Trumpai
- AI skaito dokumentus kiekviename makete, siūlo sąskaitų priskyrimus, lygina sąskaitas faktūras su užsakymais ir važtaraščiais bei priskiria mokėjimus atidarytoms prekėms.
- Mokesčių apskaičiavimas, išvados ir atsakomybė lieka jūsų komandai ir mokesčių konsultantui.
- Struktūrinės e. sąskaitos palengvina ir palengvina automatizavimą.
- Tinkamos apskaitos vedimo taisyklės taikomos nepakeistos. Atsekamumas ir proceso dokumentacija yra jos dalis nuo pat pradžių.
Kur šiandien yra AI apskaitoje
Eurostato duomenimis, 2025 m. viena iš penkių ES įmonių, kuriose dirba ne mažiau kaip dešimt darbuotojų, naudojosi dirbtiniu intelektu; 2024 m. buvo kiek mažiau nei vienas iš septynių. Dirbtinis intelektas dažniausiai naudojamas vertinant rašytinę kalbą, o būtent tai ir yra apskaitos esmė: sąskaitų faktūrų, važtaraščių, banko išrašų ir el. laiškų skaitymas ir teisingas priskyrimas.
Daugelis apskaitos programų dabar turi savo AI funkcijas, tokias kaip dokumentų atpažinimas. Tačiau AI duoda didžiausią naudą ten, kur susijungia kelios sistemos: pašto dėžutė su sąskaitomis faktūromis, atsargų valdymas su užsakymais ir važtaraščiais, apskaitos programa ir bankas.
Ką AI patikimai daro apskaitoje
| užduotis | Ką daro AI | Ką daro žmonės |
|---|---|---|
| Dokumento įvedimas | Skaito tiekėją, datą, sumas, mokesčių tarifus ir prekes iš PDF, nuotraukos ar el. sąskaitos | Patikrinimai pažymėjo neapibrėžtumus |
| Sąskaitos priskyrimas | Siūlo sąskaitą, išlaidų centrą ir mokesčių kodą iš ankstesnių užsakymų | Patvirtintas arba pataisytas, AI mokosi iš pataisymų |
| Auditas | Lygina sąskaitas faktūras, užsakymus ir važtaraščius bei praneša apie kiekio, kainos ar sąlygų nukrypimus | Išaiškina neatitikimus su pirkimu ar tiekėjais |
| Mokėjimų derinimas | Paskirsto gaunamus mokėjimus atidarytoms prekėms, net jei paskirtis yra neužbaigta | Sprendžia dalinių mokėjimų ir neaiškumų atveju |
| Įspėjimas | Rengia mokėjimo priminimus pagal jūsų taisykles | Išlaidos, ypač svarbiems klientams |
| Galutinis pasiruošimas | Randa nukrypimus, pasikartojančias sąskaitas faktūras ir trūkstamus kvitus | Įvertintas ir užsakytas |
Svarbus požiūris: dirbtinis intelektas ruošiasi, žmonės nusprendžia. Nesaugios vietos yra pažymėtos, o ne ignoruojamos.
E. sąskaitų faktūrų išrašymas kaip pagreitis
Kuo labiau struktūrizuota sąskaita faktūra gaunama, tuo mažiau AI turi atspėti. XRechnung, ZUGFeRD arba Peppol formato el. sąskaitos faktūros sumos, mokesčių tarifai ir pozicijos jau yra mašininiu būdu nuskaitomos faile. AI nebeturi jų atpažinti, o tik patikrinti ir priskirti. Įgyvendinus ES paketą „PVM skaitmeniniame amžiuje“, nuo 2030 metų liepos mėnesio struktūrinės elektroninės sąskaitos taps privalomos tarpvalstybiniams sandoriams ES, o daugelis šalių jau turi savo įsipareigojimus. Kas taikoma jūsų šalyje, galite sužinoti mūsų vadove E‑sąskaita, kaip automatizuojamas kvitas, straipsnyje Automatizuoti gaunamas sąskaitas faktūras.
Tipiškas procesas naudojant pavyzdį
Prekybos įmonė per mėnesį gauna kelis šimtus sąskaitų faktūrų, PDF formatu el. paštu, kaip el. sąskaitas ir kartais popieriuje. AI perskaito kiekvieną sąskaitą faktūrą, atsargų valdyme ieško atitinkamo užsakymo ir važtaraščio bei lygina kiekį, kainą ir mokėjimo terminą. Jei viskas teisinga, ji sukuria rezervavimo pasiūlymą su sąskaita ir išlaidų centru. Jei kas nors skiriasi, pavyzdžiui, kaina didesnė nei užsakyta, sąskaita faktūra su trumpu paaiškinimu siunčiama pirkimo skyriui.
Buhalterė ryte pamato sąrašą: dauguma sąskaitų su paruoštu pasiūlymu tvirtinti, kelios su ryškiais nukrypimais. Šiame pavyzdyje aprašomas įprastas procesas, o ne kliento projektas.
Reguliarumas ir duomenų apsauga
Tinkamos apskaitos taisyklės taikomos neatsižvelgiant į tai, ar dokumentą įrašo žmogus, ar dirbtinis intelektas. Vokietijoje GoBD aprašo, ko tam reikia: atsekamumą, nekeičiamumą, pilną saugojimą ir procedūrinius dokumentus, kuriuose aprašomas procesas. Austrijoje saugojimą reglamentuoja Federalinis mokesčių kodeksas; kitose šalyse taikomos panašios taisyklės. AI palaikoma apskaita reiškia:
- Kiekvienas pasiūlymas ir kiekvienas patvirtinimas registruojami su laiku ir asmenimis.
- Originalūs kvitai saugomi nepakeisti, AI veikia su kopijomis ir išrašais.
- Procedūriniuose dokumentuose aprašoma, ką daro dirbtinis intelektas ir kur žmonės tikrina.
- Užsakymų apdorojimo sutartis reglamentuoja asmens duomenų tvarkymą, pavyzdžiui, iš individualių savininkų sąskaitose faktūrose.
- Jei įmanoma, duomenys saugomi ES serveriuose.
Suderinkite įvadą su mokesčių konsultantu. Ji išmano savo buhalteriją ir turi dirbti su rezultatu.
Štai kaip pradėti
- Pasirinkite procesą: Paprastai tai yra gaunamos sąskaitos faktūros, nes čia susidaro dauguma dokumentų.
- Išmatuokite šiandien: Kiek sąskaitų per mėnesį, kiek laiko viena sąskaita faktūra, kiek užklausų?
- Išvalyti pagrindinius duomenis: Tiekėjai, sąskaitos ir išlaidų centrai turi būti aktualūs ir aiškūs.
- Vykdyti lygiagrečiai: Kelias savaites AI kuria pasiūlymus, jūsų komanda registruoja ir lygina kaip anksčiau.
- Priimkite palaipsniui: Tik tada, kai pasiūlymai bus teisingi, jis bus išleistas, o ne rezervuotas iš naujo. Po to seka mokėjimų derinimas arba įspėjimas.
Šaltiniai
- Eurostatas: Dirbtinio intelekto naudojimas įmonėse
- Direktyva (ES) 2025/516 dėl PVM skaitmeniniame amžiuje: EUR-Lex
- IHK Miunchenas: Elektroninės apskaitos principai (GoBD)
- Reglamentas (ES) 2016/679 (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas), str. 28 Procesorius: EUR-Lex