Działy · Księgowość AI w księgowości: automatyzacja obsługi dokumentów, faktur i wezwań do zapłaty

Automatyzacja księgowości: przegląd siedmiu zadań

To typowe procesy, a nie projekty dla klientów. W każdym AI przygotowuje i proponuje, a osoba z księgowości sprawdza i decyduje. Rozwinięcie tematu znajduje się w artykułach Automatyzacja obsługi faktur zakupu oraz Rozpoznawanie dokumentów księgowych i dekretacja z AI, a informacje o obowiązku na stronie Faktura elektroniczna.

1. Rejestrowanie i sprawdzanie faktur zakupu

Faktury przychodzą e-mailem, jako PDF, jako faktury elektroniczne, pocztą lub z portali dostawców, każda w innym układzie.

• Dane wejściowe: skrzynka e-mail księgowości, skany i faktury elektroniczne w formacie ustrukturyzowanym.
• AI przygotowuje: odczytuje dostawcę, numer faktury, datę, pozycje, kwoty, stawki podatkowe i termin płatności, rozpoznaje zduplikowane faktury oraz zmianę IBAN względem danych podstawowych dostawcy i tworzy propozycję księgowania. W przypadku faktur elektronicznych odczytuje dane bezpośrednio z pliku, a nie z obrazu.
• Księgowość sprawdza: każdą oznaczoną rozbieżność i każdą niepewną wartość.
• Wynik: wersja robocza faktury w Państwa programie księgowym lub obiegu faktur, a oryginalny dokument pozostaje niezmieniony w archiwum.

2. Porównywanie dokumentów z zamówieniem i dokumentem dostawy

Porównywanie zamówienia, dokumentu dostawy i faktury zajmuje czas, gdy pojawiają się różnice w ilościach, cenach lub dostawach częściowych.

• Dane wejściowe: faktura, zamówienie z ERP oraz dokument dostawy lub zapis przyjęcia towaru.
• AI przygotowuje: porównuje artykuł, ilość i cenę, rozpoznaje dostawy częściowe i wymienia każdą rozbieżność wraz z wierszami, z których wynika.
• Księgowość sprawdza: rozbieżności. Kwestie cen wyjaśnia z dostawcą dział zakupów, a księgowość zatwierdza dopiero później.
• Wynik: rekomendacja „zgodne” lub lista rozbieżności przekazywana do działu zakupów albo magazynu.

3. Proponowanie dekretacji

Konto, miejsce powstawania kosztów i kod podatkowy często wynikają ze schematu, który istnieje tylko w głowie doświadczonej koleżanki.

• Dane wejściowe: odczytana faktura, Państwa plan kont i wcześniejsze księgowania danego dostawcy.
• AI przygotowuje: proponuje konto, miejsce powstawania kosztów i kod podatkowy, podaje uzasadnienie („jak przy wcześniejszych fakturach tego dostawcy”) i oznacza nowe elementy.
• Księgowość sprawdza: zatwierdza lub zmienia. Każda zmiana jest zapisywana.
• Wynik: zadekretowany zapis księgowy do zatwierdzenia.

4. Przypisywanie płatności do nierozliczonych pozycji

Tytuły przelewów na wyciągu rzadko są jednoznaczne: fragment numeru faktury, płatność zbiorcza, potrącone skonto.

• Dane wejściowe: wyciąg bankowy jako plik lub eksport oraz lista nierozliczonych pozycji.
• AI przygotowuje: przypisuje płatności do faktur, rozpoznaje płatności zbiorcze i częściowe oraz skonto i oznacza to, czego nie może pewnie przypisać.
• Księgowość sprawdza: niepewne przypisania.
• Wynik: propozycja przypisania i aktualna lista nierozliczonych pozycji.

5. Przygotowywanie wezwań do zapłaty

Wezwania do zapłaty często są odkładane, ponieważ wcześniej trzeba przyjrzeć się każdej sprawie.

