Začetna stranAvtomatizacija z AI
Svetovanje o AI in avtomatizacija procesov za mala in srednje velika podjetja AI opravi pripravljalno delo. Vaši strokovnjaki odločajo.
Avtomatizacija z AI za ponudbe, račune, povpraševanja, poročila in analize: razvijamo sisteme AI, ki berejo Vaše dokumente, delujejo po Vaših navodilih ter rezultate pripravijo v Vaših predlogah in programih. Tako optimiziramo procese v posameznih oddelkih in rešitve povežemo z orodji, ki jih že uporabljate.
Brezplačno in brez obveznosti. Na željo tudi s pisno oceno Vašega projekta.
- 01Vaši dokumenti in podatkiE‑pošta, PDF‑ji, načrti, preglednice, Vaši programi
- 02Umetna inteligenca bere, preverja in pripravljapo Vaših pravilih, vsaka navedba z virom
- 03Rezultat v Vaši predlogi ali sistemuWord, Excel, CRM ali sistem za upravljanje blaga
- Vaši strokovnjaki odobrijošele nato zapusti podjetje
Vam je to znano?
- Povpraševanja ostajajo neobdelana, ker nihče nima časa za pripravo ponudb.
- Računi, dobavnice in naročila se primerjajo ročno.
- Vaša podpora strankam vsak dan odgovarja na ista vprašanja, za zahtevnejše primere pa zmanjka časa.
- Poročila in zapisniki nastajajo zvečer iz fotografij in zapiskov, zbranih čez dan.
- Podatke o poslovanju dobite šele več tednov po koncu meseca.
- ChatGPT priporoča Vaše konkurente, Vas pa ne omeni.
- Vaša ekipa uporablja AI, vendar vsak po svoje in brez skupnih pravil.
UI največ časa prihrani pri ponavljajočem se delu, ki sledi ustaljenemu vzorcu. Začnemo s postopkom, ki Vam vzame največ časa.
Kaj je mogoče Osem procesov, ki jih AI spreminja.
Vsak proces je mogoče vzpostaviti posebej, v katerem koli oddelku. Sistem pripravi gradivo, Vaši strokovnjaki ga pregledajo in odobrijo.
- Stranka · 14:02Kdaj prispe moje naročilo 48213? Potrebujem ga do petka.
- UI-pomočnik · vir: sistem za pošiljanjeVaše naročilo 48213 je bilo odposlano včeraj in bo predvidoma prispelo v četrtek.
- Stranka · 14:03Ali lahko še spremenim naslov za dostavo?
- UI-pomočnikTo bo za Vas preverila sodelavka in se Vam oglasila še danes. Podatke o Vašem naročilu in novem naslovu že ima.Predano Vaši ekipi
- E‑poštna poizvedba prebrana3 postavke, dobava v tednu 46prepoznano
- Poz. 1: Artikel 1180-2 iz Vašega cenikakot v ponudbi 2024 za isto stranko1.240,00 €
- Postavka 2: izdelava po meriCena manjka, vprašanje za tehnično službo pripravljenoodprto
- Ponudba v Vaši predlogi Word pripravljenaStopnja popusta po CRM: 6 %pripravljeno
- Dobava v 46. tednu preverjenaSkladišče in proizvodnja potrdilaustreza
- Ponudba predložena v odobritevVašemu vodstvu prodaje14:20
- Naročilo 4471Dobavitelj Weber GmbHse ujema
- Dobavnica 88120Prejem blaga 12.10.se ujema
- Postavka 3: 48 namesto 50Odstopanje od naročila2 kosa
- KnjižbaKonto 5400, stroškovno m. 210pripravljeno
- Skonto 2 % do 26.10.Plačilni rok iz naročilavneseno
- Račun arhiviranz revizijsko sledjo, za revizijokončano
- Müller Bau GmbH, spletno povpraševanjeProračun naveden, odločevalec, želi terminA
