Úvodní stránkaAutomatizace pomocí AI
Automatizace pomocí AI a automatizace procesů pro malé a střední podniky AI připraví podklady. Vaši odborníci rozhodnou.
Automatizace pomocí AI pro nabídky, faktury, poptávky, zprávy a analýzy. Vytváříme systémy AI, které čtou vaše podklady, postupují podle vašich pravidel a předávají výsledky ve vašich šablonách a programech. Pomáhají zefektivnit procesy v každém oddělení a navazují na nástroje, které již používáte.
Zdarma a nezávazně. Na přání s písemným posouzením Vašeho záměru.
- 01Vaše dokumenty a dataE‑maily, PDF, plány, tabulky, Vaše programy
- 02AI čte, kontroluje a připravujepodle Vašich pravidel, každé tvrzení s uvedením zdroje
- 03Výsledek ve Vaší šabloně nebo systémuWord, Excel, CRM nebo systém pro správu zásob
- Vaši odborníci výsledek schvalujíteprve potom opouští firmu
Je Vám to povědomé?
- Poptávky čekají na vyřízení, protože nikdo nemá čas připravit nabídky.
- Faktury, dodací listy a objednávky se porovnávají ručně.
- Vaše zákaznická podpora denně odpovídá na stejné otázky a na složité případy jí nezbývá čas.
- Zprávy a protokoly vznikají až večer z fotografií a poznámek pořízených během dne.
- Údaje máte k dispozici až několik týdnů po skončení měsíce.
- ChatGPT doporučuje vaše konkurenty, ale vás nezmiňuje.
- Váš tým používá AI, ale každý jinak a bez společných pravidel.
Právě zde AI šetří nejvíce času: při opakované práci, která má jasný postup. Začneme procesem, jehož změna vám přinese největší užitek.
Co je možné Osm procesů, které AI mění.
Každý proces lze zavést samostatně v kterémkoli oddělení. Systém připraví podklady, vaši odborníci je zkontrolují a schválí.
- Zákazník · 14:02Kdy dorazí moje objednávka 48213? Potřebuji ji do pátku.
- AI asistent · Zdroj: přepravní systémVaše objednávka 48213 byla odeslána včera a pravděpodobně dorazí ve čtvrtek.
- Zákazník · 14:03Mohu ještě změnit doručovací adresu?
- AI asistentKolegyně to pro Vás ověří a ještě dnes se Vám ozve. Údaje o Vaší objednávce a novou adresu už má k dispozici.Předáno Vašemu týmu
- Poptávka e-mailem přečtena3 položky, termín dodání 46. týdenrozpoznáno
- Pol. 1: výrobek 1180-2 z Vašeho ceníkujako nabídka 2024 témuž zákazníkovi1.240,00 €
- Pol. 2: zakázková výrobaCena chybí, připraven dotaz pro technické odděleníotevřeno
- Nabídka vytvořena ve Vaší šabloně WordSleva podle CRM: 6 %připraveno
- Termín dodání KW 46 ověřenPotvrzeno skladem a výrobouv pořádku
- Nabídka předložena ke schváleníVašemu vedení prodeje14:20
- Objednávka 4471Dodavatel Weber GmbHsouhlasí
- Dodací list 88120Příjem zboží 12.10.souhlasí
- Položka 3: množství 48 místo 50Nesoulad s objednávkou2 ks
- Účetní zápisÚčet 5400, nákl. středisko 210připraveno
- Skonto 2 % do 26.10.Splatnost podle objednávkyzaznamenáno
- Faktura archivovánas auditní stopou, auditovatelnéhotovo
- Müller Bau GmbH, poptávka přes webRozpočet znám, rozhoduje, chce termínA
- Soukromá osoba, dotaz na cenumimo Vaši oblast dodání, odmítnutí s doporučenímC
- Hofer Logistik, dotaz k nabídce 2251obchodníkovi pro východ, zpětné voláníA
- Všech 7 založeno v CRMZadán zdroj, stav a další úkol7 / 7
- Meier Haustechnik, poptávka e-mailemStálý zákazník, další zakázkaB
- Dvě poptávky bez telefonního číslaOdeslán dotaz e-mailemotevřeno
- Smluvní pokuta 0,5 % za týden, nejvýše 5 %Odchylka od Vašich podmínekstr. 41
- Záruka 5 let místo 3Odchylka od Vašich podmínekstr. 58
- Ručení bez omezeníOdchylka od Vašich podmínekstr. 63
- Splatnost 30 dníodpovídá Vašemu standardustr. 12
- Výpovědní lhůta 6 měsícůNastavena připomínka 90 dní předemstr. 70
- Shrnutí na 2 stranáchs doporučením ke každé odchylcepřipraveno
- Kontrola zařízení, výměna filtruSériové číslo zjištěno z fotky09:10
- Těsnění netěsní, náhradní díl objednánPoložka 7731 z Vašeho katalogu10:25
- Zákazník informován o dalším termínuNávrh: týden 4411:00
- Protokol ve Vaší šabloněPodpis zákazníka vloženpřipraveno
- Zapsána práce 2,5 hodinyz příjezdu a odjezdu11:40
- Návrh faktury předán účetnímu odděleníMateriál a čas převzatypřipraveno
- Tržbyoproti minulému roku2,41 mil. € · +6 %
- Hrubý ziskCeny materiálu +4 % vysvětlují 0,8 bodu38,2 % · −1,1 b.
