Отдели · Счетоводство AI счетоводство: автоматизиране на счетоводни документи, фактури и покани за плащане

Автоматизиране на счетоводството: преглед на седем задачи

Това са типични процеси, а не клиентски проекти. Във всеки от тях ИИ подготвя и предлага, а счетоводител проверява и решава. По-подробна информация ще намерите в Автоматизиране на входящи фактури и Разпознаване на счетоводни документи и контиране с ИИ, а за задължението в Електронна фактура.

1. Регистриране и проверка на входящи фактури

Фактурите пристигат по имейл, като PDF, като електронна фактура, по пощата или от портали на доставчици, всяка с различна структура.

• Вход: пощенската кутия на счетоводството, сканирани документи и електронни фактури в структуриран формат.
• ИИ подготвя: разчита доставчика, номера на фактурата, датата, позициите, сумите, данъчните ставки и срока за плащане, разпознава дублирани фактури и променен IBAN спрямо основните данни за доставчика и създава предложение за осчетоводяване. При електронни фактури чете данните директно от файла, а не от изображение.
• Счетоводството проверява: всяко маркирано отклонение и всяка несигурна стойност.
• Изход: фактура като чернова във Вашия счетоводен софтуер или в процеса за обработка на фактури, а оригиналният счетоводен документ остава непроменен в архива.

2. Сверяване на счетоводни документи с поръчката и документа за доставка

Сверяването на поръчката, документа за доставка и фактурата отнема време, когато има разлики в количества, цени или частични доставки.

• Вход: фактурата, поръчката от ERP и документът за доставка или записът за получените стоки.
• ИИ подготвя: сравнява артикул, количество и цена, разпознава частични доставки и изброява всяко отклонение с редовете, от които е установено.
• Счетоводството проверява: отклоненията. Въпросите за цените се изясняват от снабдяването с доставчика, а счетоводството дава одобрение едва след това.
• Изход: препоръка „съответства“ или списък с отклонения, който се изпраща към снабдяването или склада.

3. Предложение за контировка

Сметката, разходният център и данъчният код често следват модел, който съществува само в главата на опитния колега.

• Вход: разчетената фактура, Вашият сметкоплан и предишните счетоводни записи за доставчика.
• ИИ подготвя: предлага сметка, разходен център и данъчен код, посочва причината („както при предишни фактури от този доставчик“) и маркира новото.
• Счетоводството проверява: потвърждава или променя. Всяка промяна се запомня.
• Изход: счетоводна статия с определена контировка за одобрение.

4. Съпоставяне на плащания с непогасени позиции

Основанията за плащане в банковото извлечение рядко са ясни: част от номера на фактурата, общо плащане за няколко фактури, приспадната отстъпка за ранно плащане.

• Вход: банковото извлечение като файл или експорт и списъкът на непогасените позиции.
• ИИ подготвя: съпоставя плащанията с фактурите, разпознава общи и частични плащания, както и отстъпки за ранно плащане, и маркира това, което не може да съпостави със сигурност.
• Счетоводството проверява: несигурните съпоставяния.
• Изход: предложение за съпоставяне и актуален списък на непогасените позиции.

5. Подготовка на покани за плащане

Поканите за плащане често се отлагат, защото първо трябва да се разгледа всеки случай.

• Вход: списъкът на просрочените позиции и историята на клиента с предишното му поведение при плащане, отворени рекламации и споразумения.
• ИИ подготвя: чернова на напомняне или покана за плащане за определения от Вас етап и с определения тон и задържа случая, ако има рекламация или споразумение за разсрочено плащане.
• Счетоводството проверява: всяка чернова. Никоя покана за плащане не се изпраща без одобрение.
• Изход: чернови на покани за плащане за изпращане и бележка по клиентската сметка.

6. Пътни и други служебни разходи

Счетоводните документи пристигат като снимки, в имейли и в папки, често седмици по-късно.

• Вход: снимки на счетоводни документи, данни за изминати километри и извлечението по кредитната карта.
• ИИ подготвя: разчита счетоводните документи, определя категории, проверява спрямо Вашата политика за разходите и съобщава за липсващи документи.
• Счетоводството проверява: изключенията и отклоненията от политиката. Дали се прилага изключение, решава човек.
• Изход: проверен отчет за осчетоводяване.

7. Подготовка на месечното приключване

Преди приключването обикновено още нещо липсва: счетоводен документ, плащане, разпределение на приходи и разходи по периоди.

• Вход: счетоводните записи за месеца, непогасените позиции и разпределенията по периоди от предходния месец.
• ИИ подготвя: съставя списък с липсващи счетоводни документи, неосчетоводени плащания и забележими отклонения спрямо предходния месец и предлага разпределения по периоди с обосновка.
• Счетоводството проверява: всеки счетоводен запис. ИИ не осчетоводява сам.
• Изход: списък за приключването и чернова на коментар за ръководството.

Програми и интерфейси: свързване с това, което използвате

Програмите, които използвате, определят пътя на данните. Таблицата посочва обичайните случаи. Какъв интерфейс действително предлага Вашата програма, изясняваме преди офертата въз основа на документацията на доставчика.