- Zasebnik, vprašanje o cenizunaj Vašega območja dobave, zavrnitev s priporočilomC
- Hofer Logistik, vprašanje o ponudbi 2251terenski prodaji vzhod, dogovorjen klicA
- Vseh 7 vnesenih v CRMVir, status in naslednja naloga določeni7 / 7
- Meier Haustechnik, poizvedba po e-poštiStalna stranka, novo naročiloB
- Dve poizvedbi brez številke za klicVprašanje poslano po e-poštiodprto
- Pogodbena kazen 0,5 % na teden, največ 5 %Odstopanje od Vaših pogojevStr. 41
- Jamstvo 5 let namesto 3Odstopanje od Vaših pogojevStr. 58
- Neomejena odgovornostOdstopanje od Vaših pogojevStr. 63
- Plačilni rok 30 dniV skladu z Vašim standardomStr. 12
- Odpovedni rok 6 mesecevOpomnik nastavljen za 90 dni prejStr. 70
- Povzetek na 2 stranehs priporočilom za vsak odmikpripravljeno
- Naprava pregledana, filter zamenjanSerijska številka razbrana s slike09:10
- Tesnilo ne tesni, nadomestni del naročenIzdelek 7731 iz Vašega kataloga10:25
- Stranka ve za naslednji terminPredlog: teden 4411:00
- Zapisnik v Vaši predlogiPodpis stranke vstavljenpripravljeno
- Zabeleženih 2,5 ure delaiz prihoda in odhoda11:40
- Osnutek računa poslan računovodstvuMaterial in čas sta vključenapripravljeno
- Prihodkiglede na lani2,41 mio. € · +6 %
- Kosmati dobičekCene materiala +4 % pojasnijo 0,8 točke38,2 % · −1,1 tč.
- Odprte terjatve3 stranke čez 60 dni412 T€
- Obseg naročilzadošča do februarja4,8 mio. €
- Likvidnostzadošča za 4,2 mesecastabilna
- Komentar6 odstavkov za odobritevpripravljeno
-
Odgovori na vprašanja strank ob kateri koli uri
Asistent odgovarja prek klepeta in e-pošte na podlagi Vaših dokumentov, sproti preverja naročila in pogovor preda Vaši ekipi, ko je to pomembno. Jasno pove, da je AI.
Značilno za trgovska, storitvena in proizvodna podjetja z veliko povpraševanji
-
Izračun ponudb
Sistem prebere povpraševanje, razpis ali popis del ter vsako postavko poveže z Vašimi izdelki, cenami in prejšnjimi ponudbami. Vaša prodajna ekipa preveri le novosti in odstopanja. Delo, ki je trajalo več dni, je opravljeno v nekaj urah.
Značilno za obrt, trgovino, industrijo, gradbeništvo in stavbno tehniko
-
Usklajevanje dokumentov in vnos naročil
Prejete račune primerjamo z naročili in dobavnicami, naročila iz e-pošte in datotek PDF pa vnesemo v Vaš sistem za upravljanje blaga. Vaša ekipa preveri le odstopanja. Kako to deluje pri e-računih, pojasnjuje naš vodnik Avtomatizacija prejetih računov.
Značilno za računovodstvo, nabavo in obdelavo naročil v trgovini, proizvodnji in logistiki
-
Ocenjevanje potencialnih strank in vnos v CRM
Povpraševanja s spletnega mesta, iz e-pošte in telefonskih zapiskov se ocenijo po Vaših merilih, vnesejo v CRM in opremijo z naslednjim korakom. Vaša prodajna ekipa najprej pokliče prave stranke.
Značilno za prodajo B2B, agencije in ponudnike storitev
-
Branje in ocenjevanje dokumentov
Pogodbe, razpisna dokumentacija, potrdila o preizkusih in certifikati dobaviteljev se povzamejo ter preverijo glede tveganj in odstopanj. Dodajo se tudi roki. Vsaka ugotovitev vsebuje navedbo vira.
