Röviden
- Jól alkalmazható az írásos és hozzárendelési feladatoknál: bejövő számlák rögzítése, bizonylatok összevetése a megrendeléssel és a szállítólevéllel, kontírozási javaslatok, fizetések nyitott tételekhez rendelése és fizetési felszólítások előkészítése.
- A könyvelőszoftvere megmarad. Az általa kínált kapcsolódási felületeken keresztül kapcsolódunk hozzá, például könyvelési köteggel, API-val, exporttal vagy e-maillel, és semmit sem cserélünk le.
- A kontírozást, a könyvelést és a fizetés jóváhagyását emberek végzik. Az AI javaslatokat tesz, naplózza őket, és az Ön csapatának javításai beépülnek a következő javaslatokba.
- Az eredeti bizonylat változatlan marad, és minden lépés visszakövethető. A szabályszerűségre vonatkozó előírások továbbra is érvényesek: Németországban a GoBD, Ausztriában a BAO, Svájcban pedig a kötelmi jog szabályai.
A könyvelés automatizálása: hét feladat áttekintése
Ezek jellemző folyamatok, nem ügyfélprojektek. Mindegyikben az AI előkészít és javaslatot tesz, egy könyvelő pedig ellenőriz és dönt. Részletesebben a Bejövő számlák automatizálása és a Bizonylatfelismerés és kontírozás AI‑val oldalon olvashat, a kötelezettségről pedig az Elektronikus számla oldalon.
1. Bejövő számlák rögzítése és ellenőrzése
A számlák e-mailben, PDF‑ként, elektronikus számlaként, postán vagy szállítói portálokról érkeznek, mindegyik más felépítéssel.
- Beérkezés: a könyvelés postafiókja, szkennelt dokumentumok és strukturált formátumú elektronikus számlák.
- Az AI előkészít: kiolvassa a szállítót, a számlaszámot, a dátumot, a tételeket, az összegeket, az adókulcsokat és a fizetési határidőt, felismeri a duplikált számlákat és a szállítói törzsadatokhoz képest megváltozott IBAN-számot, majd könyvelési javaslatot készít. Elektronikus számláknál közvetlenül a fájlból olvassa ki az adatokat, nem képből.
- A könyvelés ellenőriz: minden megjelölt eltérést és minden bizonytalan értéket.
- Eredmény: számlatervezet az Ön könyvelőszoftverében vagy számlafeldolgozási folyamatában, az eredeti bizonylat pedig változatlanul az archívumban.
2. Bizonylatok összevetése a megrendeléssel és a szállítólevéllel
A megrendelés, a szállítólevél és a számla egyeztetése időigényessé válik, amint eltérnek a mennyiségek, az árak vagy a részszállítások.
- Beérkezés: a számla, a megrendelés az ERP rendszerből, valamint a szállítólevél vagy az árubeérkezés könyvelési tétele.
- Az AI előkészít: összehasonlítja a terméket, a mennyiséget és az árat, felismeri a részszállításokat, és minden eltérést az azt tartalmazó sorokkal együtt listáz.
- A könyvelés ellenőrzi: az eltéréseket. Az árkérdéseket a beszerzés tisztázza a szállítóval, a könyvelés csak ezután hagyja jóvá.
- Eredmény: az „egyezik” javaslat vagy egy eltéréslista, amely a beszerzéshez vagy a raktárhoz kerül.
3. Kontírozási javaslatok
A főkönyvi számla, a költséghely és az adókód gyakran olyan mintát követ, amely csak a tapasztalt kolléga fejében létezik.
- Beérkezés: a beolvasott számla, az Ön számlatükre és a szállító korábbi könyvelési tételei.
- Az AI előkészít: főkönyvi számlát, költséghelyet és adókódot javasol, megadja az indokot („ugyanúgy, mint a szállító korábbi számláinál”), és megjelöli, mi új.
- A könyvelés ellenőriz: megerősít vagy módosít. Minden módosítás megőrződik.
- Eredmény: kontírozott könyvelési tétel jóváhagyásra.
