Stručne
- Vhodnými kandidátmi sú činnosti založené na čítaní a porovnávaní: premena požiadaviek na nákup na objednávky, porovnávanie ponúk dodávateľov, kontrola potvrdení objednávok oproti objednávke, sledovanie dodacích termínov a lehôt v zmluvách.
- Váš systém ERP zostáva. AI číta a zapisuje cez rozhrania, ktoré poskytuje, alebo pracuje popri ňom s e-mailmi a súbormi. Nový nákupný softvér nie je potrebný.
- Objednávajú, vyjednávajú a rozhodujú ľudia. AI nikdy sama neobjednáva. Pripravuje návrhy, označuje odchýlky a pripomína termíny.
- Základom sú kmeňové údaje o dodávateľoch, kmeňové údaje o položkách a ceny. Ukazovatele, ako je dodržiavanie termínov dodania, vypočítava kód z údajov Vášho systému ERP, nie AI spamäti.
Úlohy v nákupe: prehľad šiestich procesov
Ide o typické procesy, nie o zákaznícke projekty. V každom AI pripravuje podklady a označuje odchýlky a nákupkyňa alebo nákupca kontroluje a rozhoduje. Jednotlivé spôsoby využitia a ich hranice podrobnejšie rozoberá článok Porovnávanie ponúk a kontrola potvrdení pomocou AI.
1. Premena požiadaviek na nákup na objednávky
Požiadavky prichádzajú z dielne, skladu a oddelení ústne, ako poznámka, e-mail alebo hlasová správa.
- Vstup: Požiadavka na nákup v ľubovoľnej forme, s číslom položky alebo bez neho.
- AI pripraví podklady: Rozpozná položku, množstvo a požadovaný termín, priradí položku k Vašim kmeňovým údajom o položkách a preferovanému dodávateľovi a vyžiada si chýbajúce informácie.
- Nákupné oddelenie skontroluje: Priradenie a schváli objednávku, pokiaľ to vyžaduje Váš finančný limit.
- Výstup: Návrh objednávky v ERP.
2. Získavanie a porovnávanie ponúk dodávateľov
Ponuky možno len zriedka priamo porovnať: líšia sa jednotky, odstupňované ceny, dodacie podmienky, lehoty splatnosti a platnosť.
- Vstup: Ponuky vo formáte PDF alebo e-mailom a Váš dopyt s požadovanými položkami.
- AI pripraví podklady: Prečíta položky, prepočíta jednotky a cenové pásma na spoločný základ a vedľa seba uvedie cenu, množstvo, dodacie podmienky, dodaciu lehotu a lehotu splatnosti. Označí, čo dodávateľ neponúkol.
- Nákupné oddelenie skontroluje: Porovnanie a rozhodne, s kým sa bude vyjednávať. AI nenavrhne zadanie zákazky, ktorého dôvodom nerozumiete.
- Výstup: Porovnávacia tabuľka s uvedením zdrojového miesta pri každom čísle.
3. Kontrola potvrdení objednávok oproti objednávke
Dodávatelia často potvrdia niečo mierne odlišné od objednávky: neskorší termín, inú cenu alebo čiastočnú dodávku.
- Vstup: Potvrdenie objednávky a objednávka zo systému ERP.
- AI pripraví podklady: Porovná položku, množstvo, cenu, jednotku a termín, zvýrazní každú odchýlku a upozorní na odkazy na cudzie obchodné podmienky, ktoré by mohli odporovať Vašim nákupným podmienkam.
- Nákupné oddelenie skontroluje: Každú odchýlku a vyjasní ju s dodávateľom alebo ju prijme.
- Výstup: Stav „potvrdené“ v ERP alebo návrh doplňujúcej otázky dodávateľovi.
4. Sledovanie dodacích termínov
Kto čaká na tovar, pýta sa naň, no zvyčajne až vtedy, keď už zostáva málo času.
- Vstup: Potvrdené termíny, oznámenia o odoslaní a stav zásielky.
- AI pripraví podklady: Rozpozná objednávky, pri ktorých sa termín blíži alebo posúva, a pripraví návrh otázky dodávateľovi.
- Nákupné oddelenie skontroluje: Návrh a rozhodne, či je potrebná otázka dodávateľovi, alternatíva alebo informácia pre výrobu.
- Výstup: Zoznam termínov s farebným označením stavu a otázky pripravené na odoslanie.
5. Hodnotenie dodávateľov z existujúcich údajov
Spoľahlivosť dodávateľa už vidno vo Vašich údajoch: dodacie termíny, reklamácie a zmeny cien.
- Vstup: Objednávky, príjmy tovaru a reklamácie zo systému ERP.
