Na kratko
- AI prebere povpraševanje, prepozna manjkajoče podatke, predlaga postavke in cene iz Vašega cenika ter napiše osnutek.
- Cene vedno izvirajo iz Vaših lastnih podatkov, nikoli iz jezikovnega modela. Odobritev opravi človek.
- Pogoji so posodobljen cenik, besedilni gradniki ter jasna pravila za popuste in posebne primere.
- Uspeh se meri s časom do ponudbe in deležem osnutkov, poslanih brez večjih sprememb.
Zakaj ponudbe vzamejo toliko časa
V številnih malih in srednjih podjetjih je priprava ponudb ozko grlo. Povpraševanje pride po e-pošti, telefonu ali prek obrazca, pogosto nepopolno. Nekdo ga mora prebrati, razumeti, zastaviti dodatna vprašanja, poiskati cene v seznamih ali sistemu za blagovno poslovanje, sestaviti besedila iz starih ponudb in vse prenesti v predlogo. Pri individualnih storitvah je potreben še izračun.
Čas pri tem redko porabimo za samo strokovno odločitev, temveč za rutino: prepisovanje podatkov, iskanje številk artiklov, prilagajanje formulacij in poznejši ponovni stik. Prav tu pomaga AI.
Kaj lahko AI prevzame pri ponudbah
- Branje povpraševanja: AI iz prostega besedila izlušči pomembne podatke: stranko, storitev, količine, mere, termine in kraj.
- Prepoznavanje vrzeli: Če manjkajo podatki, potrebni za ponudbo, pripravi osnutek kratkega dodatnega vprašanja za stranko.
- Predlog postavk: Iz Vašega kataloga ali sistema za blagovno poslovanje predlaga ustrezne artikle in storitve z Vašimi cenami.
- Pisanje besedil: Opis storitve in spremni dopis nastaneta iz Vaših besedilnih gradnikov in sta prilagojena povpraševanju.
- Priprava osnutka: Ponudba se ustvari kot osnutek v Vašem programu in se ne pošlje neposredno.
- Ponovni stik: Če ni odgovora, proces po določenem času opozori, da odgovora še ni, in predlaga nadaljnje e-poštno sporočilo.
Kje ostaja vloga človeka
Cene, popusti, izvedljivost, dobavni roki in posebni pogoji so odločitve Vašega podjetja. AI opravi pripravljalno delo in označi neobičajnosti, na primer zelo veliko količino ali želeni termin, ki ga bo težko ujeti. Odgovorna oseba preveri osnutek, ga po potrebi popravi in odobri. Ponudba je zavezujoča izjava Vašega podjetja, zato je ta odobritev vedno potrebna.
Program za ponudbe, ChatGPT ali lasten proces?
| Prednost | Omejitev | Primerno za | |
|---|---|---|---|
| Program za ponudbe | Urejene predloge, številke, stanje | Pripravljalno delo z e-pošto ostaja ročno | Podjetja z majhnim številom podobnih ponudb |
| Samostojna uporaba orodja ChatGPT | Hitra priprava besedil in formulacij | Ne pozna Vaših cen, kopiranje in lepljenje ostajata | Občasni spremni dopisi |
| Avtomatiziran proces z AI | Poveže povpraševanje, cenik in program | Potrebuje urejene podatke in jasna pravila | Veliko povpraševanj, ponavljajoče se storitve |
Pogosto je najboljša rešitev kombinacija: Vaš obstoječi program za ponudbe ali sistem za blagovno poslovanje ostane, avtomatiziran proces pa zanj opravi pripravljalno delo.
Pogoji
- Posodobljen cenik ali katalog v programu, ki ga je mogoče povezati, po potrebi kot urejena preglednica.
- Besedilni gradniki za Vaše najpogostejše storitve, spremne dopise in pogoje.
- Jasna pravila za popuste, minimalne količine, doplačila in posebne primere.
- Dostop do podatkov strank v sistemu CRM ali sistemu za blagovno poslovanje.
- Predloga z vsemi podatki, ki sodijo v Vaše ponudbe.
- Določena oseba, ki odobri, in njen namestnik.
Tipičen proces v obrtni dejavnosti
Vodoinštalatersko podjetje prek obrazca prejme povpraševanje za prenovo kopalnice s tremi fotografijami in stavkom »Tuš namesto kadi, približno osem kvadratnih metrov«. AI prepozna storitev, ugotovi, da manjkajo podatki o ploščicah in želenem terminu, ter pripravi osnutek prijaznega dodatnega vprašanja. Po odgovoru iz kataloga storitev predlaga postavke za odstranitev obstoječih elementov, inštalacije, ploščice in montažo, računa s shranjenimi cenami ter ustvari osnutek. Mojster ga preveri, prilagodi dve postavki in pošlje ponudbo. Ta primer opisuje tipičen proces, ne projekta za stranko.
Varstvo podatkov in varnost
Povpraševanja vsebujejo imena, naslove in včasih fotografije iz stanovanj ali podjetij. Za obdelavo so potrebni pogodba o obdelavi osebnih podatkov, strežniki po možnosti v EU in pravice dostopa, omejene na to, kar proces potrebuje. AI bere cene in podatke strank, vendar brez odobritve ničesar ne spremeni. Vsak korak se zabeleži, da je mogoče pozneje ugotoviti, kako je ponudba nastala.
Kaj bi morali meriti
- Čas do ponudbe: Od prejema povpraševanja do pošiljanja.
- Delež sprememb: Koliko osnutkov se odobri brez večjih sprememb.
- Dodatna vprašanja: Kako pogosto morajo stranke po prejemu ponudbe še kaj razjasniti.
- Delež sklenjenih poslov: Ali hitrejše ponudbe vodijo do več naročil.
Več o takšnih procesih najdete na strani optimizacija procesov z AI in v prispevku o zahtevkih strank z AI.