Automatizace · Nákup AI procurement: porovnávání nabídek a kontrola potvrzení objednávek, využití, limity a první kroky

Kde nákup ztrácí čas

Většinu nákupních oddělení netrápí tolik velká rozhodnutí jako množství drobných kontrol. Jedna nabídka přijde jako PDF, další jako tabulka Excel a třetí v textu e-mailu. Potvrzení objednávek je nutné porovnat s objednávkou položku po položce. Dodací termíny se posouvají a je nutné se na ně doptávat. Rámcové smlouvy obsahují výpovědní lhůty a doložky o úpravě cen, které musí někdo sledovat.

Právě tato práce se pro AI dobře hodí: číst dokumenty, získávat z nich údaje, porovnávat je s dostupnými daty a hlásit odchylky. Podle úřadu Eurostat je analýza psaného jazyka nejčastějším využitím AI v evropských firmách. Na rozdíl od pevných šablon, které se musí znovu nastavit pro každý dodavatelský formulář, si jazykový model poradí s různým rozložením dokumentů a rozumí i údajům uvedeným pouze v souvislém textu e-mailu.

Šest způsobů využití v nákupu

1. Připravit nabídky k porovnání: AI přečte nabídky v jakémkoli formátu a převede ceny, cenová pásma, dodací lhůty, platební a dodací podmínky do jednotné srovnávací tabulky.
2. Kontrolovat potvrzení objednávek: Každé potvrzení se porovná s objednávkou. Odchylky v ceně, množství, zboží nebo termínu se nahlásí s uvedením místa v dokumentu.
3. Sledovat dodací termíny: Nevyřízené objednávky se průběžně sledují. Pokud chybí potvrzení nebo se blíží termín, AI navrhne dotaz dodavateli.
4. Smlouvy a lhůty: Z rámcových smluv se načtou doby platnosti, výpovědní lhůty, minimální množství a cenové doložky a nastaví se k nim připomínky.
5. Připravovat poptávky: Z interního požadavku na nákup vznikne poptávka pro více dodavatelů se správnými technickými údaji a Vaším standardním textem.
6. Mít přehled o dokladech: Certifikáty, zkušební osvědčení a prohlášení dodavatelů se evidují s datem konce platnosti. AI upozorní, co bude brzy chybět.

Příklad typického postupu

Strojírenská firma objednává zhruba u stovky dodavatelů. Potvrzení objednávky přijde e-mailem jako PDF. AI rozpozná číslo objednávky, načte ji ze systému pro správu zboží a porovná každou položku. U dvou položek je cena vyšší než v objednávce, u jedné je dodací termín o dva týdny pozdější, než bylo požadováno.

Odpovědný nákupčí uvidí krátké shrnutí: tři odchylky, každou s řádkem v dokumentu a hodnotou z objednávky. Rozhodne, zda cenu přijme, nebo o ní bude znovu jednat. Potvrzení bez odchylek se automaticky označí jako zkontrolovaná. Tento příklad popisuje typický postup, nikoli zákaznický projekt.

Kde jsou limity

• Vyjednávat a rozhodovat: AI dodává srovnání a upozornění, výběr dodavatele a vyjednávání zůstávají na oddělení nákupu.
• Složité tabulky: Vnořená cenová pásma nebo příplatky v poznámkách pod čarou se ne vždy načtou správně. Proto ke každému údaji patří odkaz na místo v dokumentu.
• Samostatně objednávat: Technicky je to možné, ale smysl to má jen s přísnými limity pro částku a dodavatele. Příliš široká oprávnění řadí OWASP mezi deset největších rizik aplikací AI. Pro začátek doporučujeme návrhy se schvalováním.
• Kvalita dat: Pokud v systému pro správu zboží nesedí čísla položek, kmenová data dodavatelů nebo ceny, porovnává i AI s nesprávnými hodnotami.
• Tón komunikace s dodavateli: Dotazy a připomínky navržené AI by měly odpovídat stylu Vaší firmy a před odesláním je má někdo přečíst. Dobré vztahy s dodavateli nevznikají automatickými upomínkami.

Co potřebujete pro začátek

• Přístup pro čtení do systému pro správu zboží, tedy k objednávkám, položkám a dodavatelům.
• Přístup do schránky nebo složky, kam přicházejí nabídky a potvrzení objednávek.
• Jasné tolerance, například od jaké cenové odchylky se potvrzení předá ke kontrole.
• Člověka, který řeší odchylky a dává zpětnou vazbu, když se AI mýlí.
• Ochranu osobních údajů a bezpečnost: smlouvu o zpracování osobních údajů, servery pokud možno v EU a pouze nezbytná oprávnění.

Co to přináší, bez přikrášlování

Přínos málokdy spočívá v jedné velké úspoře. Vzniká tím, že se zkontroluje každé potvrzení i ve vytížených dnech, odchylky se odhalí včas a dodací termíny se už nezapomínají. Váš nákup má více času na dodavatele, vyjednávání a alternativy. Jak takové procesy zavádíme, popisujeme na stránce o automatizaci procesů.