Página inicialAutomação com IA
Automação com IA e automação de processos para PME e empresas de média dimensão A IA prepara o trabalho. Os seus especialistas decidem.
Automação com IA para propostas, faturas, pedidos, relatórios e análises: criamos sistemas de IA que leem os seus documentos, seguem as suas instruções e entregam os resultados nos seus modelos e programas. Otimizamos processos em qualquer departamento, com ligação às ferramentas que já utiliza.
Gratuito e sem compromisso. Se desejar, com uma avaliação escrita do seu projeto.
- 01Os seus documentos e dadosE‑mails, PDFs, planos, tabelas, os seus programas
- 02A IA lê, verifica e preparasegundo as suas regras, com uma fonte para cada afirmação
- 03Resultado no seu modelo ou sistemaWord, Excel, CRM ou sistema de gestão de stocks
- Os seus especialistas aprovamsó depois é enviado para fora da empresa
Estas situações são-lhe familiares?
- Os pedidos ficam por tratar porque ninguém tem tempo para preparar propostas.
- As faturas, guias de remessa e encomendas são comparadas manualmente.
- O seu apoio ao cliente responde todos os dias às mesmas perguntas e falta tempo para os casos difíceis.
- Os relatórios e as atas são preparados à noite, a partir das fotografias e notas do dia.
- Os seus dados só ficam disponíveis semanas depois do fim do mês.
- O ChatGPT recomenda os seus concorrentes, mas não menciona a sua empresa.
- A sua equipa utiliza IA, mas cada pessoa fá-lo de forma diferente e sem regras comuns.
É nestas tarefas que a IA poupa mais tempo: trabalho repetitivo que segue um padrão. Começamos pelo processo com maior impacto na sua empresa.
O que é possível Oito processos que a IA transforma.
Cada processo pode ser implementado separadamente, em qualquer departamento. O sistema prepara o trabalho; os seus especialistas verificam e aprovam.
- Cliente · 14:02Quando chega a minha encomenda 48213? Preciso dela até sexta-feira.
- Assistente IA · Fonte: expediçãoA sua encomenda 48213 foi expedida ontem e deverá chegar na quinta-feira.
- Cliente · 14:03Ainda posso alterar a morada de entrega?
- Assistente IAUma colega irá verificar a situação e entrar em contacto consigo ainda hoje. Já tem os dados da sua encomenda e a nova morada.Entregue à sua equipa
- Pedido por e-mail lido3 posições, entrega na semana 46identificado
- Pos. 1: artigo 1180-2 da sua tabela de preçoscomo na proposta de 2024, mesmo cliente1.240,00 €
- Pos. 2: fabrico por medidaPreço em falta, pedido à equipa técnica preparadopendente
- Proposta criada no seu modelo WordDesconto segundo CRM: 6 %pronto
- Semana 46: entrega verificadaArmazém e produção confirmaramconfirmado
- Proposta submetida para aprovaçãoà sua direção comercial14:20
- Encomenda 4471Fornecedor Weber GmbHcorresponde
- Guia de remessa 88120Receção de bens 12.10.corresponde
- Posição 3: 48 em vez de 50Diferença face à encomenda2 unid.
- LançamentoConta 5400, centro de custo 210pronto
- Desconto 2 % até 26.10.Prazo de pagamento da encomendaregistado
- Fatura arquivadacom rasto e registo auditávelconcluído
- Müller Bau GmbH, pedido pelo siteOrçamento indicado, decisor, reunião solicitadaA
- Particular, pedido de preçofora da sua zona de entrega, recusa com recomendaçãoC
- Hofer Logistik, questão sobre a proposta 2251À equipa externa Leste, retorno marcadoA
- Os 7 registados no CRMOrigem, estado e próxima tarefa definidos7 / 7
- Meier Haustechnik, pedido por e-mailCliente atual, nova encomendaB
- Dois pedidos sem número de retornoPedido enviado por e-mailpendente
- Penalização de 0,5 % por semana, máximo de 5 %Divergência face às suas condiçõespág. 41
- Garantia de 5 anos em vez de 3Divergência face às suas condiçõespág. 58
- Responsabilidade ilimitadaDivergência face às suas condiçõespág. 63
- Pagamento a 30 diasConforme as suas condiçõespág. 12
- Pré-aviso de 6 mesesLembrete criado para 90 dias antespág. 70
- Resumo em 2 páginascom conselho por divergênciapronto
- Sistema revisto, filtro trocadoN.º de série lido na foto09:10
- Vedante com fuga, peça encomendadaArtigo 7731 do seu catálogo10:25
- Cliente avisado da próxima visitaProposta sem. 4411:00
- Relatório no seu modeloAssinatura do cliente inseridapronto
- Registadas 2,5 horas de trabalhoda chegada e da saída11:40
- Rascunho da fatura para a contabilidadeMateriais e tempo incluídospronto
- Volume de negóciosface ao ano anterior2,41 M € · +6 %
- Margem brutaMateriais +4 % explicam 0,8 pontos38,2 % · −1,1 p.p.
