Kort samengevat
- AI leest de aanvraag, herkent ontbrekende gegevens, stelt posten en prijzen uit uw prijslijst voor en schrijft een concept.
- Prijzen komen altijd uit uw eigen gegevens, nooit uit het taalmodel. Een mens geeft de goedkeuring.
- Een goed bijgehouden prijslijst, tekstblokken en duidelijke regels voor kortingen en uitzonderingen zijn vereist.
- Succes wordt gemeten aan de tijd tot de offerte en het aandeel concepten dat zonder grote wijzigingen wordt verstuurd.
Waarom offertes zoveel tijd kosten
In veel kleine en middelgrote bedrijven vormt het opstellen van offertes een knelpunt. De aanvraag komt binnen via e-mail, telefoon of een formulier en is vaak onvolledig. Iemand moet die lezen, begrijpen, aanvullende vragen stellen, prijzen in lijsten of in het voorraadbeheersysteem opzoeken, teksten uit oude offertes samenvoegen en alles in het sjabloon overzetten. Bij diensten op maat komt daar de calculatie bij.
De tijd gaat daarbij zelden naar de eigenlijke vakinhoudelijke beslissing, maar naar routinewerk: gegevens overtypen, artikelnummers zoeken, formuleringen aanpassen en later opvolgen. Precies daar helpt AI.
Wat AI bij offertes kan overnemen
- De aanvraag lezen: AI haalt de belangrijke gegevens uit vrije tekst: klant, dienst, aantallen, afmetingen, data en locatie.
- Ontbrekende gegevens herkennen: als informatie ontbreekt die voor een offerte nodig is, stelt AI een korte vervolgvraag aan de klant op.
- Posten voorstellen: vanuit uw catalogus of voorraadbeheersysteem stelt AI passende artikelen en diensten met uw prijzen voor.
- Teksten schrijven: de dienstbeschrijving en begeleidende brief worden samengesteld uit uw tekstblokken, afgestemd op de aanvraag.
- Een concept aanmaken: de offerte wordt als concept in uw programma aangemaakt en niet direct verstuurd.
- Opvolgen: als er geen antwoord komt, geeft het proces na een ingestelde periode een herinnering en stelt het een opvolgmail voor.
Waar de mens nodig blijft
Prijzen, kortingen, haalbaarheid, leverdata en bijzondere voorwaarden zijn beslissingen die uw bedrijf neemt. De AI bereidt voor en markeert wat ongebruikelijk is, zoals een zeer grote hoeveelheid of een gewenste datum die moeilijk haalbaar wordt. De verantwoordelijke persoon controleert het concept, past het zo nodig aan en keurt het goed. Een offerte is een bindende verklaring van uw bedrijf. Daarom hoort deze goedkeuring er altijd bij.
Offertesoftware, ChatGPT of een eigen proces?
| Sterk punt | Beperking | Geschikt voor | |
|---|---|---|---|
| Offertesoftware | Goede sjablonen, nummering, status | De voorbereiding op basis van e-mails blijft handwerk | Bedrijven met weinig, vergelijkbare offertes |
| ChatGPT als losse toepassing | Snel teksten en formuleringen maken | Kent uw prijzen niet; kopiëren en plakken blijft nodig | Af en toe een begeleidende brief |
| Geautomatiseerd proces met AI | Verbindt aanvraag, prijslijst en programma | Vraagt om actuele gegevens en duidelijke regels | Veel aanvragen, terugkerende diensten |
Vaak is een combinatie de beste oplossing: uw bestaande offerte- of voorraadbeheersoftware blijft behouden en een geautomatiseerd proces levert het voorbereidende werk aan.
Voorwaarden
- Een actuele prijslijst of catalogus in een programma dat gekoppeld kan worden, desnoods als een goed opgezette tabel.
- Standaardteksten voor uw meest voorkomende diensten, begeleidende brieven en voorwaarden.
- Duidelijke regels voor kortingen, minimumhoeveelheden, toeslagen en uitzonderingen.
- Toegang tot klantgegevens in het CRM of voorraadbeheersysteem.
- Een sjabloon met alle gegevens die in uw offertes horen.
- Een aangewezen persoon die goedkeurt en een vervanger.
Een gebruikelijk proces bij een ambachtsbedrijf
Een sanitairbedrijf krijgt via het formulier een aanvraag voor een badkamerrenovatie, met drie foto's en de zin ‘Douche in plaats van bad, ongeveer acht vierkante meter’. De AI herkent de dienst, stelt vast dat informatie over tegels en de gewenste datum ontbreekt en stelt een vriendelijke vervolgvraag op. Na het antwoord stelt de AI uit de dienstencatalogus de posten voor sloopwerk, installatiewerk, tegels en montage voor, rekent met de vastgelegde prijzen en maakt het concept. De meester-installateur controleert het, past twee posten aan en verstuurt de offerte. Dit voorbeeld beschrijft een gebruikelijk proces, geen klantproject.
Gegevensbescherming en beveiliging
Aanvragen bevatten namen, adressen en soms foto's van woningen of bedrijfspanden. Voor de verwerking zijn een verwerkersovereenkomst, servers bij voorkeur in de EU en toegangsrechten nodig die niet verder gaan dan het proces vereist. De AI leest prijzen en klantgegevens, maar verandert niets zonder goedkeuring. Elke stap wordt vastgelegd, zodat later te achterhalen is hoe een offerte tot stand is gekomen.
Wat zinvol is om te meten
- Tijd tot de offerte: van de ontvangst van de aanvraag tot het versturen.
- Wijzigingspercentage: hoeveel concepten zonder grote wijzigingen worden goedgekeurd.
- Vervolgvragen: hoe vaak klanten na de offerte nog iets moeten laten verduidelijken.
- Conversiepercentage: of snellere offertes tot meer opdrachten leiden.
Meer over dit soort processen leest u bij procesoptimalisatie met AI en in het artikel over klantvragen met AI.