Kurz gesagt
- KI liest die Anfrage, erkennt fehlende Angaben, schlägt Positionen und Preise aus Ihrer Preisliste vor und schreibt einen Entwurf.
- Preise kommen immer aus Ihren eigenen Daten, nie aus dem Sprachmodell. Freigegeben wird durch einen Menschen.
- Voraussetzung sind eine gepflegte Preisliste, Textbausteine und klare Regeln für Rabatte und Sonderfälle.
- Gemessen wird der Erfolg an der Zeit bis zum Angebot und am Anteil der Entwürfe, die ohne große Änderung rausgehen.
Warum Angebote so viel Zeit kosten
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist das Angebot ein Engpass. Die Anfrage kommt per E‑Mail, Telefon oder Formular, oft unvollständig. Jemand muss sie lesen, verstehen, nachfragen, Preise in Listen oder in der Warenwirtschaft suchen, Texte aus alten Angeboten zusammensetzen und alles in die Vorlage übertragen. Bei individuellen Leistungen kommt die Kalkulation dazu.
Die Zeit geht dabei selten in die eigentliche Fachentscheidung, sondern in Routine: Angaben abtippen, Artikelnummern suchen, Formulierungen anpassen, später nachfassen. Genau dort setzt KI an.
Was KI bei Angeboten übernehmen kann
- Anfrage lesen: Die KI zieht aus freiem Text die wichtigen Angaben heraus: Kunde, Leistung, Mengen, Maße, Termine, Ort.
- Lücken erkennen: Fehlen Angaben, die für ein Angebot nötig sind, entwirft sie eine kurze Rückfrage an den Kunden.
- Positionen vorschlagen: Aus Ihrem Katalog oder Ihrer Warenwirtschaft schlägt sie passende Artikel und Leistungen mit Ihren Preisen vor.
- Texte schreiben: Leistungsbeschreibung und Anschreiben entstehen aus Ihren Textbausteinen, passend zur Anfrage.
- Entwurf anlegen: Das Angebot wird als Entwurf in Ihrem Programm angelegt, nicht direkt verschickt.
- Nachfassen: Kommt keine Antwort, erinnert der Ablauf nach einer festgelegten Zeit und schlägt eine Nachfass-E‑Mail vor.
Wo der Mensch bleibt
Preise, Rabatte, Machbarkeit, Liefertermine und besondere Bedingungen sind Entscheidungen, die Ihr Unternehmen trifft. Die KI bereitet vor und markiert, was ungewöhnlich ist, etwa eine sehr große Menge oder einen Wunschtermin, der knapp wird. Die verantwortliche Person prüft den Entwurf, ändert bei Bedarf und gibt frei. Ein Angebot ist eine verbindliche Erklärung Ihres Unternehmens, deshalb gehört diese Freigabe immer dazu.
Angebotssoftware, ChatGPT oder eigener Ablauf?
| Stärke | Grenze | Passt für | |
|---|---|---|---|
| Angebotssoftware | Saubere Vorlagen, Nummern, Status | Die Vorarbeit aus E‑Mails bleibt Handarbeit | Betriebe mit wenigen, ähnlichen Angeboten |
| ChatGPT einzeln | Schnelle Texte und Formulierungen | Kennt Ihre Preise nicht, Kopieren und Einfügen bleibt | Gelegentliche Anschreiben |
| Automatisierter Ablauf mit KI | Verbindet Anfrage, Preisliste und Programm | Braucht gepflegte Daten und klare Regeln | Viele Anfragen, wiederkehrende Leistungen |
Oft ist die beste Lösung eine Kombination: Ihre bestehende Angebots- oder Warenwirtschaftssoftware bleibt, ein automatisierter Ablauf liefert ihr die Vorarbeit.
Voraussetzungen
- Eine gepflegte Preisliste oder ein Katalog in einem Programm, das sich anbinden lässt, notfalls als saubere Tabelle.
- Textbausteine für Ihre häufigsten Leistungen, Anschreiben und Bedingungen.
- Klare Regeln für Rabatte, Mindestmengen, Zuschläge und Sonderfälle.
- Zugriff auf Kundendaten im CRM oder in der Warenwirtschaft.
- Eine Vorlage mit allen Angaben, die in Ihre Angebote gehören.
- Eine festgelegte Person, die freigibt, und eine Vertretung.
Ein typischer Ablauf aus dem Handwerk
Ein Sanitärbetrieb bekommt über das Formular eine Anfrage für eine Badsanierung, mit drei Fotos und dem Satz „Dusche statt Wanne, ungefähr acht Quadratmeter“. Die KI erkennt die Leistung, stellt fest, dass Angaben zu Fliesen und Wunschtermin fehlen, und entwirft eine freundliche Rückfrage. Nach der Antwort schlägt sie aus dem Leistungskatalog die Positionen für Rückbau, Installation, Fliesen und Montage vor, rechnet mit den hinterlegten Preisen und legt den Entwurf an. Der Meister prüft, passt zwei Positionen an und schickt das Angebot. Dieses Beispiel beschreibt einen typischen Ablauf, kein Kundenprojekt.
Datenschutz und Sicherheit
Anfragen enthalten Namen, Adressen und manchmal Fotos aus Wohnungen oder Betrieben. Für die Verarbeitung braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Server möglichst in der EU und Zugriffsrechte, die nur so weit reichen, wie der Ablauf sie braucht. Die KI liest Preise und Kundendaten, ändert aber nichts ohne Freigabe. Jeder Schritt wird protokolliert, damit sich später nachvollziehen lässt, wie ein Angebot entstanden ist.
Was Sie messen sollten
- Zeit bis zum Angebot: vom Eingang der Anfrage bis zum Versand.
- Änderungsquote: wie viele Entwürfe ohne größere Änderung freigegeben werden.
- Rückfragen: wie oft Kunden nach dem Angebot noch etwas klären müssen.
- Abschlussquote: ob schnellere Angebote zu mehr Aufträgen führen.
Mehr zu Abläufen wie diesem finden Sie bei der Prozessoptimierung mit KI und im Beitrag über Kundenanfragen mit KI.