StartpaginaAI‑automatisering
AI‑automatisering en procesautomatisering voor het mkb De AI doet het voorwerk. Uw vakmensen beslissen.
Offertes, facturen, aanvragen, rapporten, analyses: als AI‑automatiseringsbureau bouwen wij AI‑systemen die uw documenten lezen, volgens uw richtlijnen werken en het resultaat leveren in uw sjablonen en programma’s. In elke afdeling, gekoppeld aan wat u al gebruikt.
Gratis en vrijblijvend. Desgewenst met een schriftelijke inschatting van uw project.
- 01Uw documenten en gegevense-mails, pdf’s, tekeningen, tabellen, uw programma’s
- 02AI leest, controleert en bereidt voorvolgens uw regels, elke bewering met bron
- 03Resultaat in uw sjabloon of systeemWord, Excel, CRM of ERP
- Uw vakmensen keuren goedpas daarna verlaat het uw bedrijf
Komt u dit bekend voor?
- Aanvragen blijven liggen, omdat niemand tijd heeft voor offertes.
- Facturen, pakbonnen en bestellingen worden met de hand vergeleken.
- Uw klantenservice beantwoordt dagelijks dezelfde vragen en voor de lastige gevallen is geen tijd.
- Rapporten en notulen ontstaan ’s avonds, uit foto’s en notities van de dag.
- Uw cijfers zijn pas weken na afloop van de maand beschikbaar.
- ChatGPT beveelt uw concurrenten aan, u komt niet voor.
- Uw team gebruikt AI, maar iedereen op een andere manier en zonder gezamenlijke regels.
Op deze plekken bespaart AI de meeste tijd: bij terugkerend werk dat een patroon volgt. Wij beginnen met het proces dat bij u het meeste in beweging brengt.
Wat mogelijk is Acht processen die AI verandert.
Elk proces kunt u afzonderlijk inrichten, in elke afdeling. Het systeem bereidt voor, uw vakmensen controleren en keuren goed.
- Klant · 14:02Wanneer komt mijn bestelling 48213 aan? Ik heb hem vrijdag nodig.
- AI‑assistent · Bron: verzendsysteemUw bestelling 48213 is gisteren verzonden en komt naar verwachting donderdag aan.
- Klant · 14:03Kan ik het afleveradres nog wijzigen?
- AI‑assistentEen collega controleert dat voor u en neemt vandaag nog contact op. Zij heeft uw bestelling en het nieuwe adres al voor zich.Overgedragen aan uw team
- Aanvraag per e-mail gelezen3 posten, levertijd week 46herkend
- Post 1: artikel 1180-2 uit uw prijslijstzoals offerte 2024 aan dezelfde klant€ 1.240,00
- Post 2: maatwerkprijs ontbreekt, vraag aan de techniek voorbereidopen
- Offerte opgesteld in uw Word-sjabloonkortingstrap volgens CRM: 6 %klaar
- Levertijd week 46 gecontroleerdmagazijn en productie bevestigdpast
- Offerte ter goedkeuring voorgelegdaan uw verkoopleiding14:20
- Bestelling 4471leverancier Weber GmbHklopt
- Pakbon 88120goederenontvangst 12 okt.klopt
- Regel 3: aantal 48 in plaats van 50afwijking van de bestelling2 st.
- Boekingrekening 5400, kostenplaats 210klaar
- Korting 2 % tot 26 okt.betaaltermijn uit de bestellingvastgelegd
- Factuur gearchiveerdmet controlespoor, controleerbaarklaar
- Müller Bau GmbH, aanvraag via de websitebudget genoemd, beslisser, afspraak gewenstA
- Particulier, prijsvraagbuiten uw leveringsgebied, afwijzing met adviesC
- Hofer Logistik, vraag over offerte 2251naar buitendienst Oost, terugbelafspraak gemaaktA
- Alle 7 in het CRM aangemaaktbron, status en volgende taak ingesteld7 / 7
- Meier Haustechnik, aanvraag per e-mailbestaande klant, vervolgorderB
- Twee aanvragen zonder telefoonnummervraag per e-mail verstuurdopen
- Boete 0,5 % per week, maximaal 5 %wijkt af van uw voorwaardenp. 41
- Garantie 5 jaar in plaats van 3wijkt af van uw voorwaardenp. 58
- Aansprakelijkheid zonder bovengrenswijkt af van uw voorwaardenp. 63
- Betaaltermijn 30 dagenkomt overeen met uw standaardp. 12
- Opzegtermijn 6 maandenherinnering 90 dagen vooraf aangemaaktp. 70
- Samenvatting op 2 pagina’smet advies per afwijkingklaar
- Installatie gecontroleerd, filter vervangenserienummer uit de foto herkend09:10
- Afdichting lekt, reserveonderdeel besteldartikel 7731 uit uw catalogus10:25
- Klant geïnformeerd over vervolgafspraakvoorstel week 4411:00
- Rapport in uw sjabloonhandtekening van de klant ingevoegdklaar
- Werktijd 2,5 uur vastgelegduit aankomst en vertrek11:40
- Conceptfactuur naar de boekhoudingmateriaal en tijd overgenomenklaar
- Omzetten opzichte van vorig jaar€ 2,41 mln · +6 %
- Brutomargemateriaalprijzen +4 % verklaren 0,8 punt38,2 % · −1,1 pt.