- Itens em aberto3 clientes: >60 dias412 mil €
- Pedidos em cursochega até fevereiro4,8 M €
- Liquidezdá para 4,2 mesesestável
- Comentário6 parágrafos a aprovarpronto
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Responder a pedidos de clientes a qualquer hora
O assistente responde por chat e e-mail com base nos documentos da sua empresa, consulta as encomendas em tempo real e encaminha os casos para a sua equipa quando esta precisa de intervir. Identifica-se como sistema de IA.
Habitual no comércio, em empresas de serviços e em fabricantes com muitos pedidos
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Calcular propostas
O sistema lê pedidos, concursos ou mapas de quantidades e associa cada item aos seus produtos, preços e propostas anteriores. A sua equipa comercial só precisa de verificar novidades e divergências. O que demorava dias passa a demorar horas.
Habitual em ofícios especializados, comércio, indústria, construção e instalações técnicas de edifícios
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Conferir documentos e registar encomendas
As faturas recebidas são conferidas com as encomendas e guias de remessa. As encomendas recebidas por e-mail e PDF são registadas como pedidos no seu sistema de gestão comercial. A sua equipa só precisa de verificar as divergências. O nosso guia Automatizar faturas recebidas mostra como funciona com faturas eletrónicas.
Habitual na contabilidade, compras e processamento de encomendas no comércio, produção e logística
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Qualificar potenciais clientes e registá-los no CRM
Os pedidos recebidos pelo site, por e-mail e em notas de chamadas telefónicas são avaliados segundo os seus critérios, registados no CRM e associados ao passo seguinte. A sua equipa comercial contacta primeiro os mais relevantes.
Habitual nas vendas B2B, agências e empresas de serviços
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Ler e avaliar documentos
Contratos, documentos de concursos, certificados de inspeção e certificados de fornecedores são resumidos e verificados quanto a riscos e divergências, com indicação dos prazos. Cada afirmação inclui a referência à fonte.
Habitual nas compras, gestão de projetos, escritórios de advocacia e gestão da qualidade
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Criar relatórios, atas e pareceres técnicos
Fotografias, notas de voz, dados de medição, plantas e listas dão origem ao documento final no seu modelo: relatório de intervenção, diário de obra, relatório de inspeção ou parecer técnico. O que antes era escrito à noite ou ao longo de semanas fica pronto para revisão em minutos.
Habitual em serviços de assistência e manutenção, construção, gabinetes de planeamento e engenharia e peritagem
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Fazer cálculos a partir de plantas e desenhos
Medições, quantidades, estimativas de custos e mapas de quantidades diretamente a partir das plantas, inseridos nos modelos de Word e Excel que o seu gabinete já utiliza.
Habitual em planeamento, arquitetura, construção e construção de instalações industriais
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Analisar dados e elaborar relatórios
As reclamações e os dados de qualidade são organizados por causa, e os dados de vários sistemas são reunidos num relatório mensal ou de gestão com comentários.
Habitual para a direção, a qualidade e as vendas em empresas de média dimensão
Quando o processo varia de caso para caso, utilizamos agentes de IA que escolhem o passo seguinte. O apoio ao cliente tem uma página própria: IA no apoio ao cliente. Encontra uma visão geral por departamento, das vendas à área jurídica, mais abaixo.
