Oddělení · Účetnictví AI v účetnictví: automatizace zpracování dokladů, faktur a upomínek

Automatizace účetnictví: přehled sedmi úkolů

Jde o typické procesy, nikoli zákaznické projekty. V každém AI připravuje podklady a návrhy a účetní je kontroluje a rozhoduje. Podrobnosti najdete na stránkách Automatizace přijatých faktur a Vytěžování dokladů a předkontace pomocí AI, informace o povinnosti na stránce E‑faktura.

1. Evidence a kontrola přijatých faktur

Faktury přicházejí e-mailem, jako PDF, jako e-faktura, poštou nebo z portálů dodavatelů, každá s jiným uspořádáním.

• Vstup: e-mailová schránka účetnictví, skeny a e-faktury ve strukturovaném formátu.
• AI připraví: Načte dodavatele, číslo faktury, datum, položky, částky, daňové sazby a splatnost, rozpozná duplicitní faktury i změnu IBAN oproti kmenovým údajům dodavatele a vytvoří návrh zaúčtování. U e-faktur čte data přímo ze souboru, nikoli z obrázku.
• Účetnictví kontroluje: každou označenou odchylku a každou nejistou hodnotu.
• Výstup: návrh faktury ve Vašem účetním softwaru nebo procesu zpracování faktur, původní doklad beze změny v archivu.

2. Porovnání dokladů s objednávkou a dodacím listem

Porovnání objednávky, dodacího listu a faktury zabírá čas, jakmile se liší množství, ceny nebo dílčí dodávky.

• Vstup: faktura, objednávka z ERP a dodací list nebo záznam o příjmu zboží.
• AI připraví: Porovná zboží, množství a cenu, rozpozná dílčí dodávky a vypíše každou odchylku včetně řádků, ze kterých vychází.
• Účetnictví kontroluje: odchylky. Cenové otázky vyjasní nákup s dodavatelem a účetnictví schválí výsledek až poté.
• Výstup: doporučení „souhlasí“ nebo seznam odchylek předaný nákupu či skladu.

3. Návrh předkontace

Účet, nákladové středisko a daňový kód často vycházejí ze vzorce, který zná jen zkušená kolegyně.

• Vstup: načtená faktura, Váš účtový rozvrh a dosavadní účetní zápisy daného dodavatele.
• AI připraví: Navrhne účet, nákladové středisko a daňový kód, uvede důvod („stejně jako u dřívějších faktur tohoto dodavatele“) a označí, co je nové.
• Účetnictví kontroluje: potvrdí nebo upraví návrh. Každá změna se uloží.
• Výstup: účetní zápis s předkontací ke schválení.

4. Přiřazování plateb k neuhrazeným položkám

Údaje o účelu platby na bankovním výpisu bývají nejednoznačné: část čísla faktury, hromadná platba, odečtené skonto.

• Vstup: bankovní výpis jako soubor nebo export a seznam neuhrazených položek.
• AI připraví: Přiřadí platby k fakturám, rozpozná hromadné a částečné platby i skonto a označí to, co nedokáže spolehlivě přiřadit.
• Účetnictví kontroluje: nejistá přiřazení.
• Výstup: návrh přiřazení a aktuální seznam neuhrazených položek.

5. Příprava upomínek

Upomínky se často odkládají, protože je předem nutné posoudit každý případ.

• Vstup: seznam položek po splatnosti a historie zákazníka s dosavadní platební morálkou, nevyřešenými reklamacemi a dohodami.
• AI připraví: Navrhne připomínku platby nebo upomínku v úrovni a tónu, které stanovíte, a případ pozastaví, pokud existuje reklamace nebo dohoda o splátkách.
• Účetnictví kontroluje: každý návrh. Žádná upomínka se neodešle bez schválení.
• Výstup: návrhy upomínek k odeslání a poznámka na zákaznickém účtu.

6. Cestovní náklady a výdaje

Doklady přicházejí jako fotografie, v e-mailech i ve složkách, často až po několika týdnech.

• Vstup: fotografie dokladů, údaje o ujetých kilometrech a výpis z kreditní karty.
• AI připraví: Načte doklady, přiřadí kategorie, porovná je s Vaší směrnicí pro náhradu výdajů a upozorní na chybějící doklady.
• Účetnictví kontroluje: výjimky a odchylky od směrnice. O uplatnění výjimky rozhoduje člověk.
• Výstup: zkontrolované vyúčtování k zaúčtování.

7. Příprava měsíční uzávěrky

Před uzávěrkou většinou ještě něco chybí: doklad, platba nebo časové rozlišení.

• Vstup: účetní zápisy za měsíc, neuhrazené položky a časové rozlišení z předchozího měsíce.
• AI připraví: Vytvoří seznam chybějících dokladů, nezaúčtovaných plateb a nápadných odchylek oproti předchozímu měsíci a navrhne časové rozlišení s odůvodněním.
• Účetnictví kontroluje: každý účetní zápis. AI sama neúčtuje.
• Výstup: uzávěrkový seznam a návrh komentáře pro vedení firmy.

Programy a rozhraní: propojení s tím, co používáte

Cestu dat určují programy, které používáte. Tabulka uvádí běžné případy. Jaké rozhraní Váš program skutečně nabízí, vyjasníme před nabídkou podle dokumentace výrobce.