- Openstaande posten3 klanten langer dan 60 dagen€ 412 dzd.
- Orderportefeuilleloopt tot februari€ 4,8 mln
- Liquiditeitvoldoende voor 4,2 maandenstabiel
- Toelichting6 alinea’s, ter goedkeuringklaar
-
Klantvragen de klok rond beantwoord
De assistent antwoordt via chat en e-mail uit uw documenten, kijkt bestellingen live na en draagt over aan uw team zodra het erop aankomt. Hij geeft zich als AI te kennen.
Typisch voor handel, dienstverleners en fabrikanten met veel aanvragen
-
Offertes calculeren
Een aanvraag, aanbesteding of bestek wordt gelezen en elke post wordt gekoppeld aan uw artikelen, prijzen en eerdere offertes. Uw verkoop controleert alleen nog wat nieuw is of afwijkt. Van dagen worden uren.
Typisch voor ambacht, handel, industrie, bouw en gebouwtechniek
-
Documenten afstemmen en orders registreren
Inkoopfacturen worden afgestemd op bestelling en pakbon, bestellingen uit e-mails en pdf’s worden als order in uw ERP aangemaakt. Uw team ziet alleen nog de afwijkingen. Hoe dat met e-facturen werkt, leest u in onze gids Inkoopfacturen automatiseren.
Typisch voor boekhouding, inkoop en orderverwerking in handel, productie en logistiek
-
Leads gekwalificeerd en in het CRM gezet
Aanvragen uit website, e-mail en telefoonnotities worden volgens uw criteria beoordeeld, in het CRM aangemaakt en van een volgende stap voorzien. Uw verkoop belt de juiste eerst.
Typisch voor B2B‑verkoop, bureaus en dienstverleners
-
Documenten lezen en beoordelen
Overeenkomsten, aanbestedingsstukken, keuringscertificaten en leverancierscertificaten worden samengevat, op risico’s en afwijkingen gecontroleerd en van termijnen voorzien. Elke bewering met vindplaats.
Typisch voor inkoop, projectleiding, kantoren en kwaliteitsmanagement
-
Rapporten, notulen en expertises opstellen
Uit foto’s, spraaknotities, meetgegevens, tekeningen en lijsten ontstaat het kant-en-klare document in uw lay-out: inzetrapport, bouwdagboek, keuringsrapport of expertise. Wat vroeger ’s avonds of in weken werd geschreven, ligt in minuten klaar ter controle.
Typisch voor service en onderhoud, bouw, ontwerp- en ingenieursbureaus, deskundigen
-
Rekenen op basis van tekeningen
Hoeveelheden, kostenraming en bestek rechtstreeks uit de tekeningen, ingevuld in de Word- en Excel-sjablonen waarmee uw bureau toch al werkt.
Typisch voor ontwerp, architectuur, bouw en installatietechniek
-
Evalueren en rapporteren
Klachten en kwaliteitsgegevens worden naar oorzaak geordend, cijfers uit meerdere systemen worden samengevoegd tot een toegelicht maand- of managementrapport.
Typisch voor directie, kwaliteit en verkoop in het mkb
Waar een proces niet elke keer hetzelfde verloopt, zetten wij AI‑agents in die zelf de volgende stap kiezen. Voor de klantenservice is er een eigen pagina: AI in de klantenservice. Een overzicht per afdeling, van verkoop tot juridisch, vindt u verderop.