- AI pripraví podklady: Kód vypočíta z údajov ukazovatele, ako je dodržiavanie termínov dodania, miera reklamácií a vývoj cien. AI z nich vytvorí krátky opis každého dodávateľa a uvedie čísla, z ktorých vychádza.
- Nákupné oddelenie skontroluje: Hodnotenie skôr, než sa použije pri rozhovoroch alebo rozhodovaní.
- Výstup: Prehľad dodávateľov pre každoročné rokovania.
6. Prehľad o zmluvách, certifikátoch a lehotách
Končí sa platnosť rámcových zmlúv, uplynú výpovedné lehoty a certifikáty aj doklady o poistení strácajú platnosť.
- Vstup: Zmluvy, certifikáty a doklady Vašich dodávateľov.
- AI pripraví podklady: Vyčíta dobu platnosti, výpovednú lehotu, dobu fixácie ceny a dátum skončenia platnosti, zapíše ich do zoznamu lehôt a včas ich pripomenie.
- Nákupné oddelenie skontroluje: Pred každým rozhodnutím samotné znenie zmluvy. AI ukáže zdrojové miesto.
- Výstup: Zoznam lehôt s pripomienkami a zdrojovými miestami.
Purchase to Pay: kde AI pomáha v procese
V procese od vzniku potreby až po platbu je nákupné oddelenie len uprostred. Tabuľka ukazuje, kto pracuje v ktorom kroku a kde AI pripravuje podklady.
| Krok | Kto | Kde pomáha AI |
|---|---|---|
| Požiadavka na nákup | Odborné oddelenie, dielňa, sklad | Premeniť voľný text alebo hlasovú poznámku na štruktúrovanú požiadavku s položkou, množstvom a termínom |
| Ponuka a objednávka | Nákup | Čítať a porovnávať ponuky, vytvoriť návrh objednávky z vybranej ponuky |
| Potvrdenie objednávky | Nákup | Skontrolovať oproti objednávke: množstvo, cenu, jednotku a termín |
| Príjem tovaru | Sklad | Prečítať dodací list a porovnať ho s objednávkou |
| Kontrola faktúr | Účtovníctvo | Porovnať faktúru s objednávkou a dodacím listom, pozrite si Účtovníctvo |
| Platba | Účtovné oddelenie, vedenie firmy | Len zhromaždiť podklady na schválenie, samotné schválenie zostáva na ľuďoch |
Programy a toky údajov: napojenie na to, čo používate
V nákupe sa údaje nachádzajú na viacerých miestach. Tabuľka uvádza bežné prípady. Aký spôsob umožňuje Váš systém, vyjasníme ešte pred predložením ponuky.
| Program | Čo sa vymieňa | Spôsob |
|---|---|---|
| ERP a skladové hospodárstvo (napríklad SAP, Microsoft Dynamics, Odoo alebo rokmi vyvíjané odvetvové riešenie) | Objednávky, kmeňové údaje o položkách, kmeňové údaje o dodávateľoch, príjmy tovaru | API, databázový dopyt alebo export a import |
| E‑mailová schránka nákupného oddelenia | Ponuky, potvrdenia, doplňujúce otázky | Prepojenie s poštovou schránkou, návrhy namiesto odosielania |
| Dodávateľské portály | Potvrdenia, avíza dodávok, stav objednávky | Export, pokiaľ ho portál umožňuje, inak e-mail |
| Cenníky v nástroji Excel a rámcové zmluvy | Ceny, cenové pásma, doby platnosti | Čítanie súborov, presné miesto v zdroji ku každému číslu |
| Správa dokumentov | Zmluvy, certifikáty, ponuky | Úložisko s odkazom v ERP |
| Portály pre výberové konania | Súťažné podklady | Prečítať a predbežne skontrolovať podklady, podanie zostáva na Vás |
Názvy slúžia na orientáciu a neznamenajú partnerstvo. Ak systém neponúka rozhranie, pracujeme s exportom a importom, sledovaným priečinkom alebo e-mailom.
Prepojenie namiesto náhrady
Nepotrebujete nový nákupný softvér ani nový dodávateľský portál a ani jedno neponúkame. AI pracuje popri Vašom systéme ERP a číta, čo je v ňom a v e-mailových schránkach.
- Váš ERP zostáva hlavným systémom. Objednávky a kmeňové údaje sa menia len tam a len zásahom Vašich ľudí.
- Vaši dodávatelia nemusia nič meniť. Ponuky a potvrdenia posielajú ako doteraz e-mailom alebo cez portál.
- Jeden proces po druhom. Začíname jedným krokom, napríklad potvrdeniami objednávok, a najprv ho necháme bežať popri doterajšej práci.
- Riadenie dodávateľov bez nového softvéru. Hodnotenia, lehoty a termíny vznikajú z údajov, ktoré už máte, v prehľade, s ktorým pracuje Vaše oddelenie nákupu.