Značilno za nabavo, vodenje projektov, pravne pisarne in upravljanje kakovosti
-
Priprava poročil, zapisnikov in strokovnih mnenj
Iz fotografij, glasovnih zapiskov, merilnih podatkov, načrtov in seznamov nastane dokument v Vaši predlogi: zapisnik o posegu, dnevno gradbeno poročilo, poročilo o pregledu ali strokovno mnenje. Gradivo, ki je doslej nastajalo zvečer ali več tednov, je v nekaj minutah pripravljeno za pregled.
Značilno za servis in vzdrževanje, gradbeništvo, projektivne in inženirske biroje ter izvedence
-
Izračuni iz načrtov in risb
Obsegi, količine, ocene stroškov in popisi del neposredno iz načrtov, vneseni v predloge Word in Excel, ki jih Vaš biro že uporablja.
Značilno za projektiranje, arhitekturo, gradbeništvo in gradnjo industrijskih obratov
-
Analize in poročanje
Reklamacije in podatki o kakovosti se razvrstijo po vzrokih, podatki iz več sistemov pa združijo v mesečno poročilo ali poročilo za vodstvo s komentarji.
Značilno za vodstvo, kakovost in prodajo v srednje velikih podjetjih
Kadar potek dela ni za vsak primer enak, uporabimo agente AI, ki sami izberejo naslednji korak. Podpori strankam je namenjena posebna stran: AI v podpori strankam. Pregled po oddelkih, od prodaje do pravne službe, najdete spodaj.
Vsi primeri prikazujejo značilne postopke z vzorčnimi podatki, ne projektov za stranke. Koliko časa postopek prihrani, je odvisno od Vaše dokumentacije in zahtev.
Primer: kako nastane tehnično poročilo.
Značilen potek dela z vzorčnimi podatki, ne projekt za stranko. Enak pristop velja za zapisnike o opravljenem delu, ponudbe, račune in analize.
3.2 Elektroinštalacija, del stavbe B
- Podrazdelilnik UV-B2 napaja 2. nadstropje po dveh dvižnih vodih.E-201
- Zaščita na diferenčni tok 30 mA je potrjena v vseh mokrih prostorih.Zapisnik 14.10.
- NegotovoPožarna zatesnitev jaška S3: neostra fotografija, preverite na kraju.Fotografija 0412
- Presek 5 × 10 mm² ustreza izračunu obremenitve.Obremenitev, str. 4
-
Vhodni podatki
Načrti, fotografije obstoječega stanja, seznami lokacij in zahteve pisarne, torej struktura, besedilni predlogi in merila za preverjanje.
-
Kaj naredi sistem
Prebere načrte in fotografije, vsako ugotovitev dodeli ustrezni lokaciji, oblikuje razdelke v slogu pisarne in preveri popolnost poročila.
-
Rezultat
Končano poročilo v oblikovni predlogi pisarne, kot dokument, ki ga je mogoče urejati, pripravljeno za pregled v manj kot 20 minutah.
-
Kaj naredijo strokovnjaki
Poročilo pregledajo, dodajo svojo strokovno presojo in ga odobrijo. Kakovost dosega raven, ki jo pisarna pričakuje od svojih strokovnjakov.
Po enakem pristopu je mogoče iz načrtov izpeljati izračun količin, oceno stroškov in popis del ter samodejno izpolniti lastne predloge pisarne v Wordu in Excelu.
Avtomatizacija z AI v vsakem oddelku: kaj je mogoče avtomatizirati
Dvanajst področij, na vsakem štiri značilne naloge. Vsako je mogoče vzpostaviti posebej, kot avtomatizacijo z določenimi koraki ali kot agenta AI.