4. Fizetések nyitott tételekhez rendelése
A bankszámlakivonat közleményei ritkán egyértelműek: a számlaszám töredéke, összevont fizetés, levont skontó.
- Beérkezés: a bankszámlakivonat fájlként vagy exportként, valamint a nyitott tételek listája.
- Az AI előkészít: a fizetéseket a számlákhoz rendeli, felismeri az összevont fizetéseket, a részfizetéseket és a skontót, és megjelöli, amit nem tud biztosan hozzárendelni.
- A könyvelés ellenőrzi: a bizonytalan hozzárendeléseket.
- Eredmény: hozzárendelési javaslat és a nyitott tételek aktuális listája.
5. Fizetési felszólítások előkészítése
A fizetési felszólításokat gyakran halogatják, mert előbb minden esetet át kell tekinteni.
- Beérkezés: a lejárt tételek listája és az ügyfél előzményei a korábbi fizetési magatartással, nyitott reklamációkkal és megállapodásokkal.
- Az AI előkészít: fizetési emlékeztető vagy felszólítás tervezetét készíti el az Ön által meghatározott fokozatban és hangnemben, és visszatartja az ügyet, ha reklamáció vagy részletfizetési megállapodás áll fenn.
- A könyvelés ellenőriz: minden tervezetet. Jóváhagyás nélkül nem kerül ki fizetési felszólítás.
- Eredmény: küldésre szánt fizetési felszólítások tervezetei és egy megjegyzés az ügyfélszámlán.
6. Útiköltségek és egyéb üzleti kiadások
A bizonylatok fényképként, e-mailekben és mappákban érkeznek, gyakran hetekkel később.
- Beérkezés: bizonylatfotók, kilométeradatok és a hitelkártya-kivonat.
- Az AI előkészít: elolvassa a bizonylatokat, kategóriákba sorolja őket, ellenőrzi az Ön költségelszámolási szabályzata alapján, és jelzi a hiányzó bizonylatokat.
- A könyvelés ellenőrzi: a kivételeket és a szabályzattól való eltéréseket. Arról, hogy alkalmazható-e kivétel, ember dönt.
- Eredmény: ellenőrzött elszámolás könyvelésre.
7. A havi zárás előkészítése
A zárás előtt többnyire még hiányzik valami: egy bizonylat, egy fizetés vagy egy időbeli elhatárolás.
- Beérkezés: a hónap könyvelési tételei, a nyitott tételek és az előző hónap időbeli elhatárolásai.
- Az AI előkészít: listát készít a hiányzó bizonylatokról, a könyveletlen fizetésekről és az előző hónaphoz képest feltűnő eltérésekről, valamint időbeli elhatárolásokat javasol indoklással.
- A könyvelés ellenőriz: minden könyvelési tételt. Az AI nem könyvel önállóan.
- Eredmény: zárási lista és a vezetőségnek szóló kommentár tervezete.
Programok és interfészek: kapcsolódás a már használt rendszerekhez
Az adatok útját az Ön által használt programok határozzák meg. A táblázat a szokásos eseteket sorolja fel. Az árajánlat előtt a gyártó dokumentációja alapján tisztázzuk, hogy a programja ténylegesen milyen kapcsolódási felületet kínál.
| Program | Milyen adatokat cserélünk | Megoldás |
|---|---|---|
| DATEV (például könyvelési kötegek és bizonylatátadás) | Bizonylatok és könyvelési javaslatok befelé, főkönyvi számlák és költséghelyek kifelé | Könyvelési kötegek DATEV formátumban és bizonylatképek átadása, amennyiben az Ön adótanácsadója használja ezeket |
| BMD és RZL (Ausztria) | Könyvelési tételek, bizonylatok és törzsadatok | A programok import- és exportfelületei |
| Abacus és Bexio (Svájc) | Vevők, szállítók és könyvelési tételek | A program kapcsolódási felülete vagy fájlimport |
| Lexware, lexoffice, sevdesk | Bizonylatok, számlák és könyvelési tételek | Kapcsolódási felület (API) vagy export és import |
| ERP és árugazdálkodási rendszer | Megrendelések, árubeérkezések, szállítói törzsadatok | API, adatbázis-lekérdezés vagy export |
| Dokumentumkezelés és archívum | Eredeti bizonylatok és naplók | Archiválás hivatkozással a könyvelési tételben |
| Elektronikus számla (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) | strukturált számlaadatok | közvetlenül a fájlból kiolvasva, lásd Elektronikus számla |
A nevek a tájékozódást szolgálják, és nem jelentenek partneri kapcsolatot. Ha egy program nem kínál interfészt, exporttal és importtal, figyelt mappával vagy e-maillel dolgozunk.