Todos os exemplos mostram processos típicos com dados de exemplo, não projetos de clientes. O tempo poupado por cada processo depende dos seus documentos e requisitos.
Exemplo: como é elaborado um relatório técnico.
Processo típico com dados de exemplo, não um projeto de cliente. O mesmo modelo aplica-se a registos de intervenções, propostas, faturas e análises.
3.2 Instalação elétrica, bloco B
- O quadro secundário UV-B2 alimenta o 2.º piso por duas colunas montantes.E-201
- Proteção diferencial de 30 mA comprovada em todas as zonas húmidas.Registo 14.10.
- IncertoSelagem corta-fogo S3: foto desfocada, verificar no local.Fotografia 0412
- A secção de 5 × 10 mm² corresponde ao cálculo da carga.Carga p. 4
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Dados de entrada
Plantas, fotografias do estado existente, listas de locais e requisitos do gabinete, nomeadamente estrutura, blocos de texto e critérios de verificação.
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O que o sistema faz
Lê as plantas e as fotografias, associa cada observação ao local correto, redige as secções no estilo do gabinete e verifica se o relatório está completo.
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Resultado
O relatório final, com a apresentação do gabinete, fica pronto para revisão em menos de 20 minutos, num documento editável.
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O que fazem os especialistas
Os especialistas verificam, acrescentam a sua avaliação e aprovam. A qualidade corresponde ao nível que o gabinete espera dos seus próprios especialistas.
Seguindo o mesmo modelo, é possível extrair das plantas as medições de quantidades, as estimativas de custos e os mapas de trabalhos, e preencher automaticamente os modelos Word e Excel do gabinete.
Automatização com IA em todos os departamentos: o que pode ser automatizado
Doze áreas, com quatro tarefas típicas cada. Cada tarefa pode ser implementada separadamente, como automatização de regras fixas ou como agente de IA.
Vendas
- Preparar propostas a partir de pedidos de informação
- Qualificar potenciais clientes e registar os dados no CRM
- Fazer o acompanhamento após o envio de propostas
- Elaborar relatórios de visitas a partir de notas de voz
Marketing
- Medir a visibilidade no ChatGPT e no Google
- Redigir textos a partir dos seus documentos
- Atualizar dados de produtos para a loja online e o catálogo
- Classificar os pedidos recebidos através de campanhas
Apoio ao cliente
- Responder a perguntas frequentes por chat e e-mail
- Prestar informações sobre encomendas e entregas
- Classificar e encaminhar pedidos de apoio
- Registar e preparar o tratamento de reclamações
Finanças e contabilidade
- Registar e verificar faturas recebidas
- Associar documentos às encomendas e às guias de remessa
- Preparar avisos de cobrança
- Preparar o fecho mensal com dados de vários sistemas
Compras
- Criar encomendas a partir de pedidos internos
- Comparar propostas de fornecedores
- Verificar confirmações de encomenda
- Verificar os prazos de contratos e certificados
Recursos humanos
- Confirmar a receção de candidaturas e preparar respostas
- Reunir a documentação de integração
- Perguntas sobre férias, despesas e políticas internas
- Declarações e certificados a partir de modelos
Operações e produção
- Criar ordens de produção a partir de encomendas
- Elaborar relatórios de turno e registos de inspeção
- Analisar reclamações e dados de qualidade
- Planear intervenções de manutenção
Logística e armazém
- Ler avisos de entrega e documentos de transporte
- Conferir as mercadorias recebidas com a encomenda
- Responder a pedidos de informação sobre entregas
- Documentar danos de transporte
Gestão de projetos e área técnica
- Relatórios e pareceres a partir de plantas, fotografias e dados de medição
- Determinar quantidades e custos a partir de plantas
- Relatórios diários de obra e registos de intervenção
- Analisar concursos e contratos
TI
- Classificar pedidos de suporte e resolver questões frequentes
- Criar utilizadores e documentar permissões
- Assistente de conhecimento para manuais e sistemas
- Resumir alertas de monitorização
Direção
- Relatórios mensais e de gestão com comentários
- Reunir indicadores de vários sistemas
- Acompanhar prazos e obrigações contratuais
- Atas e deliberações de reuniões
Área jurídica e conformidade
- Verificar se os contratos se desviam dos padrões da sua empresa
- Acompanhar prazos e datas de rescisão
- Documentação para o Regulamento da IA e o RGPD
- Reunir documentos e certificados de fornecedores
Cada tarefa começa em pequena escala: um processo, os seus documentos reais e um resultado mensurável. Diga-nos qual lhe ocupa tempo.