Prodaja
- Priprava ponudb iz povpraševanj
- Ocena potencialnih strank in vnos v CRM
- Nadaljnje spremljanje poslanih ponudb
- Poročila o obiskih iz glasovnih zapiskov
Trženje
- Merjenje vidnosti v ChatGPT in Google
- Priprava osnutkov besedil iz Vaše dokumentacije
- Urejanje podatkov o izdelkih za spletno trgovino in katalog
- Razvrščanje povpraševanj iz kampanj
Podpora strankam
- Odgovarjanje na pogosta vprašanja prek klepeta in e-pošte
- Informacije o naročilih in dostavi
- Razvrščanje in posredovanje zahtevkov
- Evidentiranje in priprava reklamacij
Finance in računovodstvo
- Evidentiranje in preverjanje prejetih računov
- Povezovanje knjigovodskih listin z naročili in dobavnicami
- Priprava opominov
- Mesečni zaključek iz več sistemov
Nabava
- Priprava naročil na podlagi prijav potreb
- Primerjava ponudb dobaviteljev
- Preverjanje potrditev naročil
- Preverjanje rokov v pogodbah in certifikatih
Kadrovska služba
- Potrditev prejema prijav in priprava osnutkov odgovorov
- Priprava dokumentacije za uvajanje novih zaposlenih
- Vprašanja o dopustu, potnih stroških in pravilnikih
- Potrdila in dokazila na podlagi predlog
Operativni procesi in proizvodnja
- Ustvarjanje proizvodnih nalogov iz naročil
- Priprava poročil o izmenah in zapisnikov o pregledih
- Analiza reklamacij in podatkov o kakovosti
- Načrtovanje vzdrževalnih posegov
Logistika in skladišče
- Branje obvestil o predvideni dobavi in prevoznih dokumentov
- Primerjava prevzetega blaga z naročilom
- Odgovarjanje na povpraševanja o dobavi
- Dokumentiranje poškodb med prevozom
Vodenje projektov in tehnično področje
- Poročila in strokovna mnenja na podlagi načrtov, fotografij in merilnih podatkov
- Izračun količin in stroškov na podlagi načrtov
- Dnevna poročila z gradbišča in zapisniki o opravljenem delu
- Pregled razpisov in pogodb
IT
- Razvrščanje zahtevkov in reševanje standardnih vprašanj
- Ustvarjanje uporabniških računov in dokumentiranje pravic
- Pomočnik za iskanje informacij v priročnikih in sistemih
- Povzemanje obvestil nadzornih sistemov
Vodstvo podjetja
- Mesečna in poslovodna poročila s komentarjem
- Združevanje ključnih kazalnikov iz več sistemov
- Spremljanje pogodbenih rokov in obveznosti
- Zapisniki in sklepi s sestankov
Pravne zadeve in skladnost
- Preverjanje odstopanj pogodb od Vaših standardov
- Spremljanje rokov in datumov za odpoved pogodb
- Dokumentacija za uredbo o umetni inteligenci in GDPR
- Zbiranje dokumentacije dobaviteljev in certifikatov
Vsaka naloga se začne z majhnim korakom: en proces, Vaša dejanska dokumentacija in merljiv rezultat. Pišite nam, katera naloga Vam vzame čas.
Za katere panoge?
Enaki procesi, drugačna dokumentacija. Tipično izhodišče za posamezno panogo.
- ObrtPonudbe na podlagi povpraševanj, od izmer do računa, potrditve terminov strankam.Vodnik: SEO za obrtnike
- Gradbeništvo in načrtovanjePoročila in strokovna mnenja na podlagi načrtov in fotografij, količine in popisi del, pregled pogodb.
