Stručně
- AI čte doklady s jakýmkoli rozvržením, navrhuje předkontace, porovnává faktury s objednávkami a dodacími listy a přiřazuje platby k otevřeným položkám.
- Daňové posouzení, účetní závěrka a odpovědnost zůstávají na Vašem týmu a Vašem daňovém poradci.
- Strukturované e-faktury usnadňují automatizaci a zvyšují její přesnost.
- Pravidla řádného vedení účetnictví platí beze změny. Dohledatelnost a dokumentace postupů jsou nezbytné od samého začátku.
Kde je dnes AI v účetnictví
Podle Eurostatu používala v roce 2025 AI každá pátá firma v EU s alespoň deseti zaměstnanci, zatímco v roce 2024 to byla necelá každá sedmá. Nejčastěji se AI používá k analýze psaného jazyka, což je právě jádrem účetnictví: číst faktury, dodací listy, bankovní výpisy a e-maily a správně je přiřazovat.
Mnoho účetních programů již nabízí vlastní funkce AI, například pro vytěžování dokladů. Největší přínos však AI má tam, kde se propojuje více systémů: e-mailová schránka s fakturami, systém pro řízení obchodu a skladů s objednávkami a dodacími listy, účetní program a banka.
Co AI v účetnictví spolehlivě zvládá
| Úkol | Co dělá AI | Co dělá člověk |
|---|---|---|
| Pořizování dokladů | Načte dodavatele, datum, částky, sazby daně a položky z PDF, fotografie nebo e-faktury | Zkontroluje označené nejistoty |
| Předkontace | Na základě dřívějších účetních zápisů navrhne účet, nákladové středisko a daňový kód | Potvrdí nebo opraví návrh, AI se z oprav učí |
| Kontrola faktur | Porovná fakturu, objednávku a dodací list a oznámí odchylky v množství, ceně nebo podmínkách | Vyjasní odchylky s nákupním oddělením nebo dodavatelem |
| Párování plateb | Přiřadí přijaté platby k otevřeným položkám, i když jsou údaje o účelu platby neúplné | Rozhodne u částečných plateb a nejasností |
| Upomínání plateb | Připraví upomínky k platbám podle Vašich pravidel | Schválí je, zejména u důležitých zákazníků |
| Příprava účetní závěrky | Najde neobvyklé položky, duplicitní faktury a chybějící doklady | Posoudí a zaúčtuje |
Důležitý je základní přístup: AI připravuje podklady, lidé rozhodují. Nejistá místa se označují, nikoli mlčky přecházejí.
E‑faktura jako cesta ke zrychlení
Čím strukturovanější faktura přijde, tím méně musí AI odhadovat. U e-faktury ve formátu XRechnung, ZUGFeRD nebo prostřednictvím Peppol jsou částky, sazby daně a položky již v souboru ve strojově čitelné podobě. AI je nemusí rozpoznávat, stačí je zkontrolovat a přiřadit. S balíčkem EU „DPH v digitálním věku“ budou strukturované e-faktury od července 2030 povinné při přeshraničních obchodech v rámci EU. Mnoho zemí již dnes má vlastní povinnosti. Co platí ve Vaší zemi, najdete v našem průvodci e-fakturou, automatizaci příjmu pak v článku Automatizace přijatých faktur.
Příklad typického postupu
Obchodní firma dostává několik set přijatých faktur měsíčně, jako PDF e-mailem, jako e-faktury a jednotlivě také na papíře. AI přečte každou fakturu, najde odpovídající objednávku a dodací list v systému pro řízení obchodu a skladů a porovná množství, cenu a lhůtu splatnosti. Pokud vše souhlasí, vytvoří návrh zaúčtování s účtem a nákladovým střediskem. Pokud se něco liší, například je cena vyšší než v objednávce, předá fakturu s krátkým vysvětlením nákupnímu oddělení.
Účetní ráno vidí seznam: většina faktur má hotový návrh ke schválení, několik málo má označené odchylky. Tento příklad popisuje typický postup, nikoli projekt pro zákazníka.
Řádné vedení účetnictví a ochrana osobních údajů
Pravidla řádného vedení účetnictví platí bez ohledu na to, zda doklad pořizuje člověk, nebo AI. V Německu potřebné požadavky popisují GoBD: dohledatelnost, nezměnitelnost, úplné uchovávání a dokumentace popisující postup. V Rakousku upravuje uchovávání spolkový daňový řád, jiné země mají srovnatelné předpisy. Pro účetnictví s podporou AI to znamená:
- Každý návrh a každé schválení se zaznamenává s časem a odpovědnou osobou.
- Původní doklady zůstávají uložené beze změny, AI pracuje s kopiemi a výňatky.
- Dokumentace postupů popisuje, co AI dělá a kde kontrolují lidé.
- Smlouva o zpracování osobních údajů upravuje nakládání s osobními údaji, například údaji podnikajících fyzických osob na fakturách.
- Data jsou pokud možno na serverech v EU.
Zavedení konzultujte se svým daňovým poradcem. Zná Vaše účetnictví a musí s výsledkem pracovat.
Jak začít
- Vyberte jeden postup: obvykle jde o přijaté faktury, protože právě zde vzniká nejvíce dokladů.
- Změřte současný stav: kolik faktur měsíčně, kolik času na fakturu, kolik doplňujících dotazů?
- Uspořádejte kmenová data: údaje o dodavatelích, účtech a nákladových střediscích by měly být aktuální a jednoznačné.
- Nechte procesy běžet souběžně: několik týdnů AI vytváří návrhy, Váš tým účtuje jako dosud a porovnává výsledky.
- Přebírejte návrhy postupně: teprve když návrhy odpovídají, přejdete od nového zaúčtování ke schvalování. Poté následuje párování plateb nebo upomínání.
Zdroje
- Eurostat: Využívání umělé inteligence v podnicích
- Směrnice (EU) 2025/516 o dani z přidané hodnoty v digitálním věku: EUR-Lex
- IHK München: Zásady elektronického vedení účetnictví (GoBD)
- Nařízení (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), Art. 28 Zpracovatel: EUR-Lex