Kort sagt
- AI læser anmodningen, registrerer manglende information, foreslår positioner og priser fra din prisliste og skriver en kladde.
- Priserne kommer altid fra dine egne data, aldrig fra sprogmodellen. Det frigives af et menneske.
- Forudsætningen er en velholdt prisliste, tekstmoduler og klare regler for rabatter og særlige tilfælde.
- Succes måles på den tid, det tager at lave et tilbud, og andelen af designs, der udkommer uden større ændringer.
Hvorfor tilbud tager så lang tid
I mange små og mellemstore virksomheder er udbuddet en flaskehals. Anmodningen kommer via e-mail, telefon eller formular, ofte ufuldstændig. Nogen skal læse den, forstå den, stille spørgsmål, kigge efter priser i lister eller i lagerstyringen, sammensætte tekster fra gamle tilbud og overføre alt til skabelonen. For enkelte ydelser tillægges beregningen.
Tiden bruges sjældent på selve den tekniske beslutning, men derimod på rutine: udtastning af information, lede efter varenumre, justering af formuleringer og opfølgning senere. Det er præcis her AI kommer ind.
Hvad AI kan med tilbud
- Læs anmodning: AI udtrækker vigtig information fra fritekst: kunde, service, mængder, dimensioner, datoer, placering.
- Genkend huller: Hvis der mangler oplysninger, der er nødvendige for et tilbud, udarbejder hun en kort forespørgsel til kunden.
- Foreslå stillinger: Det foreslår passende varer og tjenester med dine priser fra dit katalog eller din lagerstyring.
- Skriv tekster: Servicebeskrivelsen og følgebrevet oprettes ud fra dine tekstmoduler, der matcher anmodningen.
- Opret kladde: Tilbuddet oprettes som kladde i dit program og sendes ikke direkte.
- Følg op: Hvis der ikke er noget svar, minder processen dig efter en fastsat tid og foreslår en opfølgende e-mail.
Hvor folk opholder sig
Priser, rabatter, gennemførlighed, leveringsdatoer og særlige betingelser er beslutninger, som din virksomhed træffer. AI forbereder og markerer alt, der er usædvanligt, såsom en meget stor mængde eller en ønsket dato, der er tæt på. Den ansvarlige kontrollerer udkastet, foretager eventuelle ændringer og godkender det. Et tilbud er en bindende erklæring fra din virksomhed, hvorfor denne frigivelse altid medfølger.
Tilbudssoftware, ChatGPT eller din egen proces?
| Styrke | grænse | Passer til | |
|---|---|---|---|
| Tilbudssoftware | Rens skabeloner, tal, statusser | Det forberedende arbejde fra e-mails forbliver manuelt arbejde | Virksomheder med få, lignende tilbud |
| ChatGPT individuelt | Hurtige tekster og formuleringer | Kender ikke dine priser, kopier og indsæt rester | Lejlighedsvis følgebreve |
| Automatiseret proces med AI | Kombinerer forespørgsel, prisliste og program | Har brug for velholdte data og klare regler | Masser af forespørgsler, tilbagevendende tjenester |
Ofte er den bedste løsning en kombination: din eksisterende tilbuds- eller varestyringssoftware forbliver, og en automatiseret proces giver dig det forberedende arbejde.
Krav
- En velholdt prisliste eller et katalog i et program, der kan sammenkædes, om nødvendigt som et rent bord.
- Tekstmoduler til dine mest almindelige tjenester, følgebreve og betingelser.
- Klare regler for rabatter, minimumsmængder, tillæg og særlige tilfælde.
- Adgang til kundedata i CRM eller lagerstyring.
- En skabelon med al den information, der hører til i dine tilbud.
- En udpeget person, der frigiver og en repræsentant.
En typisk proces fra handelen
Et VVS-firma modtager en anmodning om renovering af badeværelset ved hjælp af formularen med tre billeder og sætningen "Bruser i stedet for badekar, cirka otte kvadratmeter". AI'en genkender ydeevnen, bemærker, at oplysninger om fliser og ønsket dato mangler, og skaber en venlig forespørgsel. Efter svaret foreslår hun emnerne til demontering, montering, flisebelægning og montering fra servicekataloget, beregner de lagrede priser og laver kladden. Skibsføreren tjekker, justerer to positioner og sender tilbuddet. Dette eksempel beskriver en typisk proces, ikke et kundeprojekt.
Privatliv og sikkerhed
Anmodninger indeholder navne, adresser og nogle gange billeder af boliger eller virksomheder. Behandlingen kræver en kontrakt for ordrebehandling, servere helst i EU og adgangsrettigheder, der kun rækker så langt, som processen har behov for dem. AI’en læser priser og kundedata, men ændrer ikke noget uden godkendelse. Hvert trin logges, så du senere kan forstå, hvordan et tilbud blev oprettet.
Hvad du skal måle
- Tid indtil tilbud: fra modtagelse af anmodning til afsendelse.
- Ændringshastighed: hvor mange kladder der frigives uden større ændringer.
- Spørgsmål: hvor ofte kunder skal afklare noget efter tilbuddet.
- Gennemførelsesrate: om hurtigere tilbud fører til flere ordrer.
Du kan få mere at vide om processer som denne på Procesoptimering med AI og i indlægget om Kundeforespørgsler med AI.