Alle voorbeelden tonen typische processen met voorbeeldgegevens, geen klantprojecten. Hoeveel tijd een proces bespaart, hangt af van uw documenten en richtlijnen.
Voorbeeld: zo ontstaat een technisch rapport.
Typisch verloop met voorbeeldgegevens, geen klantproject. Hetzelfde patroon geldt voor inzetrapporten, offertes, facturen en analyses.
3.2 Elektrische installatie, gebouw B
- Onderverdeler OV-B2 voedt de 2e verdieping via twee stijgleidingen.E-201
- Aardlekbeveiliging van 30 mA is aangetoond in alle natte ruimtes.Protocol 14 okt.
- OnzekerBrandwerende afdichting schacht S3: foto onscherp, graag ter plaatse controleren.Foto 0412
- De doorsnede 5 × 10 mm² past bij de belastingberekening.Belasting p. 4
-
Wat erin gaat
Tekeningen, foto’s van de bestaande situatie, locatielijsten en de richtlijnen van het bureau, dus indeling, tekstblokken en controlecriteria.
-
Wat het systeem doet
Het leest tekeningen en foto’s, koppelt elke waarneming aan de juiste locatie, formuleert de hoofdstukken in de stijl van het bureau en controleert het rapport op volledigheid.
-
Wat eruit komt
Het kant-en-klare rapport in de lay-out van het bureau, als bewerkbaar document, in minder dan 20 minuten klaar ter controle.
-
Wat de vakmensen doen
Zij controleren, voegen hun oordeel toe en keuren goed. De kwaliteit haalt het niveau dat het bureau van zijn eigen vakmensen verwacht.
Volgens hetzelfde patroon kunnen hoeveelheden, kostenraming en bestek uit de tekeningen worden afgeleid en de eigen Word- en Excel-sjablonen van het bureau automatisch worden ingevuld.
AI‑automatisering in elke afdeling: wat zich laat automatiseren
Twaalf gebieden, elk vier typische taken. Elke taak is afzonderlijk in te richten, als vaste automatisering of als AI‑agent.
Verkoop
- Offertes uit aanvragen voorbereiden
- Leads kwalificeren en in het CRM zetten
- Offertes opvolgen
- Bezoekverslagen uit spraaknotities
Marketing
- Zichtbaarheid in ChatGPT en Google meten
- Teksten opstellen uit uw documenten
- Productgegevens voor webshop en catalogus bijhouden
- Aanvragen uit campagnes toewijzen
Klantenservice
- Veelgestelde vragen per chat en e-mail beantwoorden
- Informatie over bestelling en levering
- Tickets indelen en doorsturen
- Klachten registreren en voorbereiden
Financiën en boekhouding
- Inkoopfacturen registreren en controleren
- Documenten aan bestelling en pakbon koppelen
- Aanmaningen voorbereiden
- Maandafsluiting uit meerdere systemen
Inkoop
- Bestellingen aanmaken uit behoeftemeldingen
- Leveranciersoffertes vergelijken
- Orderbevestigingen controleren
- Overeenkomsten en certificaten op termijnen controleren
Personeel
- Ontvangst van sollicitaties bevestigen, antwoorden opstellen
- Onboardingdocumenten samenstellen
- Vragen over verlof, onkosten en richtlijnen
- Verklaringen en bewijzen uit sjablonen
Operations en productie
- Productieorders aanmaken uit bestellingen
- Ploegenrapporten en keuringsrapporten opstellen
- Klachten en kwaliteitsgegevens analyseren
- Onderhoudsmeldingen inplannen
Logistiek en magazijn
- Leveringsberichten en vrachtdocumenten lezen
- Goederenontvangst afstemmen op bestelling
- Leveringsvragen beantwoorden
- Transportschade documenteren
Projectleiding en techniek
- Rapporten en expertises uit tekeningen, foto’s en meetgegevens
- Hoeveelheden en kosten uit tekeningen bepalen
- Bouwdagboeken en inzetrapporten
- Aanbestedingen en overeenkomsten controleren
IT
- Tickets indelen, standaardvragen oplossen
- Gebruikers aanmaken en rechten documenteren
- Kennisassistent voor handboeken en systemen
- Monitoringmeldingen samenvatten
Directie
- Maand- en managementrapporten met toelichting
- Kerncijfers uit meerdere systemen samenvoegen
- Contracttermijnen en verplichtingen in beeld
- Notulen en besluiten uit vergaderingen
Juridisch en compliance
- Overeenkomsten controleren op afwijkingen van uw standaarden
- Termijnen en opzegdata bewaken
- Documentatie voor AI‑verordening en AVG
- Leveranciersdocumenten en certificaten verzamelen
Elke taak begint klein: een proces, uw echte documenten, een meetbaar resultaat. Schrijf ons welke bij u tijd kost.
