Automatizácia · Nákup AI procurement: porovnávanie ponúk a kontrola potvrdení pomocou AI, použitie, obmedzenia a prvé kroky

Kde nákup stráca čas

Väčšina nákupných oddelení zápasí menej s veľkými rozhodnutiami než s množstvom drobných kontrol. Jedna ponuka príde ako PDF, ďalšia ako tabuľka v programe Excel a tretia v texte e-mailu. Potvrdenia objednávok treba porovnávať s objednávkami položku po položke. Termíny dodania sa posúvajú a treba sa na ne pýtať. Rámcové zmluvy obsahujú výpovedné lehoty a doložky o úprave cien, ktoré musí niekto sledovať.

Práve na túto prácu sa AI dobre hodí: čítať dokumenty, vyberať z nich údaje, porovnávať ich s existujúcimi údajmi a hlásiť odchýlky. Podľa údajov úradu Eurostat je vyhodnocovanie písaného jazyka najčastejším využitím AI v európskych firmách. Na rozdiel od pevných šablón, ktoré treba nanovo nastaviť pre každý formulár dodávateľa, si jazykový model poradí s rôznym rozložením a rozumie aj údajom uvedeným iba v súvislom texte e-mailu.

Šesť spôsobov využitia v nákupe

1. Porovnateľné ponuky: AI číta ponuky v každom formáte a prenáša ceny, cenové pásma, dodacie lehoty, platobné a dodacie podmienky do jednotnej porovnávacej tabuľky.
2. Kontrola potvrdení objednávok: Každé potvrdenie sa porovná s objednávkou. Odchýlky v cene, množstve, produkte alebo termíne sa nahlásia spolu s presným miestom v dokumente.
3. Sledovanie termínov dodania: Otvorené objednávky sa priebežne sledujú. Ak chýba potvrdenie alebo sa blíži termín, AI navrhne otázku pre dodávateľa.
4. Zmluvy a lehoty: Z rámcových zmlúv sa načítajú obdobia platnosti, výpovedné lehoty, minimálne množstvá a cenové doložky a vytvoria sa k nim pripomienky.
5. Príprava dopytov: Z požiadavky na nákup vznikne dopyt viacerým dodávateľom so správnymi technickými údajmi a Vaším štandardným textom.
6. Doklady pod kontrolou: Certifikáty, osvedčenia o skúškach a vyhlásenia dodávateľov sa evidujú s dátumom skončenia platnosti. AI upozorní, ktoré doklady budú čoskoro chýbať.

Príklad typického postupu

Výrobca strojov objednáva približne od stovky dodávateľov. E‑mailom príde potvrdenie objednávky vo formáte PDF. AI rozpozná číslo objednávky, načíta objednávku zo systému riadenia tovarového hospodárstva a porovná každú položku. Pri dvoch položkách je cena vyššia než v objednávke, pri jednej je termín dodania o dva týždne neskôr, než sa požadovalo.

Zodpovedný nákupca vidí krátke zhrnutie: tri odchýlky, pri každej riadok v dokumente a hodnota z objednávky. Rozhodne, či cenu prijme alebo o nej bude ďalej rokovať. Potvrdenia bez odchýlok sa automaticky označia ako skontrolované. Tento príklad opisuje typický postup, nie zákaznícky projekt.

Kde sú hranice

• Rokovanie a rozhodovanie: AI poskytuje porovnania a upozornenia, výber dodávateľa a rokovanie zostávajú na oddelení nákupu.
• Zložité tabuľky: Viacúrovňové cenové pásma alebo príplatky v poznámkach pod čiarou sa nie vždy načítajú správne. Preto ku každému údaju patrí presné miesto v dokumente.
• Samostatné objednávanie: Technicky je možné, ale zmysel má len s prísnymi limitmi na sumu a dodávateľa. Príliš široké oprávnenia radí OWASP medzi desať najväčších rizík aplikácií AI. Na začiatok odporúčame návrhy so schvaľovaním.
• Kvalita údajov: Ak sú katalógové čísla, kmeňové údaje dodávateľov alebo ceny v systéme riadenia tovarového hospodárstva nesprávne, aj AI porovnáva s nesprávnymi hodnotami.
• Tón komunikácie s dodávateľmi: Doplňujúce otázky a pripomienky navrhnuté AI by mali zodpovedať štýlu Vašej firmy a pred odoslaním by ich mal niekto prečítať. Dobré vzťahy s dodávateľmi nevznikajú vďaka automatickým urgenciám.

Čo potrebujete na začiatok

• Prístup na čítanie k systému riadenia tovarového hospodárstva, teda k objednávkam, produktom a dodávateľom.
• Prístup k schránke alebo priečinku, do ktorého prichádzajú ponuky a potvrdenia.
• Jasne stanovené tolerancie, napríklad od akej cenovej odchýlky sa potvrdenie posiela na kontrolu.
• Osobu, ktorá rieši odchýlky a poskytuje spätnú väzbu, keď sa AI pomýli.
• Ochrana osobných údajov a bezpečnosť: zmluva o spracúvaní osobných údajov, servery podľa možnosti v EÚ, len nevyhnutné oprávnenia.

Úprimné zhodnotenie prínosov

Prínos zriedka spočíva v jedinej veľkej úspore. Vzniká tým, že sa kontroluje každé potvrdenie aj počas vyťažených dní, odchýlky sa odhalia včas a na termíny dodania sa už nezabúda. Váš nákup má viac času na dodávateľov, rokovania a alternatívy. Ako takéto procesy realizujeme, opisujeme na stránke o automatizácii procesov.