Затова преди началото определяме какво може да прави ИИ.

• Одобрение на поръчки: според сумата и разходния център, както го правите сега. ИИ създава чернови, никога не поръчва сам.
• Основни данни за доставчици: промените в банковите данни или адреса винаги се правят с втори човек и проверка по познат канал за връзка.
• Рамкови договори и заявки по тях: ИИ проверява заявките спрямо количеството, срока и цената по рамковия договор и уведомява при достигане на граница.
• Допустими отклонения: Вие определяте за кои отклонения в количество, цена и срок ИИ само уведомява и кои представя за изясняване.
• Общи условия: ИИ съобщава за препратки към чужди условия в потвържденията. Снабдяването решава дали да ги приеме или да възрази.
• Запис: Всяко предложение се записва с източник, момент и решение.

За публичните възложители се прилага и правото за обществени поръчки: в Германия GWB и VgV, в Австрия Федералният закон за обществените поръчки от 2018 г., а в Швейцария: федералното и кантоналното право за възлагане на поръчки. Съгласувайте с Вашето звено за обществени поръчки каква роля може да има ИИ в процедура по възлагане. За личните данни на лицата за контакт се прилага и ОРЗД: договор за обработване на лични данни (Art. 28) и обработване в ЕС. Този преглед е обща информация и не представлява правна консултация.

Данни: доставчици, артикули и цени

Качеството на сравненията зависи от данните, с които работи ИИ.

• Основни данни за доставчици и артикули: дублирани доставчици, липсващи единици и остарели артикулни номера изкривяват всяко сравнение. Затова първо преглеждаме основните данни.
• История на цените: предишните цени и ценови нива според количеството са базата за оценка на оферти и потвърждения. Ако са само в Excel, ги прочитаме оттам.
• Условия за покупки и рамкови договори: като източник на знания с посочено място, така че всяко твърдение на ИИ да сочи конкретно място в договора.
• Защита на личните данни: информацията за лицата за контакт при доставчиците представлява лични данни. Обработваме ги на сървъри в ЕС, показваме на ИИ само необходимото и определяме с Вас срока за съхранение и изтриването. Повече в ИИ и защита на личните данни.

Индивидуални програми за снабдяването

Понякога липсата не е в ERP, а в стъпките преди него или паралелно с него. За тях изграждаме индивидуални програми, когато стандартните продукти не са подходящи:

• Приложение за заявки за снабдяване от работилницата и склада: сканирате артикул или казвате какво липсва и заявката постъпва структурирано в снабдяването.
• Приложение за одобрение: поръчки и фактури за одобрение с отклоненията на един поглед, потвърдени от телефона.
• Портал за Вашите по-малки доставчици: потвърждения и срокове в прост формуляр вместо в имейли, без да им се налага да работят с голяма система.

Тези програми допълват Вашата ERP система, не я заменят. Повече в Разработка на приложения.

Откъде да започнете

Тези три въпроса помагат да прецените:

1. Колко потвърждения на поръчки и оферти проверява Вашият отдел по снабдяване седмично и каква част от тях ръчно?
2. Коя ERP система или система за управление на стоките използвате и ценоразписите и договорите в нея ли са, или във файлове?
3. Коя стъпка отнема най-много време: сравняване на оферти, проверка на потвърждения или проследяване на срокове?

Ако ни изпратите отговорите, ще Ви кажем кой процес си струва да бъде първи и какво трябва да остане при Вашия отдел по снабдяване. Започваме с тестова работа паралелно с досегашния процес.