• Dane wejściowe: lista przeterminowanych należności i historia klienta obejmująca wcześniejsze zachowania płatnicze, otwarte reklamacje i ustalenia.
• AI przygotowuje: projekt przypomnienia o płatności lub wezwania do zapłaty na etapie i w tonie określonym przez Państwa. Wstrzymuje sprawę, jeśli istnieje reklamacja lub porozumienie dotyczące spłaty w ratach.
• Księgowość sprawdza: każdy projekt. Żadne wezwanie do zapłaty nie jest wysyłane bez zatwierdzenia.
• Wynik: projekty wezwań do wysłania i adnotacja na koncie klienta.

6. Koszty podróży i wydatki służbowe

Dokumenty księgowe przychodzą jako zdjęcia, w e-mailach i teczkach, często dopiero po tygodniach.

• Dane wejściowe: zdjęcia dokumentów księgowych, dane o przejechanych kilometrach i wyciąg z karty kredytowej.
• AI przygotowuje: odczytuje dokumenty, przypisuje kategorie, sprawdza zgodność z Państwa zasadami rozliczania wydatków służbowych i zgłasza brakujące dokumenty.
• Księgowość sprawdza: wyjątki i odstępstwa od zasad. O zastosowaniu wyjątku decyduje człowiek.
• Wynik: sprawdzone rozliczenie do zaksięgowania.

7. Przygotowanie zamknięcia miesiąca

Przed zamknięciem zwykle czegoś jeszcze brakuje: dokumentu, płatności, rozliczenia międzyokresowego.

• Dane wejściowe: księgowania z danego miesiąca, nierozliczone pozycje i rozliczenia międzyokresowe z poprzedniego miesiąca.
• AI przygotowuje: listę brakujących dokumentów, niezaksięgowanych płatności i nietypowych odchyleń względem poprzedniego miesiąca oraz propozycje rozliczeń międzyokresowych z uzasadnieniem.
• Księgowość sprawdza: każde księgowanie. AI nie księguje samodzielnie.
• Wynik: lista kontrolna zamknięcia miesiąca i projekt komentarza dla kadry zarządzającej.

Programy i interfejsy: integracja z używanymi rozwiązaniami

To, z jakich programów Państwo korzystają, określa drogę przepływu danych. Tabela przedstawia typowe przypadki. Dostępność konkretnego interfejsu w Państwa programie ustalamy przed złożeniem oferty na podstawie dokumentacji producenta.

Nazwy służą orientacji i nie oznaczają partnerstwa. Gdy program nie udostępnia interfejsu, korzystamy z eksportu i importu, monitorowanego folderu lub poczty e-mail.

Integracja zamiast wymiany

Nie potrzebują Państwo nowego programu księgowego i go nie oferujemy. AI działa przed Państwa oprogramowaniem: przygotowuje dokumenty i przedstawia propozycje, a program nadal księguje jak dotychczas.

• Państwa program pozostaje systemem nadrzędnym. Księgowania odbywają się tylko w nim. AI nigdy nie zapisuje danych z pominięciem zapisów księgowych.
• Państwa doradca podatkowy pracuje jak dotychczas. Przekazywanie danych, numery dokumentów i procesy zmieniają się tylko wtedy, gdy Państwo tego chcą.
• Jeden proces po drugim. Zaczynamy od jednego kroku, na przykład faktur zakupu, i najpierw uruchamiamy go równolegle z dotychczasową pracą, zanim cokolwiek zastąpi.
• Możliwość powrotu pozostaje. Oryginalne dokumenty i księgowania znajdują się w Państwa systemach. Bez AI Państwa księgowość nadal działa jak wcześniej.

Zatwierdzanie i prawidłowość prowadzenia ksiąg

Operacje księgowe muszą być możliwe do prześledzenia, także podczas kontroli podatkowej. Dlatego przed uruchomieniem ustalamy, kto o czym decyduje.