Voor welke branches?
Dezelfde processen, andere documenten. Een typische instap per branche.
- AmbachtOffertes uit aanvragen, van opname tot factuur, afspraakbevestigingen aan klanten.Gids: SEO voor vakmensen
- Bouw en ontwerpRapporten en expertises uit tekeningen en foto’s, hoeveelheden en bestekken, contractcontrole.
- IndustrieOrders uit bestellingen, keuringsrapporten, klachten naar oorzaak geordend.Gids: B2B‑SEO voor de industrie
- Handel en e-commerceKlantenservice de klok rond, productgegevens, factuurafstemming.Gids: SEO voor webshops
- Dienstverleners en kantorenPostvak sorteren, documenten controleren, stukken en rapporten uit sjablonen.Gids: AI voor accountants
- GezondheidszorgAfspraakaanvragen, documentatie uit sjablonen, vragen van patiënten met overdracht aan mensen.Gids: SEO voor tandartsen en artsen
- VastgoedHuurdersaanvragen, servicekostenbewijzen, brochures en objectdocumenten.Gids: SEO voor makelaars
- LogistiekVrachtdocumenten, leveringsvragen, schadedocumentatie.
- Toerisme en horecaAanvragen en boekingen in meerdere talen, beoordelingen beantwoorden, zichtbaarheid in ChatGPT.Gids: SEO voor hotels en restaurants
Staat uw branche er niet bij? Doorslaggevend is niet de branche, maar of bij u regelmatig tijd van vakmensen naar werk gaat dat een patroon volgt.
Uitgangspunten Waar wij bij elke automatisering op letten.
-
Een mens keurt goed.
Waar het om geld, klanten, overeenkomsten of vakinhoudelijke verantwoordelijkheid gaat, bereidt het systeem voor en beslist een mens. Onzekere plekken zijn gemarkeerd.
-
Uw programma’s en sjablonen blijven.
Wij koppelen ERP, boekhouding, archief en kantoorprogramma’s via de wegen die deze programma’s daarvoor bieden. Resultaten komen in uw vertrouwde sjablonen. Nieuwe software alleen als die echt nodig is.
-
AI alleen waar het nodig is.
Waar een vaste regel volstaat, nemen wij een regel. AI zetten wij in waar tekeningen, foto’s en documenten begrepen moeten worden.
-
Navolgbaar.
Elke stap wordt vastgelegd en waar mogelijk verwijst elk resultaat naar zijn bron. U ziet op elk moment wat het systeem heeft gedaan en waarom.
Afhankelijk van de taak werken wij met beproefde hulpmiddelen zoals n8n of Make, programma’s die andere programma’s met elkaar verbinden, of wij ontwikkelen de koppeling zelf.
Zo komt uw eerste proces in bedrijf
-
Stap 1: Uw bericht
U schrijft ons welk proces uw vakmensen de meeste tijd kost. Wij nemen persoonlijk contact met u op.
Wat u doet: ons schrijven. Voorbereiden hoeft u niets.
-
Stap 2: Het proces samen bekijken
U laat ons aan echte voorbeelden zien hoe het proces nu verloopt en waaraan u goed werk herkent. Wij zeggen u of en hoe het te automatiseren is.
Wat u doet: laten zien hoe het nu gaat.
-
Stap 3: Offerte en testfase
U ontvangt een schriftelijke offerte. Daarna draait het systeem eerst naast het bestaande werk en vergelijkt u de resultaten met die van uw vakmensen.
Wat u doet: controleren en vergelijken.
-
Stap 4: Gebruik en uitbreiding
Pas als de resultaten kloppen, neemt het systeem het over. Wij blijven aan uw zijde, passen aan en nemen op verzoek het volgende proces erbij.
Wat u doet: uw terugkoppeling geven.
Uw gegevens blijven van u.
- Opgeslagen in de EU. Waar mogelijk draaien automatiseringen en gegevens op servers in de EU. Onze servers draaien bij AWS in Frankfurt. Waar dat niet kan, zeggen wij het u vooraf.