- IndustrijaDelovni nalogi na podlagi naročil, zapisniki o pregledih, reklamacije, razvrščene po vzrokih.Vodnik: B2B SEO za industrijo
- Trgovina in e-trgovinaPodpora strankam 24 ur na dan, podatki o izdelkih, usklajevanje računov.Vodnik: SEO za spletne trgovine
- Ponudniki storitev in odvetniške pisarneRazvrščanje prejete pošte, pregled dokumentacije, priprava dopisov in poročil na podlagi predlog.Vodnik: AI za davčne svetovalce
- ZdravstvoNaročanje na termine, priprava dokumentacije na podlagi predlog, odgovarjanje na vprašanja pacientov s predajo osebju.Vodnik: SEO za zdravstvene ordinacije
- NepremičnineVprašanja najemnikov, dokazila o obratovalnih stroških, predstavitve nepremičnin in dokumentacija o objektih.Vodnik: SEO za nepremičninske posrednike
- LogistikaPrevozne listine, povpraševanja o dobavi, dokumentiranje škode.
- Turizem in gostinstvoPovpraševanja in rezervacije v več jezikih, odgovarjanje na ocene, vidnost v ChatGPT.Vodnik: SEO za hotele in restavracije
Vaše panoge ni na seznamu? Pomembna ni panoga, temveč to, ali pri Vas redno porabljate čas usposobljenih zaposlenih za delo, ki poteka po ustaljenem vzorcu.
Načela Na kaj smo pozorni pri vsaki avtomatizaciji.
-
Končno odobritev poda človek.
Kadar gre za denar, stranke, pogodbe ali strokovno odgovornost, sistem pripravi podlago, odloči pa človek. Negotova mesta so označena.
-
Vaši programi in predloge ostanejo.
Sisteme za upravljanje blaga, računovodstvo, hrambo dokumentov in pisarniška orodja povežemo prek možnosti, ki jih ti programi omogočajo. Rezultate prejmete v svojih običajnih predlogah. Novo programsko opremo uvedemo le, če je res potrebna.
-
UI uporabljamo le tam, kjer je potrebna.
Kjer zadostuje stalno pravilo, uporabimo pravilo. UI uporabimo tam, kjer je treba razumeti načrte, fotografije in dokumente.
-
Pregledno.
Vsak korak se zabeleži in kjer je mogoče, je pri vsakem rezultatu naveden njegov vir. Vedno lahko vidite, kaj je sistem naredil in zakaj.
Glede na nalogo uporabljamo uveljavljena orodja, kot sta n8n in Make, torej programa, ki povezujeta druge programe, ali pa povezavo razvijemo sami.
Tako začne delovati Vaš prvi proces
-
1. korak: Vaše sporočilo
Pišite nam, kateri proces Vašim strokovnjakom vzame največ časa. Osebno se Vam bomo oglasili.
Kaj storite Vi: pišete nam. Priprava ni potrebna.
-
2. korak: Skupaj pregledamo proces
Na konkretnih primerih nam pokažete, kako proces poteka danes in po čem presojate kakovost dela. Povemo Vam, ali ga je mogoče avtomatizirati in kako.
Kaj storite Vi: pokažete, kako delo poteka danes.
-
3. korak: Ponudba in poskusno delovanje
Prejmete pisno ponudbo. Nato sistem sprva deluje vzporedno z dosedanjim delom, Vi pa njegove rezultate primerjate z rezultati svojih strokovnjakov.
Vaša naloga: pregledovanje in primerjanje.
-
4. korak: Delovanje in razširitev
Sistem prevzame delo šele, ko so rezultati ustrezni. Ostajamo Vam na voljo, sistem prilagajamo in na Vašo željo vključimo naslednji proces.
Vaša naloga: posredovanje povratnih informacij.
Vaši podatki ostanejo Vaši.
- Podatki so shranjeni v EU. Kjer je mogoče, avtomatizacije in podatki delujejo na strežnikih v EU. Naši strežniki pri AWS so v Frankfurtu. Kjer to ni mogoče, Vas o tem vnaprej obvestimo.
- Le potrebne pravice. Avtomatizacija dobi dostop samo do tistega, kar potrebuje za svoj proces.
- S pogodbo. Prejmete pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, kot jo predvideva GDPR.
Pogosta vprašanja o avtomatizaciji
Kaj dela agencija za avtomatizacijo z UI?
