Afdelingen · Boekhouding Boekhouding automatiseren met AI: boekingsstukken, facturen en aanmaningen

Boekhouding automatiseren: zeven taken in het kort

Dit zijn typische processen, geen klantprojecten. Bij elk proces doet de AI het voorbereidende werk en maakt voorstellen. Een boekhouder controleert en beslist. Meer uitleg vindt u bij inkomende facturen automatiseren en boekingsstukken herkennen en coderen met AI. Meer over de verplichting leest u bij e-facturatie.

1. Inkomende facturen vastleggen en controleren

Facturen komen per e-mail, als pdf, als e-factuur, per post of via leveranciersportalen binnen, telkens anders opgebouwd.

• Invoer: de mailbox van de boekhouding, scans en e-facturen in een gestructureerd formaat.
• AI bereidt voor: leest leverancier, factuurnummer, datum, posten, bedragen, belastingtarieven en betalingstermijn, herkent dubbele facturen en een gewijzigde IBAN ten opzichte van het leveranciersbestand en maakt een boekingsvoorstel. Bij e-facturen leest de AI de gegevens rechtstreeks uit het bestand en niet uit een afbeelding.
• De boekhouding controleert: elke gemarkeerde afwijking en elke onzekere waarde.
• Uitvoer: een conceptfactuur in uw boekhoudsoftware of factuurworkflow, met het oorspronkelijke boekingsstuk ongewijzigd in het archief.

2. Boekingsstukken vergelijken met bestelling en pakbon

Het vergelijken van bestelling, pakbon en factuur kost tijd zodra hoeveelheden, prijzen of deelleveringen afwijken.

• Invoer: de factuur, de bestelling uit het ERP-systeem en de pakbon of de boeking van de goederenontvangst.
• AI bereidt voor: vergelijkt artikel, hoeveelheid en prijs, herkent deelleveringen en vermeldt elke afwijking met de regels waaruit deze blijkt.
• De boekhouding controleert: de afwijkingen. De inkoopafdeling zoekt prijskwesties uit met de leverancier. Pas daarna geeft de boekhouding goedkeuring.
• Uitvoer: het advies ‘klopt’ of een lijst met afwijkingen die naar inkoop of het magazijn gaat.

3. Boekingscodering voorstellen

Grootboekrekening, kostenplaats en belastingcode volgen vaak een patroon dat alleen in het hoofd van de ervaren collega zit.

• Invoer: de uitgelezen factuur, uw rekeningschema en de eerdere boekingen van de leverancier.
• AI bereidt voor: stelt grootboekrekening, kostenplaats en belastingcode voor, geeft de reden (‘zoals bij eerdere facturen van deze leverancier’) en markeert wat nieuw is.
• De boekhouding controleert: bevestigt of wijzigt. Elke wijziging wordt onthouden.
• Uitvoer: een gecodeerde journaalpost ter goedkeuring.

4. Betalingen koppelen aan openstaande posten

Betalingsomschrijvingen op het bankafschrift zijn zelden volledig en duidelijk: een deel van het factuurnummer, een verzamelbetaling of een afgetrokken betalingskorting.

• Invoer: het bankafschrift als bestand of export en de lijst met openstaande posten.
• AI bereidt voor: koppelt betalingen aan facturen, herkent verzamel- en deelbetalingen en betalingskorting en markeert wat niet met zekerheid kan worden gekoppeld.
• De boekhouding controleert: de onzekere koppelingen.
• Uitvoer: een voorstel voor de koppeling en de actuele lijst met openstaande posten.

5. Aanmaningen voorbereiden

Aanmaningen worden vaak uitgesteld omdat elk geval eerst moet worden bekeken.

• Invoer: de lijst met achterstallige posten en de klantgeschiedenis met eerder betaalgedrag, openstaande klachten en afspraken.
• AI bereidt voor: maakt een concept van een betalingsherinnering of aanmaning in de door u bepaalde fase en toon, en houdt een geval tegen als er een klacht of regeling voor betaling in termijnen is.
• De boekhouding controleert: elk concept. Er wordt geen aanmaning verstuurd zonder goedkeuring.
• Uitvoer: conceptaanmaningen om te versturen en een notitie bij de klantrekening.

6. Reis- en onkosten

Boekingsstukken komen als foto's, in e-mails en in mappen binnen, vaak weken later.

• Invoer: foto's van boekingsstukken, kilometergegevens en het creditcardafschrift.
• AI bereidt voor: leest de boekingsstukken, wijst categorieën toe, toetst aan uw onkostenbeleid en meldt ontbrekende boekingsstukken.
• De boekhouding controleert: uitzonderingen en afwijkingen van het beleid. Een mens beslist of er een uitzondering geldt.
• Uitvoer: een gecontroleerde afrekening om te boeken.

7. Maandafsluiting voorbereiden

Voor de afsluiting ontbreekt meestal nog iets: een boekingsstuk, een betaling of een overlopende post.

• Invoer: de boekingen van de maand, openstaande posten en de overlopende posten van de voorgaande maand.
• AI bereidt voor: maakt een lijst met ontbrekende boekingsstukken, niet-geboekte betalingen en opvallende afwijkingen ten opzichte van de voorgaande maand en stelt overlopende posten met onderbouwing voor.
• De boekhouding controleert: elke boeking. De AI boekt niet zelf.
• Uitvoer: een afsluitingslijst en een concepttoelichting voor de directie.

Programma's en koppelingen: aansluiten op wat u gebruikt

Welke programma's u gebruikt, bepaalt de route van de gegevens. De tabel noemt de gebruikelijke gevallen. Welke interface uw programma daadwerkelijk biedt, controleren wij vóór de offerte aan de hand van de documentatie van de leverancier.

