Με λίγα λόγια
- Το AI διαβάζει το αίτημα, εντοπίζει πληροφορίες που λείπουν, προτείνει θέσεις και τιμές από τον τιμοκατάλογό σας και γράφει ένα προσχέδιο.
- Οι τιμές προέρχονται πάντα από τα δικά σας δεδομένα, ποτέ από το μοντέλο γλώσσας. Απελευθερώνεται από έναν άνθρωπο.
- Απαραίτητη προϋπόθεση είναι ένας καλά συντηρημένος τιμοκατάλογος, ενότητες κειμένου και σαφείς κανόνες για εκπτώσεις και ειδικές περιπτώσεις.
- Η επιτυχία μετριέται από το χρόνο που χρειάζεται για να γίνει μια προσφορά και το ποσοστό των σχεδίων που βγαίνουν χωρίς σημαντικές αλλαγές.
Γιατί οι προσφορές χρειάζονται τόσο πολύ χρόνο
Σε πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, η προσφορά αποτελεί εμπόδιο. Το αίτημα έρχεται μέσω email, τηλεφώνου ή φόρμας, συχνά ημιτελές. Κάποιος πρέπει να το διαβάσει, να το καταλάβει, να κάνει ερωτήσεις, να αναζητήσει τιμές σε λίστες ή στη διαχείριση αποθεμάτων, να συνθέσει κείμενα από παλιές προσφορές και να μεταφέρει τα πάντα στο πρότυπο. Για μεμονωμένες υπηρεσίες προστίθεται ο υπολογισμός.
Ο χρόνος σπάνια δαπανάται για την πραγματική τεχνική απόφαση, αλλά μάλλον για τη ρουτίνα: πληκτρολόγηση πληροφοριών, αναζήτηση αριθμών στοιχείων, προσαρμογή της διατύπωσης και παρακολούθηση αργότερα. Εδώ ακριβώς μπαίνει η AI.
Τι μπορεί να κάνει το AI με τις προσφορές
- Αίτημα ανάγνωσης: Το AI εξάγει τις σημαντικές πληροφορίες από το ελεύθερο κείμενο: πελάτης, υπηρεσία, ποσότητες, διαστάσεις, ημερομηνίες, τοποθεσία.
- Αναγνωρίστε τα κενά: Εάν λείπουν πληροφορίες που είναι απαραίτητες για μια προσφορά, συντάσσει ένα σύντομο ερώτημα στον πελάτη.
- Προτείνετε θέσεις: Προτείνει κατάλληλα είδη και υπηρεσίες με τις τιμές σας από τον κατάλογό σας ή τη διαχείριση του αποθέματός σας.
- Γράψτε κείμενα: Η περιγραφή της υπηρεσίας και η συνοδευτική επιστολή δημιουργούνται από τις ενότητες κειμένου σας, που ταιριάζουν με το αίτημα.
- Δημιουργία προσχέδιο: Η προσφορά δημιουργείται ως προσχέδιο στο πρόγραμμά σας και δεν αποστέλλεται απευθείας.
- Παρακολούθηση: Εάν δεν υπάρξει απάντηση, η διαδικασία σας υπενθυμίζει μετά από καθορισμένο χρόνο και προτείνει ένα επόμενο email.
Εκεί που μένουν οι άνθρωποι
Οι τιμές, οι εκπτώσεις, η σκοπιμότητα, οι ημερομηνίες παράδοσης και οι ειδικοί όροι είναι αποφάσεις που λαμβάνει η εταιρεία σας. Το AI προετοιμάζει και επισημαίνει οτιδήποτε είναι ασυνήθιστο, όπως μια πολύ μεγάλη ποσότητα ή μια επιθυμητή ημερομηνία που είναι κοντά. Ο υπεύθυνος ελέγχει το προσχέδιο, κάνει αλλαγές εάν χρειάζεται και το εγκρίνει. Μια προσφορά είναι μια δεσμευτική δήλωση από την εταιρεία σας, γι' αυτό και περιλαμβάνεται πάντα αυτή η έκδοση.
