Página inicialFatura eletrónicaReceção de faturas
Automatizar a receção de faturas: registar e conferir faturas recebidas Processamento de faturas: cada fatura verificada. A sua equipa só vê as divergências.
As faturas eletrónicas chegam em XML, mas continuam também a chegar PDFs e papel. Automatizamos a sua receção de faturas: um processo recebe todos os formatos, verifica os dados, confere-os com a encomenda e a guia de remessa e entrega a informação preparada à sua contabilidade.
Gratuito e sem compromisso. Se desejar, com uma avaliação escrita do seu projeto.
Automatizar a receção de faturas em cinco passos
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Passo 1: Receber
Uma entrada para tudo: caixa de correio, portal ou digitalização. As faturas eletrónicas são verificadas tecnicamente e os ficheiros com erros são assinalados.
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Passo 2: Ler
Os dados de XRechnung e ZUGFeRD são extraídos diretamente. A IA lê PDFs e digitalizações: fornecedor, linhas da fatura, montantes, taxas de imposto e dados bancários.
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Passo 3: Verificar
Os campos obrigatórios, erros de cálculo, faturas duplicadas e alterações de dados bancários são identificados de imediato.
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Passo 4: Conferir
As quantidades, os preços e as condições são comparados com a encomenda e a guia de remessa. Se tudo corresponder, a fatura está pronta para aprovação.
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Passo 5: Encaminhar
A proposta de lançamento e o documento contabilístico seguem para a contabilidade ou o ERP, e o original para o seu arquivo. A aprovação segue as suas regras, por exemplo, pela gerência a partir de determinado montante.
O que importa
O que caracteriza uma boa receção de faturas, independentemente da ferramenta.
- Conservar o original. Numa fatura eletrónica, o original é o ficheiro XML, não a representação visual.
- Proteger os dados bancários. A alteração de dados bancários é uma via frequente de fraude e é sempre apresentada a uma pessoa.
- Regras de aprovação claras. Está definido quem aprova em função do montante, do centro de custo e da divergência.
- Rastreável. Cada passo fica registado e cada número remete para a sua localização no documento contabilístico.
Com franqueza Quando compensa e quando não compensa.
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Compensa
quando há regularmente muitas faturas, faturas com muitas linhas e sempre que é necessário conferir com a encomenda e a guia de remessa.
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Tende a não compensar
quando há poucas faturas por mês. Nesse caso, as funções do seu software de contabilidade são muitas vezes suficientes, e também lho dizemos.
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Os seus programas mantêm-se
Ligamos a contabilidade, a gestão comercial e o arquivo através dos meios previstos nesses programas. Só introduzimos software novo quando é realmente necessário.
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Primeiro, funcionamento em teste
O processo começa por funcionar em paralelo com o trabalho atual. Só assume a tarefa quando os resultados forem os esperados.
Todas as informações descrevem processos típicos, não projetos de clientes.
Perguntas frequentes sobre a receção de faturas
Como recebo faturas eletrónicas?
Uma caixa de e-mail basta para a receção. Mas, para que a fatura seja legível e possa ser verificada e contabilizada, é necessário um software ou processo que trate o ficheiro XML e o conserve no original.
Funciona com o nosso software de contabilidade?
Na maioria dos casos, sim, se o programa permitir importar dados ou recebê-los através de uma interface. Verificamos isso antes de tomar a sua decisão.
O que acontece se a IA ler algo mal?
Os pontos incertos são assinalados e apresentados a uma pessoa. Nas faturas eletrónicas, os dados vêm diretamente do ficheiro, pelo que o risco é menor do que nas digitalizações.
Onde ficam os dados das nossas faturas?
Sempre que possível, em servidores na UE. Recebe um contrato de subcontratação, e a automação obtém apenas as permissões de que necessita.
Quanto custa?
Depende do número de faturas, dos programas integrados e das regras de verificação. Antes do arranque, recebe uma proposta por escrito. Sem a sua aprovação, não há custos.
Quantas faturas processa por mês?
Escreva-nos a explicar como funciona atualmente a receção de faturas. Entraremos pessoalmente em contacto, sem custos nem compromisso.
Situação em outubro de 2026, verificada no texto da lei. Informação geral, sem aconselhamento jurídico ou fiscal.