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Automazione AI e automazione dei processi per PMI e medie imprese L’AI fa il lavoro preparatorio. I suoi specialisti decidono.
Offerte, fatture, richieste, report, analisi: costruiamo sistemi AI che leggono i suoi documenti, lavorano secondo i suoi criteri e consegnano il risultato nei suoi modelli e programmi. In ogni reparto, collegati a ciò che già usa.
Gratuito e senza impegno. Su richiesta, con una valutazione scritta del suo progetto.
- 01I suoi documenti e datie-mail, PDF, tavole, tabelle, i suoi programmi
- 02L’AI legge, verifica e preparasecondo le sue regole, ogni dato con la fonte
- 03Risultato nel suo modello o nel suo sistemaWord, Excel, CRM o gestionale
- I suoi tecnici approvanosolo allora esce dall’azienda
Le suona familiare?
- Le richieste restano ferme perché nessuno ha tempo per le offerte.
- Fatture, bolle e ordini vengono confrontati a mano.
- La sua assistenza clienti risponde ogni giorno alle stesse domande e non resta tempo per i casi difficili.
- Rapporti e verbali si scrivono la sera, dalle foto e dagli appunti della giornata.
- I suoi dati arrivano solo settimane dopo la fine del mese.
- ChatGPT consiglia i suoi concorrenti e lei non compare.
- Il suo team usa l’AI, ma ognuno a modo suo e senza regole comuni.
È qui che l’AI fa risparmiare più tempo: nel lavoro ricorrente che segue uno schema. Partiamo dal processo che da lei muove di più.
Cosa è possibile Otto processi che l’AI cambia.
Ogni processo si può impostare da solo, in qualsiasi reparto. Il sistema prepara, i suoi esperti verificano e approvano.
- Cliente · 14:02Quando arriva il mio ordine 48213? Mi serve entro venerdì.
- Assistente AI · Fonte: sistema di spedizioneIl suo ordine 48213 è partito ieri e dovrebbe arrivare giovedì.
- Cliente · 14:03Posso ancora cambiare l’indirizzo di consegna?
- Assistente AIUna collega lo sta verificando e le risponde entro oggi. Ha già il suo ordine e il nuovo indirizzo.Passato al suo team
- Richiesta via e-mail letta3 voci, consegna settimana 46rilevato
- Voce 1: articolo 1180-2 dal suo listinocome l’offerta 2024 allo stesso cliente1.240,00 €
- Voce 2: realizzazione specialeprezzo mancante, domanda all’ufficio tecnico preparataaperta
- Offerta creata nel suo modello Wordlivello di sconto dal CRM: 6 %pronta
- Data di consegna settimana 46 verificatamagazzino e produzione confermatiok
- Offerta inviata per l’approvazionealla sua direzione vendite14:20
- Ordine 4471fornitore Weber GmbHcoincide
- Bolla 88120entrata merci 12/10coincide
- Riga 3: quantità 48 invece di 50diverge dall’ordine2 pz.