Para que setores?
Os mesmos processos, documentos diferentes. Um ponto de partida habitual para cada setor.
- Empresas de trabalhos especializadosPropostas a partir de pedidos, das medições à fatura, confirmações de marcações aos clientes.Guia: SEO para profissionais de trabalhos especializados
- Construção e planeamentoRelatórios e pareceres a partir de plantas e fotografias, quantidades e mapas de trabalhos, análise de contratos.
- IndústriaOrdens de produção a partir de encomendas, registos de inspeção, reclamações organizadas por causa.Guia: SEO B2B para a indústria
- Comércio e comércio eletrónicoApoio ao cliente a qualquer hora, dados de produtos, conferência de faturas.Guia: SEO para lojas online
- Prestadores de serviços e escritórios profissionaisOrganizar a caixa de entrada, verificar documentos, elaborar documentos e relatórios a partir de modelos.Guia: AI para contabilistas certificados
- SaúdePedidos de marcação, documentação a partir de modelos, perguntas de pacientes encaminhadas para profissionais.Guia: SEO para consultórios médicos
- ImobiliárioPedidos de inquilinos, comprovativos de despesas adicionais, apresentações e documentação de imóveis.Guia: SEO para mediadores imobiliários
- LogísticaDocumentos de transporte, pedidos de informação sobre entregas, documentação de danos.
- Turismo e hotelariaPedidos e reservas em várias línguas, respostas a avaliações, visibilidade no ChatGPT.Guia: SEO para hotéis e restaurantes
O seu setor não está aqui? O que importa não é o setor, mas sim se a sua equipa dedica regularmente tempo especializado a tarefas que seguem um padrão.
Princípios O que temos em conta em cada automatização.
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Uma pessoa dá a aprovação.
Quando estão em causa dinheiro, clientes, contratos ou responsabilidade técnica, o sistema prepara o trabalho e uma pessoa decide. Os pontos incertos são assinalados.
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Mantém os seus programas e modelos.
Integramos os sistemas de gestão comercial, contabilidade, arquivo e Office através dos meios previstos por esses programas. Os resultados são apresentados nos modelos que já utiliza. Só é necessário novo software quando for realmente indispensável.
-
IA apenas onde é necessária.
Quando uma regra fixa é suficiente, usamos uma regra. Recorremos à AI quando é necessário interpretar plantas, fotografias e documentos.
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Rastreável.
Cada passo é registado e, sempre que possível, cada resultado remete para a sua fonte. Pode ver a qualquer momento o que o sistema fez e porquê.
Consoante a tarefa, utilizamos ferramentas estabelecidas, como n8n ou Make, programas que ligam outros programas entre si, ou desenvolvemos nós próprios a integração.
Como colocar o primeiro processo em funcionamento
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Passo 1: A sua mensagem
Escreva-nos a indicar qual é o processo que mais tempo ocupa aos seus especialistas. Entraremos em contacto consigo pessoalmente.
O que precisa de fazer: escrever-nos. Não precisa de preparar nada.
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Passo 2: Analisar o processo em conjunto
Mostra-nos, com exemplos reais, como funciona hoje o processo e o que considera um bom resultado. Dizemos-lhe se é possível automatizá-lo e de que forma.
O que precisa de fazer: mostrar como funciona atualmente.
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Passo 3: Proposta e fase de testes
Recebe uma proposta por escrito. Depois, o sistema funciona inicialmente em paralelo com o trabalho habitual, para que possa comparar os seus resultados com os dos seus especialistas.
O que faz: verifica e compara.
-
Passo 4: Funcionamento e expansão
O sistema só assume o processo quando os resultados estão corretos. Continuamos a acompanhá-lo, fazemos ajustes e, se desejar, acrescentamos o processo seguinte.