De namen dienen ter oriëntatie en wijzen niet op een partnerschap. Als een programma geen koppeling biedt, werken wij met export en import, een bewaakte map of e-mail.

Koppelen in plaats van vervangen

U hebt geen nieuw boekhoudprogramma nodig en wij bieden er ook geen aan. AI werkt vóór uw software: AI bereidt boekingsstukken voor en doet voorstellen, terwijl de software blijft boeken zoals voorheen.

• Uw programma blijft leidend. Alleen daar wordt geboekt. AI schrijft nooit buiten de boekhoudadministratie om.
• Uw belastingadviseur werkt zoals voorheen. De overdracht, documentnummers en processen veranderen alleen als u dat wilt.
• Eén proces tegelijk. We beginnen met één stap, bijvoorbeeld de inkoopfacturen, en laten die eerst naast het bestaande werk draaien voordat er iets wordt vervangen.
• Teruggaan blijft mogelijk. Originele boekingsstukken en boekingen staan in uw systemen. Zonder AI werkt uw boekhouding verder zoals voorheen.

Goedkeuringen en correcte boekhouding

Een boekhouding moet controleerbaar zijn, ook voor een belastingcontrole. Daarom leggen we vóór de start vast wie waarover beslist.

• Wie grootboekrekeningen toewijst: AI doet een voorstel en een mens bevestigt. Voor betrouwbare standaardgevallen kan uw team na een testfase bepalen dat voorstellen steekproefsgewijs worden gecontroleerd. Tot die tijd werkt AI in conceptmodus.
• Wie betalingen goedkeurt: Volgens uw bedraggrenzen en het vierogenprincipe. AI keurt nooit zelf een betaling goed en voert geen overboeking uit.
• Wijzigingen van IBAN en leveranciersstamgegevens: Altijd met een tweede persoon en navraag via een bekende contactmethode. Vervalste facturen met gewijzigde bankgegevens zijn een veelgebruikte fraudemethode.
• Dubbele facturen: Worden herkend aan leverancier, nummer, bedrag en datum en gemarkeerd, niet verwijderd.
• Logboek: Elk voorstel wordt vastgelegd met bron, tijdstip en beslissing, inclusief de persoon die het heeft bevestigd of gewijzigd.
• Origineel boekingsstuk en procesdocumentatie: Het document blijft ongewijzigd. We beschrijven voor uw procesdocumentatie bij welke stappen AI betrokken is.

De tabel noemt de belangrijkste bronnen ter oriëntatie. Welke regels voor uw bedrijf gelden, hangt af van de rechtsvorm, het land en de sector.

Daarnaast geldt de AVG voor gegevens van leveranciers, klanten en medewerkers: een verwerkersovereenkomst met elke aanbieder (Art. 28) en verwerking in de EU. Of en hoe een AI‑stap in uw procesdocumentatie moet worden beschreven, stemt u af met uw belastingadviseur. Dit overzicht biedt algemene informatie en is geen juridisch of fiscaal advies.

Gegevens: stamgegevens, rekeningschema en correcties

De kwaliteit van de voorstellen hangt af van de gegevens waarmee de AI werkt.

• Uw stamgegevens vormen de basis: Leveranciersstamgegevens, rekeningschema, kostenplaatsen en belastingcodes. Als die onvolledig zijn of dubbel voorkomen, worden ook de voorstellen minder goed. Daarom bekijken we ze eerst.
• Leren van correcties: Elke correctie van uw team wordt bewaard en als voorbeeld of regel meegenomen in volgende voorstellen, die u kunt inzien.
• Proefdraaien naast het werk: Het proces draait eerst parallel en we vergelijken de voorstellen met wat uw team daadwerkelijk heeft geboekt.
• Gegevensbescherming: Facturen van eenmanszaken en gegevens van medewerkers zijn persoonsgegevens. We verwerken ze op servers in de EU, tonen AI alleen wat nodig is voor de stap en bepalen samen met u de bewaartermijn en verwijdering. Meer onder AI en gegevensbescherming.

Eigen apps en programma's voor de boekhouding

Soms ontbreekt iets niet in de boekhoudsoftware, maar in de stappen ervoor. Daarvoor bouwen we eigen programma's als standaardproducten niet passen:

• Bonnenapp voor buitendienst en bouwplaats: Een foto maken, bedrag en leverancier worden gelezen en het boekingsstuk komt in de juiste map terecht in plaats van in het dashboardkastje.
• Goedkeuringsapp voor de directie: Te betalen facturen met afwijkingen en verwijzing naar de bestelling in één overzicht, op de telefoon goedkeuren of terugsturen.
• Declaratie- en kasboekapp: Uitgaven registreren, bonnen fotograferen en het kasboek bijhouden, met controle aan de hand van uw beleid.

Deze programma's vullen uw boekhoudsoftware aan en vervangen die niet. Meer hierover onder Appontwikkeling en Softwareontwikkeling.

Waar u begint

Deze drie vragen helpen bij de inschatting:

1. Hoeveel inkoopfacturen verwerkt uw boekhouding per maand en via welke kanalen komen ze binnen (e-mail, post, portaal, e-factuur)?
2. Met welk programma boekt u en neemt een belastingadviseur uw gegevens over?
3. Welke stap kost uw team de meeste tijd: invoeren, grootboekrekeningen toewijzen, koppelen of aanmanen?

Als u ons de antwoorden stuurt, vertellen we welk proces als eerste de moeite waard is en wat bij uw team moet blijven. We beginnen met proefdraaien naast het bestaande werk.