- Registrazione contabileconto 5400, centro di costo 210pronta
- Sconto 2 % fino al 26/10condizioni di pagamento dall’ordineregistrato
- Fattura archiviatacon tracciato di verificafatto
- Müller Bau GmbH, richiesta dal sitobudget indicato, decisore, chiede un appuntamentoA
- Privato, richiesta di prezzofuori dalla sua zona di consegna, rifiuto con suggerimentoC
- Hofer Logistica, domanda sull’offerta 2251al commerciale di zona Est, richiamata concordataA
- Tutti e 7 creati nel CRMorigine, stato e prossima attività impostati7 / 7
- Meier Impianti, richiesta via e-mailcliente esistente, ordine successivoB
- Due richieste senza numero di richiamorichiesta inviata via e-mailaperto
- Penale 0,5 % a settimana, massimo 5 %diverge dalle sue condizionip. 41
- Garanzia 5 anni invece di 3diverge dalle sue condizionip. 58
- Responsabilità senza massimalediverge dalle sue condizionip. 63
- Pagamento a 30 giorniconforme al suo standardp. 12
- Preavviso di disdetta 6 mesipromemoria creato 90 giorni primap. 70
- Sintesi in 2 paginecon una raccomandazione per scostamentopronta
- Impianto controllato, filtro sostituitonumero di serie letto dalla foto09:10
- Guarnizione che perde, ricambio ordinatoarticolo 7731 dal suo catalogo10:25
- Cliente informato del prossimo interventoproposta settimana 4411:00
- Rapporto nel suo modellofirma del cliente inseritapronto
- Tempo di lavoro 2,5 ore registratoda arrivo e partenza11:40
- Bozza di fattura alla contabilitàmateriale e tempo ripresipronta
- Fatturatorispetto all’anno scorso2,41 mln € · +6 %
- Margine lordoi materiali a +4 % spiegano 0,8 punti38,2 % · −1,1 pt
- Crediti aperti3 clienti oltre 60 giorni412 k€
- Portafoglio ordinicopre fino a febbraio4,8 mln €
- Liquiditàcopre 4,2 mesistabile
- Commento6 paragrafi, da approvarepronto
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Richieste dei clienti evase a qualsiasi ora
L’assistente risponde via chat ed e-mail dai suoi documenti, consulta gli ordini in tempo reale e passa la mano al suo team appena conta. Si dichiara come AI.
Tipico per commercio, servizi e produttori con molte richieste
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Calcolare offerte
Richiesta, gara o capitolato vengono letti e ogni voce è abbinata ai suoi articoli, prezzi e offerte precedenti. Il suo commerciale verifica solo le novità e gli scostamenti. I giorni diventano ore.
Tipico per artigianato, commercio, industria, edilizia e impiantistica
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Riconciliare documenti e acquisire ordini
Le fatture passive vengono confrontate con l’ordine e il documento di trasporto, e gli ordini da e-mail e PDF vengono creati come ordine cliente nel suo ERP. Il suo team vede solo gli scostamenti. Come funziona con le fatture elettroniche lo mostra la nostra guida Automatizzare le fatture passive.
Tipico per contabilità, acquisti e gestione ordini in commercio, produzione e logistica
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Lead qualificati e inseriti nel CRM
Le richieste da sito, e-mail e note telefoniche vengono valutate secondo i suoi criteri, create nel CRM e dotate di un passo successivo. Il suo commerciale chiama prima quelle giuste.
Tipico per vendite B2B, agenzie e società di servizi
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Leggere e valutare documenti
Contratti, documenti di gara, certificati di prova e certificati dei fornitori vengono riassunti, controllati quanto a rischi e scostamenti e dotati di scadenze. Ogni affermazione con la sua fonte.
Tipico per acquisti, gestione progetti, studi legali e gestione qualità
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Produrre rapporti, verbali e perizie
Foto, note vocali, misurazioni, tavole ed elenchi diventano il documento finito nel suo layout: verbale di intervento, giornale dei lavori, rapporto di controllo o perizia. Ciò che prima si scriveva la sera o nell’arco di settimane è pronto per la verifica in pochi minuti.
Tipico per assistenza e manutenzione, edilizia, studi di progettazione e ingegneria, periti
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Calcolare dalle tavole
Quantità, computi, stime dei costi ed elenchi prezzi direttamente dalle tavole, inseriti nei modelli Word ed Excel con cui il suo studio già lavora.
Tipico per progettazione, architettura, edilizia e impiantistica
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Analizzare e riferire
I reclami e i dati sulla qualità vengono ordinati per cause e le cifre di più sistemi riunite in un report mensile o di direzione commentato.
Tipico per direzione, qualità e vendite nelle medie imprese
Dove il processo non è uguale per ogni caso, usiamo agenti AI che scelgono da soli il passo successivo. L’assistenza clienti ha una pagina dedicata: assistenza clienti con AI. Una panoramica per reparto, dalle vendite al legale, è più in basso.
