Részlegek · Beszerzés Beszerzés automatizálása AI‑val: árajánlatok összehasonlítása, visszaigazolások ellenőrzése, határidők betartása

Beszerzési feladatok: hat folyamat áttekintése

Ezek tipikus folyamatok, nem ügyfélprojektek. Mindegyikben az AI előkészít és megjelöl, egy beszerző pedig ellenőriz és dönt. Az egyes felhasználási módokat és korlátaikat az Árajánlatok összehasonlítása és visszaigazolások ellenőrzése AI segítségével című cikk részletezi.

1. Igénybejelentések átalakítása rendelésekké

Az igények szóban, jegyzetként, e-mailben vagy hangüzenetben érkeznek a műhelyből, a raktárból és a részlegektől.

• Bemenet: az igénybejelentés tetszőleges formában, cikkszámmal vagy anélkül.
• Az AI előkészít: felismeri a cikket, a mennyiséget és a kívánt határidőt, hozzárendeli a cikket az Ön cikktörzsadataihoz és az előnyben részesített beszállítóhoz, és rákérdez a hiányzó adatokra.
• A beszerzés ellenőriz: a hozzárendelést, és jóváhagyja a rendelést, amennyiben az Ön összeghatára ezt megköveteli.
• Kimenet: egy rendelési tervezet az ERP-rendszerben.

2. Beszállítói árajánlatok bekérése és összehasonlítása

Az árajánlatok ritkán hasonlíthatók össze közvetlenül: eltérő mértékegységek, mennyiségtől függő árak, szállítási feltételek, fizetési határidők és érvényesség.

• Bemenet: az árajánlatok PDF‑ben vagy e-mailben és az Ön ajánlatkérése a kívánt tételekkel.
• Az AI előkészít: kiolvassa a tételeket, közös alapra számítja át a mértékegységeket és a mennyiségi ársávokat, majd egymás mellé állítja az árat, a mennyiséget, a szállítási feltételeket, a szállítási időt és a fizetési határidőt. Megjelöli, amit egy beszállító nem szerepeltetett az árajánlatában.
• A beszerzés ellenőriz: az összehasonlítást, és eldönti, kivel tárgyalnak. Az AI nem javasol olyan odaítélést, amelynek indokait Ön nem tudja követni.
• Kimenet: egy összehasonlító táblázat, minden számhoz forráshellyel.

3. Rendelés-visszaigazolások ellenőrzése a rendelés alapján

A beszállítók gyakran a megrendelttől kissé eltérő feltételeket igazolnak vissza: későbbi határidőt, más árat vagy részszállítást.

• Bemenet: a rendelés-visszaigazolás és a rendelés az ERP-rendszerből.
• Az AI előkészít: összehasonlítja a cikket, a mennyiséget, az árat, a mértékegységet és a határidőt, kiemel minden eltérést, és felhívja a figyelmet más fél üzleti feltételeire történő hivatkozásokra, amelyek ellentmondhatnak az Ön beszerzési feltételeinek.
• A beszerzés ellenőriz: minden eltérést, és tisztázza azt a beszállítóval vagy elfogadja.
• Kimenet: „visszaigazolva” állapot az ERP-rendszerben vagy egy beszállítónak szóló pontosító kérdés tervezete.

4. Szállítási határidők követése

Aki árura vár, érdeklődik, de többnyire csak akkor, amikor már szorít az idő.

• Bemenet: a visszaigazolt határidők, feladási értesítések és a küldemény állapota.
• Az AI előkészít: felismeri azokat a rendeléseket, amelyek határideje közeledik vagy módosul, és elkészíti a beszállítónak szóló érdeklődés tervezetét.
• A beszerzés ellenőriz: a tervezetet, és eldönti, hogy érdeklődésre, alternatívára vagy a gyártás tájékoztatására van-e szükség.
• Kimenet: színkódos határidőlista és küldésre kész érdeklődő üzenetek.

