Με λίγα λόγια
- Η τεχνητή νοημοσύνη διαβάζει έγγραφα σε κάθε διάταξη, προτείνει εκχωρήσεις λογαριασμού, συγκρίνει τιμολόγια με παραγγελίες και δελτία παράδοσης και εκχωρεί πληρωμές σε ανοιχτά αντικείμενα.
- Η φορολογική εκτίμηση, το συμπέρασμα και η ευθύνη παραμένουν στην ομάδα σας και στον φορολογικό σας σύμβουλο.
- Τα δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια κάνουν την αυτοματοποίηση ευκολότερη και ακριβέστερη.
- Οι κανόνες για τη σωστή λογιστική ισχύουν αμετάβλητοι. Η ιχνηλασιμότητα και η τεκμηρίωση της διαδικασίας αποτελούν μέρος της από την αρχή.
Εκεί που βρίσκεται η τεχνητή νοημοσύνη στη λογιστική σήμερα
Σύμφωνα με τη Eurostat, το 2025 μία στις πέντε εταιρείες στην ΕΕ με τουλάχιστον δέκα εργαζόμενους χρησιμοποιούσε τεχνητή νοημοσύνη. το 2024 ήταν λίγο λιγότερο από ένα στους επτά. Η τεχνητή νοημοσύνη χρησιμοποιείται συχνότερα για την αξιολόγηση του γραπτού λόγου και αυτός είναι ακριβώς ο πυρήνας της λογιστικής: ανάγνωση και σωστή ανάθεση τιμολογίων, δελτίων παράδοσης, τραπεζικών κινήσεων και email.
Πολλά λογιστικά προγράμματα έχουν πλέον τις δικές τους λειτουργίες AI, όπως η αναγνώριση εγγράφων. Ωστόσο, η τεχνητή νοημοσύνη φέρνει το μεγαλύτερο όφελος όταν συνδυάζονται πολλά συστήματα: το γραμματοκιβώτιο με τα τιμολόγια, η διαχείριση αποθεμάτων με παραγγελίες και δελτία παράδοσης, το λογιστικό πρόγραμμα και η τράπεζα.
Τι κάνει αξιόπιστα το AI στη λογιστική
| καθήκον | Τι κάνει το AI | Αυτό που κάνουν οι άνθρωποι |
|---|---|---|
| Καταχώρηση εγγράφου | Διαβάζει προμηθευτή, ημερομηνία, ποσά, φορολογικούς συντελεστές και είδη από PDF, φωτογραφία ή ηλεκτρονικό τιμολόγιο | Οι έλεγχοι σημείωσαν αβεβαιότητες |
| Ανάθεση λογαριασμού | Προτείνει λογαριασμό, κέντρο κόστους και φορολογικό κωδικό από προηγούμενες κρατήσεις | Επιβεβαιωμένο ή διορθωμένο, το AI μαθαίνει από τις διορθώσεις |
| Έλεγχος | Συγκρίνει τιμολόγια, παραγγελίες και δελτία παράδοσης και αναφέρει αποκλίσεις σε ποσότητα, τιμή ή συνθήκες | Διευκρινίζει διαφορές με την αγορά ή τους προμηθευτές |
| Συμφωνία πληρωμής | Κατανέμει τις εισερχόμενες πληρωμές σε ανοιχτά στοιχεία, ακόμη και αν ο επιδιωκόμενος σκοπός είναι ατελής | Αποφασίζει σε περίπτωση μερικών πληρωμών και οτιδήποτε ασαφές |
| Dunning | Προετοιμάζει υπενθυμίσεις πληρωμής σύμφωνα με τους κανόνες σας | Εκδόσεις, ειδικά για σημαντικούς πελάτες |
| Τελική προετοιμασία | Εντοπίζει ανωμαλίες, διπλότυπα τιμολόγια και αποδείξεις που λείπουν | Αξιολογήθηκε και κρατήθηκε |
Η στάση πίσω από αυτό είναι σημαντική: η τεχνητή νοημοσύνη προετοιμάζεται, οι άνθρωποι αποφασίζουν. Τα μη ασφαλή μέρη επισημαίνονται, δεν αγνοούνται.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση ως επιταχυντής
Όσο πιο δομημένο φθάνει ένα τιμολόγιο, τόσο λιγότερα πρέπει να μαντέψει η τεχνητή νοημοσύνη. Για ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο σε μορφή XRechnung, ZUGFeRD ή Peppol, τα ποσά, οι φορολογικοί συντελεστές και οι θέσεις είναι ήδη αναγνώσιμα από μηχανή στο αρχείο. Το AI δεν χρειάζεται πλέον να τα αναγνωρίζει, αλλά μόνο να τα ελέγχει και να τα εκχωρεί. Με το πακέτο της ΕΕ «ΦΠΑ στην ψηφιακή εποχή», τα δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια θα καταστούν υποχρεωτικά για διασυνοριακές συναλλαγές εντός της ΕΕ από τον Ιούλιο του 2030 και πολλές χώρες έχουν ήδη τις δικές τους υποχρεώσεις. Μπορείτε να μάθετε τι ισχύει στη χώρα σας στον οδηγό μας Ηλεκτρονικό τιμολόγιο, πώς αυτοματοποιείται η απόδειξη, στο άρθρο Αυτοματοποιήστε τα εισερχόμενα τιμολόγια.
