Lyhyesti
- Tekoäly lukee pyynnön, havaitsee puuttuvat tiedot, ehdottaa paikkoja ja hintoja hinnastostasi ja kirjoittaa luonnoksen.
- Hinnat tulevat aina omista tiedoistasi, ei koskaan kielimallista. Sen vapauttaa ihminen.
- Edellytyksenä on hyvin pidetty hinnasto, tekstimoduulit ja selkeät säännöt alennuksille ja erikoistapauksille.
- Menestystä mitataan tarjouksen tekemiseen kuluvalla ajalla ja ilman suuria muutoksia toteutuvien mallien osuudella.
Miksi tarjoukset vievät niin paljon aikaa
Monissa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä tarjonta on pullonkaula. Pyyntö tulee sähköpostitse, puhelimitse tai lomakkeella, usein puutteellinen. Jonkun täytyy lukea, ymmärtää, kysyä, etsiä hintoja listoilta tai varastonhallinnasta, koota tekstejä vanhoista tarjouksista ja siirtää kaikki malliin. Yksittäisten palveluiden osalta laskelma lisätään.
Aika harvoin kuluu varsinaiseen tekniseen päätökseen, vaan pikemminkin rutiiniin: tietojen kirjoittamiseen, tuotenumeroiden etsimiseen, sanamuodon säätämiseen ja jälkiseuraamiseen. Juuri tässä AI tulee sisään.
Mitä tekoäly voi tehdä tarjouksilla
- Lue pyyntö: Tekoäly poimii tärkeät tiedot vapaasta tekstistä: asiakas, palvelu, määrät, mitat, päivämäärät, sijainti.
- Tunnista puutteet: Jos tarjoukseen tarvittavat tiedot puuttuvat, hän laatii asiakkaalle lyhyen kyselyn.
- Ehdota paikkoja: Se ehdottaa sopivia tuotteita ja palveluita hinnoillasi luettelostasi tai varastonhallinnastasi.
- Kirjoita tekstit: Palvelukuvaus ja saatekirje luodaan tekstimoduuleistasi pyyntöäsi vastaavasti.
- Luo luonnos: Tarjous luodaan luonnoksena ohjelmassasi, eikä sitä lähetetä suoraan.
- Seuraa: Jos vastausta ei tule, prosessi muistuttaa sinua tietyn ajan kuluttua ja ehdottaa seurantasähköpostia.
Missä ihmiset yöpyvät
Hinnat, alennukset, toteutettavuus, toimitusajat ja erikoisehdot ovat yrityksesi tekemiä päätöksiä. Tekoäly valmistelee ja merkitsee kaiken epätavallisen, kuten erittäin suuren määrän tai halutun päivämäärän, joka on lähellä. Vastuuhenkilö tarkastaa luonnoksen, tekee tarvittaessa muutoksia ja hyväksyy sen. Tarjous on yrityksesi sitova vakuutus, minkä vuoksi tämä tiedote on aina mukana.
Tarjousohjelmisto, ChatGPT vai oma prosessisi?
| Vahvuus | rajaa | Sopii | |
|---|---|---|---|
| Tarjousohjelmisto | Puhdista mallit, numerot, tilat | Sähköposteista valmisteleva työ jää manuaaliseksi työksi | Yritykset, joilla on vähän samanlaisia tarjouksia |
| ChatGPT yksitellen | Nopeat tekstit ja sanamuodot | Ei tiedä hintojasi, kopioi ja liitä jää | Satunnaisia saatekirjeitä |
| Automatisoitu prosessi tekoälyllä | Yhdistää tiedustelun, hinnaston ja ohjelman | Tarvitsee hyvin hoidettuja tietoja ja selkeät säännöt | Paljon pyyntöjä, toistuvia palveluita |
Usein paras ratkaisu on yhdistelmä: olemassa oleva tarjous- tai tavaranhallintaohjelmistosi säilyy, ja automatisoitu prosessi antaa sinulle valmistelutyön.
Vaatimukset
- Hyvin hoidettu hinnasto tai luettelo ohjelmassa, joka voidaan linkittää tarvittaessa puhtaana taulukkona.
- Tekstimoduulit yleisimmille palveluillesi, saatekirjeet ja ehdot.
- Selkeät säännöt alennuksille, vähimmäismäärille, lisämaksuille ja erikoistapauksille.
- Pääsy asiakastietoihin CRM:ssä tai varastonhallinnassa.
- Malli, jossa on kaikki tarjouksiisi kuuluvat tiedot.
- Nimetty henkilö, joka vapauttaa ja edustaja.
Tyypillinen prosessi kaupasta
Putkialan yritys saa kylpyhuoneremonttipyynnön lomakkeella, jossa on kolme valokuvaa ja lause "Suihku ammeen sijaan, noin kahdeksan neliömetriä". Tekoäly tunnistaa suorituskyvyn, huomaa, että tiedot laatoista ja halutusta päivämäärästä puuttuvat, ja luo ystävällisen kyselyn. Vastauksen jälkeen hän ehdottaa palveluluettelosta purku-, asennus-, laatoitus- ja kokoonpanokohteita, laskee tallennetut hinnat ja laatii luonnoksen. Mestari tarkistaa, säätää kaksi asentoa ja lähettää tarjouksen. Tämä esimerkki kuvaa tyypillistä prosessia, ei asiakasprojektia.
Yksityisyys ja turvallisuus
Pyynnöt sisältävät nimiä, osoitteita ja joskus kuvia kodeista tai yrityksistä. Käsittely edellyttää sopimusta tilausten käsittelystä, palvelimia mieluiten EU:ssa ja käyttöoikeuksia, jotka ulottuvat vain niin pitkälle kuin prosessi niitä tarvitsee. Tekoäly lukee hinnat ja asiakastiedot, mutta ei muuta mitään ilman lupaa. Jokainen vaihe kirjataan lokiin, jotta voit myöhemmin ymmärtää, kuinka tarjous luotiin.
Mitä pitäisi mitata
- Aika tarjoukseen: lähetyspyynnön vastaanottamisesta.
- Muutosnopeus: kuinka monta luonnosta julkaistaan ilman suuria muutoksia.
- Kysymyksiä: kuinka usein asiakkaiden on selvennettävä jotain tarjouksen jälkeen.
- Valmistumisaste: johtavatko nopeammat tarjoukset enemmän tilauksia.
Voit lukea lisää tällaisista prosesseista osoitteessa Prosessin optimointi tekoälyllä ja viestissä aiheesta Asiakaskyselyt tekoälyn kanssa.