Automação · Compras AI procurement: comparar propostas e verificar confirmações, aplicações, limites e primeiros passos

Onde a equipa de compras perde tempo

A maioria dos departamentos de compras enfrenta menos dificuldades com grandes decisões do que com muitas pequenas verificações. Uma proposta chega em PDF, a seguinte numa lista de Excel e a terceira no texto de um e-mail. As confirmações de encomenda têm de ser comparadas com o pedido, rubrica a rubrica. As datas de entrega mudam e é preciso pedir esclarecimentos. Os contratos-quadro têm prazos de denúncia e cláusulas de revisão de preços que alguém tem de acompanhar.

Este trabalho adequa-se bem à IA: ler documentos, extrair dados, compará-los com os dados existentes e comunicar desvios. Segundo o Eurostat, a análise de linguagem escrita é a aplicação de IA mais frequente nas empresas europeias. Ao contrário dos modelos rígidos, que têm de ser configurados de novo para cada formulário de fornecedor, um modelo de linguagem lida com diferentes disposições dos documentos e também compreende informações que só aparecem no texto corrido de um e-mail.

Seis aplicações nas compras

1. Tornar as propostas comparáveis: A IA lê propostas em qualquer formato e transfere preços, escalões de preços, prazos de entrega, condições de pagamento e condições de entrega para uma tabela de comparação uniforme.
2. Verificar confirmações de encomenda: Cada confirmação é confrontada com o pedido. Os desvios no preço, na quantidade, no artigo ou na data são comunicados com indicação do local onde foram encontrados.
3. Acompanhar datas de entrega: As encomendas pendentes são monitorizadas. Se faltar uma confirmação ou a data se aproximar, a IA prepara um pedido de esclarecimento ao fornecedor.
4. Contratos e prazos: São extraídos dos contratos-quadro os períodos de vigência, os prazos de denúncia, as quantidades mínimas e as cláusulas de preços, e criados lembretes.
5. Preparar consultas a fornecedores: A partir de uma comunicação de necessidades, é preparado um pedido a vários fornecedores, com os dados técnicos corretos e o seu texto habitual.
6. Acompanhar os comprovativos: Os certificados, os certificados de ensaio e as declarações dos fornecedores são registados com a data de validade. A IA assinala o que estará em falta em breve.

Um exemplo de um processo típico

Um fabricante de máquinas encomenda a cerca de cem fornecedores. Uma confirmação de encomenda chega em PDF por e-mail. A IA identifica o número da encomenda, obtém o pedido no sistema de gestão comercial e compara cada rubrica. Em duas rubricas, o preço é superior ao indicado no pedido; numa, a data de entrega é duas semanas posterior à pretendida.

O comprador responsável vê um breve resumo: três desvios, cada um com a linha do documento e o valor do pedido. Decide se aceita o preço ou se volta a negociar. As confirmações sem desvios são automaticamente assinaladas como verificadas. Este exemplo descreve um processo típico, não um projeto de cliente.

Quais são os limites

• Negociar e decidir: A IA fornece comparações e indicações; a escolha do fornecedor e a negociação continuam a caber à equipa de compras.
• Tabelas complexas: Escalões de preços com vários níveis ou suplementos em notas de rodapé nem sempre são lidos corretamente. Por isso, cada dado deve indicar o local do documento de onde foi extraído.
• Encomendar autonomamente: É tecnicamente possível, mas só faz sentido com limites rigorosos quanto ao montante e ao fornecedor. A OWASP inclui as permissões demasiado amplas entre os dez maiores riscos das aplicações de IA. Para começar, recomendamos sugestões sujeitas a aprovação.
• Qualidade dos dados: Se as referências dos artigos, os dados de base dos fornecedores ou os preços no sistema de gestão comercial estiverem incorretos, a IA também fará comparações com valores errados.
• Tom de comunicação com os fornecedores: Os pedidos de esclarecimento e os lembretes preparados pela IA devem corresponder ao tom da sua empresa e ser lidos antes do envio. As boas relações com fornecedores não se constroem com lembretes automáticos.

O que precisa para começar

• Acesso de leitura ao sistema de gestão comercial, ou seja, às encomendas, aos artigos e aos fornecedores.
• Acesso à caixa de e-mail ou à pasta onde chegam as propostas e as confirmações.
• Tolerâncias claras, por exemplo a partir de que desvio de preço uma confirmação é enviada para verificação.
• Uma pessoa que trate os desvios e dê feedback quando a IA se engana.
• Proteção de dados e segurança: contrato de subcontratação, servidores preferencialmente na UE e apenas as permissões necessárias.

Os benefícios, numa avaliação honesta

O benefício raramente está numa única grande poupança. Resulta de todas as confirmações serem verificadas, mesmo nos dias mais ocupados, de os desvios serem detetados cedo e de as datas de entrega deixarem de ser esquecidas. A sua equipa de compras tem mais tempo para fornecedores, negociações e alternativas. Explicamos como implementamos estes processos na página sobre automação de processos.