Μια τυπική διαδικασία χρησιμοποιώντας ένα παράδειγμα
Μια εμπορική εταιρεία λαμβάνει πολλές εκατοντάδες εισερχόμενα τιμολόγια το μήνα, ως PDF μέσω email, ως ηλεκτρονικά τιμολόγια και περιστασιακά σε χαρτί. Το AI διαβάζει κάθε τιμολόγιο, αναζητά την κατάλληλη παραγγελία και σημείωμα παράδοσης στη διαχείριση αποθεμάτων και συγκρίνει την ποσότητα, την τιμή και την προθεσμία πληρωμής. Αν όλα είναι σωστά, δημιουργεί μια πρόταση κράτησης με λογαριασμό και κέντρο κόστους. Εάν κάτι διαφέρει, όπως μια υψηλότερη τιμή από την παραγγελία, το τιμολόγιο αποστέλλεται στο τμήμα αγορών με μια σύντομη εξήγηση.
Ο λογιστής βλέπει μια λίστα το πρωί: τα περισσότερα τιμολόγια με έτοιμη πρόταση για έγκριση, μερικά με έντονες αποκλίσεις. Αυτό το παράδειγμα περιγράφει μια τυπική διαδικασία, όχι ένα έργο πελάτη.
Κανονικότητα και προστασία δεδομένων
Οι κανόνες για τη σωστή λογιστική ισχύουν ανεξάρτητα από το εάν ένας άνθρωπος ή μια τεχνητή νοημοσύνη καταγράφει ένα έγγραφο. Στη Γερμανία, το GoBD περιγράφει ό,τι είναι απαραίτητο για αυτό: ιχνηλασιμότητα, αμετάβλητο, πλήρης αποθήκευση και διαδικαστική τεκμηρίωση που περιγράφει τη διαδικασία. Στην Αυστρία, ο ομοσπονδιακός φορολογικός κώδικας ρυθμίζει την αποθήκευση. άλλες χώρες έχουν παρόμοιους κανονισμούς. Για τη λογιστική που υποστηρίζεται από AI αυτό σημαίνει:
- Κάθε πρόταση και κάθε έγκριση καταγράφεται, με χρόνο και άτομο.
- Τα πρωτότυπα έγγραφα παραμένουν αποθηκευμένα αμετάβλητα, το AI λειτουργεί με αντίγραφα και αποσπάσματα.
- Η διαδικαστική τεκμηρίωση περιγράφει τι κάνει η τεχνητή νοημοσύνη και πού ελέγχουν οι άνθρωποι.
- Μια σύμβαση επεξεργασίας παραγγελιών ρυθμίζει τον χειρισμό προσωπικών δεδομένων, για παράδειγμα από ατομικούς επιχειρηματίες στα τιμολόγια.
- Εάν είναι δυνατόν, τα δεδομένα αποθηκεύονται σε διακομιστές στην ΕΕ.
Συντονίστε την εισαγωγή με τον φοροτεχνικό σας. Γνωρίζει τη λογιστική της και πρέπει να δουλέψει με το αποτέλεσμα.
Δείτε πώς να ξεκινήσετε
- Επιλέξτε μια διαδικασία: Αυτά είναι συνήθως τα εισερχόμενα τιμολόγια γιατί εκεί προκύπτουν τα περισσότερα έγγραφα.
- Μετρήστε σήμερα: Πόσα τιμολόγια ανά μήνα, πόσο χρόνο ανά τιμολόγιο, πόσα ερωτήματα;
- Εκκαθάριση βασικών δεδομένων: Οι προμηθευτές, οι λογαριασμοί και τα κέντρα κόστους πρέπει να είναι τρέχοντα και ξεκάθαρα.
- Εκτελέστε παράλληλα: Για μερικές εβδομάδες, το AI δημιουργεί προτάσεις, η ομάδα σας κάνει κράτηση και συγκρίνει όπως πριν.
- Υιοθετήστε σταδιακά: Μόνο όταν οι προτάσεις είναι σωστές θα κυκλοφορήσει αντί να γίνει εκ νέου κράτηση. Ακολουθεί συμβιβασμός πληρωμών ή καταβολή.
Πηγές
- Eurostat: Χρήση τεχνητής νοημοσύνης στις επιχειρήσεις
- Οδηγία (ΕΕ) 2025/516 για τον ΦΠΑ στην ψηφιακή εποχή: EUR-Lex
- IHK Munich: Αρχές ηλεκτρονικής λογιστικής (GoBD)
- Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 (Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων), άρθ. 28 Επεξεργαστής: EUR-Lex