5. Beszállítóértékelés meglévő adatok alapján

Az, hogy egy beszállító mennyire megbízható, már benne van az Ön adataiban: szállítási határidők, reklamációk, árváltozások.

• Bemenet: rendelések, árubeérkezések és reklamációk az ERP-rendszerből.
• Az AI előkészít: programkód számítja ki az adatokból az olyan mutatókat, mint a szállítási pontosság, a reklamációs arány és az árak alakulása. Az AI ezekből beszállítónként rövid leírást készít, és megnevezi azokat a számokat, amelyekre támaszkodik.
• A beszerzés ellenőriz: az értékelést, mielőtt az megbeszélések vagy döntések alapjául szolgálna.
• Kimenet: beszállítói áttekintés az éves megbeszélésekhez.

6. Szerződések, tanúsítványok és határidők figyelemmel kísérése

A keretszerződések lejárnak, a felmondási határidők letelnek, a tanúsítványok és biztosítási igazolások érvénytelenné válnak.

• Bemenet: az Ön beszállítóinak szerződései, tanúsítványai és igazolásai.
• Az AI előkészít: kiolvassa az időtartamot, a felmondási határidőt, az árrögzítésre vonatkozó adatokat és a lejárati dátumot, felveszi őket egy határidőlistára, és időben emlékeztet.
• A beszerzés ellenőriz: minden döntés előtt magát a szerződésszöveget. Az AI megmutatja a forráshelyet.
• Kimenet: határidőlista emlékeztetőkkel és forráshelyekkel.

Purchase to Pay: hol segít az AI a folyamatban?

Az igénytől a fizetésig tartó folyamatban a beszerzés csak középen helyezkedik el. A táblázat megmutatja, ki melyik lépésben dolgozik, és hol végez előkészítést az AI.

Programok és adatáramlási útvonalak: kapcsolódás ahhoz, amit már használ

A beszerzésben az adatok több helyen találhatók. A táblázat a szokásos eseteket sorolja fel. Még az árajánlat előtt tisztázzuk, milyen lehetőséget kínál az Ön rendszere.

A nevek a tájékozódást szolgálják, és nem jelentenek partneri kapcsolatot. Ha egy rendszer nem kínál interfészt, exporttal és importtal, figyelt mappával vagy e-maillel dolgozunk.

Összekapcsolás csere helyett

Nincs szüksége új beszerzési szoftverre vagy új beszállítói portálra, és egyiket sem kínáljuk. Az AI az Ön ERP-rendszere mellett dolgozik, és elolvassa az ott és a postafiókokban található tartalmakat.

• Az ERP-rendszere marad a mérvadó. A megrendeléseket és törzsadatokat csak ott és csak az Ön munkatársai módosítják.
• A beszállítóinak semmin nem kell változtatniuk. Az árajánlatokat és visszaigazolásokat továbbra is e-mailben vagy portálon küldik.
• Egyszerre egy folyamat. Egy lépéssel kezdünk, például a rendelés-visszaigazolásokkal, és először a meglévő munka mellett működtetjük.
• Beszállítókezelés új szoftver nélkül. Az értékelés, a határidők és az időpontok a már meglévő adataiból állnak össze egy olyan áttekintésben, amelyet a beszerzése elolvas.

Jóváhagyások és szabályok

A beszerzés pénzről és szerződésekről szól. Ezért indulás előtt meghatározzuk, mit tehet az AI.