Poišče postopke, pri katerih UI prihrani največ časa, in zanje razvije rešitev: agente UI in avtomatizacije, ki berejo dokumente, pridobivajo podatke iz Vaših sistemov, pripravljajo osnutke in opravila. Vaši strokovnjaki rezultate preverijo in odobrijo. Po uvedbi ostanemo ob Vas in rešitev razvijamo naprej skupaj z Vami.
Kateri procesi so primerni?
Procesi, ki se redno ponavljajo, potekajo po prepoznavnem vzorcu in strokovnjakom vzamejo veliko časa: branje dokumentov, prenos podatkov, računanje, primerjanje in pisanje poročil. Redki posebni primeri se običajno ne izplačajo.
Ali sistem doseže kakovost naših strokovnjakov?
To je cilj vsake vzpostavitve. Sistem se seznani z Vašimi zahtevami, predlogami in dosedanjim delom. Med poskusnim delovanjem njegove rezultate primerjamo z rezultati Vaših strokovnjakov. V redno uporabo preide šele, ko doseže to raven.
Ali deluje z našimi programi?
V večini primerov da, če program omogoča uvoz ali izmenjavo podatkov. Predloge v Wordu in Excelu je mogoče neposredno izpolnjevati. To preverimo, preden se odločite.
Kaj se zgodi, če UI nekaj napačno prebere?
Negotova mesta se označijo in predajo človeku v pregled. Med poskusnim delovanjem vse poteka vzporedno z dosedanjim delom, da se napake odkrijejo, preden imajo posledice.
Kaj to pomeni za naše zaposlene?
Sistem prevzame pripravljalno delo: branje, štetje, prenos podatkov in oblikovanje besedil. Vaši strokovnjaki ohranijo odločanje in pridobijo čas za delo, za katero ste jih zaposlili.
Optimizacija ali avtomatizacija procesov: kakšna je razlika?
Pri optimizaciji procesov preverimo, ali je potek smiseln: katere korake je mogoče opustiti in kje se isti podatki vnašajo večkrat. Pri avtomatizaciji preostale korake opravi sistem. Oboje naredimo v tem vrstnem redu, saj avtomatizacija zapleten proces naredi le hitreje zapleten.
Kako dolgo traja, da začne delovati prvi proces?
To je odvisno od procesa in števila programov, ki jih je treba povezati. Časovni načrt je naveden v pisni ponudbi. Med poskusnim delovanjem se Vaše dosedanje delo nadaljuje nespremenjeno, zato nič ne obstane.
Kaj potrebujete od nas?
Na začetku potrebujemo nekaj ur časa ljudi, ki danes izvajajo proces, in dobre primere Vašega dosedanjega dela, na primer končna poročila ali izračune. Pri povezovanju se uskladimo z Vašo službo IT ali ponudnikom storitev IT. Za vse drugo poskrbimo mi.
Koliko stane avtomatizacija?
To je odvisno od procesa, programov, ki jih je treba povezati, in količine dokumentov. Pred začetkom prejmete pisno ponudbo z jasno opisanim obsegom. Brez Vaše privolitve ne nastanejo nobeni stroški.
Kaj sta n8n in Make?
Orodja za povezovanje programov in upravljanje procesov. n8n lahko deluje tudi na lastnih strežnikih, kar pomaga pri varstvu podatkov. Katero orodje je primerno, je odvisno od Vašega procesa.
Ali avtomatizirate tudi obravnavo vprašanj strank?
Da. AI‑agent za podporo strankam na podlagi Vaših dokumentov odgovarja na pogosta vprašanja prek klepeta in e-pošte, sproti preverja podatke o naročilih ter nejasne primere z vsemi informacijami preda Vaši ekipi. Jasno pove, da je AI.
Kateri proces Vašim strokovnjakom vzame največ časa?
Opišite nam ga v nekaj stavkih. Osebno se Vam bomo oglasili, brezplačno in brez obveznosti.