Ukratko
- AI čita isprave neovisno o rasporedu elemenata, predlaže kontiranje, uspoređuje račune s narudžbom i otpremnicom te povezuje uplate s otvorenim stavkama.
- Porezna procjena, zaključivanje poslovnih knjiga i odgovornost ostaju na Vašem timu i poreznom savjetniku.
- Strukturirani e-računi čine automatizaciju jednostavnijom i preciznijom.
- Pravila urednog vođenja poslovnih knjiga vrijede nepromijenjeno. Sljedivost i dokumentacija postupaka uključuju se od početka.
Gdje je AI u knjigovodstvu danas
Prema Eurostatu, 2025. AI je koristila svaka peta tvrtka u EU-u s najmanje deset zaposlenih, dok ga je 2024. koristilo nešto manje od sedmine takvih tvrtki. AI se najčešće koristi za analizu pisanog jezika, a upravo je to srž knjigovodstva: čitati račune, otpremnice, bankovne izvatke i e-poruke te ih ispravno razvrstati.
Mnogi knjigovodstveni programi sada imaju vlastite AI funkcije, primjerice za prepoznavanje isprava. Ipak, AI donosi najveću korist ondje gdje se spaja više sustava: poštanski sandučić s računima, sustav za upravljanje robom s narudžbama i otpremnicama, knjigovodstveni program i banka.
Što AI u računovodstvu pouzdano preuzima
| Zadatak | Što radi AI | Što radi čovjek |
|---|---|---|
| Unos isprava | Očitava dobavljača, datum, iznose, porezne stope i stavke iz PDF‑a, fotografije ili e-računa | Provjerava označene nesigurnosti |
| Kontiranje | Na temelju ranijih knjiženja predlaže konto, troškovno mjesto i poreznu šifru | Potvrđuje ili ispravlja, a AI uči iz ispravaka |
| Provjera računa | Uspoređuje račun, narudžbu i otpremnicu te prijavljuje odstupanja u količini, cijeni ili uvjetima | Razjašnjava odstupanja s nabavom ili dobavljačem |
| Usklađivanje uplata | Povezuje primljene uplate s otvorenim stavkama, čak i uz nepotpun opis plaćanja | Odlučuje kod djelomičnih uplata i nejasnoća |
| Opomene za plaćanje | Priprema podsjetnike za plaćanje prema Vašim pravilima | Odobrava, posebno kod važnih klijenata |
| Priprema zaključivanja poslovnih knjiga | Pronalazi nepravilnosti, dvostruke račune i nedostajuće isprave | Procjenjuje i knjiži |
Važan je temeljni pristup: AI priprema, ljudi odlučuju. Nesigurna mjesta označavaju se, a ne prešućuju.
E‑račun kao način ubrzanja
Što je račun strukturiraniji pri primitku, to AI manje mora nagađati. Kod e-računa u formatu XRechnung, ZUGFeRD ili putem mreže Peppol iznosi, porezne stope i stavke već su u datoteci u strojno čitljivom obliku. AI ih više ne mora prepoznavati, nego samo provjeriti i razvrstati. Paketom EU-a „PDV u digitalnom dobu” strukturirani e-računi od srpnja 2030. postaju obvezni za prekogranične transakcije unutar EU-a, a mnoge zemlje već danas imaju vlastite obveze. Što vrijedi u Vašoj zemlji, pročitajte u našem vodiču za e-račune, a kako se automatizira primitak u članku Automatizacija ulaznih računa.
Primjer tipičnog procesa
Trgovačka tvrtka mjesečno prima nekoliko stotina ulaznih računa, kao PDF e-poštom, kao e-račun i poneke na papiru. AI čita svaki račun, pronalazi odgovarajuću narudžbu i otpremnicu u sustavu za upravljanje robom te uspoređuje količinu, cijenu i rok plaćanja. Ako se sve podudara, izrađuje prijedlog knjiženja s kontom i troškovnim mjestom. Ako nešto odstupa, primjerice cijena je viša od naručene, račun s kratkim objašnjenjem odlazi nabavi.
Knjigovotkinja ujutro vidi popis: većinu računa s gotovim prijedlogom za odobrenje, a nekoliko njih s označenim odstupanjima. Ovaj primjer opisuje tipičan proces, a ne projekt klijenta.
Urednost vođenja knjiga i zaštita podataka
Pravila urednog vođenja poslovnih knjiga vrijede neovisno o tome unosi li ispravu čovjek ili AI. U Njemačkoj GoBD opisuje što je za to potrebno: sljedivost, nepromjenjivost, cjelovita pohrana i dokumentacija postupaka koja opisuje proces. U Austriji pohranu uređuje Savezni porezni zakon (Bundesabgabenordnung), a druge zemlje imaju usporedive propise. Za knjigovodstvo uz podršku AI‑ja to znači:
- Svaki prijedlog i svako odobrenje bilježe se uz vrijeme i osobu.
- Izvorne isprave ostaju pohranjene nepromijenjene, a AI radi s kopijama i izvacima.
- Dokumentacija postupaka opisuje što AI radi i gdje ljudi provjeravaju.
- Ugovor o obradi osobnih podataka uređuje postupanje s osobnim podacima, primjerice podacima samostalnih poduzetnika na računima.
- Podaci se po mogućnosti nalaze na poslužiteljima u EU-u.
Uvođenje uskladite sa svojim poreznim savjetnikom. On poznaje Vaše knjigovodstvo i mora raditi s rezultatom.
Kako započeti
- Odaberite jedan proces: najčešće su to ulazni računi jer ondje nastaje najviše isprava.
- Izmjerite sadašnje stanje: koliko računa mjesečno, koliko vremena po računu i koliko dodatnih pitanja?
- Uredite matične podatke: dobavljači, konta i troškovna mjesta trebali bi biti ažurni i nedvosmisleni.
- Usporedni rad: nekoliko tjedana AI izrađuje prijedloge, a Vaš tim knjiži kao i dosad te uspoređuje.
- Postupno preuzimanje: tek kada su prijedlozi točni, odobravaju se umjesto ponovnog knjiženja. Zatim slijede usklađivanje uplata ili opomene za plaćanje.
Izvori
- Eurostat: Upotreba umjetne inteligencije u poduzećima
- Direktiva (EU) 2025/516 o PDV-u u digitalnom dobu: EUR-Lex
- IHK München: Načela elektroničkog vođenja poslovnih knjiga (GoBD)
- Uredba (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka), Art. 28 izvršitelji obrade: EUR-Lex