- Otevřené účty3 dlužníci přes 60 dní412 T€
- Nevyřízené zakázkyvystačí do února4,8 mil. €
- Likviditavystačí na 4,2 měsícestabilní
- Komentář6 odstavců ke schválenípřipraveno
-
Odpovědi na dotazy zákazníků nepřetržitě
Asistent odpovídá v chatu a e-mailem na základě vašich podkladů, ověřuje aktuální stav objednávek a v důležitých případech předá komunikaci vašemu týmu. Dává najevo, že jde o AI.
Typické pro obchodní firmy, poskytovatele služeb a výrobce s velkým počtem dotazů
-
Kalkulace nabídek
Systém přečte poptávku, zadání výběrového řízení nebo soupis prací a přiřadí jednotlivé položky k vašim produktům, cenám a dřívějším nabídkám. Váš obchodní tým kontroluje už jen nové položky a odchylky. Práce, která trvala dny, zabere hodiny.
Typické pro řemeslné firmy, obchod, průmysl, stavebnictví a technická zařízení budov
-
Porovnávání dokladů a zadávání zakázek
Přijaté faktury se porovnávají s objednávkami a dodacími listy. Objednávky z e-mailů a PDF se zapisují jako zakázky do vašeho systému řízení zásob. Váš tým řeší už jen odchylky. Jak to funguje u elektronických faktur, ukazuje náš průvodce Automatizace přijatých faktur.
Typické pro účetnictví, nákup a vyřizování zakázek v obchodě, výrobě a logistice
-
Vyhodnocení potenciálních zákazníků a zápis do CRM
Poptávky z webu, e-mailů a telefonických poznámek se vyhodnotí podle vašich kritérií, zapíší do CRM a doplní o další krok. Váš obchodní tým nejdříve zavolá těm správným kontaktům.
Typické pro B2B prodej, agentury a poskytovatele služeb
-
Čtení a vyhodnocování dokumentů
Smlouvy, zadávací dokumentace, protokoly o zkouškách a certifikáty dodavatelů se shrnou, prověří z hlediska rizik a odchylek a doplní o lhůty. U každého tvrzení je uveden zdroj v dokumentu.
Typické pro nákup, řízení projektů, advokátní kanceláře a řízení kvality
-
Tvorba zpráv, protokolů a odborných posudků
Z fotografií, hlasových poznámek, naměřených údajů, plánů a seznamů vznikne hotový dokument ve vaší grafické úpravě: servisní záznam, denní stavební zpráva, zpráva o kontrole nebo odborný posudek. To, co se dosud psalo večer nebo celé týdny, je během minut připraveno ke kontrole.
Typické pro servis a údržbu, stavebnictví, projekční a inženýrské kanceláře a znalce
-
Výpočty z plánů a výkresů
Objemy, množství, odhady nákladů a soupisy prací přímo z plánů, zapsané do šablon Wordu a Excelu, se kterými vaše kancelář běžně pracuje.
Typické pro projektování, architekturu, stavebnictví a výstavbu průmyslových zařízení
-
Analýzy a zprávy
Reklamace a údaje o kvalitě se třídí podle příčin. Čísla z několika systémů se spojují do komentované měsíční zprávy nebo komentované zprávy pro vedení.
Typické pro vedení, oddělení kvality a obchod ve středně velkých firmách
Tam, kde postup není pro každý případ stejný, nasazujeme AI agenty, kteří sami volí další krok. Zákaznickému servisu se věnuje samostatná stránka: AI v zákaznickém servisu. Přehled podle oddělení, od obchodu po právní oddělení, najdete níže.