Tutti gli esempi mostrano processi tipici con dati di esempio, non progetti di clienti. Quanto tempo fa risparmiare un processo dipende dai suoi documenti e dai suoi criteri.
Esempio: come nasce una relazione tecnica.
Un processo tipico con dati di esempio, non un progetto di un cliente. Lo stesso schema vale per verbali di intervento, offerte, fatture e analisi.
3.2 Impianto elettrico, edificio B
- Il quadro di zona QZ-B2 alimenta il 2° piano tramite due montanti.E-201
- La protezione differenziale da 30 mA è verificata in tutti i locali umidi.Verbale 14/10
- IncertoSigillatura antincendio cavedio S3: foto sfocata, verificare in cantiere.Foto 0412
- La sezione 5 × 10 mm² corrisponde al calcolo dei carichi.Carichi p. 4
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Cosa entra
Planimetrie, foto dello stato di fatto, elenchi dei siti e i requisiti dello studio: struttura, blocchi di testo e criteri di verifica.
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Cosa fa il sistema
Legge planimetrie e foto, assegna ogni osservazione al sito giusto, redige le sezioni nello stile dello studio e controlla che la relazione sia completa.
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Cosa esce
La relazione finita nel layout dello studio, come documento modificabile, pronta per la verifica in meno di 20 minuti.
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Cosa fanno gli specialisti
Verificano, aggiungono il loro giudizio e approvano. La qualità raggiunge il livello che lo studio si aspetta dai propri specialisti.
Con lo stesso schema si possono ricavare dalle planimetrie computo delle quantità, stima dei costi e computo metrico e compilare automaticamente i modelli Word ed Excel dello studio.
Cosa si può automatizzare in ogni reparto
Dodici aree, quattro attività tipiche ciascuna. Ognuna si può impostare da sola, come automazione fissa o come agente AI.
Vendite
- Preparare offerte dalle richieste
- Qualificare i lead e inserirli nel CRM
- Ricontattare dopo un’offerta
- Rapporti di visita da note vocali
Marketing
- Misurare la visibilità su ChatGPT e Google
- Scrivere testi dai suoi documenti
- Curare i dati prodotto per shop e catalogo
- Attribuire le richieste alle campagne
Assistenza clienti
- Rispondere alle domande frequenti via chat ed e-mail
- Informazioni su ordini e consegne
- Classificare i ticket e inoltrarli
- Registrare e preparare i reclami
Finanza e contabilità
- Registrare e verificare le fatture passive
- Abbinare i documenti a ordine e bolla
- Preparare i solleciti di pagamento
- Chiusura mensile da più sistemi
Acquisti
- Creare ordini dalle richieste di fabbisogno
- Confrontare le offerte dei fornitori
- Verificare le conferme d’ordine
- Controllare scadenze di contratti e certificati
Personale
- Confermare la ricezione delle candidature, redigere le risposte
- Preparare i documenti di inserimento
- Domande su ferie, spese e regolamenti
- Attestati e certificati da modelli
Operations e produzione
- Creare ordini di produzione dagli ordini cliente
- Redigere rapporti di turno e verbali di controllo
- Analizzare reclami e dati di qualità
- Pianificare le segnalazioni di manutenzione
Logistica e magazzino
- Leggere avvisi di spedizione e documenti di trasporto
- Confrontare l’entrata merci con l’ordine
- Rispondere alle richieste di consegna
- Documentare i danni da trasporto
Gestione progetti e tecnica
- Relazioni e perizie da tavole, foto e misurazioni
- Quantità e costi dalle tavole
- Giornali dei lavori e verbali di intervento
- Verificare gare e contratti
IT
- Classificare i ticket, risolvere le richieste standard
- Creare utenti e documentare i permessi
- Assistente di conoscenza per manuali e sistemi
- Riassumere gli avvisi di monitoraggio
Direzione
- Report mensili e direzionali con commento
- Consolidare indicatori da più sistemi
- Tenere d’occhio scadenze e obblighi contrattuali
- Verbali e decisioni delle riunioni
Legale e compliance
- Controllare i contratti per scostamenti dai suoi standard
- Monitorare scadenze e termini di disdetta
- Documentazione per AI Act e GDPR
- Raccogliere documenti e certificati dei fornitori
Ogni attività parte in piccolo: un processo, i suoi documenti reali, un risultato misurabile. Ci scriva quale le costa tempo.