O que faz: dá-nos o seu parecer.
Os seus dados continuam a ser seus.
- Armazenado na UE. Sempre que possível, as automatizações e os dados são processados em servidores na UE. Os nossos servidores estão alojados na AWS em Frankfurt. Quando isso não for possível, informamo-lo antecipadamente.
- Apenas as permissões necessárias. Uma automatização só tem acesso ao que precisa para o seu processo.
- Com contrato. Recebe um contrato de tratamento de dados por conta de outrem, conforme previsto no RGPD.
Perguntas frequentes sobre automatização
O que faz uma agência de automatização com IA?
Identifica os processos em que a IA permite poupar mais tempo e desenvolve a solução: agentes de IA e automatizações que leem documentos, obtêm dados dos seus sistemas, elaboram rascunhos e preparam tarefas. Os especialistas da sua empresa verificam e aprovam. Continuamos a acompanhar a solução após a implementação e a desenvolvê-la em conjunto consigo.
Que processos são adequados?
Processos frequentes, que seguem um padrão identificável e ocupam muito tempo de profissionais qualificados: ler documentos, transferir dados, fazer cálculos, conferir informações e redigir relatórios. Os casos excecionais raramente compensam.
O sistema atinge a qualidade do trabalho dos nossos especialistas?
Esse é o objetivo de cada implementação. O sistema passa a conhecer as suas orientações, os seus modelos e os trabalhos anteriores. Na fase de testes, os resultados são comparados com os dos seus especialistas. Só entra em funcionamento quando atinge esse nível.
Funciona com os nossos programas?
Na maioria dos casos, sim, desde que o programa permita importar ou trocar dados. Os modelos de Word e Excel podem ser preenchidos diretamente. Verificamos isso antes de tomar uma decisão.
O que acontece se a IA interpretar algo incorretamente?
Os pontos incertos são assinalados e encaminhados para uma pessoa. Na fase de testes, tudo funciona em paralelo com o trabalho habitual, para detetar erros antes de terem consequências.
O que significa isto para os nossos colaboradores?
O sistema assume o trabalho preparatório: ler, contar, transferir dados e redigir. Os seus especialistas continuam a tomar as decisões e ganham tempo para o trabalho para o qual foram contratados.
Otimização de processos ou automatização de processos: qual é a diferença?
A otimização de processos avalia se um fluxo de trabalho faz sentido: que passos podem ser eliminados e onde a mesma informação é registada várias vezes. A automatização permite que um sistema execute os passos restantes. Fazemos ambas, por esta ordem, porque automatizar um processo complicado apenas faz com que continue complicado, mas mais depressa.
Quanto tempo demora até o primeiro processo estar a funcionar?
Depende do processo e do número de programas a integrar. O calendário consta da proposta por escrito. Durante a fase de testes, o seu trabalho habitual prossegue sem alterações, pelo que nada fica parado.
O que precisamos da sua parte?
No início, precisamos de algumas horas com as pessoas que executam atualmente o processo e de bons exemplos do trabalho já realizado, como relatórios ou cálculos concluídos. Para a integração, coordenamo-nos com a sua equipa de TI ou com o seu prestador de serviços de TI. Tratamos do resto.
Quanto custa uma automatização?
Depende do processo, dos programas a integrar e do volume de documentos. Antes de começarmos, recebe uma proposta por escrito com o âmbito claramente definido. Não há custos sem a sua aprovação.
O que são n8n e Make?
Ferramentas que permitem ligar programas e gerir processos. O n8n também pode funcionar em servidores próprios, o que ajuda na proteção de dados. A ferramenta adequada depende do seu processo.
Também automatizam as respostas aos pedidos dos clientes?
Sim. Um agente de IA no apoio ao cliente responde a perguntas frequentes por chat e e-mail com base nos documentos da sua empresa, consulta os dados das encomendas em tempo real e encaminha os casos pouco claros para a sua equipa com toda a informação. Identifica-se como sistema de IA.
Que processo ocupa mais tempo aos seus especialistas?
Escreva-nos algumas frases sobre esse processo. Respondemos pessoalmente, sem custos nem compromisso.
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