Všechny příklady ukazují typické postupy s ukázkovými daty, nikoli zákaznické projekty. Úspora času závisí na vašich podkladech a požadavcích.
Příklad: Jak vzniká technická zpráva.
Typický postup s ukázkovými daty, nikoli zákaznický projekt. Stejný postup lze použít pro záznamy o zásazích, nabídky, faktury a vyhodnocení.
3.2 Elektroinstalace, část budovy B
- Rozvaděč UV-B2 napájí 2. patro dvěma stoupacími vedeními.E-201
- Proudový chránič 30 mA je doložen ve všech vlhkých prostorách.Protokol 14.10.
- NejistéPožární ucpávka šachty S3: snímek je neostrý, ověřte jej na místě.Fotografie 0412
- Průřez 5 × 10 mm² odpovídá výpočtu zatížení.Zatížení, str. 4
-
Vstupní podklady
Plány, fotografie stávajícího stavu, seznamy lokalit a požadavky kanceláře, tedy struktura, textové šablony a kontrolní kritéria.
-
Co dělá systém
Přečte plány a vyhodnotí fotografie, přiřadí každé zjištění ke správné lokalitě, sepíše části zprávy ve stylu kanceláře a zkontroluje její úplnost.
-
Výstup
Hotová zpráva v grafické úpravě kanceláře jako upravitelný dokument, připravená ke kontrole za méně než 20 minut.
-
Co dělají odborníci
Zprávu zkontrolují, doplní odborné posouzení a schválí ji. Kvalita odpovídá úrovni, kterou kancelář očekává od svých vlastních odborníků.
Stejným postupem lze z plánů odvodit výkaz výměr, odhad nákladů a soupis prací a automaticky vyplnit vlastní šablony kanceláře ve Wordu a Excelu.
Automatizace pomocí AI v každém oddělení: co lze automatizovat
Dvanáct oblastí, v každé čtyři typické úkoly. Každý z nich lze nastavit samostatně, jako pevně danou automatizaci nebo jako AI agenta.
Obchod
- Připravovat nabídky z poptávek
- Vyhodnocovat potenciální zákazníky a zapisovat je do CRM
- Navazovat na zaslané nabídky
- Vytvářet zprávy z návštěv podle hlasových poznámek
Marketing
- Měřit viditelnost v ChatGPT a Google
- Připravovat návrhy textů z vašich podkladů
- Spravovat produktové údaje pro e-shop a katalog
- Přiřazovat poptávky ke kampaním
Zákaznický servis
- Odpovídat na časté dotazy v chatu a e-mailu
- Poskytovat informace o objednávkách a doručení
- Třídit požadavky a předávat je dál
- Evidovat reklamace a připravovat podklady k jejich vyřízení
Finance a účetnictví
- Zaznamenávat a kontrolovat přijaté faktury
- Přiřazovat doklady k objednávkám a dodacím listům
- Připravovat upomínky
- Sestavovat měsíční účetní závěrku z více systémů
Nákup
- Vytvářet objednávky na základě požadavků na nákup
- Porovnávat nabídky dodavatelů
- Kontrolovat potvrzení objednávek
- Kontrolovat termíny platnosti smluv a certifikátů
Personální oddělení
- Potvrzovat přijetí žádostí o zaměstnání a připravovat odpovědi
- Připravovat podklady pro nástup nových zaměstnanců
- Dotazy k dovolené, cestovním náhradám a interním pravidlům
- Pracovní posudky a potvrzení ze šablon
Provoz a výroba
- Vytvářet výrobní zakázky z objednávek
- Vytvářet zprávy o směnách a kontrolní protokoly
- Vyhodnocovat reklamace a údaje o kvalitě
- Plánovat údržbu na základě hlášení
Logistika a sklad
- Zpracovávat avíza o dodávkách a přepravní doklady
- Porovnávat příjem zboží s objednávkou
- Odpovídat na dotazy ohledně dodávek
- Dokumentovat škody při přepravě
Řízení projektů a technika
- Zprávy a posudky z plánů, fotografií a naměřených údajů
- Určovat množství a náklady z plánů
- Stavební denní záznamy a záznamy o výjezdech
- Prověřovat zadávací dokumentaci a smlouvy
IT
- Třídit požadavky a řešit běžné dotazy
- Zakládat uživatele a dokumentovat oprávnění
- Asistent pro vyhledávání informací v příručkách a systémech
- Shrnovat upozornění z monitoringu
Vedení společnosti
- Měsíční a manažerské zprávy s komentářem
- Slučovat ukazatele z několika systémů
- Sledovat smluvní lhůty a závazky
- Zápisy a rozhodnutí z porad
Právní záležitosti a compliance
- Kontrolovat odchylky smluv od vašich standardů
- Sledovat lhůty a termíny pro výpověď
- Dokumentace pro nařízení o AI a GDPR
- Shromažďovat dokumenty a certifikáty dodavatelů
Každý úkol začíná v malém rozsahu: jeden postup, vaše skutečné podklady a měřitelný výsledek. Napište nám, který úkol vám zabírá čas.