Názvy slouží pro orientaci a neznamenají partnerství. Pokud program nenabízí rozhraní, pracujeme s exportem a importem, sledovanou složkou nebo e-mailem.

Propojení místo nahrazování

Nový účetní program nepotřebujete a ani ho nenabízíme. AI pracuje před Vaším softwarem: připravuje doklady a návrhy, software dál účtuje jako dosud.

• Váš program zůstává hlavním systémem. Účtuje se pouze v něm. AI nikdy nezapisuje mimo Vaši účetní evidenci.
• Vaše daňová kancelář pracuje jako dosud. Předávání, čísla dokladů a procesy se mění jen tehdy, pokud si to přejete.
• Jeden proces po druhém. Začneme jedním krokem, například přijatými fakturami, a nejprve ho necháme běžet souběžně s dosavadní prací, než něco nahradí.
• Cesta zpět zůstává otevřená. Původní doklady a účetní zápisy jsou ve Vašich systémech. Bez AI pracuje Vaše účetnictví dál jako předtím.

Schvalování a řádné vedení účetnictví

Účetnictví musí být průkazné a dohledatelné i pro daňovou kontrolu. Proto před spuštěním stanovíme, kdo o čem rozhoduje.

• Kdo provádí předkontaci: AI navrhuje, člověk potvrzuje. U spolehlivých standardních případů může Váš tým po testovací fázi stanovit, že se návrhy budou kontrolovat namátkově. Do té doby AI pracuje v režimu návrhů.
• Kdo schvaluje platbu: podle Vašich finančních limitů a principu čtyř očí. AI nikdy sama neschvaluje platbu ani nezadává bankovní převod.
• Změny IBAN a kmenových dat dodavatelů: vždy se zapojením druhé osoby a ověřením přes známý kontaktní kanál. Falešné faktury se změněným bankovním spojením jsou rozšířeným podvodem.
• Duplicitní faktury: rozpoznávají se podle dodavatele, čísla, částky a data. Označí se, nemažou se.
• Záznam: každý návrh se zaznamená se zdrojem, časem a rozhodnutím, včetně osoby, která jej potvrdila nebo změnila.
• Původní doklad a dokumentace postupů: doklad zůstává beze změny. Pro Vaši dokumentaci postupů popíšeme, do kterých kroků se zapojuje AI.

Tabulka uvádí nejdůležitější zdroje pro orientaci. Pravidla platná pro Vaši firmu závisí na právní formě, zemi a oboru.

Na údaje o dodavatelích, zákaznících a zaměstnancích se navíc vztahuje GDPR: smlouva o zpracování osobních údajů s každým poskytovatelem (Art. 28) a zpracování v EU. Zda a jak je třeba krok prováděný AI popsat ve Vaší dokumentaci postupů, si ujasněte se svým daňovým poradcem. Tento přehled obsahuje obecné informace a není právním ani daňovým poradenstvím.

Data: kmenová data, účtový rozvrh a opravy

Kvalita návrhů závisí na datech, se kterými AI pracuje.

• Základem jsou Vaše kmenová data: kmenová data dodavatelů, účtový rozvrh, nákladová střediska a daňové kódy. Pokud jsou neúplná nebo duplicitní, budou nekvalitní i návrhy. Proto je prověříme jako první.
• Opravy jako zdroj učení: každá oprava Vašeho týmu se uloží a jako příklad nebo pravidlo se promítne do dalších návrhů, které si můžete prohlédnout.
• Testovací provoz souběžně s prací: postup nejprve běží paralelně a návrhy porovnáváme s tím, co Váš tým skutečně zaúčtoval.
• Ochrana osobních údajů: faktury podnikajících fyzických osob a údaje o zaměstnancích jsou osobními údaji. Zpracováváme je na serverech v EU, AI ukazujeme pouze to, co potřebuje pro daný krok, a společně s Vámi stanovíme dobu uchovávání a výmaz. Více na stránce AI a ochrana osobních údajů.

Vlastní aplikace a programy pro účetnictví

Některé funkce nechybějí v účetním softwaru, ale v krocích před ním. Pokud standardní produkty nevyhovují, vytvoříme pro ně vlastní programy:

• Aplikace na doklady pro terén a stavbu: pořídíte fotografii, načte se částka a dodavatel a doklad skončí ve správné složce místo v přihrádce auta.
• Schvalovací aplikace pro vedení firmy: přehled faktur k úhradě s odchylkami a vazbou na objednávku, které lze na telefonu potvrdit nebo vrátit.
• Aplikace pro vyúčtování výdajů a pokladní knihu: evidence výdajů, fotografování dokladů a vedení pokladní knihy s kontrolou podle Vaší směrnice.

Tyto programy doplňují Váš účetní software, nenahrazují jej. Více na stránkách Vývoj aplikací a Vývoj softwaru.

Kde začít

S posouzením pomohou tyto tři otázky:

1. Kolik přijatých faktur Vaše účtárna zpracuje měsíčně a jak přicházejí (e-mail, pošta, portál, e-faktura)?
2. V jakém programu účtujete a přebírá Vaše data daňový poradce?
3. Který krok zabírá Vašemu týmu nejvíce času: vytěžování, předkontace, přiřazování nebo upomínání?

Když nám napíšete odpovědi, řekneme Vám, kterým postupem se vyplatí začít a co musí zůstat na Vašem týmu. Začínáme testovacím provozem souběžně s dosavadní prací.