• Megrendelések jóváhagyása: összeg és költséghely szerint, ahogyan jelenleg is kezeli. Az AI tervezeteket készít, önállóan soha nem rendel.
• Beszállítói törzsadatok: a bankszámlaadat vagy cím módosítása mindig egy második személy bevonásával és ismert kapcsolattartási csatornán történő visszakérdezéssel zajlik.
• Keretszerződések és lehívások: az AI ellenőrzi a lehívásokat a keretszerződés mennyisége, időtartama és ára alapján, és jelzi, ha elérnek egy korlátot.
• Tűréshatárok: Ön határozza meg, mely mennyiségi, ár- és határidő-eltéréseket jelezze csak az AI, és melyeket terjessze tisztázásra.
• Üzleti feltételek: az AI jelzi a visszaigazolásokban szereplő, más fél feltételeire vonatkozó hivatkozásokat. Az elfogadásról vagy kifogásról a beszerzés dönt.
• Naplózás: minden javaslatot a forrással, az időponttal és a döntéssel együtt rögzítünk.

A közbeszerzési ajánlatkérőkre emellett a közbeszerzési jog is vonatkozik: Németországban a GWB és a VgV, Ausztriában a 2018. évi szövetségi közbeszerzési törvény, Svájcban pedig a szövetség és a kantonok közbeszerzési joga. A közbeszerzésért felelős egységével egyeztesse, milyen szerepet kaphat az AI egy közbeszerzési eljárásban. A kapcsolattartók személyes adataira a GDPR is vonatkozik: adatfeldolgozási szerződés (Art. 28) és EU-n belüli adatfeldolgozás. Ez az áttekintés általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás.

Adatok: beszállítók, cikkek és árak

Az összehasonlítások minősége azoktól az adatoktól függ, amelyekkel az AI dolgozik.

• Beszállítói törzsadatok és cikktörzsadatok: a duplán szereplő beszállítók, hiányzó mértékegységek és elavult cikkszámok minden összehasonlítást torzítanak. Ezért először a törzsadatokat tekintjük át.
• Ártörténet: a korábbi árak és mennyiségi ársávok jelentik a mércét az árajánlatokhoz és visszaigazolásokhoz. Ha csak Excel fájlokban találhatók, onnan olvassuk ki őket.
• Beszerzési feltételek és keretszerződések: tudásforrásként, forráshelyekkel, hogy az AI minden állítása a szerződés egy konkrét részére mutasson.
• Adatvédelem: a beszállítói kapcsolattartók adatai személyes adatok. EU-ban található szervereken dolgozzuk fel őket, az AI csak azt látja, amire szüksége van, a tárolás időtartamát és a törlést pedig Önnel együtt határozzuk meg. További információ az AI és adatvédelem oldalon.

Egyedi programok a beszerzéshez

Van, ami az ERP előtti vagy melletti folyamatokból hiányzik, nem magából az ERP-ből. Ezt egyedi programként készítjük el, ha a standard termékek nem megfelelőek:

• Igénybejelentő alkalmazás műhelynek és raktárnak: a cikk beolvasásával vagy a hiányzó tétel bemondásával a bejelentés strukturáltan jut el a beszerzéshez.
• Jóváhagyó alkalmazás: megrendelések és számlák jóváhagyásra, az eltérések egy pillantásra láthatók, a jóváhagyás mobilon történik.
• Beszállítói portál a kisebb beszállítóinak: visszaigazolások és időpontok egyszerű űrlapon, e-mailek helyett, anélkül hogy nagy rendszert kellene kezelniük.

Ezek a programok kiegészítik az ERP-rendszerét, nem helyettesítik. További információ az alkalmazásfejlesztésről.

Hol érdemes kezdeni

Ez a három kérdés segít a felmérésben:

1. Hetente hány rendelés-visszaigazolást és árajánlatot ellenőriz a beszerzése, és ebből mennyit manuálisan?
2. Milyen ERP- vagy árugazdálkodási rendszert használ, és az árlistákat, szerződéseket ott vagy fájlokban tárolja?
3. Melyik lépés kerül a legtöbb időbe: az árajánlatok összevetése, a visszaigazolások ellenőrzése vagy a határidők követése?

Ha megírja a válaszait, elmondjuk, melyik folyamattal érdemes kezdeni, és minek kell a beszerzés feladatának maradnia. A meglévő munka melletti próbaüzemmel kezdünk.