En bref
- L’IA lit la demande, repère les informations manquantes, propose lignes et prix issus de votre tarif et rédige un brouillon.
- Les prix viennent toujours de vos propres données, jamais du modèle de langage. Une personne valide.
- Il faut un tarif à jour, des textes types et des règles claires pour les remises et les cas particuliers.
- La réussite se mesure au délai jusqu’au devis et à la part des brouillons envoyés sans grande modification.
Pourquoi les devis prennent autant de temps
Dans beaucoup de PME, le devis est un goulot d’étranglement. La demande arrive par e-mail, téléphone ou formulaire, souvent incomplète. Quelqu’un doit la lire, la comprendre, poser des questions, chercher des prix dans des listes ou l’ERP, assembler des textes d’anciens devis et tout reporter dans le modèle. Pour les prestations sur mesure s’ajoute le chiffrage.
Le temps part rarement dans la décision métier elle-même, mais dans la routine : ressaisir des informations, chercher des références, ajuster des formulations, relancer ensuite. C’est exactement là que l’IA intervient.
Ce que l’IA peut prendre en charge
- Lire la demande : l’IA extrait du texte libre les informations clés : client, prestation, quantités, dimensions, dates, lieu.
- Repérer les manques : s’il manque des informations nécessaires au devis, elle rédige une courte question au client.
- Proposer des lignes : à partir de votre catalogue ou de l’ERP, elle propose articles et prestations adaptés avec vos prix.
- Rédiger les textes : la description de la prestation et le courrier d’accompagnement sont créés à partir de vos textes types, adaptés à la demande.
- Créer un brouillon : le devis est créé comme brouillon dans votre logiciel, pas envoyé directement.
- Relancer : sans réponse, le processus rappelle le dossier après un délai fixé et propose un e-mail de relance.
Là où la personne décide
Prix, remises, faisabilité, délais et conditions particulières sont des décisions de votre entreprise. L’IA prépare et signale l’inhabituel, par exemple une très grosse quantité ou une date souhaitée qui devient serrée. La personne responsable vérifie le brouillon, le modifie si besoin et le valide. Un devis engage votre entreprise : cette validation fait donc toujours partie du processus.
Logiciel de devis, ChatGPT ou processus sur mesure ?
| Point fort | Limite | Adapté à | |
|---|---|---|---|
| Logiciel de devis | Modèles propres, numérotation, suivi | Le travail préparatoire à partir des e-mails reste manuel | Les entreprises avec peu de devis similaires |
| ChatGPT seul | Textes et formulations rapides | Ne connaît pas vos prix, le copier-coller reste | Des courriers d’accompagnement occasionnels |
| Processus automatisé avec IA | Relie demande, tarif et logiciel | Exige des données tenues à jour et des règles claires | Beaucoup de demandes, des prestations récurrentes |
Souvent, la meilleure solution est une combinaison : votre logiciel de devis ou votre ERP reste en place, et un processus automatisé lui fournit le travail préparatoire.
Prérequis
- Un tarif ou un catalogue à jour dans un logiciel connectable, ou au minimum un tableau propre.
- Des textes types pour vos prestations courantes, courriers et conditions.
- Des règles claires pour les remises, quantités minimales, majorations et cas particuliers.
- Un accès aux données clients dans le CRM ou l’ERP.
- Un modèle avec toutes les mentions qui doivent figurer dans vos devis.
- Une personne désignée pour valider, et un suppléant.
Un processus type dans l’artisanat
Une entreprise de plomberie reçoit via son formulaire une demande de rénovation de salle de bains, avec trois photos et la phrase « douche à la place de la baignoire, environ huit mètres carrés ». L’IA reconnaît la prestation, constate qu’il manque des informations sur le carrelage et la date souhaitée et rédige une question aimable. Après la réponse, elle propose depuis le catalogue les lignes de dépose, d’installation, de carrelage et de pose, calcule avec les prix enregistrés et crée le brouillon. Le chef d’entreprise vérifie, ajuste deux lignes et envoie le devis. Cet exemple décrit un processus type, pas un projet client.
Protection des données et sécurité
Les demandes contiennent des noms, des adresses et parfois des photos de logements ou de locaux. Leur traitement exige un contrat de sous-traitance, des serveurs dans l’UE si possible et des droits d’accès limités à ce dont le processus a besoin. L’IA lit les prix et les données clients, mais ne modifie rien sans validation. Chaque étape est journalisée pour pouvoir retracer plus tard comment un devis a été établi.
Ce qu’il faut mesurer
- Délai jusqu’au devis : de la réception de la demande à l’envoi.
- Taux de modification : combien de brouillons sont validés sans modification importante.
- Questions après envoi : combien de fois les clients doivent encore clarifier un point après le devis.
- Taux de transformation : si des devis plus rapides apportent plus de commandes.
Plus de détails sur ce type de processus dans l’optimisation des processus par IA et dans notre article sur les demandes clients avec l’IA.