Per quali settori?
Gli stessi processi, documenti diversi. Un punto di partenza tipico per settore.
- ArtigianatoOfferte dalle richieste, dal rilievo alla fattura, conferme di appuntamento ai clienti.Guida: SEO per artigiani
- Edilizia e progettazioneRelazioni e perizie da tavole e foto, computi metrici, verifica dei contratti.
- IndustriaCommesse dagli ordini, verbali di controllo, reclami ordinati per causa.Guida: SEO B2B per l’industria
- Commercio ed e-commerceAssistenza clienti a qualsiasi ora, dati prodotto, riconciliazione delle fatture.Guida: SEO per e-commerce
- Servizi e studi professionaliSmistare la posta in arrivo, verificare documenti, lettere e relazioni da modelli.Guida: AI per commercialisti
- SanitàRichieste di appuntamento, documentazione da modelli, domande dei pazienti con passaggio a persone.Guida: SEO per dentisti e medici
- ImmobiliareRichieste degli inquilini, giustificativi delle spese, schede e documenti degli immobili.Guida: SEO per agenzie immobiliari
- LogisticaDocumenti di trasporto, richieste di consegna, documentazione dei danni.
- Turismo e ospitalitàRichieste e prenotazioni in più lingue, risposte alle recensioni, visibilità su ChatGPT.Guida: SEO per hotel e ristoranti
Il suo settore manca? Quello che conta non è il settore, ma se da lei persone qualificate dedicano regolarmente tempo a un lavoro che segue uno schema.
Principi A cosa badiamo in ogni automazione.
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Una persona approva.
Dove ci sono denaro, clienti, contratti o responsabilità professionale, il sistema prepara e una persona decide. I punti incerti sono segnalati.
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I suoi programmi e modelli restano.
Colleghiamo ERP, contabilità, archivio e strumenti d’ufficio attraverso le vie che questi programmi prevedono. I risultati arrivano nei suoi modelli abituali. Software nuovo solo se è davvero necessario.
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AI solo dove serve.
Dove basta una regola fissa, usiamo una regola. Usiamo l’AI dove bisogna capire planimetrie, foto e documenti.
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Tracciabile.
Ogni passo viene registrato e, ove possibile, ogni risultato rimanda alla sua fonte. Può vedere in ogni momento cosa ha fatto il sistema e perché.
A seconda del compito lavoriamo con strumenti collaudati come n8n o Make, programmi che collegano altri programmi tra loro, oppure sviluppiamo noi stessi il collegamento.
Come entra in esercizio il suo primo processo
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Passo 1: Il suo messaggio
Ci dice quale processo costa più tempo ai suoi specialisti. Ci mettiamo in contatto con lei personalmente.
Cosa fa lei: ci scrive. Non deve preparare nulla.
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Passo 2: Esaminare insieme il processo
Ci mostra su esempi reali come funziona oggi il processo e da cosa riconosce un buon lavoro. Le diciamo se e come può essere automatizzato.
Cosa fa lei: ci mostra come funziona oggi.
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Passo 3: Offerta e fase di prova
Riceve un’offerta scritta. Poi il sistema gira inizialmente in parallelo al suo lavoro attuale e lei confronta i suoi risultati con quelli dei suoi specialisti.
Cosa fa lei: verifica e confronta.
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Passo 4: Esercizio e ampliamento
Solo quando i risultati sono giusti il sistema subentra. Restiamo al suo fianco, adeguiamo e, se lo desidera, aggiungiamo il processo successivo.
Cosa fa lei: ci dà un riscontro.
I suoi dati restano suoi.