Имената са дадени за ориентир и не означават партньорство. Когато дадена програма не предлага интерфейс, работим с експорт и импорт, наблюдавана папка или имейл.

Свързване вместо замяна

Не Ви е нужна нова счетоводна програма и ние не предлагаме такава. ИИ работи преди Вашия софтуер: подготвя счетоводните документи и прави предложения, а софтуерът продължава да осчетоводява както досега.

• Вашата програма остава водеща. Осчетоводяването се извършва само в нея. ИИ никога не прави записи в обход на счетоводната система.
• Вашият данъчен консултант работи както досега. Предаването на данни, номерата на счетоводните документи и процесите се променят само ако Вие го желаете.
• Процесите се въвеждат един по един. Започваме с една стъпка, например входящите фактури, и първо я изпълняваме паралелно с досегашната работа, преди тя да замени нещо.
• Връщането назад остава възможно. Оригиналните счетоводни документи и счетоводните записи са във Вашите системи. Без ИИ счетоводството Ви продължава да работи както преди.

Одобрения и редовно водене на счетоводството

Счетоводството трябва да бъде проследимо, включително при данъчна ревизия. Затова преди старта определяме кой какво решава.

• Кой контира: ИИ предлага, а човек потвърждава. За сигурни стандартни случаи след тестов период Вашият екип може да реши предложенията да се проверяват на извадков принцип. Дотогава ИИ работи в режим на чернови.
• Кой одобрява за плащане: според Вашите лимити за суми и с проверка от двама души. ИИ никога не одобрява плащане сам и не нарежда банков превод.
• Промени в IBAN и основните данни за доставчици: винаги с втори човек и потвърждение по познат канал за контакт. Фалшифицирани фактури с променена банкова сметка са разпространен вид измама.
• Дублирани фактури: разпознават се по доставчик, номер, сума и дата и се маркират, а не се изтриват.
• Дневник: Всяко предложение се записва с източник, момент и решение, включително лицето, което го е потвърдило или променило.
• Оригинален счетоводен документ и документация на процедурите: Документът остава непроменен. За Вашата документация на процедурите описваме в кои стъпки участва ИИ.

Таблицата посочва най-важните източници за ориентация. Кои правила важат за Вашата фирма, зависи от правната форма, държавата и бранша.

За данните на доставчици, клиенти и служители се прилага и ОРЗД: договор за обработване на лични данни с всеки доставчик (Art. 28) и обработване в ЕС. Дали и как дадена стъпка с ИИ трябва да бъде описана в документацията на процедурите, изяснете с Вашия данъчен консултант. Този преглед представлява обща информация, а не правна или данъчна консултация.

Данни: основни данни, сметкоплан и корекции

Качеството на предложенията зависи от данните, с които работи ИИ.

• Основата са Вашите основни данни: данни за доставчиците, сметкоплан, разходни центрове и данъчни кодове. Ако са непълни или дублирани, предложенията също ще са некачествени. Затова първо ги преглеждаме.
• Корекциите като източник за учене: Всяка корекция на Вашия екип се запомня и се включва като пример или правило в следващите предложения, които можете да преглеждате.
• Тестово изпълнение паралелно с работата: Първоначално процесът работи паралелно и сравняваме предложенията с това, което Вашият екип действително е осчетоводил.
• Защита на личните данни: Фактурите на индивидуални предприемачи и данните на служителите са лични данни. Обработваме ги на сървъри в ЕС, показваме на ИИ само необходимото за съответната стъпка и определяме заедно с Вас срока за съхраняване и изтриването. Повече в ИИ и защита на личните данни.

Собствени приложения и програми за счетоводството

Някои липсващи функции са нужни преди счетоводния софтуер, а не в него. Изграждаме ги като самостоятелни програми, когато стандартните продукти не са подходящи:

• Приложение за счетоводни документи за работа на терен и на строителната площадка: прави се снимка, сумата и доставчикът се разчитат, а документът попада в правилната папка вместо в жабката.
• Приложение за одобрения от ръководството: фактурите за плащане с отклоненията и връзката с поръчката се виждат с един поглед и се потвърждават или връщат от телефона.
• Приложение за разходи и касова книга: регистриране на разходи, снимане на счетоводни документи, водене на касова книга с проверка спрямо Вашата политика.

Тези програми допълват Вашия счетоводен софтуер, а не го заменят. Повече в Разработка на приложения и Разработка на софтуер.

Откъде да започнете

Тези три въпроса помагат да прецените:

1. Колко входящи фактури обработва Вашето счетоводство месечно и по какви канали пристигат (имейл, поща, портал, електронна фактура)?
2. С коя програма осчетоводявате и получава ли данните Ви данъчен консултант?
3. Коя стъпка отнема най-много време на екипа Ви: регистриране, контиране, съпоставяне или изпращане на покани за плащане?

Ако ни изпратите отговорите, ще Ви кажем кой процес си струва да се въведе първо и какво трябва да остане при Вашия екип. Започваме с тестово изпълнение паралелно с досегашната работа.