Összekapcsolás csere helyett
Nincs szüksége új könyvelőprogramra, és mi sem kínálunk ilyet. Az AI az Ön szoftvere előtt dolgozik: előkészíti a bizonylatokat és javaslatokat tesz, a szoftver pedig továbbra is a megszokott módon könyvel.
- Az Ön programja marad a meghatározó rendszer. Könyvelés csak ott történik. Az AI soha nem ír adatokat a könyvelési nyilvántartást megkerülve.
- Az Ön adótanácsadója a megszokott módon dolgozik. Az átadás, a bizonylatszámok és a folyamatok csak akkor változnak, ha Ön ezt szeretné.
- Egyszerre egy folyamat. Egy lépéssel kezdünk, például a bejövő számlákkal, és először a meglévő munkával párhuzamosan futtatjuk, mielőtt bármit kiváltana.
- A visszaút nyitva marad. Az eredeti bizonylatok és a könyvelési tételek az Ön rendszereiben vannak. Az AI nélkül a könyvelése a korábbi módon működik tovább.
Jóváhagyások és szabályszerűség
A könyvelésnek az adóellenőrzés számára is követhetőnek kell lennie. Ezért indulás előtt meghatározzuk, ki miről dönt.
- Ki kontíroz: az AI javasol, egy ember megerősít. Biztosan kezelhető szokásos eseteknél a csapata egy tesztidőszak után dönthet úgy, hogy a javaslatokat szúrópróbaszerűen ellenőrzik. Addig az AI tervezeti módban dolgozik.
- Ki hagyja jóvá a kifizetést: az Ön értékhatárai és a négy szem elve alapján dől el. Az AI soha nem hagy jóvá önállóan kifizetést, és nem indít átutalást.
- Az IBAN és a beszállítói törzsadatok módosítása: mindig egy második személy bevonásával és ismert kapcsolattartási csatornán történő visszakérdezéssel. A módosított bankszámlaadatokat tartalmazó hamis számlák elterjedt csalási módszert jelentenek.
- Duplikált számlák: a beszállító, a számlaszám, az összeg és a dátum alapján a rendszer felismeri és megjelöli őket, nem törli.
- Napló: minden javaslatot rögzítünk a forrásával, időpontjával és a döntéssel együtt, beleértve azt a személyt is, aki megerősítette vagy módosította.
- Eredeti bizonylat és eljárásdokumentáció: a bizonylat változatlan marad. Az Ön eljárásdokumentációjához leírjuk, mely lépésekben vesz részt az AI.
A táblázat a tájékozódáshoz szükséges legfontosabb forrásokat sorolja fel. Az Ön vállalkozására vonatkozó szabályok a jogi formától, az országtól és az ágazattól függenek.
| Ország | Jogalap | A szabályozás lényege |
|---|---|---|
| Németország | A Szövetségi Pénzügyminisztérium GoBD-elvei és a § 147 AO | A könyveknek és bizonylatoknak nyomon követhetőnek, teljesnek, helyesnek, időben elkészítettnek, rendezettnek és megváltoztathatatlannak kell lenniük. A § 147 AO szabályozza a megőrzést és az adóhatóság adathozzáférését |
| Ausztria | § 131 BAO és § 132 BAO | A könyveket és nyilvántartásokat teljes körűen, helyesen és kellő időben kell vezetni. Főszabály szerint hét évig kell megőrizni őket |
| Svájc | Kötelmi jogi törvény, Art. 957 ff. és az üzleti könyvekről szóló rendelet | Szabályszerű könyvvezetés és bizonylatok, az üzleti könyvek és könyvelési bizonylatok megőrzése tíz évig (Art. 958f OR) |
Emellett a beszállítók, ügyfelek és munkavállalók adataira a GDPR is vonatkozik: minden szolgáltatóval adatfeldolgozási szerződést kell kötni (Art. 28), és az adatokat az EU-ban kell feldolgozni. Adótanácsadójával tisztázza, hogy az AI‑t használó lépést le kell-e írni az eljárásdokumentációjában, és ha igen, hogyan. Ez az áttekintés általános tájékoztatás, nem jogi vagy adótanácsadás.