- Archiviati nell’UE. Ove possibile, automazioni e dati girano su server nell’UE. I nostri server sono su AWS a Francoforte. Quando non è possibile, glielo diciamo prima.
- Solo i diritti necessari. Un’automazione accede solo a ciò di cui ha bisogno per il suo processo.
- Con contratto. Riceve un accordo sul trattamento dei dati, come richiede il GDPR.
Domande frequenti sull’automazione
Che cosa fa un’agenzia di automazione AI?
Trova i processi in cui l’AI fa risparmiare più tempo e costruisce la soluzione: agenti AI e automazioni che leggono documenti, prendono dati dai suoi sistemi, creano bozze e preparano attività. I suoi esperti verificano e approvano. Dopo l’avvio restiamo al suo fianco e sviluppiamo la soluzione insieme a lei.
Quali processi sono adatti?
Processi che ricorrono con regolarità, seguono uno schema riconoscibile e impegnano molto tempo qualificato: leggere documenti, trasferire dati, calcolare, riconciliare, scrivere relazioni. I casi speciali rari di solito non valgono la pena.
Il sistema raggiunge la qualità dei nostri specialisti?
È l’obiettivo di ogni messa in opera. Il sistema impara i suoi requisiti, modelli e lavori precedenti e viene misurato, nella fase di prova, sui risultati dei suoi specialisti. Entra in esercizio solo quando raggiunge quel livello.
Funziona con i nostri programmi?
Nella maggior parte dei casi sì, se il programma può importare o scambiare dati. I modelli Word ed Excel si possono compilare direttamente. Lo verifichiamo prima che lei decida.
Cosa succede se l’AI legge male qualcosa?
I punti incerti vengono segnalati e passati a una persona. Nella fase di prova tutto gira in parallelo al lavoro esistente, in modo che gli errori emergano prima di avere conseguenze.
Cosa significa questo per i nostri dipendenti?
Il sistema si occupa del lavoro preparatorio: leggere, contare, trasferire, formulare. I suoi specialisti mantengono le decisioni e guadagnano tempo per il lavoro per cui li ha assunti.
Ottimizzazione o automazione dei processi: qual è la differenza?
L’ottimizzazione dei processi si chiede se un flusso abbia senso così com’è: quali passi possono cadere e dove la stessa informazione viene inserita più volte. L’automazione affida ai sistemi i passi rimanenti. Facciamo entrambe in questo ordine, perché automatizzare un flusso macchinoso lo rende solo più rapidamente macchinoso.
Quanto ci vuole perché giri il primo processo?
Dipende dal processo e da quanti programmi vengono collegati. Il calendario è nell’offerta scritta. Nella fase di prova il suo lavoro precedente prosegue invariato, quindi non si ferma nulla.
Cosa vi serve da noi?
All’inizio qualche ora con le persone che oggi svolgono il processo e buoni esempi del suo lavoro precedente, come relazioni o stime finite. Per il collegamento ci coordiniamo con il suo reparto IT o il suo fornitore IT. Al resto pensiamo noi.
Quanto costa un’automazione?
Dipende dal processo, dai programmi collegati e da quanti documenti ci sono. Prima di iniziare riceve un’offerta scritta con un perimetro chiaramente descritto. Senza il suo consenso non si genera alcun costo.
Che cosa sono n8n e Make?
Strumenti per collegare programmi e controllare flussi di lavoro. n8n può girare anche su server propri, il che aiuta per la protezione dei dati. Quale strumento è adatto dipende dal suo processo.
Automatizzate anche le richieste dei clienti?
Sì. Un agente AI per l’assistenza clienti risponde alle domande più comuni via chat ed e-mail a partire dai suoi documenti, consulta in tempo reale i dati degli ordini e passa ciò che non è chiaro al suo team con tutte le informazioni. Si presenta come AI.
Quale processo impegna di più i suoi specialisti?
Ci invii qualche riga. Le rispondiamo personalmente, gratuitamente e senza impegno.