Ukratko
- AI čita upit, prepoznaje podatke koji nedostaju, predlaže stavke i cijene iz Vašeg cjenika te piše nacrt.
- Cijene uvijek dolaze iz Vaših vlastitih podataka, nikada iz jezičnog modela. Odobrenje daje čovjek.
- Preduvjeti su ažuran cjenik, gotovi dijelovi tekstova i jasna pravila za popuste i posebne slučajeve.
- Uspjeh se mjeri vremenom do slanja ponude i udjelom nacrta koji se šalju bez većih izmjena.
Zašto ponude oduzimaju toliko vremena
U mnogim malim i srednjim poduzećima izrada ponude usko je grlo. Upit stiže e-poštom, telefonom ili obrascem, često nepotpun. Netko ga mora pročitati, razumjeti, postaviti dodatna pitanja, tražiti cijene u popisima ili sustavu za upravljanje robom, sastaviti tekstove iz starih ponuda i sve prenijeti u predložak. Za prilagođene usluge potreban je i izračun cijene.
Pritom se vrijeme rijetko troši na samu stručnu odluku, a mnogo češće na rutinu: pretipkavanje podataka, traženje šifri artikala, prilagodbu formulacija i naknadno javljanje klijentu. Upravo tu AI pomaže.
Što AI može preuzeti pri izradi ponuda
- Čitanje upita: AI iz slobodnog teksta izdvaja važne podatke: klijenta, uslugu, količine, dimenzije, termine i mjesto.
- Prepoznavanje nedostataka: ako nedostaju podaci potrebni za ponudu, sastavlja kratko dodatno pitanje za klijenta.
- Predlaganje stavki: iz Vašeg kataloga ili sustava za upravljanje robom predlaže odgovarajuće artikle i usluge s Vašim cijenama.
- Pisanje tekstova: opis usluge i popratno pismo nastaju iz Vaših gotovih dijelova tekstova, u skladu s upitom.
- Izrada nacrta: ponuda se izrađuje kao nacrt u Vašem programu i ne šalje se izravno.
- Naknadno javljanje: ako odgovor ne stigne, proces nakon određenog vremena šalje podsjetnik i predlaže poruku e-pošte za ponovno javljanje.
Gdje ostaje uloga čovjeka
O cijenama, popustima, izvedivosti, rokovima isporuke i posebnim uvjetima odlučuje Vaša tvrtka. AI priprema podlogu i označava što je neobično, primjerice vrlo veliku količinu ili željeni termin za koji je preostalo malo vremena. Odgovorna osoba provjerava nacrt, po potrebi ga mijenja i odobrava. Ponuda je obvezujuća izjava Vaše tvrtke, pa je to odobrenje uvijek sastavni dio procesa.
Softver za ponude, ChatGPT ili vlastiti proces?
| Prednost | Ograničenje | Prikladno za | |
|---|---|---|---|
| Softver za ponude | Uredni predlošci, brojevi, status | Priprema na temelju e-pošte ostaje ručni posao | Tvrtke s malim brojem sličnih ponuda |
| Samostalna uporaba alata ChatGPT | Brza izrada tekstova i formulacija | Ne poznaje Vaše cijene, ostaju kopiranje i lijepljenje | Povremena popratna pisma |
| Automatiziran proces uz AI | Povezuje upit, cjenik i program | Zahtijeva ažurne podatke i jasna pravila | Mnogo upita, usluge koje se ponavljaju |
Često je najbolje rješenje kombinacija: zadržavate postojeći softver za ponude ili upravljanje robom, a automatiziran proces za njega obavlja pripremni rad.
Preduvjeti
- Ažuran cjenik ili katalog u programu koji se može povezati, ako nema druge mogućnosti, u obliku uredne tablice.
- Gotovi dijelovi tekstova za Vaše najčešće usluge, popratna pisma i uvjete.
- Jasna pravila za popuste, minimalne količine, dodatne naknade i posebne slučajeve.
- Pristup podacima klijenata u CRM-u ili sustavu za upravljanje robom.
- Predložak sa svim podacima koji trebaju biti u Vašim ponudama.
- Određena osoba koja odobrava i njezina zamjena.
Tipičan proces u obrtničkoj djelatnosti
Vodoinstalaterska tvrtka putem obrasca prima upit za obnovu kupaonice, s tri fotografije i rečenicom „Tuš umjesto kade, otprilike osam četvornih metara“. AI prepoznaje uslugu, utvrđuje da nedostaju podaci o pločicama i željenom terminu te sastavlja ljubazno dodatno pitanje. Nakon odgovora iz kataloga usluga predlaže stavke za demontažu, instalacije, pločice i montažu, računa s unesenim cijenama i izrađuje nacrt. Majstor provjerava, prilagođava dvije stavke i šalje ponudu. Ovaj primjer opisuje tipičan proces, a ne projekt klijenta.
Zaštita podataka i sigurnost
Upiti sadrže imena, adrese, a katkad i fotografije iz stanova ili poslovnih prostora. Za obradu su potrebni ugovor o obradi osobnih podataka, poslužitelji po mogućnosti u EU-u i prava pristupa ograničena na ono što proces zahtijeva. AI čita cijene i podatke klijenata, ali ništa ne mijenja bez odobrenja. Svaki se korak bilježi kako bi se kasnije moglo utvrditi kako je ponuda nastala.
Što biste trebali mjeriti
- Vrijeme do ponude: od primitka upita do slanja.
- Stopa izmjena: koliko se nacrta odobri bez većih izmjena.
- Dodatna pitanja: koliko često klijenti nakon ponude još moraju nešto razjasniti.
- Stopa ugovaranja: dovode li brže ponude do više narudžbi.
Više o ovakvim procesima pronaći ćete na stranici o optimizaciji procesa uz AI i u članku o upitima klijenata uz AI.