Adatok: törzsadatok, számlatükör és javítások
A javaslatok minősége az AI által használt adatoktól függ.
- Az alapot az Ön törzsadatai adják: a beszállítói törzsadatok, a számlatükör, a költséghelyek és az adókódok. Ha hiányosak vagy duplikáltak, a javaslatok is gyengék lesznek. Ezért először ezeket tekintjük át.
- Javítások mint tanulási forrás: csapata minden javítását megőrizzük, és példaként vagy szabályként beépítjük a következő javaslatokba, amelyeket Ön megtekinthet.
- Tesztüzem a napi munka mellett: a folyamat először párhuzamosan fut, és összehasonlítjuk a javaslatokat azzal, amit csapata ténylegesen lekönyvelt.
- Adatvédelem: az egyéni vállalkozások számlái és a munkavállalói adatok személyes adatok. Ezeket az EU-ban található szervereken dolgozzuk fel, az AI‑nak csak azt mutatjuk meg, amire az adott lépéshez szüksége van, a tárolási időt és a törlést pedig Önnel közösen határozzuk meg. További részletek az AI és adatvédelem oldalon.
Saját alkalmazások és programok a könyveléshez
Egyes hiányosságok a könyvelőszoftvert megelőző lépésekben vannak. Ezekhez saját programokat készítünk, ha a késztermékek nem megfelelőek:
- Bizonylatkezelő alkalmazás a terepen és az építkezésen dolgozóknak: fotó készül, az összeg és a beszállító adatait kiolvassa a rendszer, a bizonylat pedig a megfelelő mappába kerül a kesztyűtartó helyett.
- Jóváhagyó alkalmazás a cégvezetésnek: a kifizetésre váró számlák az eltérésekkel és a kapcsolódó megrendeléssel egy pillantással áttekinthetők, telefonon jóváhagyhatók vagy visszaküldhetők.
- Költségelszámoló és pénztárkönyv-alkalmazás: kiadások rögzítése, bizonylatok fotózása, pénztárkönyv vezetése, az Ön szabályzata szerinti ellenőrzéssel.
Ezek a programok kiegészítik a könyvelőszoftverét, nem helyettesítik. Erről az Alkalmazásfejlesztés és a Szoftverfejlesztés oldalon olvashat bővebben.
Hol érdemes kezdeni
Ez a három kérdés segít a felmérésben:
- Hány bejövő számlát dolgoz fel havonta a könyvelése, és milyen csatornákon érkeznek ezek (e-mail, posta, portál, elektronikus számla)?
- Melyik programmal könyvel, és átveszi-e az adatait egy adótanácsadó?
- Melyik lépés igényli csapata legtöbb idejét: rögzítés, kontírozás, hozzárendelés vagy fizetési felszólítások küldése?
Ha megírja nekünk a válaszokat, elmondjuk, melyik folyamattal érdemes kezdeni, és minek kell csapatánál maradnia. Az eddigi munka mellett futó tesztüzemmel kezdünk.
Források
- Németország: § 147 AO (a dokumentumok megőrzésére vonatkozó formai előírások), § 257 HGB (dokumentumok megőrzése); GoBD: a Szövetségi Pénzügyminisztérium levele az elektronikus formában történő szabályszerű könyvvezetés alapelveiről
- Ausztria: § 131 BAO, § 132 BAO
- Svájc: Kötelmi jogi törvény, Art. 957 és 958f közötti cikkek, valamint az üzleti könyvekről szóló rendelet
- EU: (EU) 2016/679 rendelet (GDPR), Art. 28: EUR-Lex