• Kto dekretuje: AI proponuje, człowiek zatwierdza. Dla sprawdzonych standardowych przypadków Państwa zespół może po etapie testowym ustalić wyrywkowe sprawdzanie propozycji. Do tego czasu AI pracuje w trybie wersji roboczych.
• Kto zatwierdza płatność: zgodnie z Państwa limitami kwotowymi i zasadą czterech oczu. AI nigdy samodzielnie nie zatwierdza płatności ani nie zleca przelewu.
• Zmiany IBAN i kartoteki dostawców: zawsze z udziałem drugiej osoby i potwierdzeniem przez znany kanał kontaktu. Fałszywe faktury ze zmienionymi danymi bankowymi są powszechną metodą oszustwa.
• Powielone faktury: są rozpoznawane na podstawie dostawcy, numeru, kwoty i daty oraz oznaczane, a nie usuwane.
• Rejestr: każda propozycja jest zapisywana z informacją o źródle, czasie i decyzji, wraz ze wskazaniem osoby, która ją zatwierdziła lub zmieniła.
• Oryginalny dokument i dokumentacja procedur: dokument pozostaje niezmieniony. Na potrzeby Państwa dokumentacji procedur opisujemy kroki, w których uczestniczy AI.

Tabela podaje najważniejsze źródła dla orientacji. Zasady obowiązujące w Państwa firmie zależą od formy prawnej, kraju i branży.

Dane dostawców, klientów i pracowników podlegają ponadto RODO: umowa powierzenia przetwarzania danych z każdym dostawcą (Art. 28) i przetwarzanie w UE. To, czy krok wykonywany przez AI trzeba opisać w Państwa dokumentacji procedur i w jaki sposób, należy ustalić z doradcą podatkowym. Ten przegląd zawiera informacje ogólne i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.

Dane: dane podstawowe, plan kont i korekty

Jakość propozycji zależy od danych, na których pracuje AI.

• Podstawą są Państwa dane podstawowe: kartoteka dostawców, plan kont, miejsca powstawania kosztów i kody podatkowe. Jeśli są niekompletne lub powielone, propozycje też będą słabe. Dlatego zaczynamy od ich przeglądu.
• Korekty jako źródło nauki: każda korekta Państwa zespołu jest zapamiętywana i trafia jako przykład lub reguła do kolejnych propozycji, które mogą Państwo przeglądać.
• Testy obok bieżącej pracy: proces początkowo działa równolegle, a my porównujemy propozycje z tym, co Państwa zespół rzeczywiście zaksięgował.
• Ochrona danych: faktury jednoosobowych firm i dane pracowników są danymi osobowymi. Przetwarzamy je na serwerach w UE, pokazujemy AI tylko to, czego potrzebuje w danym kroku, i wspólnie z Państwem ustalamy okres przechowywania oraz usuwanie. Więcej na stronie AI a ochrona danych.

Własne aplikacje i programy dla księgowości

Niektórych elementów brakuje nie w programie księgowym, lecz przed nim. Tworzymy je jako osobne programy, gdy standardowe produkty nie pasują:

• Aplikacja do dokumentów dla pracowników terenowych i budowy: po zrobieniu zdjęcia odczytywane są kwota i dostawca, a dokument trafia do właściwego folderu zamiast do schowka samochodowego.
• Aplikacja do zatwierdzania dla kierownictwa: faktury do zapłaty z rozbieżnościami i powiązaniem z zamówieniem widoczne na pierwszy rzut oka, zatwierdzane lub odsyłane z telefonu.
• Aplikacja do wydatków służbowych i księgi kasowej: rejestrowanie wydatków, fotografowanie dokumentów, prowadzenie księgi kasowej, z kontrolą zgodności z Państwa zasadami.

Te programy uzupełniają Państwa oprogramowanie księgowe, a nie je zastępują. Więcej na stronach Tworzenie aplikacji i Tworzenie oprogramowania.

Od czego zacząć

Te trzy pytania pomagają ocenić sytuację:

1. Ile faktur przychodzących Państwa księgowość obsługuje miesięcznie i jakimi drogami one trafiają (e-mail, poczta, portal, e-faktura)?
2. W jakim programie Państwo księgują i czy doradca podatkowy przejmuje Państwa dane?
3. Który krok zajmuje Państwa zespołowi najwięcej czasu: wprowadzanie, dekretowanie, przypisywanie czy monitowanie należności?

Jeśli prześlą nam Państwo odpowiedzi, powiemy, od którego procesu warto zacząć i co musi pozostać po stronie Państwa zespołu. Zaczynamy od testów równoległych do dotychczasowej pracy.