- Alleen de nodige rechten. Een automatisering krijgt alleen toegang tot wat zij voor haar proces nodig heeft.
- Met overeenkomst. U krijgt een verwerkersovereenkomst, zoals de AVG die voorschrijft.
Veelgestelde vragen over automatisering
Wat doet een AI‑automatiseringsbureau?
Het zoekt de processen waarin AI de meeste tijd bespaart en bouwt daarvoor de oplossing: AI‑agents en automatiseringen die documenten lezen, gegevens uit uw systemen halen, concepten opstellen en taken voorbereiden. Uw vakmensen controleren en keuren goed. Wij blijven na de start aan uw zijde en ontwikkelen de oplossing met u verder.
Welke processen komen in aanmerking?
Processen die regelmatig voorkomen, een herkenbaar patroon volgen en veel tijd van vakmensen vragen: documenten lezen, gegevens overdragen, rekenen, afstemmen, rapporten schrijven. Zeldzame uitzonderingen lonen meestal niet.
Haalt het systeem de kwaliteit van onze vakmensen?
Dat is het doel van elke inrichting. Het systeem leert uw richtlijnen, sjablonen en eerder werk kennen en wordt in de testfase afgemeten aan de resultaten van uw vakmensen. In gebruik gaat het pas als het dit niveau haalt.
Werkt dat met onze programma’s?
In de meeste gevallen wel, als het programma gegevens kan importeren of uitwisselen. Word- en Excel-sjablonen zijn rechtstreeks te vullen. Dat controleren wij voordat u beslist.
Wat gebeurt er als de AI iets verkeerd leest?
Onzekere plekken worden gemarkeerd en komen bij een mens terecht. In de testfase loopt alles naast het bestaande werk, zodat fouten opvallen voordat ze gevolgen hebben.
Wat betekent dit voor onze medewerkers?
Het systeem neemt het voorwerk over: lezen, tellen, overdragen, formuleren. Uw vakmensen houden de beslissingen en winnen tijd voor het werk waarvoor u ze hebt aangenomen.
Procesoptimalisatie of procesautomatisering: wat is het verschil?
Procesoptimalisatie vraagt of een proces zo zinvol is: welke stappen kunnen vervallen en waar dezelfde informatie meermaals wordt vastgelegd. Automatisering laat de resterende stappen door een systeem uitvoeren. Wij doen beide in die volgorde, want een omslachtig proces wordt door automatisering alleen sneller omslachtig.
Hoe lang duurt het voordat het eerste proces draait?
Dat hangt af van het proces en van het aantal gekoppelde programma’s. De planning vindt u in de schriftelijke offerte. In de testfase loopt uw bestaande werk ongewijzigd door, er staat dus niets stil.
Wat hebt u van ons nodig?
Aan het begin enkele uren met de mensen die het proces nu uitvoeren en goede voorbeelden uit uw eerdere werk, zoals voltooide rapporten of calculaties. Voor de koppeling stemmen wij af met uw IT‑afdeling of IT‑dienstverlener. De rest doen wij.
Wat kost een automatisering?
Dat hangt af van het proces, van de programma’s die worden gekoppeld en van het aantal documenten. Voordat wij beginnen, ontvangt u een schriftelijke offerte met een duidelijk beschreven omvang. Zonder uw ja ontstaan er geen kosten.
Wat zijn n8n en Make?
Hulpmiddelen waarmee u programma’s kunt verbinden en processen kunt aansturen. n8n kan ook op eigen servers draaien, wat bij de gegevensbescherming helpt. Welk hulpmiddel past, hangt af van uw proces.
Automatiseert u ook klantvragen?
Ja. Een AI‑agent in de klantenservice beantwoordt veelgestelde vragen via chat en e-mail uit uw documenten, kijkt bestelgegevens live na en draagt onduidelijke zaken met alle informatie over aan uw team. Hij geeft zich als AI te kennen.
Welk proces bindt uw vakmensen het meest?
Schrijf ons een paar zinnen. Wij nemen persoonlijk contact met u op, gratis en vrijblijvend.
Verder lezen
AI‑consultancy voor het mkb Apps en software op maat Verplichte e-factuur: wat nu geldt AI‑agents laten ontwikkelen AI in de klantenservice GEO en AI‑zichtbaarheidVerder lezen in de blog
AI in het bedrijf: 12 toepassingen Offertes maken met AI AI in de boekhouding