НачалоЕ-фактураВходящи фактури
Автоматизиране на входящите фактури: въвеждане и сверяване Invoice automation: всяка фактура е проверена. Екипът Ви вижда само отклоненията.
Е-фактурите пристигат като XML, а наред с тях продължават да идват PDF файлове и хартиени фактури. Автоматизираме обработката на Вашите входящи фактури: един процес приема всички формати, проверява данните, сверява ги с поръчката и документа за доставка и ги предава подготвени на счетоводството Ви.
Безплатно и без ангажимент. По желание ще получите писмена оценка на Вашия проект.
Автоматизиране на входящите фактури в пет стъпки
-
Стъпка 1: Получаване
Един вход за всичко: пощенска кутия, портал или сканиране. Е-фактурите се проверяват технически, а файловете с грешки се маркират.
-
Стъпка 2: Прочитане
Данните от XRechnung и ZUGFeRD се извличат директно. PDF файловете и сканираните документи се разчитат от ИИ: доставчик, позиции, суми, данъчни ставки, банкови данни.
-
Стъпка 3: Проверка
Задължителните данни, грешките в изчисленията, дублираните фактури и променените банкови данни се открояват веднага.
-
Стъпка 4: Сверяване
Количествата, цените и условията се сравняват с поръчката и документа за доставка. Ако всичко съвпада, фактурата е готова за одобрение.
-
Стъпка 5: Предаване
Предложението за счетоводно записване и документът се предават на счетоводството или ERP системата, а оригиналът във Вашия архив. Одобрението следва Вашите правила, например при определена сума и нагоре то се дава от ръководството.
Какво е от значение
Какво отличава добрата обработка на входящи фактури, независимо от инструмента.
- Запазване на оригинала. При е-фактурата оригиналът е XML файлът, а не визуалното представяне.
- Защита на банковите данни. Променена банкова сметка е често използван начин за измама и винаги се представя на човек за проверка.
- Ясни правила за одобрение. Определено е кой одобрява при каква сума, разходен център и отклонение.
- Проследимост. Всяка стъпка се записва, всяка стойност препраща към мястото си в документа.
Откровено Кога си струва и кога не.
-
Струва си
при редовно голям брой фактури, при фактури с много позиции и навсякъде, където е необходимо сверяване с поръчка и документ за доставка.
-
По-скоро не си струва
при малко фактури месечно. Тогава често са достатъчни функциите на Вашия счетоводен софтуер и ще Ви го кажем.
-
Запазвате Вашите програми
Свързваме счетоводната система, системата за управление на стоките и архива по предвидените в тези програми начини. Нов софтуер само когато действително е необходим.
-
Първо пробна работа
Първоначално процесът работи успоредно с досегашната работа. Поема я едва когато резултатите са правилни.
Всички описания представят типични процеси, а не клиентски проекти.
Често задавани въпроси за входящите фактури
Как да получавам е-фактури?
За получаването е достатъчна имейл кутия. Но за да бъде фактурата четима и да може да се провери и осчетоводи, е необходим софтуер или процес, който обработва XML файла и го съхранява в оригинал.
Работи ли с нашия счетоводен софтуер?
В повечето случаи да, ако програмата може да импортира данни или да ги приема чрез интерфейс. Проверяваме това, преди да вземете решение.
Какво става, ако ИИ прочете нещо грешно?
Неясните места се маркират и представят на човек. При е-фактурите данните идват директно от файла, затова рискът е по-нисък, отколкото при сканирани документи.
Къде се съхраняват данните от нашите фактури?
Когато е възможно, на сървъри в ЕС. Получавате договор за обработване на лични данни, а автоматизацията получава само необходимите ѝ права.
Колко струва?
Зависи от броя на фактурите, свързаните програми и правилата за проверка. Преди старта получавате писмена оферта. Без Вашето съгласие не възникват разходи.
Колко фактури обработвате месечно?
Пишете ни как обработвате входящите фактури в момента. Ще се свържем лично с Вас, безплатно и без ангажимент.
Към октомври 2026, проверено спрямо текста на закона. Обща информация, не представлява правна или данъчна консултация.