Pro jaká odvětví?
Stejné postupy, jiné podklady. Typický výchozí úkol pro každé odvětví.
- ŘemeslaNabídky z poptávek, od zaměření po fakturu, potvrzení termínů zákazníkům.Průvodce: SEO pro řemeslníky
- Stavebnictví a projektováníZprávy a posudky z plánů a fotografií, výkazy výměr a soupisy prací, kontrola smluv.
- PrůmyslZakázky z objednávek, kontrolní protokoly, reklamace roztříděné podle příčin.Průvodce: B2B SEO pro průmysl
- Obchod a e-commerceZákaznická podpora nepřetržitě, produktová data, kontrola faktur.Průvodce: SEO pro e-shopy
- Poskytovatelé služeb a kancelářeTřídění příchozí pošty, kontrola podkladů, písemnosti a zprávy ze šablon.Průvodce: AI pro daňové poradce
- ZdravotnictvíŽádosti o termín, dokumentace ze šablon, dotazy pacientů s předáním pracovníkovi.Průvodce: SEO pro lékařské ordinace
- NemovitostiDotazy nájemníků, doklady k vedlejším nákladům, nabídky a dokumentace k nemovitostem.Průvodce: SEO pro realitní makléře
- LogistikaPřepravní doklady, dotazy ohledně dodávek, dokumentace škod.
- Cestovní ruch a pohostinstvíDotazy a rezervace v několika jazycích, odpovědi na hodnocení, viditelnost v ChatGPT.Průvodce: SEO pro hotely a restaurace
Vaše odvětví zde není? Rozhodující není odvětví, ale to, zda u vás kvalifikovaní pracovníci pravidelně věnují čas práci, která se řídí opakujícím se postupem.
Zásady Na co dbáme při každé automatizaci.
-
Schválení je na člověku.
Pokud jde o peníze, zákazníky, smlouvy nebo odbornou odpovědnost, systém připraví podklady a rozhodne člověk. Nejistá místa jsou označena.
-
Vaše programy a šablony zůstávají.
Systémy pro správu zásob, účetnictví, ukládání dokumentů a kancelářské aplikace propojujeme způsoby, které tyto programy podporují. Výsledky dostanete ve svých obvyklých šablonách. Nový software zavádíme jen tehdy, když je skutečně potřeba.
-
AI jen tam, kde je potřeba.
Kde stačí pevné pravidlo, použijeme pravidlo. AI nasazujeme tam, kde je nutné porozumět plánům, fotografiím a dokumentům.
-
Dohledatelné kroky.
Každý krok se zaznamenává a každý výsledek tam, kde je to možné, odkazuje na svůj zdroj. Kdykoli vidíte, co systém udělal a proč.
Podle úkolu pracujeme s osvědčenými nástroji, jako jsou n8n nebo Make, tedy programy, které propojují jiné programy. Případně propojení vyvineme sami.
Jak uvedeme Váš první proces do provozu
-
Krok 1: Vaše zpráva
Napíšete nám, který proces zabírá Vašim odborníkům nejvíce času. Osobně se Vám ozveme.
Co uděláte Vy: napíšete nám. Nemusíte nic připravovat.
-
Krok 2: Společně se podívat na proces
Na skutečných příkladech nám ukážete, jak proces dnes probíhá a podle čeho poznáte dobře odvedenou práci. Řekneme Vám, zda a jak jej lze automatizovat.
Co uděláte Vy: ukážete nám, jak práce probíhá dnes.
-
Krok 3: Nabídka a zkušební provoz
Dostanete písemnou nabídku. Poté systém nejprve běží souběžně s dosavadní prací a Vy porovnáváte jeho výsledky s výsledky Vašich odborníků.
Co uděláte Vy: zkontrolujete a porovnáte výsledky.
-
Krok 4: Provoz a rozšíření
Teprve když jsou výsledky správné, systém převezme práci. Zůstáváme Vám k dispozici, provádíme úpravy a na Vaše přání přidáme další proces.