Λογισμικό προσφοράς, ChatGPT ή δική σας διαδικασία;
| Δύναμη | σύνορο | Ταιριάζει για | |
|---|---|---|---|
| Λογισμικό προσφοράς | Καθαρίστε πρότυπα, αριθμούς, καταστάσεις | Η προπαρασκευαστική εργασία από τα email παραμένει χειρωνακτική εργασία | Εταιρείες με λίγες, παρόμοιες προσφορές |
| ChatGPT μεμονωμένα | Γρήγορα κείμενα και διατυπώσεις | Δεν γνωρίζει τις τιμές σας, παραμένει η αντιγραφή και επικόλληση | Περιστασιακές συνοδευτικές επιστολές |
| Αυτοματοποιημένη διαδικασία με AI | Συνδυάζει έρευνα, τιμοκατάλογο και πρόγραμμα | Χρειάζεται καλά διατηρημένα δεδομένα και σαφείς κανόνες | Πολλά αιτήματα, επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες |
Συχνά η καλύτερη λύση είναι ένας συνδυασμός: το υπάρχον λογισμικό προσφοράς ή διαχείρισης εμπορευμάτων παραμένει και μια αυτοματοποιημένη διαδικασία σάς παρέχει τις προπαρασκευαστικές εργασίες.
Απαιτήσεις
- Ένας καλά συντηρημένος τιμοκατάλογος ή ένας κατάλογος σε ένα πρόγραμμα που μπορεί να συνδεθεί, εάν είναι απαραίτητο ως καθαρός πίνακας.
- Ενότητες κειμένου για τις πιο κοινές υπηρεσίες, συνοδευτικές επιστολές και προϋποθέσεις.
- Σαφείς κανόνες για εκπτώσεις, ελάχιστες ποσότητες, προσαυξήσεις και ειδικές περιπτώσεις.
- Πρόσβαση σε δεδομένα πελατών στο CRM ή στη διαχείριση αποθεμάτων.
- Ένα πρότυπο με όλες τις πληροφορίες που ανήκουν στις προσφορές σας.
- Ένα καθορισμένο πρόσωπο που απελευθερώνει και έναν εκπρόσωπο.
Μια τυπική διαδικασία από το εμπόριο
Μια εταιρεία υδραυλικών λαμβάνει ένα αίτημα για ανακαίνιση μπάνιου χρησιμοποιώντας τη φόρμα, με τρεις φωτογραφίες και την πρόταση «Ντους αντί για μπανιέρα, περίπου οκτώ τετραγωνικά μέτρα». Το AI αναγνωρίζει την απόδοση, παρατηρεί ότι λείπουν πληροφορίες σχετικά με τα πλακίδια και την επιθυμητή ημερομηνία και δημιουργεί ένα φιλικό ερώτημα. Μετά την απάντηση, προτείνει τα είδη για αποσυναρμολόγηση, τοποθέτηση, τοποθέτηση πλακιδίων και συναρμολόγηση από τον κατάλογο service, υπολογίζει τις αποθηκευμένες τιμές και δημιουργεί το προσχέδιο. Ο πλοίαρχος ελέγχει, προσαρμόζει δύο θέσεις και στέλνει την προσφορά. Αυτό το παράδειγμα περιγράφει μια τυπική διαδικασία, όχι ένα έργο πελάτη.
Απόρρητο και ασφάλεια
Τα αιτήματα περιέχουν ονόματα, διευθύνσεις και μερικές φορές φωτογραφίες κατοικιών ή επιχειρήσεων. Η επεξεργασία απαιτεί σύμβαση για την επεξεργασία παραγγελιών, διακομιστές κατά προτίμηση στην ΕΕ και δικαιώματα πρόσβασης που εκτείνονται μόνο στο βαθμό που τα χρειάζεται η διαδικασία. Το AI διαβάζει τιμές και δεδομένα πελατών, αλλά δεν αλλάζει τίποτα χωρίς έγκριση. Κάθε βήμα καταγράφεται, ώστε να μπορείτε αργότερα να καταλάβετε πώς δημιουργήθηκε μια προσφορά.
Τι πρέπει να μετρήσετε
- Χρόνος μέχρι την προσφορά: από την παραλαβή του αιτήματος για αποστολή.
- Ρυθμός αλλαγής: πόσα προσχέδια κυκλοφορούν χωρίς σημαντικές αλλαγές.
- Ερωτήσεις: πόσο συχνά χρειάζεται οι πελάτες να διευκρινίσουν κάτι μετά την προσφορά.
- Ποσοστό ολοκλήρωσης: εάν οι γρηγορότερες προσφορές οδηγούν σε περισσότερες παραγγελίες.
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για διαδικασίες όπως αυτή στη διεύθυνση Βελτιστοποίηση διαδικασίας με AI και στην ανάρτηση για Ερωτήσεις πελατών με AI.