Накратко
- ИИ прочита счетоводни документи с всякакво оформление, предлага контировки, съпоставя фактури с поръчки и документи за доставка и отнася плащания към непогасени позиции.
- Данъчната преценка, счетоводното приключване и отговорността остават у Вашия екип и Вашия данъчен консултант.
- Структурираните електронни фактури правят автоматизацията по-лесна и по-точна.
- Правилата за редовно водене на счетоводството продължават да важат без промяна. Проследимостта и документацията на процедурите са част от процеса от самото начало.
На какъв етап е ИИ в счетоводството днес
Според Eurostat през 2025 г. всяко пето предприятие в ЕС с поне десет служители е използвало ИИ, докато през 2024 г. това е било почти всяко седмо. Най-често ИИ се използва за анализ на писмен текст, а именно това е в основата на счетоводството: прочитане и правилно отнасяне на фактури, документи за доставка, банкови извлечения и имейли.
Много счетоводни програми вече имат собствени функции с ИИ, например за разпознаване на счетоводни документи. Най-голяма полза обаче ИИ носи там, където се свързват няколко системи: пощенската кутия с фактурите, системата за управление на стоките с поръчките и документите за доставка, счетоводната програма и банката.
Кои счетоводни задачи ИИ изпълнява надеждно
| Задача | Какво прави ИИ | Какво прави човекът |
|---|---|---|
| Въвеждане на счетоводни документи | Извлича доставчик, дата, суми, данъчни ставки и позиции от PDF, снимка или електронна фактура | Проверява отбелязаните несигурни данни |
| Контиране | Предлага счетоводна сметка, разходен център и данъчен код въз основа на предишни осчетоводявания | Потвърждава или коригира, а ИИ се учи от корекциите |
| Проверка на фактури | Съпоставя фактура, поръчка и документ за доставка и съобщава за разлики в количество, цена или условия | Изяснява разликите с отдела за снабдяване или доставчика |
| Съпоставяне на плащания | Отнася постъпилите плащания към непогасени позиции, включително при непълно основание за плащане | Взема решение при частични плащания и неясноти |
| Напомняния за плащане | Подготвя напомняния за плащане според Вашите правила | Дава одобрение, особено при важни клиенти |
| Подготовка за счетоводно приключване | Открива необичайни записи, дублирани фактури и липсващи счетоводни документи | Преценява и осчетоводява |
Важен е основният принцип: ИИ подготвя, хората решават. Несигурните места се отбелязват, вместо да се подминават мълчаливо.
Електронната фактура ускорява процесите
Колкото по-структурирана е получената фактура, толкова по-малко се налага ИИ да предполага. При електронна фактура във формат XRechnung, ZUGFeRD или чрез Peppol сумите, данъчните ставки и позициите вече са в машинночетим вид във файла. ИИ вече не трябва да ги разпознава, а само да ги провери и отнесе правилно. С пакета на ЕС „ДДС в цифровата ера“ структурираните електронни фактури стават задължителни за трансгранични сделки в рамките на ЕС от юли 2030 г. Много държави вече имат собствени задължения. Какво важи във Вашата държава е описано в нашето ръководство за електронните фактури, а как се автоматизира получаването им, в статията Автоматизиране на входящите фактури.
Пример за типичен процес
Търговско предприятие получава няколкостотин входящи фактури месечно: като PDF по имейл, като електронни фактури и в отделни случаи на хартия. ИИ прочита всяка фактура, намира съответната поръчка и документа за доставка в системата за управление на стоките и сравнява количество, цена и срок за плащане. Ако всичко съвпада, създава предложение за счетоводен запис със сметка и разходен център. Ако има разлика, например по-висока цена от тази в поръчката, фактурата се изпраща с кратко обяснение до отдела за снабдяване.
Сутринта счетоводителката вижда списък: повечето фактури са с готово предложение за одобрение, а няколко са с отбелязани разлики. Този пример описва типичен процес, а не клиентски проект.
Редовно счетоводство и защита на личните данни
Правилата за редовно водене на счетоводството важат независимо дали документът се въвежда от човек или от ИИ. В Германия GoBD описват необходимото: проследимост, неизменност, пълно съхраняване и документация на процедурите, която описва процеса. В Австрия съхраняването се урежда от Федералния данъчен кодекс, а други държави имат сходни разпоредби. За счетоводство, подпомагано от ИИ, това означава:
- Всяко предложение и всяко одобрение се записват в дневник с дата, час и отговорно лице.
- Оригиналните счетоводни документи се съхраняват без промени, а ИИ работи с копия и извлечения.
- Документацията на процедурите описва какво прави ИИ и къде проверяват хората.
- Договорът за обработване на лични данни урежда работата с лични данни, например данните на еднолични предприемачи във фактурите.
- По възможност данните се намират на сървъри в ЕС.
Съгласувайте внедряването с Вашия данъчен консултант. Той познава счетоводството Ви и ще трябва да работи с резултата.
Как да започнете
- Изберете един процес: Обикновено това са входящите фактури, защото при тях се натрупват най-много документи.
- Измерете текущото състояние: Колко фактури получавате месечно, колко време отнема една фактура, колко допълнителни въпроса възникват?
- Подредете основните данни: Добре е данните за доставчици, сметки и разходни центрове да са актуални и еднозначни.
- Работете паралелно: В продължение на няколко седмици ИИ създава предложения, а Вашият екип осчетоводява както досега и сравнява.
- Преминавайте постепенно: Едва когато предложенията са правилни, се преминава към одобряване вместо към ново осчетоводяване. След това идват съпоставянето на плащания или напомнянията за плащане.
Източници
- Eurostat: Използване на изкуствен интелект в предприятията
- Директива (ЕС) 2025/516 относно ДДС в цифровата ера: EUR-Lex
- Промишлено-търговска камара на Мюнхен: Принципи за електронно водене на счетоводството (GoBD)
- Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните), Art. 28 Обработващ лични данни: EUR-Lex