Co uděláte Vy: poskytnete zpětnou vazbu.
Vaše data zůstávají Vašimi daty.
- Uloženo v EU. Kdykoli je to možné, automatizace běží a údaje jsou uloženy na serverech v EU. Naše servery provozuje AWS ve Frankfurtu. Pokud to není možné, předem Vám to řekneme.
- Jen nezbytná oprávnění. Automatizace získá přístup pouze k tomu, co pro svůj proces potřebuje.
- Na základě smlouvy. Dostanete smlouvu o zpracování osobních údajů, jak stanoví GDPR.
Časté otázky k automatizaci
Co dělá agentura pro automatizaci s AI?
Vyhledá procesy, u kterých AI ušetří nejvíce času, a vytvoří pro ně řešení: AI agenty a automatizace, které čtou dokumenty, získávají údaje z Vašich systémů, vytvářejí návrhy a připravují úkoly. Vaši odborníci výsledky kontrolují a schvalují. I po spuštění Vám zůstáváme k dispozici a řešení s Vámi dále rozvíjíme.
Které procesy jsou vhodné?
Procesy, které se pravidelně opakují, mají rozpoznatelný vzorec a zabírají mnoho času kvalifikovaným pracovníkům: čtení dokumentů, přenos dat, výpočty, porovnávání údajů a psaní zpráv. U ojedinělých výjimek se automatizace většinou nevyplatí.
Dosáhne systém kvality práce našich odborníků?
To je cílem každého zavedení. Systém se seznámí s Vašimi požadavky, šablonami a dosavadní prací. Ve zkušebním provozu jeho výsledky porovnáváme s výsledky Vašich odborníků. Do běžného provozu přejde, až když dosáhne jejich úrovně.
Funguje to s našimi programy?
Ve většině případů ano, pokud program umožňuje import nebo výměnu dat. Šablony ve Wordu a Excelu lze vyplňovat přímo. To ověříme dříve, než se rozhodnete.
Co se stane, když AI něco přečte chybně?
Nejistá místa se označí a předají člověku. Ve zkušebním provozu vše běží souběžně s dosavadní prací, aby se chyby odhalily dříve, než budou mít následky.
Co to znamená pro naše zaměstnance?
Systém převezme přípravnou práci: čtení, počítání, přenos údajů a formulování textů. Vaši odborníci nadále rozhodují a získají čas na práci, kvůli které jste je přijali.
Optimalizace procesů nebo automatizace procesů: jaký je rozdíl?
Optimalizace procesů zkoumá, zda je postup účelný: které kroky lze vynechat a kde se stejné informace zadávají opakovaně. Automatizace umožní, aby zbývající kroky prováděl systém. Děláme obojí v tomto pořadí, protože automatizovaný složitý postup zůstává složitý, jen probíhá rychleji.
Jak dlouho potrvá, než bude první proces v provozu?
Záleží na procesu a na tom, kolik programů je třeba propojit. Časový plán najdete v písemné nabídce. Během zkušebního provozu pokračuje Vaše dosavadní práce beze změny, takže se nic nezastaví.
Co od nás potřebujete?
Na začátku potřebujeme několik hodin času lidí, kteří dnes proces provádějí, a dobré příklady z Vaší dosavadní práce, například hotové zprávy nebo kalkulace. Pro propojení se domluvíme s Vaším IT oddělením nebo poskytovatelem IT služeb. O zbytek se postaráme.
Kolik stojí automatizace?
Záleží na procesu, na programech, které je třeba propojit, a na množství dokumentů. Než začneme, dostanete písemnou nabídku s jasně popsaným rozsahem. Bez Vašeho souhlasu Vám nevzniknou žádné náklady.
Co jsou n8n a Make?
Nástroje, které propojují programy a řídí pracovní postupy. n8n lze provozovat také na vlastních serverech, což pomáhá při ochraně údajů. Vhodný nástroj závisí na Vašem procesu.
Automatizujete také vyřizování zákaznických dotazů?
Ano. AI agent v zákaznickém servisu odpovídá na časté dotazy přes chat a e-mail na základě Vašich podkladů, v reálném čase ověřuje údaje o objednávkách a nejasné případy předává Vašemu týmu se všemi informacemi. Jasně uvádí, že jde o AI.
Který proces zabírá Vašim odborníkům nejvíce času?
Napište nám o něm pár vět. Osobně se Vám ozveme. Konzultace je zdarma a nezávazná.