Schvaľovanie a pravidlá
Pri nákupe ide o peniaze a zmluvy. Preto pred spustením stanovíme, čo AI smie robiť.
- Schvaľovanie objednávok: podľa sumy a nákladového strediska, ako to robíte dnes. AI vytvára návrhy, nikdy sama neobjednáva.
- Kmeňové údaje dodávateľov: zmeny bankového spojenia alebo adresy vždy za účasti druhej osoby a s overením cez známy kontaktný kanál.
- Rámcové zmluvy a čiastkové objednávky: AI kontroluje čiastkové objednávky podľa množstva, doby platnosti a ceny v rámcovej zmluve a upozorní, keď sa dosiahne limit.
- Tolerancie: určíte, ktoré odchýlky v množstve, cene a termíne AI len ohlási a ktoré predloží na objasnenie.
- Obchodné podmienky: AI upozorní na odkazy na cudzie podmienky v potvrdeniach. O prijatí alebo námietke rozhoduje oddelenie nákupu.
- Záznam: každý návrh sa zaznamená spolu so zdrojom, časom a rozhodnutím.
Pre verejných obstarávateľov navyše platia pravidlá verejného obstarávania: v Nemecku GWB a VgV, v Rakúsku spolkový zákon o verejnom obstarávaní z roku 2018, vo Švajčiarsku právo verejného obstarávania na spolkovej a kantonálnej úrovni. Úlohu, ktorú smie AI zohrávať vo verejnom obstarávaní, si dohodnite so svojím útvarom verejného obstarávania. Na osobné údaje kontaktných osôb sa navyše vzťahuje GDPR: zmluva o spracúvaní osobných údajov (Art. 28) a spracúvanie v EÚ. Tento prehľad poskytuje všeobecné informácie a nie je právnym poradenstvom.
Údaje: dodávatelia, položky a ceny
Kvalita porovnaní závisí od údajov, s ktorými AI pracuje.
- Kmeňové údaje dodávateľov a položiek: duplicitní dodávatelia, chýbajúce jednotky a zastarané čísla položiek skresľujú každé porovnanie. Preto najprv preskúmame kmeňové údaje.
- História cien: predchádzajúce ceny a množstevné cenové pásma sú meradlom pre ponuky a potvrdenia. Ak sú len v aplikácii Excel, načítame ich odtiaľ.
- Nákupné podmienky a rámcové zmluvy: ako zdroj znalostí s odkazom na príslušné miesto, aby každé tvrdenie AI odkazovalo na konkrétnu časť zmluvy.
- Ochrana osobných údajov: údaje o kontaktných osobách u dodávateľov sú osobnými údajmi. Spracúvame ich na serveroch v EÚ, AI ukazujeme len to, čo potrebuje, a dobu uchovávania a vymazanie dohodneme s Vami. Viac v časti AI a ochrana osobných údajov.
Vlastné programy pre nákup
Niekedy niečo nechýba v ERP, ale v krokoch pred ním alebo popri ňom. Ak štandardné produkty nevyhovujú, vytvoríme na to vlastné programy:
- Aplikácia na hlásenie potrieb pre dielňu a sklad: naskenujete položku alebo poviete, čo chýba, a hlásenie sa v štruktúrovanej podobe odošle oddeleniu nákupu.
- Schvaľovacia aplikácia: objednávky a faktúry na schválenie s prehľadne zobrazenými odchýlkami, potvrdené cez mobil.
- Dodávateľský portál pre Vašich menších dodávateľov: potvrdenia a termíny v jednoduchom formulári namiesto e-mailov bez toho, aby museli obsluhovať rozsiahly systém.
Tieto programy Váš ERP dopĺňajú, nenahrádzajú ho. Viac v časti Vývoj aplikácií.
Kde začať
Pri posúdení pomôžu tieto tri otázky:
- Koľko potvrdení objednávok a ponúk preverí Vaše oddelenie nákupu za týždeň a koľko z toho ručne?
- Aký ERP alebo systém tovarového hospodárstva používate a sú cenníky a zmluvy uložené v ňom alebo v súboroch?
- Ktorý krok zaberá najviac času: porovnávanie ponúk, kontrola potvrdení alebo sledovanie termínov?
Ak nám napíšete odpovede, povieme Vám, ktorý proces sa oplatí riešiť ako prvý a čo musí zostať na Vašom oddelení nákupu. Začíname skúšobnou prevádzkou popri doterajšej práci.
Zdroje
- Nemecko: zákon proti obmedzovaniu hospodárskej súťaže (GWB), nariadenie o verejnom obstarávaní (VgV)
- Rakúsko: spolkový zákon o verejnom obstarávaní z roku 2018
- EÚ: nariadenie (EÚ) 2016/679 (GDPR), Art. 28: EUR-Lex