Automatizācija · Iepirkšana Salīdziniet piedāvājumus un pārbaudiet apstiprinājumus ar AI: likmes, limiti un sākums

Kur iepirkšanās tērē laiku

Lielākā daļa iepirkumu nodaļu mazāk cīnās ar lieliem lēmumiem nekā ar daudzām mazām pārbaudēm. Viens piedāvājums ir PDF fails, nākamais , Excel saraksts, trešais , e-pasta ziņojuma tekstā. Pasūtījuma apstiprinājumi ir jāsalīdzina ar pasūtījumu. Piegādes datumi tiek pārcelti un par tiem jājautā. Pamatlīgumos ir brīdinājuma termiņi un cenu eskalācijas klauzulas, kas kādam ir jāseko līdzi.

Tieši šis darbs ir piemērots mākslīgajam intelektam: dokumentu lasīšana, informācijas iegūšana, salīdzināšana ar esošajiem datiem un noviržu ziņošana. Saskaņā ar Eurostat datiem, rakstu valodas analīze ir visizplatītākā AI lietojumprogramma Eiropas uzņēmumos. Atšķirībā no stingrām veidnēm, kas katrai piegādātāja veidlapai ir jāiestata no jauna, valodas modelis var tikt galā ar mainīgajiem izkārtojumiem un arī saprot informāciju, kas ir ietverta tikai e-pasta ziņojuma pamattekstā.

Seši uzdevumi iepirkšanā

1. Padariet piedāvājumus salīdzināmus: AI nolasa piedāvājumus jebkurā formātā un pārsūta cenas, svarus, piegādes laikus, apmaksas noteikumus un piegādes nosacījumus vienotā salīdzināšanas tabulā.
2. Pārbaudiet pasūtījuma apstiprinājumus: Katrs apstiprinājums tiek salīdzināts ar pasūtījumu. Cenas, daudzuma, preces vai datuma novirzes tiek ziņots kopā ar atrašanās vietu.
3. Izsekot piegādes datumiem: Atvērtie pasūtījumi tiek uzraudzīti. Ja apstiprinājuma nav vai termiņš tuvojas, AI izveido pieprasījumu piegādātājam.
4. Līgumi un termiņi: Noteikumi, paziņošanas termiņi, minimālie daudzumi un cenu klauzulas tiek izvilktas no vispārīgajiem līgumiem un izveidotas kā atgādinājums.
5. Sagatavojiet pieprasījumus: Prasību pārskatā tiek izveidots pieprasījums vairākiem piegādātājiem ar pareizu tehnisko informāciju un jūsu standarta tekstu.
6. Pierādījumi īsumā: Sertifikāti, testu ziņojumi un piegādātāju deklarācijas tiek reģistrēti ar derīguma termiņiem. AI ziņo par to, kas drīz pietrūks.

Tipisks process, izmantojot piemēru

Inženieris mehāniķis pasūta no aptuveni simts piegādātājiem. Pasūtījuma apstiprinājums tiek nosūtīts PDF formātā pa e-pastu. AI atpazīst pasūtījuma numuru, iegūst pasūtījumu no krājumu pārvaldības un salīdzina katru preci. Divām precēm cena ir augstāka par pasūtīto, vienai piegādes datums ir divas nedēļas vēlāks par vēlamo.

Atbildīgais pircējs redz īsu kopsavilkumu: trīs novirzes, katra ar rindiņu dokumentā un vērtību no pasūtījuma. Viņš izlemj, vai pieņemt cenu vai pārrunāt to. Apstiprinājumi bez neatbilstībām tiek automātiski atzīmēti kā pārbaudīti. Šajā piemērā ir aprakstīts tipisks process, nevis klienta projekts.

Kur ir robežas

• Pārrunājiet un izlemiet: AI nodrošina salīdzinājumus un informāciju, piegādātāja izvēle un sarunas paliek iepirkumu nodaļas ziņā.
• Sarežģītas tabulas: Zemsvītras piezīmēs ievietotās cenu skalas vai piemaksas ne vienmēr tiek izlasītas pareizi. Tāpēc katrai informācijai dokumentā ir jāpievieno atsauce.
• Pasūti pats: Tehniski iespējams, taču tam ir jēga tikai ar stingriem daudzuma un piegādātāja ierobežojumiem. OWASP ierindo pārāk plašas pilnvaras kā vienu no desmit galvenajiem AI lietojumprogrammu riskiem. Lai sāktu, mēs iesakām ieteikumus ar apstiprinājumu.
• Datu kvalitāte: Ja vienumu numuri, piegādātāju saraksti vai cenas preču pārvaldībā nav pareizi, AI salīdzinās arī ar nepareizām vērtībām.
• Tonis pret piegādātājiem: Jautājumi un atgādinājumi, ka mākslīgā intelekta dizainam ir jāatbilst jūsu mājām, un tie ir jāizlasa pirms nosūtīšanas. Labas attiecības ar piegādātājiem neveidojas, izmantojot automātiskus atgādinājumus.

Kas jums ir nepieciešams, lai sāktu

• Lasīšanas piekļuve krājumu pārvaldībai, t.i., pasūtījumiem, precēm un piegādātājiem.
• Piekļuve pastkastei vai mapei, kurā tiek saņemti piedāvājumi un apstiprinājumi.
• Skaidras pielaides, piemēram, no kuras cenas novirzes tiek pārbaudīts apstiprinājums.
• Persona, kas apstrādā novirzes un sniedz atgriezenisko saiti, ja AI ir nepareizs.
• Datu aizsardzība un drošība: līgums par pasūtījumu apstrādi, serveri ES, ja iespējams, tikai nepieciešamās tiesības.

Ko tas nes, godīgi paskatījās

Ieguvums reti ir vienā lielā ietaupījumā. Tas rodas tāpēc, ka katrs apstiprinājums tiek pārbaudīts pat pilnās dienās, jo novirzes tiek pamanītas agri un piegādes datumi vairs netiek aizmirsti. Jūsu iepirkumu nodaļai ir vairāk laika piegādātājiem, sarunām un alternatīvām. Tas, kā mēs īstenojam šādus procesus, ir pieejams lapā Procesu automatizācija.